기업의 Shadow AI: Gemini 및 GSkills로 제한하기

인공지능은 오늘날 어디에나 있습니다. 브라우저, 스마트폰, 전문 도구, 심지어 받은 편지함에도 직접적으로 있습니다. 그리고 많은 작업에서 상당한 시간을 절약할 수 있지만, 기업에 새로운 문제를 제기하기도 합니다.

잠시 상상해보세요. 귀사는 일관되고 안전하며 통제된 작업 환경을 제공하기 위해 Google Workspace와 Gemini에 투자했습니다. 그러나 일부 직원은 여전히 개인 ChatGPT 계정을 사용하여 이메일을 작성하고, 계약을 분석하고, 내부 문서를 요약합니다.

이 모든 것이 귀사에 알리지 않은 채로 말이죠.

Shadow AI의 세계에 오신 것을 환영합니다. 이 현상은 데이터 통제권을 유지하려는 기업에 빠르게 골칫거리가 될 수 있습니다.

그렇다면 Shadow AI는 정확히 무엇일까요? 직원들이 승인되지 않은 도구를 계속 사용하는 이유는 무엇일까요? 그리고 가장 중요한 것은 Gemini와 GSkills를 통해 이 현상을 어떻게 제한할 수 있을까요?

모든 것을 설명해 드릴게요!

Shadow AI는 정확히 무엇인가요?

기업의 사전 승인 없이 소프트웨어, 애플리케이션 또는 IT 서비스를 사용하는 관행인 Shadow IT에 대해 들어보셨을 수도 있습니다.

Shadow AI도 같은 원리를 기반으로 하지만, 인공지능에 적용됩니다.

구체적으로는 직원이 조직이 정의한 프레임워크 밖에서 AI 도구를 사용하는 것을 의미합니다.

그리고 예시는 많습니다.

개인 ChatGPT 계정을 사용하여 상업 제안서를 작성하는 영업 사원.
HR 관리자가 AI에게 내부 문서를 요약해달라고 요청합니다.
직원이 외부 AI 비서에 계약서를 가져와 요약본을 얻습니다.
회계사가 분석을 용이하게 하기 위해 청구서를 AI 도구에 전송합니다.

언뜻 보기에는 그리 걱정할 일이 아닙니다. 결국, 이 직원들은 단순히 시간을 절약하고 생산성을 높이려고 할 뿐입니다.

그러나 바로 여기서 상황이 복잡해집니다.

문제는 AI 사용 자체가 아니라, AI에 전송되는 정보에 대한 통제력입니다.

Shadow AI가 귀사에 위험을 초래하는 이유는 무엇입니까?

아주 간단한 예를 들어봅시다.

영업 사원이 잠재 고객 발굴 캠페인을 준비한다고 상상해 봅시다. 시간을 절약하기 위해 고객 목록을 개인 AI 비서로 가져와 맞춤형 이메일을 작성해달라고 요청합니다.

이 목록에는 이름, 이메일 주소, 전화번호 및 기타 잠재적인 상업 정보가 포함되어 있습니다.

직원은 만족합니다. 몇 분 만에 이메일을 생성하고 소중한 시간을 절약했습니다.

그러나 회사 측에서는 여러 질문이 제기됩니다.

이 데이터는 어디로 전송되었습니까? 어떤 보존 규칙이 적용됩니까? 누가 액세스할 수 있습니까? 그리고 가장 중요한 것은 이 사용이 내부 정책 및 기밀 유지 의무를 준수합니까?

주의하세요. 이는 모든 AI 비서가 전송된 데이터를 자동으로 재사용하여 모델을 훈련한다는 의미는 아닙니다. 처리 및 보존 조건은 서비스, 제안 및 사용된 매개변수에 따라 다를 수 있습니다.

그러나 직원이 승인되지 않은 개인 도구를 사용하는 경우, 회사는 정보가 처리되는 방식에 대한 가시성과 통제력을 잃을 수 있습니다.

그리고 우리는 고객 목록에 대해서만 이야기하는 것이 아닙니다.

청구서, 재무 문서, 기밀 계약 또는 전략적 정보도 관련될 수 있습니다.

데이터 거버넌스의 진정한 과제이며, 심각하게 받아들여야 합니다.

Gemini를 이미 제공하고 있는데, 직원들이 다른 AI를 사용하는 이유는 무엇인가요?

정말 흥미로운 질문입니다.

회사가 이미 Google Workspace 환경에 Gemini를 배포했다면, 일부 직원들이 여전히 ChatGPT 또는 다른 비서를 계속 사용하는 이유는 무엇일까요?

답변은 아마도 우리가 생각하는 것보다 더 간단할 것입니다. 습관 때문이며, 때로는 단순히 Gemini에 대한 지식 부족 때문입니다.

바꾸기 어려운 개인적인 습관

몇 달 또는 몇 년 동안 ChatGPT를 사용해 온 직원의 경우를 생각해 봅시다.

그는 이미 대화 기록, 맞춤형 지침, 심지어 교환을 통해 축적된 메모리까지 가지고 있습니다.

그는 요청을 공식화하는 방법을 알고 있으며, 도구의 기능을 알고 있고, 사용에 대한 실제 반사 신경을 개발했습니다.

하룻밤 사이에 그의 회사는 Gemini가 선호하는 AI 비서가 될 것이라고 발표했습니다.

하지만 Gemini로 무엇을 할 수 있는지 아무도 보여주지 않는다면 왜 그의 습관을 바꿔야 할까요?

이것이 바로 새로운 기술 채택의 모든 어려움입니다.

도구를 사용할 수 있도록 제공한다고 해서 직원이 자동으로 채택하는 것은 아닙니다.

그리고 이것은 AI에만 해당되는 것이 아닙니다. 새로운 협업 도구를 배포할 때 정기적으로 발생하는 문제입니다.

Gemini는 때때로 과소평가됩니다.

또 다른 문제는 Gemini의 기능에 대한 인식에서 비롯됩니다.

일부 사용자는 ChatGPT의 기능을 잘 알고 있지만, Google의 AI 비서 기능은 훨씬 덜 알고 있습니다.

그러나 Gemini는 수많은 전문적인 요구 사항에 완벽하게 대응할 수 있습니다.

이메일 작성 또는 재구성.
대용량 문서 요약.
다양한 언어로 콘텐츠 번역.
회의록 준비.
아이디어 또는 프레젠테이션 구성.
특정 정보 분석 및 이해 촉진.

그리고 Google Workspace를 이미 사용하는 기업에게 Gemini는 특히 흥미로운 장점을 가지고 있습니다. 바로 Google 생태계와의 통합입니다.

따라서 Gmail, Docs, Drive, Sheets 및 기타 협업 도구는 활성화된 기능 및 라이선스에 따라 보다 일관된 작업 경험에 포함될 수 있습니다.

하지만 직원들이 이러한 기능을 실제로 활용할 줄 알아야 합니다!

다른 AI를 금지하는 것이 정말 올바른 해결책일까요?

Shadow AI에 직면했을 때 첫 번째 반응은 상당히 급진적일 수 있습니다. 승인되지 않은 비서의 사용을 전적으로 금지하는 것입니다.

서류상으로는 꽤 논리적인 해결책처럼 보입니다.

하지만 실제로 그것만으로 충분할까요?

개인 생활에서 이미 AI 도우미를 사용하는 직원은 회사에서 다른 대안을 제공하더라도 업무에 계속 사용하려고 할 수 있습니다.

만약 그 대안이 충분히 알려지지 않아 성능이 떨어진다고 생각되면 문제가 지속될 수 있습니다.

따라서 단순히 금지하는 대신, 직원들이 회사에서 제공하는 AI를 사용하고 싶게 만드는 것은 어떨까요?

이는 분명히 명확한 사용 정책, 적절한 보안 규칙 및 올바르게 구성된 전문 환경을 통해 이루어져야 합니다.

그러나 무엇보다도 사용자 지원을 통해서도 이루어져야 합니다.

직원들에게 Gemini를 교육하고, 구체적인 사용 사례를 보여주며, 발전할 수 있는 수단을 제공하면 이러한 전환을 크게 용이하게 할 수 있습니다.

바로 이 점에서 GSkills가 개입합니다.

GSkills: Shadow AI를 제한하기 위해 Gemini 도입 지원

회사 내에 Gemini를 배포하는 것은 첫 번째 단계입니다. 그러나 이 투자가 진정으로 유용하려면 직원들이 Gemini를 사용해야 합니다.

GSkills는 Google Workspace, ChromeOS 및 Gemini를 포함한 Google 생태계의 학습, 채택 및 사용 추적에 전념하는 플랫폼입니다.

그 목표는 매우 간단합니다. 각 직원이 자신의 속도에 맞춰 기술을 개발할 수 있도록 하면서 관리자에게 도구 채택에 대한 더 나은 가시성을 제공하는 것입니다.

그리고 Shadow AI의 맥락에서 이 접근 방식은 매우 의미가 있습니다.

실제 사례를 통해 Gemini 사용법 배우기

Gemini에 능숙한 직원은 일상적으로 Gemini를 사용할 더 많은 이유를 갖게 될 것입니다.

이를 위해 GSkills는 Gemini 전용 학습 경로, 튜토리얼, 퀴즈 및 교육 자료를 제공합니다.

아이디어는 단순히 인공 지능이 무엇인지 설명하는 것이 아니라, 실제 업무 상황에서 어떻게 사용해야 하는지 보여주는 것입니다.

몇 가지 예를 들어보겠습니다.

영업 사원은 잠재 고객 이메일을 준비하기 위해 Gemini를 사용하는 방법을 배울 수 있습니다.

행정 관리자는 문서를 요약하거나 정보를 구조화하는 방법을 배울 수 있습니다.

경영자는 보고서를 준비하고 아이디어를 정리하거나 특정 콘텐츠 작성을 용이하게 하는 방법을 배울 수 있습니다.

이 모든 것은 프롬프트 작성 및 기밀 유지에 대한 더 나은 관행을 개발하는 동시에 이루어집니다.

그리고 일회성 교육과 달리 GSkills는 이러한 학습을 장기적으로 이어갈 수 있도록 합니다.

Gemini에서 직접 사용 사례를 찾을 수 있는 Chrome 확장 프로그램

이는 Gemini 채택을 용이하게 하는 GSkills의 가장 흥미로운 기능 중 하나일 것입니다.

GSkills for Chrome을 통해 직원들은 GSkills 또는 회사에서 제공하는 사용 사례와 프롬프트를 Gemini 인터페이스에서 직접 찾을 수 있습니다.

더 이상 프롬프트 예시가 포함된 이전 문서를 검색하거나 아이디어를 찾기 위해 수십 개의 자료를 찾아볼 필요가 없습니다.

이 확장 프로그램을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

직업에 따라 추천 사용 사례 찾기.
카테고리 또는 키워드로 프롬프트 검색.
클릭 한 번으로 Gemini에 프롬프트를 삽입하고 수정할 수 있는 기능을 유지합니다.
자주 사용하는 사용 사례에 빠르게 액세스하세요.
내부 리소스, Gem 및 기타 유용한 기능에 대한 링크를 찾으십시오.

문서를 번역하거나 전문 이메일을 준비하려는 공동 작업자를 상상해 보십시오.

습관적으로 개인 AI 어시스턴트에게 돌아가는 대신, Gemini에서 자신의 필요에 맞는 예시를 직접 찾을 수 있습니다.

그런 다음 요청을 사용자 정의하기만 하면 됩니다.

회사 측에서는 관리자가 제안된 사용 사례를 구성하고 다양한 직무에 맞는 리소스를 제공할 수도 있습니다.

또 다른 흥미로운 점은 내부 카탈로그를 회사 환경에 속하는 Google Sheets에 보관할 수 있다는 것입니다.

각자의 개인 파일에 흩어지지 않고 조직의 모범 사례를 활용하는 방법입니다.

확장 프로그램은 Chrome 웹 스토어에서 설치하거나 Google 관리 콘솔을 통해 조직 전체에 배포할 수 있습니다.

이것이 GSkills의 모든 논리입니다. 공동 작업자가 일하는 곳에서 직접 모범 사례에 액세스할 수 있도록 하는 것입니다.

구체적인 지표를 통해 Gemini 채택 추적

팀을 교육하는 것은 좋습니다. 하지만 팀이 제공된 도구를 실제로 사용하는지 어떻게 알 수 있습니까?

이것은 인공 지능에 투자하는 리더들에게 필수적인 질문입니다.

GSkills는 공동 작업자의 진행 상황과 학습 경로 참여도를 추적할 수 있는 대시보드를 제공합니다.

Google 관리 콘솔과의 통합 덕분에 플랫폼은 Gemini 및 조직 단위의 사용 메트릭도 활용할 수 있습니다.

구체적으로는 다음을 더 잘 이해할 수 있습니다.

어떤 팀이 Gemini를 사용하고 채택하는가.
어떤 교육 과정이 수강되고 완료되는가.
어떤 사용 사례가 공동 작업자에게 관심이 있는가.
어떤 팀이 추가 지원이 필요한가.
시간에 따른 채택률이 어떻게 변화하는가.

Chrome 확장 프로그램은 또한 조회된 리소스 및 Gemini로 전송된 카탈로그 프롬프트에 대한 지표를 제공합니다.

리더에게는 두 가지 이점이 있습니다. 팀을 더 잘 지원하고 AI 투자 관리를 위한 구체적인 정보를 확보하는 것입니다.

실제로 사용되는지 알지 못하고 Gemini 라이선스에 투자하는 것은 마치 회사 전체에 소프트웨어를 구매하고 모든 사람이 스스로 사용하는 법을 배우기를 바라는 것과 같습니다!

기업에서 섀도우 AI를 실제로 줄이는 방법은 무엇입니까?

이제 문제를 이해했으므로 어떻게 조치해야 할까요?

거대한 변화부터 시작할 필요는 없습니다. 몇 가지 단계를 통해 더 나은 방향으로 나아갈 수 있습니다.

1. 일관된 전문 AI 환경 배포

이미 Google Workspace를 사용하는 회사에게 Gemini는 특히 논리적인 솔루션입니다.

기존 도구와의 통합은 작업 환경의 확산을 제한하고 더 일관된 경험을 제공합니다.

기업은 또한 조직에 적합한 관리 설정, 전문 라이선스 및 데이터 관리 규칙을 사용할 수 있습니다.

2. 직원들과 논의하기

새로운 습관을 강요하기 전에 기존 사용법을 이해하는 것이 중요합니다.

오늘날 어떤 AI 비서가 사용되고 있나요? 어떤 작업을 위해 사용되나요? 어떤 직원이 특정 도구를 다른 도구보다 선호하는 이유는 무엇인가요?

답변을 통해 실제 필요 사항과 Gemini 채택의 잠재적 장애물을 파악할 수 있습니다.

Shadow AI는 반드시 규칙을 우회하려는 의지에서 비롯되는 것은 아닙니다. 단순히 정보 부족이나 지원 부족으로 인해 발생할 수도 있습니다.

3. 리더부터 시작하여 팀 교육하기

결국, 가장 먼저 지원해야 할 사용자가 바로 리더 자신이 아닐까요?

팀에 Gemini를 채택하도록 요청하기 전에, Gemini의 기능을 알아보고 그 가능성을 이해하는 시간을 갖는 것이 좋습니다.

이러한 접근 방식은 내부적으로 변화를 더 잘 이끌어내는 데 도움이 됩니다.

GSkills를 통해 각 직원은 자신의 일상에 맞는 교육 자료와 사용 사례를 통해 기술을 개발할 수 있습니다.

4. 사용법 관찰 및 진행 상황 지원

마지막으로, 채택은 Gemini 배포에서 멈춰서는 안 됩니다.

GSkills에서 제공되는 지표를 추적함으로써 기업은 발전하는 팀, 어려움을 겪는 팀, 가장 많은 관심을 끄는 사용 사례를 식별할 수 있습니다.

이러한 정보는 학습 경로를 발전시키고 보다 관련성 높은 지원을 제공하는 데 도움이 됩니다.

목표는 모든 대화를 모니터링하는 것이 아니라 도구가 어떻게 채택되는지 이해하여 관행을 개선하는 것입니다.

결론: Shadow AI를 통제하려면 AI를 더 잘 채택하는 것부터 시작합시다!

인공지능은 기업이 완전히 인지하든 안 하든 많은 직원의 일상생활의 일부가 되었습니다.

그리고 그 사용을 막으려는 것은 모든 문제를 반드시 해결하지는 못할 것입니다.

반대로, 일관된 업무 환경을 제공하고 사용자를 지원하며 Gemini의 가능성을 보여주는 것은 훨씬 더 나은 습관을 구축하는 데 도움이 됩니다.

이미 Google Workspace를 사용하는 기업의 경우, Gemini는 적절한 보안 및 거버넌스 설정을 통해 AI의 전문적 사용을 중앙 집중화할 수 있는 적절한 기반을 제공합니다.

그리고 GSkills를 통해 이러한 노력은 더욱 발전합니다. 직원들은 Gemini 사용법을 배우고, 직업에 맞는 사용 사례를 발견하며, 비서로부터 직접 리소스에 액세스할 수 있습니다.

귀하의 입장에서는 채택을 추적하고, 진행 상황을 측정하며, 교육 활동을 안내할 수 있는 지표를 사용할 수 있습니다.

결국, Shadow AI를 제한하는 가장 좋은 방법은 직원들에게 어떤 AI를 사용해야 하는지 말하는 것만이 아닙니다.

그들에게 당신이 제공하는 AI가 왜 그들의 새로운 일상 비서가 될 만한 가치가 있는지 보여주는 것입니다.

GSkills로 Gemini를 채택하는 방법 알아보기

이미 Gemini를 배포했거나 회사에 통합할 계획이 있으신가요?

GSkills가 직원들을 지원하고, 기술 향상을 촉진하며, Gemini 채택을 관리하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

GSkills로 Gemini 알아보기