企業におけるシャドーAI：GeminiとGSkillsで制限する

今日の人工知能は至る所にあります。私たちのブラウザ、スマートフォン、プロフェッショナルツール、そして私たちのメールボックスにさえも。そして、多くのタスクでかなりの時間を節約できる一方で、企業にとって新たな問題も引き起こしています。

想像してみてください。あなたの会社は、一貫性があり、安全で、管理された作業環境を提供するためにGoogle WorkspaceとGeminiに投資しました。しかし、一部の従業員は、メールの作成、契約書の分析、内部文書の要約のために、個人的なChatGPTアカウントを使い続けています。

そして、これらすべては、必ずしもあなたに通知されるわけではありません。

シャドウAIの世界へようこそ。これは、データを管理しようとする企業にとって、すぐに深刻な頭痛の種になる可能性がある現象です。

では、シャドウAIとは一体何なのでしょうか？なぜあなたの従業員は、承認されていないツールを使い続けるのでしょうか？そして何よりも、GeminiとGSkillsを使ってこの現象をどのように制限できるのでしょうか？

すべて説明します！

シャドウAIとは一体何ですか？

あなたはすでにシャドウITについて聞いたことがあるかもしれません。これは、会社からの事前の承認なしにソフトウェア、アプリケーション、またはITサービスを使用する行為です。

シャドウAIも同じ原則に基づいていますが、人工知能に適用されています。

具体的には、従業員が組織によって定義された枠組みの外でAIツールを使用することです。

そして、例は尽きません。

• 個人的なChatGPTアカウントを使用して、商業提案書を作成する営業担当者。
• AIに内部文書を要約するように依頼する人事担当者。
• 外部のAIアシスタントに契約書をインポートして、その要約を得る従業員。
• 分析を容易にするために、AIツールに請求書を送信する会計士。

一見すると、何も心配することはありません。結局のところ、これらの従業員は単に時間を節約し、生産性を高めたいだけです。

しかし、まさにそこで物事が複雑になります。

問題は必ずしもAIの使用ではなく、むしろそれに送信される情報の管理です。

シャドウAIがあなたの会社にとってリスクとなるのはなぜですか？

非常に簡単な例を見てみましょう。

営業担当者が見込み客開拓キャンペーンを準備したいとします。時間を節約するために、彼は顧客リストを個人的なAIアシスタントにインポートし、パーソナライズされたメールを作成するように依頼します。

このリストには、名前、メールアドレス、電話番号、および潜在的にその他の商業情報が含まれています。

従業員は満足しています。数分でメールを作成し、貴重な時間を節約できました。

しかし、会社の側では、いくつかの疑問が生じます。

これらのデータはどこに送信されましたか？どのような保持規則が適用されますか？誰がアクセスできますか？そして何よりも、この使用は社内ポリシーと機密保持義務を尊重していますか？

注意してください。これは、すべてのAIアシスタントが送信されたデータをモデルのトレーニングに自動的に再利用することを意味するものではありません。処理と保持の条件は、サービス、オファリング、および使用される設定によって異なる場合があります。

しかし、従業員が承認されていない個人的なツールを使用する場合、会社は情報の処理方法に関する可視性と制御を失う可能性があります。

そして、私たちは顧客リストについてだけ話しているのではありません。

請求書、財務文書、機密契約書、または戦略的情報も関係する可能性があります。

これはデータガバナンスにおける真の課題であり、真剣に受け止める必要があります。

Geminiをすでに提供しているにもかかわらず、なぜ従業員は他のAIを使用しているのでしょうか？

これは非常に興味深い質問です。

なぜなら、あなたの会社がGoogle Workspace環境にGeminiをすでに導入しているにもかかわらず、なぜ一部の従業員はChatGPTや他のアシスタントを使い続けるのでしょうか？

その答えは、おそらく想像よりも簡単です。それは習慣であり、時にはGeminiについての知識不足に過ぎません。

変えるのが難しい個人的な習慣

数ヶ月、いや数年間ChatGPTを使用している従業員のケースを考えてみましょう。

彼はすでに会話履歴、パーソナライズされた指示、そしておそらく会話を通じて蓄積された記憶を持っています。

彼はどのように要求を定式化するかを知っており、ツールの能力を理解し、真の利用反射神経を身につけています。

ある日突然、彼の会社はGeminiが優先すべきAIアシスタントになると発表します。

しかし、誰もGeminiで何ができるかを示さなければ、なぜ彼は習慣を変えるのでしょうか？

これこそが、新しいテクノロジーを導入する上での最大の困難です。

ツールを提供するだけでは、従業員がそれを受け入れるとは限りません。

そして、これはAIに限ったことではありません。新しいコラボレーションツールを展開する際に頻繁に遭遇する問題です。

Geminiは時に過小評価されている

もう一つの問題は、Geminiの能力に対する認識です。

一部のユーザーはChatGPTの可能性を非常によく知っていますが、GoogleのAIアシスタントの可能性についてはあまり知りません。

しかし、Geminiは多くのビジネスニーズに完璧に応えることができます。

• メールの作成または再構成。
• 大量のドキュメントの要約。
• 異なる言語へのコンテンツの翻訳。
• レポートの準備。
• アイデアやプレゼンテーションの構造化。
• 特定の情報の分析と理解を促進。

そして、すでにGoogle Workspaceを使用している企業にとって、Geminiは特に興味深い利点を持っています。それはGoogleエコシステムとの統合です。

Gmail、Docs、Drive、Sheets、その他のコラボレーションツールは、有効化された機能とライセンスに応じて、より一貫性のある作業体験に組み込むことができます。

しかし、あなたの従業員がこれらの可能性を実際に活用できることを知っている必要があります！

他のAIを禁止することは、本当に正しい解決策なのでしょうか？

シャドーAIに直面したとき、最初の反応はかなり過激かもしれません。それは、未承認のアシスタントの使用を純粋かつ単純に禁止することです。

紙の上では、これはかなり論理的な解決策のように思えます。

しかし、実際には、本当にそれで十分なのでしょうか？

すでに個人的な生活でAIアシスタントを使用している従業員は、会社が別の選択肢を提供しているにもかかわらず、仕事でも引き続き使用したくなるかもしれません。

もしその代替案が、単に十分な情報がないために性能が劣ると感じられる場合、問題は解決しないままになる可能性があります。

したがって、単に禁止しようとするのではなく、従業員に会社が提供するAIを使ってもらうように促してみてはどうでしょうか？

これは、明確な利用ポリシー、適切なセキュリティ規則、適切に設定された専門的な環境によって実現されます。

しかし、それはまた、そして何よりも、ユーザーサポートによっても実現されます。

従業員をGeminiにトレーニングし、具体的な使用事例を示し、上達するための手段を提供することは、この移行を大幅に促進することができます。

そして、まさにこのテーマにGSkillsが介入します。

GSkills: Geminiの採用をサポートし、シャドウAIを制限する

企業内でGeminiを展開することは最初のステップです。しかし、この投資が本当に役立つためには、従業員がそれを使用する必要があります。

GSkillsは、特にGoogle Workspace、ChromeOS、Geminiなど、Googleエコシステムの学習、採用、使用状況の監視に特化したプラットフォームです。

その目的は非常にシンプルです。各従業員が自分のペースでスキルを開発できるようにすると同時に、管理者がツールの採用状況をよりよく把握できるようにすることです。

そして、シャドウAIの文脈では、このアプローチは非常に理にかなっています。

具体的な事例でGeminiの使用方法を学ぶ

Geminiをマスターした従業員は、日常生活でそれを使用する理由がさらに増えるでしょう。

GSkillsは、Gemini専用の学習パス、チュートリアル、クイズ、教育リソースを提供しています。

その考えは、単に人工知能とは何かを説明するだけでなく、実際のビジネス状況でそれをどのように使用するかを示すことです。

いくつかの例を見てみましょう。

営業担当者は、Geminiを使用して見込み客へのメールを準備する方法を学ぶことができます。

管理責任者は、文書を要約したり、情報を整理したりする方法を学ぶことができます。

経営者は、会議の議事録を準備したり、アイデアを整理したり、特定のコンテンツの作成を促進したりする方法を学ぶことができます。

これらすべては、プロンプトの作成と機密保持に関するより良い実践を開発しながら行われます。

そして、一時的なトレーニングとは異なり、GSkillsは学習を長期的に継続できるようにします。

Gemini内で直接使用事例を見つけるためのChrome拡張機能

これはおそらく、Geminiの採用を促進するためのGSkillsの最も興味深い機能の1つです。

GSkills for Chromeを使用すると、従業員はGSkillsまたは自社が提供する使用事例とプロンプトをGeminiインターフェースから直接見つけることができます。

プロンプトの例を含む古いドキュメントを探したり、アイデアを見つけるために何十ものリソースを閲覧したりする必要はもうありません。

この拡張機能を使用すると、次のことができます。

• 自分の職業に応じて推奨される使用事例を見つける。
• カテゴリまたはキーワードでプロンプトを検索する。
• ワンクリックでプロンプトをGeminiに挿入し、編集するオプションを保持する。
• お気に入りのユースケースに素早くアクセスできます。
• 社内リソースや、Gemやその他の便利な機能へのリンクを見つけることができます。

例えば、同僚が書類を翻訳したり、プロのメールを準備したいと考えているとします。

習慣的に個人のAIアシスタントに戻るのではなく、Geminiで自分のニーズに合わせた例を直接見つけることができます。

あとは、そのリクエストをカスタマイズするだけです。

企業側では、管理者も提案されたユースケースを整理し、さまざまなビジネスに適したリソースを提供できます。

もう一つの興味深い点は、社内カタログを会社の環境に属するGoogle Sheetsに保存できることです。

組織のベストプラクティスを、個人のファイルに散らばらせることなく活用する方法です。

拡張機能はChromeウェブストアからインストールするか、Google管理コンソールを通じて組織全体に展開できます。

これがGSkillsの理念です。従業員が働く場所に、ベストプラクティスを直接アクセスできるようにする。

具体的な指標でGeminiの導入状況を追跡する

チームをトレーニングすることは良いことです。しかし、彼らが実際に提供されたツールを使用しているかどうかをどうやって知ることができますか？

これは、人工知能に投資する経営者にとって不可欠な問いです。

GSkillsは、従業員の進捗状況と学習パスへのエンゲージメントを追跡するためのダッシュボードを提供します。

Google管理コンソールとの統合により、プラットフォームはGeminiの利用状況や組織単位のメトリクスも活用できます。

具体的には、これにより以下のことがよりよく理解できるようになります。

• どのチームがGeminiを使用し、導入しているか。
• どのトレーニングパスがフォローされ、完了しているか。
• どのユースケースが従業員の関心を引いているか。
• どのチームが追加のサポートを必要としているか。
• 導入状況は時間とともにどのように変化しているか。

Chrome拡張機能は、参照されたリソースやGeminiに送信されたカタログのプロンプトに関する指標も提供します。

経営者にとってのメリットは2つあります。チームをよりよくサポートすることと、AIへの投資を管理するための具体的な情報を得ることです。

なぜなら、Geminiのライセンスに投資しても、それが実際に使われているかどうかわからないのは、会社全体にソフトウェアを購入して、誰もが自分で使い方を学ぶことを期待するようなものだからです！

企業におけるシャドウAIを具体的に削減する方法は？

問題が理解できた今、どう行動すればよいでしょうか？

巨大な変革から始める必要はありません。いくつかのステップを踏むだけで、より良い方向へ進むことができます。

1. 一貫性のあるプロフェッショナルなAI環境を展開する

Google Workspaceをすでに利用している企業にとって、Geminiは特に論理的なソリューションです。

既存のツールとの統合により、作業環境の増加を抑え、より一貫性のあるエクスペリエンスを提供できます。

企業は、管理設定、専門ライセンス、組織に合わせたデータ管理ルールに頼ることもできます。

2. 従業員と話し合う

新しい習慣を課す前に、既存の使用法を理解することが重要です。

現在、どのようなAIアシスタントが使用されていますか？どのようなタスクに使用されていますか？なぜ一部の従業員は、他のツールよりも特定のツールを好むのでしょうか？

これらの回答は、実際のニーズとGeminiの導入に対する潜在的な障壁を特定するのに役立ちます。

シャドーAIは、必ずしも規則を回避しようとする意図から来るものではありません。単に情報不足やサポート不足の結果である可能性もあります。

3. 経営陣から始めて、チームをトレーニングする

もし、最初にサポートすべきユーザーが経営者自身だったとしたら？

チームにGeminiの導入を求める前に、その機能を調べ、その可能性を理解するために時間を割くことは興味深いかもしれません。

このアプローチにより、社内での変更をより適切にサポートできます。

GSkillsを使用すると、各従業員は教育リソースと日々の業務に適した使用事例を通じてスキルを開発できます。

4. 使用状況を観察し、進捗状況をサポートする

最後に、導入はGeminiの展開で終わるべきではありません。

GSkillsで利用できる指標を追跡することで、企業は進歩しているチーム、困難に直面しているチーム、そして最も関心を集めている使用事例を特定できます。

この情報により、学習経路を進化させ、より適切なサポートを提供できます。

目標は、すべての会話を監視することではなく、ツールがどのように採用されているかを理解し、実践を改善することです。

結論：シャドーAIを管理するには、まずAIの導入を改善することから始めましょう！

人工知能は、企業が完全に認識しているかどうかにかかわらず、多くの従業員の日常生活の一部となっています。

そして、その使用を阻止しようとしても、必ずしもすべての問題を解決するわけではありません。

しかし、一貫したプロフェッショナルな環境を提供し、ユーザーをサポートし、Geminiの可能性を示すことで、はるかに優れた習慣を構築できます。

Google Workspaceをすでに使用している企業にとって、Geminiは、適切なセキュリティとガバナンス設定を備え、AIの専門的な使用を一元化するための適切な基盤を形成します。

そして、GSkillsを使用すると、このアプローチはさらに進みます。従業員はGeminiの使用方法を学び、仕事に適した使用事例を発見し、アシスタントから直接リソースにアクセスできます。

お客様側では、導入状況を追跡し、進捗状況を測定し、トレーニング活動を方向付けるための指標が利用できます。

結局のところ、シャドーAIを制限する最善の方法は、どのAIを使用すべきかを従業員に伝えることだけではありません。

それは、なぜあなたが提案するAIが彼らの新しい日常のアシスタントになる価値があるのかを示すことです。

GSkillsでGeminiを導入する方法を発見する

すでにGeminiを展開していますか、それとも企業への統合を検討していますか？

GSkillsが従業員をサポートし、スキルアップを促進し、Geminiの導入を管理するのにどのように役立つかをご覧ください。

GSkillsでGeminiを発見する