Veštačka inteligencija je danas svuda. U našim pretraživačima, pametnim telefonima, profesionalnim alatima, pa čak i direktno u našim inboksu. I dok omogućava značajnu uštedu vremena na mnogim zadacima, ona takođe postavlja nove probleme za kompanije.
Jer zamislite na trenutak: vaša kompanija je investirala u Google Workspace i Gemini kako bi obezbedila koherentno, bezbedno i kontrolisano radno okruženje. Ali, sa druge strane, neki zaposleni nastavljaju da koriste svoj lični ChatGPT nalog za pisanje mejlova, analizu ugovora ili sumiranje internih dokumenata.
I sve to, a da vas ne obaveste.
Dobrodošli u svet Shadow AI, fenomena koji brzo može postati pravi problem za kompanije koje žele da zadrže kontrolu nad svojim podacima.
Dakle, šta je tačno Shadow AI? Zašto vaši zaposleni nastavljaju da koriste neodobrene alate? I pre svega, kako ograničiti ovaj fenomen zahvaljujući Geminiju i GSkills-u?
Objasnićemo vam sve!
Šta je tačno Shadow AI?
Možda ste već čuli za Shadow IT, praksu koja se sastoji od korišćenja softvera, aplikacija ili IT usluga bez prethodnog odobrenja vaše kompanije.
Pa, Shadow AI se zasniva na istom principu, ali primenjenom na veštačku inteligenciju.
Konkretno, to je korišćenje AI alata od strane zaposlenih, izvan okvira definisanog od strane njihove organizacije.
A primera ne nedostaje:
- Komercijalista koji koristi svoj lični ChatGPT nalog za pisanje komercijalne ponude.
- Menadžer ljudskih resursa koji traži od AI da sintetiše interne dokumente.
- Zaposlenik koji uvozi ugovor u eksterni AI asistent da bi dobio rezime.
- Računovođa koji šalje fakture AI alatu kako bi olakšao njihovu analizu.
Na prvi pogled, ništa previše zabrinjavajuće. Na kraju krajeva, ovi zaposleni jednostavno žele da uštede vreme i budu produktivniji.
Ali upravo tu stvari postaju složenije.
Problem nije nužno korišćenje AI, već pre kontrola informacija koje joj se prenose.
Zašto Shadow AI predstavlja rizik za vaše preduzeće?
Uzmimo prilično jednostavan primer.
Zamislite da komercijalista želi da pripremi kampanju prospectinga. Da bi uštedeo vreme, odlučuje da uveze listu klijenata u svoj lični AI asistent kako bi ga zamolio da napiše personalizovane e-mailove.
Na ovoj listi nalazimo imena, e-mail adrese, brojeve telefona i potencijalno druge komercijalne informacije.
Zaposlenik je zadovoljan: za nekoliko minuta je generisao svoje e-mailove i uštedeo dragoceno vreme.
Ali sa strane kompanije, postavlja se nekoliko pitanja.
Gde su ti podaci poslati? Koja pravila čuvanja se primenjuju? Ko im može pristupiti? I pre svega, da li ovo korišćenje poštuje interne politike i obaveze poverljivosti?
Pažnja, to ne znači da svi AI asistenti automatski ponovo koriste prenesene podatke za obuku svojih modela. Uslovi obrade i čuvanja mogu varirati u zavisnosti od usluga, ponuda i korišćenih parametara.
Međutim, kada zaposleni koristi lični neodobreni alat, kompanija može izgubiti uvid i kontrolu nad načinom na koji se njene informacije obrađuju.
I ne govorimo samo o listama klijenata.
Računi, finansijski dokumenti, poverljivi ugovori ili strateške informacije takođe mogu biti obuhvaćeni.
Pravi izazov upravljanja podacima, koji zaslužuje da se shvati ozbiljno.
Zašto vaši zaposlenici koriste druge AI alate, iako već nudite Gemini?
Ovo je posebno zanimljivo pitanje.
Jer ako je vaša kompanija već implementirala Gemini u svoje Google Workspace okruženje, zašto bi neki zaposlenici nastavili da koriste ChatGPT ili druge asistente?
Odgovor je verovatno jednostavniji nego što mislimo: zbog navike, a ponekad jednostavno zbog nepoznavanja Geminija.
Lične navike koje je teško promeniti
Uzmimo slučaj zaposlenog koji koristi ChatGPT već nekoliko meseci, ili čak godina.
On već ima svoju istoriju razgovora, prilagođena uputstva, možda čak i memoriju koja se punila tokom njegovih razmena.
Zna kako da formuliše svoje zahteve, poznaje mogućnosti alata i razvio je prave reflekse za korišćenje.
Preko noći, njegova kompanija mu najavljuje da Gemini postaje preferirani AI asistent.
Ali zašto bi promenio svoje navike ako mu niko ne pokaže šta može da uradi sa Geminijem?
Upravo je to sva poteškoća u usvajanju nove tehnologije.
Dostupnost alata ne znači automatski da će ga zaposleni usvojiti.
I to se ne odnosi samo na AI. To je problem koji se redovno javlja prilikom implementacije novih kolaborativnih alata.
Gemini je ponekad potcenjen
Drugi problem proizlazi iz percepcije Geminijevih sposobnosti.
Neki korisnici veoma dobro poznaju mogućnosti ChatGPT-a, ali mnogo manje mogućnosti Google AI asistenta.
Međutim, Gemini savršeno može da zadovolji mnoge poslovne potrebe:
- Pišite ili preformulišite e-poštu.
- Rezimirajte obimne dokumente.
- Prevedite sadržaj na različite jezike.
- Pripremite izveštaje.
- Strukturirajte ideje ili prezentacije.
- Olakšajte analizu i razumevanje određenih informacija.
A za kompanije koje već koriste Google Workspace, Gemini ima posebno zanimljivu prednost: svoju integraciju sa Google ekosistemom.
Gmail, Docs, Drive, Sheets i drugi kolaborativni alati mogu tako činiti koherentnije radno iskustvo, u zavisnosti od aktiviranih funkcija i licenci.
Ali vaši zaposleni moraju zaista znati kako da iskoriste ove mogućnosti!
Da li je zabrana drugih AI alata zaista dobro rešenje?
Suočeni sa Shadow AI, prva reakcija bi mogla biti prilično radikalna: čista i jednostavna zabrana korišćenja neregistrovanih asistenata.
Na papiru, to izgleda kao prilično logično rešenje.
Ali u praksi, da li je to zaista dovoljno?
Zaposleni koji već koristi AI asistenta u svom ličnom životu može biti u iskušenju da nastavi da ga koristi za svoje profesionalne zadatke, čak i ako mu njegova kompanija nudi alternativu.
A ako mu se ova alternativa čini manje efikasnom, jednostavno zato što je ne poznaje dovoljno, problem će verovatno potrajati.
Dakle, umesto da se fokusiramo samo na zabranu, zašto ne bismo podstakli zaposlene da koriste AI koji nudi njihova kompanija?
To očigledno uključuje jasnu politiku korišćenja, prilagođena sigurnosna pravila i pravilno konfigurisanu profesionalnu okolinu.
Ali to takođe, i pre svega, uključuje podršku korisnicima.
Obuka zaposlenih u Geminiju, pokazivanje konkretnih slučajeva korišćenja i pružanje sredstava za napredovanje može značajno olakšati ovu tranziciju.
I upravo po tom pitanju interveniše GSkills.
GSkills: podržavanje usvajanja Geminija za ograničavanje Shadow AI-ja
Primena Geminija unutar kompanije je prvi korak. Ali da bi ova investicija zaista bila korisna, neophodno je da je zaposleni koriste.
GSkills je platforma posvećena učenju, usvajanju i praćenju korišćenja Google ekosistema, uključujući Google Workspace, ChromeOS i Gemini.
Njegov cilj je prilično jednostavan: omogućiti svakom zaposlenom da razvije svoje veštine, svojim tempom, istovremeno dajući menadžerima bolji uvid u usvajanje alata.
A u kontekstu Shadow AI-ja, ovaj pristup ima potpun smisao.
Učenje korišćenja Geminija sa konkretnim slučajevima
Zaposleni koji vlada Geminijem imaće više razloga da ga koristi svakodnevno.
GSkills nudi kurseve učenja, tutorijale, kvizove i obrazovne resurse posvećene Geminiju.
Ideja nije samo da se objasni šta je veštačka inteligencija, već pre svega da se pokaže kako je koristiti u stvarnim profesionalnim situacijama.
Uzmimo nekoliko primera:
Prodavac će moći da nauči kako da koristi Gemini za pripremu svojih mejlova za prospekciju.
Administrator će moći da otkrije kako da sumira dokumente ili strukturiše informacije.
Rukovodilac će moći da nauči kako da pripremi izveštaj, organizuje svoje ideje ili olakša pisanje određenih sadržaja.
Sve to uz razvijanje boljih praksi u formulisanju promptova i poverljivosti.
I za razliku od jednokratne obuke, GSkills omogućava dugotrajno učenje.
Chrome ekstenzija za pronalaženje slučajeva korišćenja direktno u Geminiju
Ovo je verovatno jedna od najzanimljivijih funkcija GSkills-a za olakšavanje usvajanja Geminija.
Sa GSkills for Chrome, zaposleni mogu pronaći slučajeve korišćenja i promptove koje nudi GSkills ili njihova kompanija direktno iz Gemini interfejsa.
Nema više potrebe za traženjem starog dokumenta koji sadrži primere promptova ili prelistavanjem desetina resursa da bi se pronašla ideja.
Ekstenzija posebno omogućava:
- Pronalaženje preporučenih slučajeva korišćenja prema vašoj profesiji.
- Pretraživanje promptova po kategoriji ili ključnoj reči.
- Ubacivanje prompta u Gemini jednim klikom, uz zadržavanje mogućnosti izmene.
- Брз приступ вашим омиљеним сценаријима употребе.
- Пронађите интерне ресурсе, као и везе до Гемс-а и других корисних функција.
Замислите запосленог који жели да преведе документ или припреми професионални имејл.
Уместо да се по навици враћа свом личном АИ асистенту, он може директно пронаћи у Геминију пример прилагођен његовим потребама.
Затим све што треба да уради је да прилагоди свој захтев.
На страни компаније, администратори такође могу да организују предложене сценарије употребе и да обезбеде ресурсе прилагођене различитим професијама.
Још једна занимљива ствар: интерни каталог може бити сачуван у Гоогле Схеетс-у који припада пословном окружењу.
Начин да се искористе најбоље праксе организације, а да се не оставе расуте у личним датотекама сваког појединца.
Проширење се може инсталирати из Цхроме Веб Сторе-а или применити на нивоу организације путем Гоогле администраторске конзоле.
То је цела логика ГСкиллс-а: учинити најбоље праксе доступним директно тамо где запослени раде.
Пратите усвајање Геминија користећи конкретне индикаторе
Обука ваших тимова је добра. Али како знати да ли стварно користе алате који су им на располагању?
Ово је кључно питање за лидере који улажу у вештачку интелигенцију.
ГСкиллс нуди контролне табле за праћење напретка запослених и њиховог ангажовања у програмима учења.
Захваљујући интеграцији са Гоогле администраторском конзолом, платформа такође може да користи метрике коришћења Геминија и организационих јединица.
Конкретно, ово помаже да се боље разуме:
- Који тимови користе и усвајају Гемини.
- Који програми обуке се прате и завршавају.
- Који сценарији употребе занимају запослене.
- Који тимови би требало да добију додатну подршку.
- Како се усвајање развија током времена.
Цхроме екстензија такође пружа индикаторе о прегледаним ресурсима и захтевима каталога послатим Геминију.
За лидера, интерес је двострук: боља подршка својим тимовима, али и добијање конкретних информација за управљање својим улагањем у АИ.
Јер улагање у Гемини лиценце без знања да ли се стварно користе, то је мало као да купујете софтвер за целу своју компанију и надате се да ће сви сами научити да га користе!
Како конкретно смањити Схадов АИ у вашем предузећу?
Сада када смо разумели проблем, како да реагујемо?
Нема потребе да почнете са џиновском трансформацијом. Неколико корака већ може да вас усмери у бољем правцу.
1. Примена кохерентног професионалног АИ окружења
За предузеће које већ ради са Гоогле Воркспаце-ом, Гемини представља посебно логично решење.
Интеграција са постојећим алатима омогућава ограничавање умножавања радних окружења и нуђење кохерентнијег искуства.
Kompanija se takođe može osloniti na administrativna podešavanja, profesionalne licence i pravila za upravljanje podacima prilagođena njenoj organizaciji.
2. Razgovarajte sa svojim zaposlenima
Pre nego što pokušate da nametnete nove navike, važno je razumeti postojeće prakse.
Koji se AI asistenti danas koriste? Za koje zadatke? Zašto neki zaposleni preferiraju jedan alat u odnosu na drugi?
Odgovori će pomoći u identifikaciji stvarnih potreba i eventualnih prepreka za usvajanje Geminija.
Jer Shadow AI ne proizlazi nužno iz želje da se zaobiđu pravila. To jednostavno može biti rezultat nedostatka informacija ili podrške.
3. Obučite timove, počevši od menadžera
Šta ako je prvi korisnik kome treba pomoći zapravo sam menadžer?
Pre nego što zatražite od svojih timova da usvoje Gemini, možda je zanimljivo uzeti vremena da otkrijete njegove karakteristike i razumete njegove mogućnosti.
Ovaj pristup zatim omogućava bolje sprovođenje promena interno.
Uz GSkills, svaki zaposleni može razvijati svoje veštine kroz edukativne resurse i scenarije upotrebe prilagođene njihovoj svakodnevici.
4. Posmatrajte upotrebu i podržite napredak
Konačno, usvajanje ne bi trebalo da se zaustavi na implementaciji Geminija.
Prateći dostupne indikatore u GSkills-u, kompanija može identifikovati timove koji napreduju, one koji se suočavaju sa poteškoćama i scenarije upotrebe koji izazivaju najveće interesovanje.
Ove informacije omogućavaju evoluciju putanja učenja i pružanje relevantnije podrške.
Cilj nije pratiti svaki razgovor, već razumeti kako se alati usvajaju kako bi se poboljšale prakse.
Zaključak: da bismo ovladali Shadow AI-jem, počnimo sa boljim usvajanjem AI-ja!
Veštačka inteligencija je sada deo svakodnevnog života mnogih zaposlenih, bez obzira da li su kompanije toga potpuno svesne ili ne.
I želja da se spreči njena upotreba neće nužno rešiti sve probleme.
Međutim, nuđenje doslednog poslovnog okruženja, podrška korisnicima i pokazivanje mogućnosti Geminija omogućava izgradnju mnogo boljih navika.
Za kompanije koje već koriste Google Workspace, Gemini predstavlja relevantnu osnovu za centralizaciju profesionalne upotrebe AI-ja, sa odgovarajućim sigurnosnim i upravljačkim postavkama.
A uz GSkills, ovaj pristup ide dalje: vaši zaposleni mogu naučiti da koriste Gemini, otkriti scenarije upotrebe prilagođene njihovom poslu i pristupiti resursima direktno iz svog asistenta.
Sa vaše strane, imate indikatore za praćenje usvajanja, merenje napretka i usmeravanje vaših aktivnosti obuke.
Jer na kraju krajeva, najbolji način da se ograniči Shadow AI nije samo da kažete svojim zaposlenima koji AI da koriste.
To je da im pokažete zašto onaj koji im nudite zaslužuje da postane njihov novi svakodnevni asistent.
Otkrijte kako usvojiti Gemini uz GSkills
Da li ste već implementirali Gemini ili planirate da ga integrišete u vašu kompaniju?
Otkrijte kako GSkills može podržati vaše zaposlene, olakšati njihovo usavršavanje i pomoći vam da upravljate usvajanjem Geminija.
Slični članci
Google Workspace: Zašto je tehnička implementacija samo vidljivi deo ledenog brega
Implementacija Google Workspace, Gemini ili Chromebookova nije dovoljna: bez podrške, upotreba stagnira, a podrška eksplodira. Otkrijte kako GSkills premošćuje jaz u usvajanju i poboljšava ROI putem kontinuiranog učenja i AI Gemini.
GSkills za Chrome: vaši slučajevi upotrebe direktno u Geminiju
Sa GSkills za Chrome, pronađite svoje GSkills slučajeve upotrebe i upite direktno u interfejsu Google Geminija. Uštedite vreme, otkrijte zahteve prilagođene vašem poslu i olakšajte usvajanje AI u preduzeću.
