Shadow AI w firmie: ograniczanie go z Gemini i GSkills

Sztuczna inteligencja jest dziś wszędzie. W naszych przeglądarkach, smartfonach, narzędziach biznesowych, a nawet bezpośrednio w naszych skrzynkach pocztowych. I choć pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu na wielu zadaniach, stwarza również nowe problemy dla firm.

Wyobraźmy sobie przez chwilę: Twoja firma zainwestowała w Google Workspace i Gemini, aby zapewnić spójne, bezpieczne i kontrolowane środowisko pracy. Ale z drugiej strony, niektórzy pracownicy nadal używają swoich osobistych kont ChatGPT do pisania e-maili, analizowania umów lub podsumowywania wewnętrznych dokumentów.

A wszystko to, bez konieczności informowania Cię.

Witamy w świecie Shadow AI, zjawiska, które może szybko stać się prawdziwym problemem dla firm, które starają się zachować kontrolę nad swoimi danymi.

Więc czym dokładnie jest Shadow AI? Dlaczego Twoi pracownicy nadal używają niezatwierdzonych narzędzi? A co najważniejsze, jak ograniczyć to zjawisko dzięki Gemini i GSkills?

Wszystko wyjaśnimy!

Czym dokładnie jest Shadow AI?

Być może słyszałeś już o Shadow IT, praktyce polegającej na korzystaniu z oprogramowania, aplikacji lub usług informatycznych bez uprzedniej zgody firmy.

Cóż, Shadow AI opiera się na tej samej zasadzie, ale zastosowanej do sztucznej inteligencji.

W szczególności, odnosi się do używania narzędzi AI przez pracowników poza ramami zdefiniowanymi przez ich organizację.

I przykładów nie brakuje:

• Sprzedawca, który używa swojego osobistego konta ChatGPT do napisania propozycji handlowej.
• Kierownik HR, który prosi AI o podsumowanie wewnętrznych dokumentów.
• Pracownik, który importuje umowę do zewnętrznego asystenta AI, aby uzyskać jej podsumowanie.
• Księgowy, który przesyła faktury do narzędzia AI, aby ułatwić ich analizę.

Na pierwszy rzut oka nic niepokojącego. W końcu ci pracownicy po prostu starają się zaoszczędzić czas i być bardziej produktywni.

Ale to właśnie tutaj sprawy się komplikują.

Problem nie polega koniecznie na użyciu AI, ale raczej na kontroli informacji, które są do niej przesyłane.

Dlaczego Shadow AI stanowi ryzyko dla Twojej firmy?

Weźmy prosty przykład.

Wyobraźmy sobie, że sprzedawca chce przygotować kampanię prospectingową. Aby zaoszczędzić czas, decyduje się zaimportować listę klientów do swojego osobistego asystenta AI, aby poprosić go o napisanie spersonalizowanych e-maili.

Na tej liście znajdziemy nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów i potencjalnie inne informacje handlowe.

Pracownik jest zadowolony: w ciągu kilku minut wygenerował swoje e-maile i zaoszczędził cenny czas.

Ale po stronie firmy pojawia się kilka pytań.

Gdzie te dane zostały wysłane? Jakie zasady przechowywania danych mają zastosowanie? Kto ma do nich dostęp? A przede wszystkim, czy to użycie jest zgodne z wewnętrznymi politykami i zobowiązaniami dotyczącymi poufności?

Uwaga, to nie znaczy, że wszyscy asystenci AI automatycznie ponownie wykorzystują przesłane dane do trenowania swoich modeli. Warunki przetwarzania i przechowywania danych mogą się różnić w zależności od usług, ofert i użytych ustawień.

Z drugiej strony, gdy pracownik używa niezatwierdzonego narzędzia osobistego, firma może stracić widoczność i kontrolę nad sposobem przetwarzania jej informacji.

I nie mówimy tylko o listach klientów.

Faktury, dokumenty finansowe, poufne umowy czy informacje strategiczne również mogą być zagrożone.

Prawdziwe wyzwanie w zarządzaniu danymi, które należy potraktować poważnie.

Dlaczego Twoi pracownicy używają innych AI, skoro masz już Gemini?

To szczególnie interesujące pytanie.

Ponieważ jeśli Twoja firma wdrożyła już Gemini w środowisku Google Workspace, dlaczego niektórzy pracownicy nadal mieliby używać ChatGPT lub innych asystentów?

Odpowiedź jest prawdopodobnie prostsza, niż sobie wyobrażamy: z przyzwyczajenia, a czasem po prostu z braku wiedzy o Gemini.

Osobiste nawyki trudne do zmiany

Weźmy przykład pracownika, który używa ChatGPT od kilku miesięcy, a nawet lat.

Ma już swoją historię rozmów, spersonalizowane instrukcje, a być może nawet pamięć zasilaną w miarę wymiany informacji.

Wie, jak formułować swoje prośby, zna możliwości narzędzia i wypracował prawdziwe odruchy użytkowania.

Z dnia na dzień jego firma ogłasza mu, że Gemini staje się preferowanym asystentem AI.

Ale dlaczego miałby zmieniać swoje nawyki, jeśli nikt nie pokaże mu, co może zrobić z Gemini?

To właśnie cała trudność w adaptacji nowej technologii.

Udostępnienie narzędzia nie oznacza automatycznie, że pracownicy je przyjmą.

I nie dotyczy to tylko sztucznej inteligencji. Jest to problem, który regularnie pojawia się podczas wdrażania nowych narzędzi do współpracy.

Gemini jest czasem niedoceniane

Innym problemem jest postrzeganie możliwości Gemini.

Niektórzy użytkownicy bardzo dobrze znają możliwości ChatGPT, ale znacznie mniej możliwości asystenta AI Google.

Jednak Gemini może doskonale spełnić wiele potrzeb biznesowych:

• Pisanie lub przeformułowywanie wiadomości e-mail.
• Podsumowywanie obszernych dokumentów.
• Tłumaczenie treści na różne języki.
• Przygotowywanie raportów.
• Strukturyzowanie pomysłów lub prezentacji.
• Ułatwianie analizy i zrozumienia niektórych informacji.

A dla firm, które już korzystają z Google Workspace, Gemini ma szczególnie interesującą zaletę: integrację z ekosystemem Google.

Gmail, Dokumenty, Dysk, Arkusze i inne narzędzia do współpracy mogą w ten sposób stać się częścią bardziej spójnego doświadczenia pracy, w zależności od aktywowanych funkcji i licencji.

Ale Twoi pracownicy muszą naprawdę umieć wykorzystać te możliwości!

Czy zakazywanie innych AI to naprawdę dobre rozwiązanie?

W obliczu Shadow AI, pierwszą reakcją mogłoby być dość radykalne: czysty i prosty zakaz używania niezatwierdzonych asystentów.

Na papierze wydaje się to raczej logicznym rozwiązaniem.

Ale w praktyce, czy to naprawdę wystarczy?

Pracownik, który już korzysta z asystenta AI w życiu prywatnym, może być skłonny do dalszego korzystania z niego do zadań zawodowych, nawet jeśli jego firma oferuje mu alternatywę.

A jeśli ta alternatywa wydaje mu się mniej wydajna, po prostu dlatego, że nie zna jej wystarczająco dobrze, problem może się utrzymywać.

Zamiast więc jedynie zakazywać, dlaczego nie zachęcić pracowników do korzystania z AI oferowanej przez ich firmę?

Wiąże się to oczywiście z jasną polityką użytkowania, odpowiednimi zasadami bezpieczeństwa i właściwie skonfigurowanym środowiskiem zawodowym.

Ale wiąże się to również, a przede wszystkim, ze wsparciem użytkowników.

Szkolenie pracowników w zakresie Gemini, pokazywanie im konkretnych przypadków użycia i zapewnianie im środków do rozwoju może znacznie ułatwić tę transformację.

I właśnie w tym temacie GSkills wkracza do akcji.

GSkills: wspieranie adopcji Gemini w celu ograniczenia Shadow AI

Wdrożenie Gemini w firmie to pierwszy krok. Ale aby ta inwestycja była naprawdę użyteczna, pracownicy muszą z niej korzystać.

GSkills to platforma dedykowana nauce, adopcji i monitorowaniu wykorzystania ekosystemu Google, w tym Google Workspace, ChromeOS i Gemini.

Jego cel jest dość prosty: umożliwić każdemu pracownikowi rozwijanie swoich umiejętności we własnym tempie, jednocześnie dając menedżerom lepszy wgląd w adopcję narzędzi.

A w kontekście Shadow AI, to podejście nabiera pełnego sensu.

Nauka korzystania z Gemini na konkretnych przykładach

Pracownik, który opanuje Gemini, będzie miał więcej powodów, by korzystać z niego na co dzień.

W tym celu GSkills oferuje ścieżki edukacyjne, samouczki, quizy i zasoby edukacyjne dedykowane Gemini.

Ideą nie jest tylko wyjaśnienie, czym jest sztuczna inteligencja, ale przede wszystkim pokazanie, jak jej używać w rzeczywistych sytuacjach zawodowych.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom:

Sprzedawca będzie mógł nauczyć się używać Gemini do przygotowywania e-maili prospectingowych.

Menedżer administracyjny będzie mógł dowiedzieć się, jak syntetyzować dokumenty lub strukturyzować informacje.

Kierownik będzie mógł nauczyć się przygotowywać raporty, organizować swoje pomysły lub ułatwiać redagowanie niektórych treści.

Wszystko to przy jednoczesnym rozwijaniu najlepszych praktyk w zakresie formułowania promptów i poufności.

I w przeciwieństwie do jednorazowego szkolenia, GSkills pozwala na wpisanie tej nauki w długoterminowy proces.

Rozszerzenie Chrome do znajdowania przypadków użycia bezpośrednio w Gemini

To prawdopodobnie jedna z najciekawszych funkcji GSkills ułatwiających adopcję Gemini.

Dzięki GSkills for Chrome, pracownicy mogą znaleźć przypadki użycia i prompty oferowane przez GSkills lub ich firmę bezpośrednio z interfejsu Gemini.

Nie ma już potrzeby wyszukiwania starego dokumentu zawierającego przykłady promptów ani przeglądania dziesiątek zasobów, aby znaleźć pomysł.

Rozszerzenie pozwala w szczególności na:

• Znajdowanie polecanych przypadków użycia w zależności od zawodu.
• Wyszukiwanie promptów według kategorii lub słów kluczowych.
• Wstawianie promptu do Gemini jednym kliknięciem, z zachowaniem możliwości jego edycji.
• Szybki dostęp do ulubionych przypadków użycia.
• Znajdź zasoby wewnętrzne, a także linki do Gemów i innych przydatnych funkcji.

Wyobraź sobie pracownika, który chce przetłumaczyć dokument lub przygotować profesjonalny e-mail.

Zamiast z przyzwyczajenia wracać do swojego osobistego asystenta AI, może znaleźć w Gemini przykład dostosowany do swoich potrzeb.

Następnie wystarczy spersonalizować swoje zapytanie.

Po stronie firmy, administratorzy mogą również organizować proponowane przypadki użycia i udostępniać zasoby dostosowane do różnych zawodów.

Kolejny ciekawy punkt: katalog wewnętrzny może być przechowywany w Google Sheets należącym do środowiska firmy.

Sposób na czerpanie z najlepszych praktyk organizacji, nie pozostawiając ich rozproszonych w osobistych plikach każdego.

Rozszerzenie można zainstalować ze sklepu Chrome Web Store lub wdrożyć w całej organizacji za pośrednictwem konsoli administracyjnej Google.

Na tym polega cała logika GSkills: uczynić najlepsze praktyki dostępnymi bezpośrednio tam, gdzie pracują pracownicy.

Śledzenie adopcji Gemini dzięki konkretnym wskaźnikom

Szkolenie zespołów to dobrze. Ale jak sprawdzić, czy faktycznie używają narzędzi, które są im udostępniane?

To kluczowe pytanie dla liderów, którzy inwestują w sztuczną inteligencję.

GSkills oferuje panele kontrolne do śledzenia postępów pracowników i ich zaangażowania w ścieżki uczenia się.

Dzięki integracji z konsolą administracyjną Google, platforma może również wykorzystywać metryki użycia Gemini i jednostek organizacyjnych.

Konkretnie, pozwala to lepiej zrozumieć:

• Które zespoły używają i przyjmują Gemini.
• Jakie ścieżki szkoleniowe są realizowane i ukończone.
• Jakie przypadki użycia interesują pracowników.
• Które zespoły potrzebowałyby dodatkowego wsparcia.
• Jak adopcja ewoluuje w czasie.

Rozszerzenie Chrome dostarcza również wskaźniki dotyczące przeglądanych zasobów i promptów z katalogu wysyłanych do Gemini.

Dla menedżera korzyść jest podwójna: lepiej wspierać swoje zespoły, ale także dysponować konkretnymi informacjami do zarządzania inwestycją w AI.

Ponieważ inwestowanie w licencje Gemini bez wiedzy, czy są faktycznie używane, to trochę jak kupowanie oprogramowania dla całej firmy i nadzieja, że wszyscy nauczą się go używać samodzielnie!

Jak konkretnie zmniejszyć Shadow AI w swojej firmie?

Teraz, gdy zrozumieliśmy problem, jak działać?

Nie ma potrzeby zaczynać od gigantycznej transformacji. Kilka kroków może już pomóc w podjęciu lepszego kierunku.

1. Wdrożenie spójnego, profesjonalnego środowiska AI

Dla firmy, która już pracuje z Google Workspace, Gemini stanowi szczególnie logiczne rozwiązanie.

Integracja z istniejącymi narzędziami pozwala ograniczyć mnożenie środowisk pracy i zaoferować bardziej spójne doświadczenie.

Firma może również polegać na ustawieniach administracyjnych, licencjach zawodowych i zasadach zarządzania danymi dostosowanych do jej organizacji.

2. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami

Zanim zechcesz narzucić nowe nawyki, ważne jest zrozumienie istniejących praktyk.

Które asystenty AI są obecnie używane? Do jakich zadań? Dlaczego niektórzy pracownicy wolą jedno narzędzie od drugiego?

Odpowiedzi pomogą zidentyfikować rzeczywiste potrzeby i ewentualne przeszkody w przyjęciu Gemini.

Ponieważ Shadow AI niekoniecznie wynika z chęci ominięcia zasad. Może po prostu być wynikiem braku informacji lub wsparcia.

3. Szkolenie zespołów, zaczynając od menedżerów

A gdyby pierwszym użytkownikiem, którego należałoby wesprzeć, był sam menedżer?

Zanim poprosisz swoje zespoły o przyjęcie Gemini, może być interesujące poświęcenie czasu na poznanie jego funkcji i zrozumienie jego możliwości.

Takie podejście umożliwia lepsze wspieranie zmian wewnątrz firmy.

Dzięki GSkills, każdy pracownik może rozwijać swoje umiejętności poprzez zasoby edukacyjne i studia przypadków dostosowane do jego codzienności.

4. Obserwuj użycie i wspieraj postęp

Wreszcie, adopcja nie powinna zakończyć się na wdrożeniu Gemini.

Monitorując wskaźniki dostępne w GSkills, firma może zidentyfikować zespoły, które robią postępy, te, które napotykają trudności, oraz przypadki użycia, które budzą największe zainteresowanie.

Informacje te umożliwiają rozwijanie ścieżek nauczania i oferowanie bardziej odpowiedniego wsparcia.

Celem nie jest monitorowanie każdej rozmowy, ale zrozumienie, w jaki sposób narzędzia są przyjmowane, aby poprawić praktyki.

Wniosek: aby opanować Shadow AI, zacznijmy od lepszego przyjęcia AI!

Sztuczna inteligencja jest teraz częścią codziennego życia wielu pracowników, niezależnie od tego, czy firmy są tego w pełni świadome, czy nie.

A próba zapobieżenia jej używaniu niekoniecznie rozwiąże wszystkich problemów.

Zamiast tego, zapewnienie spójnego środowiska pracy, wspieranie użytkowników i pokazanie im możliwości Gemini pozwala na zbudowanie znacznie lepszych nawyków.

Dla firm już wyposażonych w Google Workspace, Gemini stanowi odpowiednią podstawę do scentralizowania profesjonalnego użycia AI, z odpowiednimi ustawieniami bezpieczeństwa i zarządzania.

A dzięki GSkills, podejście to idzie dalej: Twoi pracownicy mogą nauczyć się korzystać z Gemini, odkrywać przypadki użycia dostosowane do ich pracy i uzyskiwać dostęp do zasobów bezpośrednio ze swojego asystenta.

Z Twojej strony masz wskaźniki do śledzenia adopcji, mierzenia postępów i ukierunkowywania działań szkoleniowych.

Ponieważ w końcu, najlepszym sposobem na ograniczenie Shadow AI nie jest tylko powiedzenie swoim pracownikom, której AI używać.

To pokazanie im, dlaczego ta, którą im oferujesz, zasługuje na to, by stać się ich nowym codziennym asystentem.

Dowiedz się, jak wdrożyć Gemini z GSkills

Czy już wdrożyłeś Gemini, czy zamierzasz je zintegrować ze swoją firmą?

Dowiedz się, jak GSkills może wspierać Twoich pracowników, ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji i pomagać Ci w zarządzaniu wdrażaniem Gemini.

Odkryj Gemini z GSkills