„Shadow AI“ įmonėje: kaip jį apriboti su „Gemini“ ir „GSkills“

Dirbtinis intelektas šiandien yra visur. Mūsų naršyklėse, išmaniuosiuose telefonuose, profesiniuose įrankiuose ir net tiesiogiai mūsų el. pašto dėžutėse. Ir nors jis leidžia sutaupyti daug laiko atliekant daugybę užduočių, jis taip pat kelia naujų problemų įmonėms.

Įsivaizduokite akimirką: jūsų įmonė investavo į „Google Workspace“ ir „Gemini“, kad pasiūlytų nuoseklią, saugią ir valdomą darbo aplinką. Tačiau kai kurie darbuotojai ir toliau naudojasi savo asmenine „ChatGPT“ paskyra, kad rašytų el. laiškus, analizuotų sutartis ar apibendrintų vidinius dokumentus.

Ir visa tai, nebūtinai jums pranešant.

Sveiki atvykę į „Shadow AI“ pasaulį, reiškinį, kuris gali greitai tapti tikru galvos skausmu įmonėms, siekiančioms išlaikyti savo duomenų kontrolę.

Taigi, kas tiksliai yra „Shadow AI“? Kodėl jūsų darbuotojai ir toliau naudoja nepatvirtintus įrankius? Ir svarbiausia, kaip apriboti šį reiškinį naudojant „Gemini“ ir „GSkills“?

Viską paaiškiname!

Kas tiksliai yra „Shadow AI“?

Galbūt jau girdėjote apie „Shadow IT“ – praktiką, kuri apima programinės įrangos, programėlių ar IT paslaugų naudojimą be išankstinio įmonės patvirtinimo.

Na, „Shadow AI“ remiasi tuo pačiu principu, bet taikomu dirbtiniam intelektui.

Konkrečiai, tai yra DI įrankių naudojimas darbuotojų, nepaisant jų organizacijos nustatytos tvarkos.

Ir pavyzdžių netrūksta:

• Pardavimų atstovas, kuris naudojasi savo asmenine „ChatGPT“ paskyra, kad parengtų pardavimo pasiūlymą.
• Žmogiškųjų išteklių vadovas, kuris prašo DI apibendrinti vidinius dokumentus.
• Darbuotojas, kuris įkelia sutartį į išorinį DI asistentą, kad gautų jos santrauką.
• Buhalteris, kuris persiunčia sąskaitas DI įrankiui, kad palengvintų jų analizę.

Iš pirmo žvilgsnio, nieko labai nerimą keliančio. Galų gale, šie darbuotojai tiesiog siekia sutaupyti laiko ir būti produktyvesni.

Bet būtent čia viskas komplikuojasi.

Problema nebūtinai yra DI naudojimas, o greičiau perduodamos informacijos valdymas.

Kodėl „Shadow AI“ kelia pavojų jūsų įmonei?

Paimkime gana paprastą pavyzdį.

Įsivaizduokime, kad pardavimų atstovas nori parengti prospektyvumo kampaniją. Norėdamas sutaupyti laiko, jis nusprendžia įkelti klientų sąrašą į savo asmeninį DI asistentą ir paprašyti jo parašyti personalizuotus el. laiškus.

Šiame sąraše randame vardus, el. pašto adresus, telefono numerius ir galbūt kitą komercinę informaciją.

Darbuotojas patenkintas: per kelias minutes jis sugeneravo el. laiškus ir sutaupė brangaus laiko.

Tačiau įmonės pusėje kyla keletas klausimų.

Kur buvo išsiųsti šie duomenys? Kokios saugojimo taisyklės taikomos? Kas gali juos pasiekti? Ir svarbiausia, ar šis naudojimas atitinka vidaus politiką ir konfidencialumo įsipareigojimus?

Atkreipkite dėmesį, tai nereiškia, kad visi DI asistentai automatiškai pakartotinai naudoja perduotus duomenis savo modeliams apmokyti. Duomenų apdorojimo ir saugojimo sąlygos gali skirtis priklausomai nuo paslaugų, pasiūlymų ir naudojamų parametrų.

Kita vertus, kai darbuotojas naudoja asmeninį nepatvirtintą įrankį, įmonė gali prarasti matomumą ir kontrolę, kaip tvarkoma jos informacija.

Ir mes kalbame ne tik apie klientų sąrašus.

Taip pat gali būti paveiktos sąskaitos, finansiniai dokumentai, konfidencialios sutartys ar strateginė informacija.

Tai tikras duomenų valdymo iššūkis, į kurį reikia rimtai atsižvelgti.

Kodėl jūsų darbuotojai naudoja kitus dirbtinius intelektus, net jei jau siūlote „Gemini“?

Tai ypač įdomus klausimas.

Nes jei jūsų įmonė jau įdiegė „Gemini“ savo „Google Workspace“ aplinkoje, kodėl kai kurie darbuotojai ir toliau naudotų „ChatGPT“ ar kitus asistentus?

Atsakymas turbūt paprastesnis, nei manome: iš įpročio, o kartais tiesiog dėl „Gemini“ nežinojimo.

Asmeniniai įpročiai, kuriuos sunku pakeisti

Paimkime darbuotojo, kuris naudoja „ChatGPT“ kelis mėnesius ar net metus, atvejį.

Jis jau turi pokalbių istoriją, pritaikytas instrukcijas, galbūt net atmintį, kaupiamą per jo bendravimą.

Jis žino, kaip formuluoti savo užklausas, žino įrankio galimybes ir išsiugdė tikrus naudojimo refleksus.

Per naktį jo įmonė praneša, kad „Gemini“ taps prioritetiniu dirbtinio intelekto asistentu.

Bet kodėl jis turėtų keisti savo įpročius, jei niekas jam neparodo, ką jis gali daryti su „Gemini“?

Būtent čia ir slypi visas naujos technologijos įsisavinimo sunkumas.

Įrankio suteikimas automatiškai nereiškia, kad darbuotojai jį įsisavins.

Ir tai susiję ne tik su dirbtiniu intelektu. Tai problema, su kuria nuolat susiduriama diegiant naujus bendradarbiavimo įrankius.

„Gemini“ kartais nuvertinamas

Dar viena problema kyla dėl „Gemini“ galimybių suvokimo.

Kai kurie vartotojai labai gerai žino „ChatGPT“ galimybes, bet daug mažiau „Google“ dirbtinio intelekto asistento.

Vis dėlto, „Gemini“ gali puikiai atitikti daugelį profesinių poreikių:

• Rašyti arba perrašyti el. laiškus.
• Apibendrinti didelius dokumentus.
• Versti turinį į skirtingas kalbas.
• Ruošti ataskaitas.
• Struktūrizuoti idėjas ar pristatymus.
• Palengvinti tam tikros informacijos analizę ir supratimą.

O įmonėms, kurios jau naudoja „Google Workspace“, „Gemini“ turi ypač patrauklų pranašumą: integraciją su „Google“ ekosistema.

„Gmail“, „Docs“, „Drive“, „Sheets“ ir kiti bendradarbiavimo įrankiai gali tapti nuoseklesnės darbo patirties dalimi, atsižvelgiant į aktyvuotas funkcijas ir licencijas.

Tačiau jūsų darbuotojai dar turi žinoti, kaip iš tikrųjų panaudoti šias galimybes!

Ar kitų dirbtinių intelektų draudimas tikrai yra geras sprendimas?

Susidūrus su „Shadow AI“, pirmoji reakcija galėtų būti gana radikali: tiesiog uždrausti naudoti nepatvirtintus asistentus.

Popieriuje tai atrodo gana logiškas sprendimas.

Bet praktikoje, ar to tikrai pakanka?

Darbuotojas, jau naudojantis dirbtinio intelekto asistentą asmeniniame gyvenime, gali būti linkęs toliau jį naudoti profesinėms užduotims, net jei jo įmonė siūlo alternatyvą.

Ir jei ši alternatyva jam atrodo mažiau efektyvi tiesiog todėl, kad jis jos nepakankamai gerai žino, problema gali išlikti.

Taigi, užuot bandžius tik drausti, kodėl gi nepaskatinus darbuotojų naudoti įmonės siūlomą dirbtinį intelektą?

Tai, žinoma, reikalauja aiškios naudojimo politikos, tinkamų saugumo taisyklių ir tinkamai sukonfigūruotos profesinės aplinkos.

Tačiau tai taip pat, ir svarbiausia, priklauso nuo vartotojų palaikymo.

Mokyti darbuotojus naudotis Gemini, parodyti jiems konkrečius naudojimo atvejus ir suteikti jiems galimybes tobulėti gali žymiai palengvinti šį perėjimą.

Ir būtent šioje srityje veikia GSkills.

GSkills: Gemini naudojimo skatinimas siekiant apriboti „Shadow AI“

Gemini diegimas įmonėje yra pirmas žingsnis. Tačiau norint, kad ši investicija būtų iš tiesų naudinga, darbuotojai ją turi naudoti.

GSkills yra platforma, skirta mokymuisi, pritaikymui ir „Google“ ekosistemos, ypač „Google Workspace“, „ChromeOS“ ir „Gemini“, naudojimo stebėjimui.

Jos tikslas yra gana paprastas: leisti kiekvienam darbuotojui tobulinti savo įgūdžius savo tempu, o vadovams suteikti geresnį įrankių naudojimo matomumą.

Ir „Shadow AI“ kontekste šis požiūris įgyja visą prasmę.

Mokymasis naudoti Gemini su konkrečiais atvejais

Darbuotojas, kuris moka naudotis „Gemini“, turės daugiau priežasčių jį naudoti kasdien.

Tam GSkills siūlo mokymosi kursus, pamokas, viktorinas ir mokomąją medžiagą, skirtą „Gemini“.

Idėja yra ne tik paaiškinti, kas yra dirbtinis intelektas, bet ir parodyti, kaip jį naudoti realiuose profesiniuose scenarijuose.

Pateikiame keletą pavyzdžių:

Pardavėjas galės išmokti naudoti „Gemini“ ruošdamas el. laiškus potencialiems klientams.

Administratorius galės sužinoti, kaip apibendrinti dokumentus ar struktūrizuoti informaciją.

Vadovas galės išmokti ruošti ataskaitą, tvarkyti savo idėjas ar palengvinti tam tikro turinio rašymą.

Visa tai tobulinant geriausią praktiką, susijusią su užuominų formulavimu ir konfidencialumu.

Ir, skirtingai nei vienkartinis mokymas, GSkills leidžia tęsti šį mokymą ilgą laiką.

„Chrome“ plėtinys, skirtas rasti naudojimo atvejus tiesiogiai „Gemini“

Tai tikriausiai yra viena įdomiausių GSkills funkcijų, palengvinančių „Gemini“ diegimą.

Naudodami „GSkills for Chrome“, darbuotojai gali rasti GSkills ar jų įmonės siūlomus naudojimo atvejus ir užuominas tiesiogiai iš „Gemini“ sąsajos.

Nebereikia ieškoti seno dokumento, kuriame yra užuominų pavyzdžių, ar peržiūrėti dešimtis šaltinių, kad rastumėte idėją.

Plėtinys, be kita ko, leidžia:

• Rasti rekomenduojamus naudojimo atvejus pagal savo profesiją.
• Ieškoti užuominų pagal kategoriją ar raktinį žodį.
• Vienu spustelėjimu įterpti užuominą į „Gemini“, išlaikant galimybę ją redaguoti.
• Greitai pasiekite mėgstamiausius naudojimo atvejus.
• Raskite vidinius išteklius, taip pat nuorodas į „Gems“ ir kitas naudingas funkcijas.

Įsivaizduokite darbuotoją, kuris nori išversti dokumentą arba parengti profesionalų el. laišką.

Užuot įprastai grįžęs prie savo asmeninio dirbtinio intelekto asistento, „Gemini“ jis gali tiesiogiai rasti savo poreikius atitinkantį pavyzdį.

Tuomet jam tereikia individualizuoti savo užklausą.

Įmonės pusėje administratoriai taip pat gali organizuoti siūlomus naudojimo atvejus ir pateikti skirtingiems verslams pritaikytus išteklius.

Kitas įdomus momentas: vidinis katalogas gali būti saugomas „Google Sheets“ faile, priklausančiame įmonės aplinkai.

Būdas panaudoti geriausią organizacijos praktiką nepaliekant jos išsibarsčiusios kiekvieno asmeniniuose failuose.

Plėtinį galima įdiegti iš „Chrome“ internetinės parduotuvės arba įdiegti visoje organizacijoje per „Google“ administravimo pultą.

Tai yra visa „GSkills“ logika: padaryti geriausią praktiką tiesiogiai prieinamą ten, kur dirba darbuotojai.

Stebėkite „Gemini“ diegimą naudodami konkrečius rodiklius

Komandų mokymas yra gerai. Bet kaip žinoti, ar jos tikrai naudoja joms suteiktus įrankius?

Tai yra esminis klausimas vadovams, investuojantiems į dirbtinį intelektą.

„GSkills“ siūlo prietaisų skydelius, leidžiančius stebėti darbuotojų pažangą ir jų įsitraukimą į mokymosi procesus.

Dėl integracijos su „Google“ administravimo pultu, platforma taip pat gali naudoti „Gemini“ ir organizacinių padalinių naudojimo metrikas.

Konkrečiai, tai padeda geriau suprasti:

• Kurios komandos naudoja ir diegia „Gemini“.
• Kokie mokymo kursai yra stebimi ir baigiami.
• Kokie naudojimo atvejai domina darbuotojus.
• Kurioms komandoms reikėtų papildomos pagalbos.
• Kaip diegimas keičiasi laikui bėgant.

„Chrome“ plėtinys taip pat pateikia rodiklius apie peržiūrėtus išteklius ir kataloge esančius raginimus, siunčiamus į „Gemini“.

Vadovui nauda yra dviguba: geriau palaikyti savo komandas, bet ir turėti konkrečios informacijos, kad galėtų valdyti savo investicijas į dirbtinį intelektą.

Nes investuoti į „Gemini“ licencijas nežinant, ar jos tikrai naudojamos, yra tarsi pirkti programinę įrangą visai įmonei ir tikėtis, kad visi išmoks ja naudotis patys!

Kaip konkrečiai sumažinti šešėlinį dirbtinį intelektą savo įmonėje?

Dabar, kai supratome problemą, kaip veikti?

Nereikia pradėti nuo milžiniškos transformacijos. Keletas žingsnių jau gali padėti pasukti geresne kryptimi.

1. Įdiekite nuoseklią profesionalią DI aplinką

Įmonei, kuri jau dirba su „Google Workspace“, „Gemini“ yra ypač logiškas sprendimas.

Integracija su esamais įrankiais leidžia apriboti darbo aplinkų dauginimą ir pasiūlyti nuoseklesnę patirtį.

Įmonė taip pat gali pasikliauti administravimo nustatymais, profesinėmis licencijomis ir duomenų valdymo taisyklėmis, pritaikytomis jos organizacijai.

2. Kalbėkitės su savo darbuotojais

Prieš diegiant naujus įpročius, svarbu suprasti esamas praktikas.

Kokie AI asistentai naudojami šiandien? Kokioms užduotims? Kodėl kai kurie darbuotojai pirmenybę teikia vienai priemonei, o ne kitai?

Atsakymai padės nustatyti realius poreikius ir galimas kliūtis „Gemini“ įdiegimui.

Nes „Shadow AI“ ne visada atsiranda dėl noro apeiti taisykles. Tai tiesiog gali būti informacijos ar paramos trūkumo rezultatas.

3. Mokykite komandas, pradedant nuo vadovų

O jei pirmasis naudotojas, kuriam reikia padėti, būtų pats vadovas?

Prieš prašant komandų priimti „Gemini“, gali būti įdomu skirti laiko susipažinti su jo funkcijomis ir suprasti jo galimybes.

Šis požiūris vėliau leidžia geriau atlikti pokyčius įmonės viduje.

Su „GSkills“ kiekvienas darbuotojas gali tobulinti savo įgūdžius naudodamasis mokomąja medžiaga ir naudojimo atvejais, pritaikytais jo kasdienei veiklai.

4. Stebėkite naudojimą ir remkite progresą

Galiausiai, diegimas neturėtų sustoti ties „Gemini“ išdiegimu.

Stebėdama „GSkills“ turimus rodiklius, įmonė gali nustatyti, kurios komandos tobulėja, kurios susiduria su sunkumais ir kurie naudojimo atvejai sulaukia didžiausio susidomėjimo.

Ši informacija leidžia tobulinti mokymosi kelius ir pasiūlyti tinkamesnę paramą.

Tikslas yra ne stebėti kiekvieną pokalbį, o suprasti, kaip įrankiai pritaikomi, siekiant pagerinti praktiką.

Išvada: norėdami įvaldyti „Shadow AI“, pradėkime geriau įdiegti AI!

Dirbtinis intelektas tapo daugelio darbuotojų kasdienio gyvenimo dalimi, nepriklausomai nuo to, ar įmonės tai visiškai supranta, ar ne.

Ir noras užkirsti kelią jo naudojimui nebūtinai išspręs visas problemas.

Tačiau, siūlant nuoseklią profesinę aplinką, remiant vartotojus ir parodant jiems „Gemini“ galimybes, galima sukurti daug geresnius įpročius.

Įmonėms, jau naudojančioms „Google Workspace“, „Gemini“ yra tinkamas pagrindas centralizuoti profesionalų AI naudojimą, su atitinkamais saugumo ir valdymo nustatymais.

Ir su „GSkills“ šis požiūris žengia toliau: jūsų darbuotojai gali išmokti naudotis „Gemini“, atrasti naudojimo atvejus, pritaikytus jų darbui, ir pasiekti išteklius tiesiogiai iš savo asistento.

Jūs, savo ruožtu, turite rodiklius, kad galėtumėte stebėti diegimą, vertinti progresą ir nukreipti savo mokymo veiksmus.

Nes galų gale, geriausias būdas apriboti „Shadow AI“ yra ne tik pasakyti savo darbuotojams, kokį AI naudoti.

Tai parodys jiems, kodėl jūsų siūlomas AI nusipelno tapti jų nauju kasdieniu asistentu.

Sužinokite, kaip įdiegti „Gemini“ su „GSkills“

Jau įdiegėte „Gemini“ ar planuojate jį integruoti į savo įmonę?

Sužinokite, kaip „GSkills“ gali padėti jūsų darbuotojams, palengvinti jų įgūdžių tobulinimą ir padėti jums valdyti „Gemini“ diegimą.

Atraskite „Gemini“ su „GSkills“