人工智能如今无处不在。在我们的浏览器、智能手机、专业工具甚至我们的电子邮件收件箱中。虽然它在许多任务上节省了大量时间，但它也给企业带来了新的问题。
想象一下：您的公司投资了 Google Workspace 和 Gemini，以提供一个连贯、安全和可控的工作环境。但有些员工却继续使用他们的个人 ChatGPT 账户来撰写电子邮件、分析合同或总结内部文件。
而所有这些，您可能并不知情。
欢迎来到“影子人工智能”的世界，这种现象可能会很快成为寻求掌握数据控制权的企业的一个真正难题。
那么，究竟什么是影子人工智能？为什么您的员工会继续使用未经批准的工具？最重要的是，如何通过 Gemini 和 GSkills 限制这种现象？
我们来详细解释一下！
影子人工智能到底是什么？
您可能听说过“影子 IT”，这种做法指的是在未获得公司事先批准的情况下使用软件、应用程序或 IT 服务。
嗯，影子人工智能也是基于同样的原则，但它应用于人工智能领域。
具体来说，它是指员工在组织定义框架之外使用人工智能工具。
例子比比皆是：
- 一名销售人员使用他的个人 ChatGPT 账户来撰写销售提案。
- 一名人力资源经理要求人工智能总结内部文件。
- 一名员工将合同导入外部人工智能助手以获取摘要。
- 一名会计师将发票提交给人工智能工具以方便分析。
乍一看，这没什么好担忧的。毕竟，这些员工只是想节省时间并提高生产力。
但这正是问题变得复杂的地方。
问题不一定是人工智能的使用，而是对传输给它的信息的控制。
为什么影子人工智能对您的公司构成风险？
我们举一个简单的例子。
假设一名销售人员希望准备一项拓客活动。为了节省时间，他决定将客户列表导入他的个人人工智能助手，以便生成个性化电子邮件。
在此列表中，我们找到了姓名、电子邮件地址、电话号码以及可能的其他商业信息。
该员工很满意：在几分钟内，他生成了电子邮件并节省了宝贵的时间。
但从公司的角度来看，却出现了几个问题。
这些数据被发送到哪里了？适用哪些保留规则？谁可以访问它们？最重要的是，这种使用是否符合内部政策和保密义务？
请注意，这并不意味着所有人工智能助手都会自动重复使用传输的数据来训练其模型。处理和保留条件可能因服务、产品和所使用的参数而异。
然而，当员工使用未经批准的个人工具时，公司可能会失去对其信息处理方式的可见性和控制权。
而且我们不仅仅指客户列表。
发票、财务文件、机密合同或战略信息也可能受到影响。
这是一个真正的数据治理问题，值得认真对待。
为什么您的员工会使用其他人工智能，即使您已经提供了 Gemini？
这是一个特别有趣的问题。
因为如果您的公司已经在 Google Workspace 环境中部署了 Gemini，为什么有些员工还会继续使用 ChatGPT 或其他助手？
答案可能比我们想象的要简单：习惯使然，有时仅仅是因为对 Gemini 不了解。
难以改变的个人习惯
以一个使用 ChatGPT 几个月甚至几年的员工为例。
他已经有了自己的对话历史、个性化指令，甚至可能通过交流积累了记忆。
他知道如何提出要求，了解工具的功能，并培养了真正的使用习惯。
公司突然告诉他，Gemini 将成为首选的人工智能助手。
但是，如果没人告诉他 Gemini 能做什么，他又为什么要改变习惯呢？
这正是采纳新技术的全部难点。
提供一个工具并不意味着员工会自动采用它。
这不仅仅适用于人工智能。这是我们在部署新协作工具时经常遇到的问题。
Gemini 有时被低估了
另一个问题来自对 Gemini 功能的认知。
有些用户非常了解 ChatGPT 的功能，但对 Google 的人工智能助手了解甚少。
然而，Gemini 可以完美地满足许多专业需求：
- 撰写或重写电子邮件。
- 总结大量文档。
- 将内容翻译成不同的语言。
- 准备会议纪要。
- 组织想法或演示文稿。
- 促进某些信息的分析和理解。
对于已经使用 Google Workspace 的公司，Gemini 具有一个特别有趣的优势：它与 Google 生态系统的集成。
Gmail、Docs、Drive、Sheets 和其他协作工具可以根据激活的功能和许可证，融入更一致的工作体验。
但您的员工必须真正懂得如何利用这些可能性！
禁止其他人工智能，这真的是正确的解决方案吗？
面对影子人工智能，第一个反应可能会非常激进：简单粗暴地禁止使用未经批准的助手。
从理论上讲，这似乎是一个相当合理的解决方案。
但实际上，这真的足够吗？
一名已经在个人生活中使用人工智能助手的合作者可能会倾向于继续将其用于专业任务，即使他的公司提供了替代方案。
如果这个替代方案对他来说显得效率较低，仅仅因为他不熟悉它，问题就可能会持续存在。
那么，与其仅仅寻求禁止，为什么不让员工渴望使用公司提供的人工智能呢？
这显然需要明确的使用政策、适应的安全规则以及正确配置的专业环境。
但它也主要取决于对用户的支持。
培训员工使用 Gemini，向他们展示具体的用例，并提供他们进步的方法，可以极大地促进这一转变。
而这正是 GSkills 发挥作用的领域。
GSkills：支持 Gemini 的采用以限制影子人工智能
在公司内部部署 Gemini 是第一步。但为了使这项投资真正有用，员工还需要使用它。
GSkills 是一个专门用于学习、采用和跟踪 Google 生态系统（特别是 Google Workspace、ChromeOS 和 Gemini）使用情况的平台。
它的目标很简单：让每位员工都能按照自己的节奏发展技能，同时让管理者更好地了解工具的采用情况。
在影子人工智能的背景下，这种方法变得非常有意义。
通过具体案例学习使用 Gemini
熟练掌握 Gemini 的员工将有更多理由在日常工作中使用它。
为此，GSkills 提供专门针对 Gemini 的学习路径、教程、测验和教育资源。
其目的不仅仅是解释人工智能是什么，更重要的是展示如何在实际的专业情境中使用它。
举几个例子：
销售人员可以学习如何使用 Gemini 准备他们的潜在客户邮件。
行政经理可以学习如何总结文档或组织信息。
领导者可以学习如何准备报告、整理思路或促进某些内容的撰写。
所有这些都伴随着在提示词的构建和保密性方面发展更好的实践。
与一次性培训不同，GSkills 允许这种学习持续进行。
一个 Chrome 扩展程序，可在 Gemini 中直接查找用例
这可能是 GSkills 最有趣的特性之一，可以促进 Gemini 的采用。
通过 GSkills for Chrome，员工可以直接从 Gemini 界面找到 GSkills 或其公司提供的用例和提示词。
不再需要搜索包含提示词示例的旧文档，或浏览数十个资源来寻找想法。
该扩展程序尤其可以：
- 根据您的职业查找推荐的用例。
- 按类别或关键词搜索提示词。
- 一键将提示词插入 Gemini，同时保留修改它的可能性。
- 快速访问其最常用的用例。
- 查找内部资源，以及 Gems 和其他有用功能的链接。
想象一下，一位员工希望翻译一份文档或准备一封专业的电子邮件。
他不必习惯性地回到他的个人 AI 助手，而是可以直接在 Gemini 中找到一个适合他需求的示例。
然后他只需个性化他的请求。
在企业方面，管理员还可以组织建议的用例，并提供适合不同业务部门的资源。
另一个有趣的方面是：内部目录可以保存在公司环境所属的 Google 表格中。
这是一种利用组织最佳实践的方式，而不会让它们分散在每个人的个人文件中。
该扩展程序可以从 Chrome 网上应用店安装，也可以通过 Google 管理控制台在组织范围内部署。
这就是 GSkills 的全部逻辑：让最佳实践直接在员工工作的地方可用。
通过具体指标跟踪 Gemini 的采用情况
培训团队是好的。但是如何知道他们是否真的在使用提供给他们的工具呢？
对于投资人工智能的领导者来说，这是一个基本问题。
GSkills 提供仪表板，用于跟踪员工的进展和他们参与学习路径的情况。
通过与 Google 管理控制台集成，该平台还可以利用 Gemini 和组织单元的使用指标。
具体来说，这有助于更好地理解：
- 哪些团队正在使用和采用 Gemini。
- 哪些培训路径正在进行和完成。
- 哪些用例引起了员工的兴趣。
- 哪些团队需要额外支持。
- 采用情况如何随时间演变。
Chrome 扩展程序还提供有关查阅的资源和发送到 Gemini 的目录提示的指标。
对于领导者来说，好处是双重的：更好地支持他的团队，同时获得具体信息以指导他对人工智能的投资。
因为投资 Gemini 许可证却不知道它们是否真的被使用，这有点像为整个公司购买软件，然后希望每个人都能自己学会使用！
如何切实减少企业中的影子 AI？
现在我们已经了解了问题，如何行动？
无需从巨大的转型开始。一些步骤已经可以帮助我们朝着更好的方向前进。
1. 部署一个一致的专业 AI 环境
对于已经使用 Google Workspace 的公司来说，Gemini 是一个特别合乎逻辑的解决方案。
与现有工具的集成限制了工作环境的增殖，并提供了更一致的体验。
公司还可以依靠适合其组织的管理设置、专业许可证和数据管理规则。
2. 与员工沟通
在强制推行新习惯之前，了解现有用法很重要。
目前使用哪些 AI 助手？用于哪些任务？为什么有些员工喜欢某个工具而不是另一个？
这些答案将有助于确定实际需求以及采用 Gemini 的任何潜在障碍。
因为“影子 AI”不一定源于绕过规则的意愿。它可能仅仅是由于信息不足或缺乏支持。
3. 培训团队，从领导开始
如果第一个要支持的用户最终是领导本人呢？
在要求团队采用 Gemini 之前，花时间探索其功能并了解其可能性可能会很有趣。
这种方法可以更好地推动内部变革。
通过 GSkills，每位员工都可以通过适合其日常工作的教育资源和用例来发展自己的技能。
4. 观察使用情况并支持进步
最后，采用不应止于 Gemini 的部署。
通过 GSkills 中提供的指标，公司可以识别取得进步的团队、遇到困难的团队以及最受关注的用例。
这些信息有助于发展学习路径并提供更相关的支持。
目标不是监视每一次对话，而是了解工具的采用情况，以改进实践。
结论：要掌握影子 AI，我们首先要更好地采用 AI！
人工智能现在已成为许多员工日常生活的一部分，无论公司是否完全意识到。
阻止其使用不一定会解决所有问题。
相反，提供一个一致的专业环境，支持用户并向他们展示 Gemini 的可能性，可以培养更好的习惯。
对于已配备 Google Workspace 的公司，Gemini 提供了一个相关基础，可以集中 AI 的专业用途，并配备适当的安全和治理设置。
通过 GSkills，这种方法更进一步：您的员工可以学习如何使用 Gemini，发现适合其工作的用例，并直接从他们的助手访问资源。
而您，则拥有指标来跟踪采用情况、衡量进度并指导您的培训行动。
因为最终，限制影子 AI 的最佳方式不仅仅是告诉您的员工使用哪个 AI。
而是向他们展示为什么您向他们提供的那个 AI 值得成为他们新的日常助手。
了解如何通过 GSkills 采用 Gemini
您已经部署了 Gemini，还是正在考虑将其集成到您的公司？
了解 GSkills 如何支持您的员工，促进他们的技能提升，并帮助您引导 Gemini 的采用。
