Shadow AI in azienda: limitarlo con Gemini e GSkills

L'intelligenza artificiale è ormai ovunque. Nei nostri browser, nei nostri smartphone, nei nostri strumenti professionali e persino direttamente nelle nostre caselle di posta. E se da un lato consente di risparmiare una quantità considerevole di tempo su molti compiti, dall'altro solleva anche nuove problematiche per le aziende.

Immaginate un istante: la vostra azienda ha investito in Google Workspace e Gemini per offrire un ambiente di lavoro coerente, sicuro e controllato. Ma i vostri collaboratori continuano a utilizzare il loro account ChatGPT personale per redigere e-mail, analizzare contratti o riassumere documenti interni.

E tutto ciò, senza necessariamente informarvi.

Benvenuti nel mondo della Shadow AI, un fenomeno che può rapidamente diventare un vero grattacapo per le aziende che cercano di mantenere il controllo dei propri dati.

Allora, cos'è esattamente la Shadow AI? Perché i vostri collaboratori continuano a usare strumenti non approvati? E soprattutto, come limitare questo fenomeno grazie a Gemini e GSkills?

Vi spieghiamo tutto!

Cos'è esattamente la Shadow AI?

Forse avete già sentito parlare di Shadow IT, la pratica che consiste nell'utilizzare software, applicazioni o servizi informatici senza previa convalida da parte della propria azienda.

Ebbene, la Shadow AI si basa sullo stesso principio, ma applicato all'intelligenza artificiale.

In concreto, si tratta dell'utilizzo di strumenti di IA da parte dei collaboratori, al di fuori del quadro definito dalla loro organizzazione.

E gli esempi non mancano:

• Un venditore che utilizza il suo account ChatGPT personale per redigere una proposta commerciale.
• Un responsabile delle risorse umane che chiede a un'IA di sintetizzare documenti interni.
• Un collaboratore che importa un contratto in un assistente IA esterno per ottenerne un riassunto.
• Un contabile che trasmette le fatture a uno strumento IA per facilitarne l'analisi.

A prima vista, niente di particolarmente preoccupante. Dopotutto, questi collaboratori cercano semplicemente di risparmiare tempo ed essere più produttivi.

Ma è proprio qui che le cose si complicano.

Il problema non è necessariamente l'uso dell'IA, ma piuttosto il controllo delle informazioni che le vengono trasmesse.

Perché la Shadow AI rappresenta un rischio per la vostra azienda?

Prendiamo un esempio abbastanza semplice.

Immaginiamo che un venditore voglia preparare una campagna di prospezione. Per risparmiare tempo, decide di importare un elenco di clienti nel suo assistente AI personale per chiedergli di redigere e-mail personalizzate.

In questo elenco, troviamo nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e potenzialmente altre informazioni commerciali.

Il collaboratore è soddisfatto: in pochi minuti ha generato le sue e-mail e ha guadagnato tempo prezioso.

Ma dal lato dell'azienda, si pongono diverse domande.

Dove sono stati inviati questi dati? Quali regole di conservazione si applicano? Chi può accedervi? E soprattutto, questo utilizzo rispetta le politiche interne e gli obblighi di riservatezza?

Attenzione, ciò non significa che tutti gli assistenti IA riutilizzino automaticamente i dati trasmessi per addestrare i loro modelli. Le condizioni di trattamento e conservazione possono variare a seconda dei servizi, delle offerte e dei parametri utilizzati.

Al contrario, quando un collaboratore utilizza uno strumento personale non approvato, l'azienda può perdere visibilità e controllo su come le sue informazioni vengono trattate.

E non stiamo parlando solo di liste di clienti.

Anche fatture, documenti finanziari, contratti riservati o informazioni strategiche possono essere coinvolti.

Una vera e propria sfida di governance dei dati, che merita di essere presa sul serio.

Perché i vostri dipendenti usano altre IA, anche se offrite già Gemini?

Questa è una domanda particolarmente interessante.

Perché se la vostra azienda ha già implementato Gemini nel suo ambiente Google Workspace, perché alcuni dipendenti continuerebbero a usare ChatGPT o altri assistenti?

La risposta è probabilmente più semplice di quanto si immagini: per abitudine, e a volte semplicemente per mancanza di conoscenza di Gemini.

Abitudini personali difficili da cambiare

Prendiamo il caso di un dipendente che usa ChatGPT da diversi mesi, o addirittura anni.

Possiede già la sua cronologia delle conversazioni, istruzioni personalizzate, forse anche una memoria alimentata nel corso dei suoi scambi.

Sa come formulare le sue richieste, conosce le capacità dello strumento e ha sviluppato veri e propri riflessi d'uso.

Da un giorno all'altro, la sua azienda gli annuncia che Gemini diventerà l'assistente IA da privilegiare.

Ma perché dovrebbe cambiare le sue abitudini se nessuno gli mostra cosa può fare con Gemini?

Questa è precisamente tutta la difficoltà dell'adozione di una nuova tecnologia.

Mettere a disposizione uno strumento non significa automaticamente che i dipendenti lo adotteranno.

E questo non riguarda solo l'IA. È una problematica che si riscontra regolarmente durante l'implementazione di nuovi strumenti collaborativi.

Gemini è a volte sottovalutato

Un altro problema deriva dalla percezione delle capacità di Gemini.

Alcuni utenti conoscono molto bene le possibilità di ChatGPT, ma molto meno quelle dell'assistente IA di Google.

Eppure, Gemini può perfettamente rispondere a molte esigenze professionali:

• Redigere o riformulare e-mail.
• Riassumere documenti voluminosi.
• Tradurre contenuti in diverse lingue.
• Preparare resoconti.
• Strutturare idee o presentazioni.
• Facilitare l'analisi e la comprensione di alcune informazioni.

E per le aziende che usano già Google Workspace, Gemini ha un vantaggio particolarmente interessante: la sua integrazione con l'ecosistema Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets e gli altri strumenti collaborativi possono così inserirsi in un'esperienza di lavoro più coerente, a seconda delle funzionalità e licenze attivate.

Ma è anche necessario che i vostri dipendenti sappiano realmente sfruttare queste possibilità!

Vietare le altre IA, è davvero la soluzione giusta?

Di fronte alla Shadow AI, la prima reazione potrebbe essere piuttosto radicale: vietare puramente e semplicemente l'uso di assistenti non approvati.

Sulla carta, sembra una soluzione piuttosto logica.

Ma nella pratica, è davvero sufficiente?

Un collaboratore che usa già un assistente IA nella sua vita personale potrebbe essere tentato di continuare a usarlo per le sue mansioni professionali, anche se la sua azienda gli offre un'alternativa.

E se questa alternativa gli sembra meno performante, semplicemente perché non la conosce abbastanza, il problema rischia di persistere.

Allora, invece di cercare solo di vietare, perché non dare ai collaboratori il desiderio di usare l'IA proposta dalla loro azienda?

Questo passa ovviamente attraverso una politica di utilizzo chiara, regole di sicurezza adattate e un ambiente professionale correttamente configurato.

Ma questo passa anche, e soprattutto, attraverso l'accompagnamento degli utenti.

Formare i collaboratori a Gemini, mostrare loro casi d'uso concreti e dare loro i mezzi per progredire può facilitare considerevolmente questa transizione.

Ed è proprio su questo tema che GSkills interviene.

GSkills: accompagnare l'adozione di Gemini per limitare la Shadow AI

Implementare Gemini all'interno di un'azienda è un primo passo. Ma affinché questo investimento sia realmente utile, è ancora necessario che i collaboratori lo utilizzino.

GSkills è una piattaforma dedicata all'apprendimento, all'adozione e al monitoraggio dell'uso dell'ecosistema Google, in particolare Google Workspace, ChromeOS e Gemini.

Il suo obiettivo è abbastanza semplice: consentire a ogni collaboratore di sviluppare le proprie competenze, al proprio ritmo, pur dando ai responsabili una migliore visibilità sull'adozione degli strumenti.

E nel contesto della Shadow AI, questo approccio assume tutto il suo significato.

Imparare a usare Gemini con casi concreti

Un collaboratore che padroneggia Gemini avrà maggiori ragioni per usarlo quotidianamente.

GSkills propone per questo percorsi di apprendimento, tutorial, quiz e risorse didattiche dedicate a Gemini.

L'idea non è semplicemente di spiegare cos'è l'intelligenza artificiale, ma soprattutto di mostrare come usarla in situazioni professionali reali.

Prendiamo alcuni esempi:

Un commerciale potrà imparare a usare Gemini per preparare le sue e-mail di prospezione.

Un responsabile amministrativo potrà scoprire come sintetizzare documenti o strutturare informazioni.

Un dirigente potrà imparare a preparare una relazione, organizzare le sue idee o facilitare la redazione di alcuni contenuti.

Il tutto sviluppando migliori pratiche intorno alla formulazione dei prompt e alla riservatezza.

E contrariamente a una formazione puntuale, GSkills permette di inserire questo apprendimento nel tempo.

Un'estensione Chrome per ritrovare i casi d'uso direttamente in Gemini

È probabilmente una delle funzionalità più interessanti di GSkills per facilitare l'adozione di Gemini.

Con GSkills for Chrome, i collaboratori possono ritrovare i casi d'uso e i prompt proposti da GSkills o dalla loro azienda direttamente dall'interfaccia di Gemini.

Non è più necessario cercare un vecchio documento contenente esempi di prompt o sfogliare decine di risorse per trovare un'idea.

L'estensione permette in particolare di:

• Ritrovare casi d'uso consigliati in base alla propria professione.
• Cercare prompt per categoria o parola chiave.
• Inserire un prompt in Gemini con un clic, mantenendo la possibilità di modificarlo.
• Accedi rapidamente ai tuoi casi d'uso preferiti.
• Trova risorse interne, nonché link a Gemme e altre funzionalità utili.

Immagina un collaboratore che desidera tradurre un documento o preparare un'e-mail professionale.

Invece di tornare al suo assistente IA personale per abitudine, può trovare direttamente in Gemini un esempio adatto alle sue esigenze.

Gli basterà quindi personalizzare la sua richiesta.

Dal punto di vista aziendale, gli amministratori possono anche organizzare i casi d'uso proposti e mettere a disposizione risorse adatte alle diverse professioni.

Un altro aspetto interessante: il catalogo interno può essere conservato in un Google Sheets appartenente all'ambiente aziendale.

Un modo per capitalizzare sulle buone pratiche dell'organizzazione senza lasciarle disperse nei file personali di ciascuno.

L'estensione può essere installata dal Chrome Web Store o implementata a livello di organizzazione tramite la console di amministrazione di Google.

Questa è la logica di GSkills: rendere le buone pratiche accessibili direttamente dove i collaboratori lavorano.

Monitorare l'adozione di Gemini con indicatori concreti

Formare i team è un bene. Ma come sapere se li usano davvero gli strumenti messi a loro disposizione?

Questa è una domanda essenziale per i dirigenti che investono nell'intelligenza artificiale.

GSkills offre dashboard per monitorare i progressi dei collaboratori e il loro coinvolgimento nei percorsi di apprendimento.

Grazie alla sua integrazione con la console di amministrazione di Google, la piattaforma può anche sfruttare le metriche di utilizzo di Gemini e delle unità organizzative.

In concreto, questo permette di capire meglio:

• Quali team utilizzano e adottano Gemini.
• Quali percorsi formativi vengono seguiti e completati.
• Quali casi d'uso interessano i collaboratori.
• Quali team avrebbero bisogno di ulteriore supporto.
• Come evolve l'adozione nel tempo.

L'estensione Chrome fornisce anche indicatori sulle risorse consultate e sui prompt del catalogo inviati in Gemini.

Per un dirigente, l'interesse è duplice: supportare meglio i propri team, ma anche disporre di informazioni concrete per gestire il proprio investimento nell'IA.

Perché investire in licenze Gemini senza sapere se vengono realmente utilizzate, è un po' come acquistare un software per tutta l'azienda e sperare che tutti imparino a usarlo da soli!

Come ridurre concretamente lo Shadow AI nella tua azienda?

Ora che abbiamo capito il problema, come agire?

Non c'è bisogno di iniziare con una trasformazione gigantesca. Alcuni passi possono già permettere di prendere una direzione migliore.

1. Implementare un ambiente IA professionale coerente

Per un'azienda che lavora già con Google Workspace, Gemini rappresenta una soluzione particolarmente logica.

L'integrazione con gli strumenti esistenti permette di limitare la moltiplicazione degli ambienti di lavoro e di offrire un'esperienza più coerente.

L'azienda può anche fare affidamento sulle impostazioni di amministrazione, sulle licenze professionali e sulle regole di gestione dei dati adatte alla sua organizzazione.

2. Discutere con i collaboratori

Prima di voler imporre nuove abitudini, è importante comprendere le pratiche esistenti.

Quali assistenti IA vengono utilizzati oggi? Per quali compiti? Perché alcuni collaboratori preferiscono uno strumento piuttosto che un altro?

Le risposte permetteranno di identificare le esigenze reali e gli eventuali ostacoli all'adozione di Gemini.

Perché lo Shadow AI non deriva necessariamente dalla volontà di aggirare le regole. Può semplicemente essere il risultato di una mancanza di informazioni o di supporto.

3. Formare i team, a partire dai dirigenti

E se il primo utente da supportare fosse il dirigente stesso?

Prima di chiedere ai propri team di adottare Gemini, può essere interessante prendersi il tempo per scoprire le sue funzionalità e comprendere le sue possibilità.

Questo approccio consente quindi di gestire meglio il cambiamento internamente.

Con GSkills, ogni collaboratore può sviluppare le proprie competenze attraverso risorse didattiche e casi d'uso adatti alla sua quotidianità.

4. Osservare le pratiche e accompagnare il progresso

Infine, l'adozione non deve fermarsi al solo dispiegamento di Gemini.

Seguendo gli indicatori disponibili in GSkills, l'azienda può identificare i team che progrediscono, quelli che incontrano difficoltà e i casi d'uso che suscitano maggior interesse.

Queste informazioni consentono di far evolvere i percorsi di apprendimento e di offrire un supporto più pertinente.

L'obiettivo non è monitorare ogni conversazione, ma comprendere come gli strumenti vengono adottati al fine di migliorare le pratiche.

Conclusione: per controllare lo Shadow AI, iniziamo con l'adottare meglio l'IA!

L'intelligenza artificiale fa ormai parte della quotidianità di molti collaboratori, che le aziende ne siano pienamente consapevoli o meno.

E voler impedire il suo utilizzo non risolverà necessariamente tutti i problemi.

Invece, offrire un ambiente professionale coerente, supportare gli utenti e mostrare loro le possibilità di Gemini permette di costruire abitudini molto migliori.

Per le aziende già dotate di Google Workspace, Gemini costituisce una base pertinente per centralizzare gli usi professionali dell'IA, con le impostazioni di sicurezza e governance appropriate.

E con GSkills, questo approccio va oltre: i tuoi collaboratori possono imparare a usare Gemini, scoprire casi d'uso adatti al loro mestiere e accedere a risorse direttamente dal loro assistente.

Da parte tua, disponi di indicatori per seguire l'adozione, misurare il progresso e orientare le tue azioni di formazione.

Perché, in definitiva, il modo migliore per limitare lo Shadow AI non è solo dire ai tuoi collaboratori quale IA usare.

È mostrare loro perché quella che proponi merita di diventare il loro nuovo assistente quotidiano.

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