कंपनी में शैडो एआई: मिथुन और GSkills के साथ इसे सीमित करें

आज आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस हर जगह है। हमारे ब्राउज़रों में, हमारे स्मार्टफ़ोन में, हमारे व्यावसायिक उपकरणों में, और यहां तक कि सीधे हमारे ईमेल इनबॉक्स में भी। और अगर यह कई कार्यों पर काफी समय बचाने में मदद करता है, तो यह कंपनियों के लिए नई समस्याएं भी पैदा करता है।

क्योंकि एक पल के लिए कल्पना कीजिए: आपकी कंपनी ने एक सुसंगत, सुरक्षित और नियंत्रित कार्य वातावरण प्रदान करने के लिए Google Workspace और Gemini में निवेश किया है। लेकिन उनकी ओर से, कुछ कर्मचारी ईमेल लिखने, अनुबंधों का विश्लेषण करने या आंतरिक दस्तावेजों का सारांश प्रस्तुत करने के लिए अपने व्यक्तिगत ChatGPT खातों का उपयोग करना जारी रखते हैं।

और यह सब, बिना आपको सूचित किए।

शैडो एआई की दुनिया में आपका स्वागत है, एक ऐसी घटना जो अपनी डेटा पर नियंत्रण बनाए रखने की कोशिश कर रही कंपनियों के लिए जल्दी से एक वास्तविक सिरदर्द बन सकती है।

तो, शैडो एआई बिल्कुल क्या है? आपके कर्मचारी अनुपयोगी उपकरणों का उपयोग क्यों जारी रखते हैं? और सबसे ऊपर, मिथुन और जीस्किल्स का उपयोग करके इस घटना को कैसे सीमित किया जाए?

हम आपको सब कुछ समझाएंगे!

शैडो एआई, यह बिल्कुल क्या है?

आपने शायद शैडो आईटी के बारे में सुना होगा, यह एक ऐसी प्रथा है जिसमें किसी की कंपनी द्वारा पूर्व सत्यापन के बिना सॉफ्टवेयर, एप्लिकेशन या आईटी सेवाओं का उपयोग करना शामिल है।

खैर, शैडो एआई इसी सिद्धांत पर आधारित है, लेकिन आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस पर लागू होता है।

विशेष रूप से, यह कर्मचारियों द्वारा एआई उपकरणों का उपयोग है, जो उनके संगठन द्वारा परिभाषित ढांचे से बाहर है।

और उदाहरणों की कमी नहीं है:

• एक सेल्सपर्सन जो एक व्यावसायिक प्रस्ताव लिखने के लिए अपने व्यक्तिगत ChatGPT खाते का उपयोग करता है।
• एक एचआर मैनेजर जो आंतरिक दस्तावेजों को संश्लेषित करने के लिए एक एआई से पूछता है।
• एक कर्मचारी जो सारांश प्राप्त करने के लिए एक बाहरी एआई सहायक में एक अनुबंध आयात करता है।
• एक एकाउंटेंट जो विश्लेषण की सुविधा के लिए एक एआई उपकरण को चालान भेजता है।

पहली नज़र में, कुछ भी बहुत चिंताजनक नहीं है। आखिरकार, ये कर्मचारी बस समय बचाना और अधिक उत्पादक होना चाहते हैं।

लेकिन यहीं चीजें जटिल हो जाती हैं।

समस्या जरूरी नहीं कि एआई का उपयोग हो, बल्कि उन सूचनाओं का नियंत्रण है जो इसे प्रेषित की जाती हैं।

शैडो एआई आपकी कंपनी के लिए जोखिम क्यों प्रस्तुत करता है?

आइए एक बहुत ही सरल उदाहरण लेते हैं।

कल्पना कीजिए कि एक सेल्सपर्सन एक प्रॉस्पेक्टिंग अभियान तैयार करना चाहता है। समय बचाने के लिए, वह अपने व्यक्तिगत एआई सहायक में ग्राहकों की एक सूची आयात करने का फैसला करता है ताकि उसे व्यक्तिगत ईमेल लिखने के लिए कहा जा सके।

इस सूची में, हमें नाम, ईमेल पते, फोन नंबर और संभावित रूप से अन्य व्यावसायिक जानकारी मिलती है।

कर्मचारी संतुष्ट है: कुछ ही मिनटों में, उसने अपने ईमेल उत्पन्न किए और कीमती समय बचाया।

लेकिन कंपनी के पक्ष में, कई सवाल उठते हैं।

यह डेटा कहाँ भेजा गया? कौन से प्रतिधारण नियम लागू होते हैं? इस तक कौन पहुंच सकता है? और सबसे ऊपर, क्या यह उपयोग आंतरिक नीतियों और गोपनीयता दायित्वों का सम्मान करता है?

सावधान रहें, इसका मतलब यह नहीं है कि सभी एआई सहायक स्वचालित रूप से अपने मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए प्रेषित डेटा का पुन: उपयोग करते हैं। प्रसंस्करण और प्रतिधारण की शर्तें सेवाओं, प्रस्तावों और उपयोग किए गए मापदंडों के अनुसार भिन्न हो सकती हैं।

दूसरी ओर, जब कोई कर्मचारी एक अनुपयोगी व्यक्तिगत उपकरण का उपयोग करता है, तो कंपनी अपनी जानकारी को कैसे संसाधित किया जाता है, इस पर दृश्यता और नियंत्रण खो सकती है।

और हम केवल ग्राहकों की सूचियों के बारे में बात नहीं कर रहे हैं।

चालान, वित्तीय दस्तावेज, गोपनीय अनुबंध या रणनीतिक जानकारी भी प्रभावित हो सकती है।

डेटा शासन का एक वास्तविक मुद्दा, जिसे गंभीरता से लिया जाना चाहिए।

आपके कर्मचारी अन्य AI का उपयोग क्यों करते हैं, भले ही आप पहले से ही Gemini की पेशकश कर रहे हों?

यह एक विशेष रूप से दिलचस्प सवाल है।

क्योंकि यदि आपकी कंपनी ने पहले ही अपने Google Workspace परिवेश में Gemini को तैनात कर दिया है, तो कुछ कर्मचारी ChatGPT या अन्य सहायकों का उपयोग क्यों करते रहेंगे?

जवाब शायद हमारी कल्पना से कहीं ज़्यादा आसान है: आदत से मजबूर होकर, और कभी-कभी Gemini के बारे में जानकारी की कमी के कारण।

बदलने में मुश्किल व्यक्तिगत आदतें

ऐसे कर्मचारी का मामला लें, जो कई महीनों या सालों से ChatGPT का उपयोग कर रहा है।

उसके पास पहले से ही उसकी बातचीत का इतिहास, व्यक्तिगत निर्देश, शायद बातचीत के दौरान भरी हुई मेमोरी भी है।

वह जानता है कि अपनी पूछताछ कैसे करनी है, टूल की क्षमताओं को जानता है, और उपयोग करने की सच्ची आदतें विकसित की हैं।

अचानक, उसकी कंपनी उसे बताती है कि Gemini पसंदीदा AI असिस्टेंट बनने वाला है।

लेकिन वह अपनी आदतें क्यों बदलेगा अगर कोई उसे यह नहीं दिखाता कि वह Gemini के साथ क्या कर सकता है?

यही एक नई तकनीक को अपनाने की पूरी कठिनाई है।

एक उपकरण उपलब्ध कराने का मतलब यह नहीं है कि कर्मचारी इसे अपनाएंगे।

और यह केवल AI से संबंधित नहीं है। यह एक ऐसी समस्या है जो नए सहयोगी उपकरण तैनात करते समय नियमित रूप से सामने आती है।

Gemini को कभी-कभी कम आंका जाता है

एक और समस्या Gemini की क्षमताओं की धारणा से आती है।

कुछ उपयोगकर्ता ChatGPT की संभावनाओं से अच्छी तरह वाकिफ हैं, लेकिन Google के AI असिस्टेंट की संभावनाओं से बहुत कम।

फिर भी, Gemini कई व्यावसायिक जरूरतों को पूरी तरह से पूरा कर सकता है:

• ईमेल लिखें या फिर से लिखें।
• बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों का सारांश दें।
• विभिन्न भाषाओं में सामग्री का अनुवाद करें।
• मिनट तैयार करें।
• विचारों या प्रस्तुतियों को संरचित करें।
• कुछ जानकारी के विश्लेषण और समझ को सुविधाजनक बनाएं।

और उन कंपनियों के लिए जो पहले से ही Google Workspace का उपयोग करती हैं, Gemini का एक विशेष रूप से दिलचस्प लाभ है: Google पारिस्थितिकी तंत्र के साथ इसका एकीकरण।

Gmail, Docs, Drive, Sheets और अन्य सहयोगी उपकरण सक्रिय सुविधाओं और लाइसेंस के अनुसार अधिक सुसंगत कार्य अनुभव में भाग ले सकते हैं।

लेकिन आपके कर्मचारियों को इन संभावनाओं का वास्तविक रूप से उपयोग करना सीखना होगा!

अन्य AI पर प्रतिबंध लगाना, क्या यह वास्तव में सही समाधान है?

Shadow AI के सामने, पहली प्रतिक्रिया काफी कठोर हो सकती है: अनाधिकृत सहायकों के उपयोग पर पूरी तरह से प्रतिबंध लगाना।

कागज पर, यह एक तार्किक समाधान लगता है।

लेकिन व्यवहार में, क्या यह वास्तव में पर्याप्त है?

एक कर्मचारी जो अपने व्यक्तिगत जीवन में पहले से ही एआई असिस्टेंट का उपयोग करता है, वह अपने व्यावसायिक कार्यों के लिए इसका उपयोग जारी रखने के लिए उत्सुक हो सकता है, भले ही उसकी कंपनी उसे एक विकल्प प्रदान करती हो।

और यदि यह विकल्प उसे कम कुशल लगता है, केवल इसलिए कि वह इसे पर्याप्त रूप से नहीं जानता है, तो समस्या बनी रह सकती है।

तो केवल प्रतिबंध लगाने की कोशिश करने के बजाय, कर्मचारियों को अपनी कंपनी द्वारा प्रस्तावित एआई का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित क्यों न किया जाए?

यह स्पष्ट रूप से एक स्पष्ट उपयोग नीति, अनुकूलित सुरक्षा नियमों और एक ठीक से कॉन्फ़िगर किए गए व्यावसायिक वातावरण से होकर गुजरता है।

लेकिन यह उपयोगकर्ताओं के समर्थन से भी होकर गुजरता है, और सबसे ऊपर।

कर्मचारियों को जेमिनी पर प्रशिक्षित करना, उन्हें ठोस उपयोग के मामलों को दिखाना और उन्हें प्रगति के साधन देना इस संक्रमण को काफी सुविधाजनक बना सकता है।

और GSkills ठीक इसी विषय पर हस्तक्षेप करता है।

GSkills: शैडो एआई को सीमित करने के लिए जेमिनी के अपनाने का समर्थन करना

एक कंपनी के भीतर जेमिनी को तैनात करना पहला कदम है। लेकिन इस निवेश के वास्तव में उपयोगी होने के लिए, कर्मचारियों को इसका उपयोग करना भी आवश्यक है।

GSkills गूगल इकोसिस्टम, विशेष रूप से गूगल वर्कस्पेस, क्रोमओएस और जेमिनी के उपयोगों के सीखने, अपनाने और निगरानी के लिए समर्पित एक मंच है।

इसका उद्देश्य काफी सरल है: प्रत्येक कर्मचारी को अपनी गति से अपने कौशल विकसित करने में सक्षम बनाना, जबकि प्रबंधकों को टूल अपनाने पर बेहतर दृश्यता प्रदान करना।

और शैडो एआई के संदर्भ में, यह दृष्टिकोण पूरी तरह से समझ में आता है।

ठोस मामलों के साथ जेमिनी का उपयोग करना सीखें

एक कर्मचारी जो जेमिनी में महारत हासिल करता है, उसके पास इसे दैनिक आधार पर उपयोग करने के अधिक कारण होंगे।

GSkills इसके लिए जेमिनी को समर्पित सीखने के मार्ग, ट्यूटोरियल, क्विज़ और शैक्षिक संसाधन प्रदान करता है।

विचार केवल यह समझाना नहीं है कि कृत्रिम बुद्धिमत्ता क्या है, बल्कि यह दिखाना है कि वास्तविक व्यावसायिक स्थितियों में इसका उपयोग कैसे किया जाए।

कुछ उदाहरण लेते हैं:

एक सेल्सपर्सन अपने संभावना ईमेल तैयार करने के लिए जेमिनी का उपयोग करना सीख सकता है।

एक प्रशासनिक प्रबंधक सीख सकता है कि दस्तावेजों को कैसे संश्लेषित किया जाए या जानकारी को कैसे संरचित किया जाए।

एक कार्यकारी एक रिपोर्ट तैयार करना, अपने विचारों को व्यवस्थित करना या कुछ सामग्री के लेखन को सुविधाजनक बनाना सीख सकता है।

यह सब प्रॉम्प्ट और गोपनीयता के निर्माण के आसपास बेहतर प्रथाओं को विकसित करते हुए।

और एक एकमुश्त प्रशिक्षण के विपरीत, GSkills इस सीखने को लंबी अवधि में दर्ज करना संभव बनाता है।

जेमिनी में सीधे उपयोग के मामलों को खोजने के लिए एक क्रोम एक्सटेंशन

यह शायद जेमिनी को अपनाने में सुविधा प्रदान करने के लिए GSkills की सबसे दिलचस्प विशेषताओं में से एक है।

GSkills for Chrome के साथ, कर्मचारी GSkills या उनकी कंपनी द्वारा प्रस्तावित उपयोग के मामले और प्रॉम्प्ट सीधे जेमिनी इंटरफ़ेस से पा सकते हैं।

उदाहरण प्रॉम्प्ट वाले पुराने दस्तावेज़ को खोजने या किसी विचार को खोजने के लिए दर्जनों संसाधनों को ब्राउज़ करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

एक्सटेंशन विशेष रूप से इसकी अनुमति देता है:

• अपने पेशे के अनुसार अनुशंसित उपयोग के मामलों को ढूंढें।
• श्रेणी या कीवर्ड द्वारा प्रॉम्प्ट खोजें।
• एक क्लिक में जेमिनी में एक प्रॉम्प्ट डालें, जबकि इसे संशोधित करने की संभावना को बनाए रखें।
• अपने पसंदीदा उपयोग के मामलों तक त्वरित पहुंच प्राप्त करें।
• आंतरिक संसाधन, साथ ही रत्न और अन्य उपयोगी सुविधाओं के लिंक ढूंढें।

एक सहयोगी की कल्पना करें जो एक दस्तावेज़ का अनुवाद करना चाहता है या एक पेशेवर ईमेल तैयार करना चाहता है।

आदत के तौर पर अपने पर्सनल एआई असिस्टेंट के पास वापस जाने के बजाय, वह अपनी ज़रूरत के हिसाब से सीधे जेमिनी में एक उदाहरण ढूंढ सकता है।

उसे बस अपना अनुरोध कस्टमाइज़ करना होगा।

कंपनी की तरफ से, प्रशासक प्रस्तावित उपयोग के मामलों को भी व्यवस्थित कर सकते हैं और विभिन्न व्यवसायों के लिए अनुकूलित संसाधन उपलब्ध करा सकते हैं।

एक और दिलचस्प बात: आंतरिक कैटलॉग को कंपनी के वातावरण से संबंधित Google शीट्स में रखा जा सकता है।

संगठन की सर्वोत्तम प्रथाओं को भुनाने का एक तरीका, उन्हें हर किसी की व्यक्तिगत फ़ाइलों में बिखरे रहने दिए बिना।

एक्सटेंशन को Chrome वेब स्टोर से इंस्टॉल किया जा सकता है या Google एडमिन कंसोल के माध्यम से किसी संगठन में बड़े पैमाने पर तैनात किया जा सकता है।

यह GSkills का पूरा तर्क है: सर्वोत्तम प्रथाओं को सीधे वहीं सुलभ बनाना जहाँ कर्मचारी काम करते हैं।

ठोस संकेतकों के साथ जेमिनी के उपयोग को ट्रैक करें

अपनी टीमों को प्रशिक्षित करना अच्छा है। लेकिन आप कैसे जानते हैं कि वे वास्तव में उन्हें उपलब्ध कराए गए उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं?

कृत्रिम बुद्धिमत्ता में निवेश करने वाले नेताओं के लिए यह एक आवश्यक प्रश्न है।

GSkills डैशबोर्ड प्रदान करता है जो कर्मचारियों की प्रगति और सीखने के रास्तों में उनकी भागीदारी को ट्रैक करना संभव बनाता है।

Google एडमिन कंसोल के साथ अपने एकीकरण के लिए धन्यवाद, प्लेटफ़ॉर्म जेमिनी और संगठनात्मक इकाइयों के उपयोग मेट्रिक्स का भी लाभ उठा सकता है।

विशेष रूप से, यह बेहतर ढंग से समझने में मदद करता है:

• कौन सी टीमें जेमिनी का उपयोग करती हैं और उसे अपनाती हैं।
• कौन से प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पूरे किए जाते हैं और समाप्त होते हैं।
• कौन से उपयोग के मामले कर्मचारियों को रुचि देते हैं।
• किन टीमों को अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता होगी।
• समय के साथ उपयोग कैसे विकसित होता है।

Chrome एक्सटेंशन कैटलॉग से जेमिनी में भेजे गए संसाधनों और प्रॉम्प्ट पर संकेतक भी प्रदान करता है।

एक नेता के लिए, लाभ दोहरा है: अपनी टीमों को बेहतर ढंग से समर्थन देना, बल्कि एआई में अपने निवेश का प्रबंधन करने के लिए ठोस जानकारी भी होना।

क्योंकि जेमिनी लाइसेंस में निवेश करना, यह जाने बिना कि उनका वास्तव में उपयोग किया जाता है या नहीं, यह एक सॉफ्टवेयर को अपनी पूरी कंपनी के लिए खरीदने और यह उम्मीद करने जैसा है कि हर कोई खुद से इसका उपयोग करना सीख जाएगा!

अपनी कंपनी में शैडो एआई को वास्तव में कैसे कम करें?

अब जब हमने समस्या को समझ लिया है, तो हम क्या करें?

एक बड़े बदलाव से शुरुआत करने की कोई आवश्यकता नहीं है। कुछ कदम पहले से ही एक बेहतर दिशा लेने में मदद कर सकते हैं।

1. एक सुसंगत पेशेवर एआई वातावरण तैनात करें

Google Workspace के साथ पहले से ही काम करने वाली कंपनी के लिए, जेमिनी विशेष रूप से एक तार्किक समाधान का प्रतिनिधित्व करता है।

मौजूदा टूल के साथ एकीकरण कार्य वातावरण के गुणन को सीमित करना और अधिक सुसंगत अनुभव प्रदान करना संभव बनाता है।

कंपनी अपने संगठन के अनुरूप प्रशासन सेटिंग्स, व्यावसायिक लाइसेंस और डेटा प्रबंधन नियमों पर भी भरोसा कर सकती है।

2. अपने कर्मचारियों के साथ चर्चा करें

नई आदतों को लागू करने से पहले, मौजूदा प्रथाओं को समझना महत्वपूर्ण है।

आज कौन से AI सहायक उपयोग किए जाते हैं? किन कार्यों के लिए? कुछ कर्मचारी एक उपकरण को दूसरे पर क्यों पसंद करते हैं?

उत्तर वास्तविक जरूरतों और मिथुन को अपनाने में संभावित बाधाओं की पहचान करने में मदद करेंगे।

क्योंकि शैडो एआई जरूरी नहीं कि नियमों से बचने की इच्छा से आता है। यह बस जानकारी या सहायता की कमी के कारण हो सकता है।

3. टीमों को प्रशिक्षित करें, नेताओं से शुरू करें

और क्या होगा यदि पहला उपयोगकर्ता जिसकी मदद की जाए, वह अंततः स्वयं नेता हो?

अपनी टीमों को मिथुन अपनाने के लिए कहने से पहले, इसकी विशेषताओं की खोज करने और इसकी संभावनाओं को समझने में समय लगाना दिलचस्प हो सकता है।

यह दृष्टिकोण तब आंतरिक रूप से परिवर्तन को बेहतर ढंग से आगे बढ़ाने की अनुमति देता है।

GSkills के साथ, प्रत्येक कर्मचारी अपने दैनिक जीवन के अनुकूल शैक्षिक संसाधनों और उपयोग के मामलों के माध्यम से अपने कौशल विकसित कर सकता है।

4. उपयोग का निरीक्षण करें और प्रगति का समर्थन करें

अंत में, गोद लेना मिथुन के परिनियोजन पर नहीं रुकना चाहिए।

GSkills में उपलब्ध संकेतकों का पालन करके, कंपनी उन टीमों की पहचान कर सकती है जो प्रगति कर रही हैं, जिन्हें कठिनाइयों का सामना करना पड़ रहा है और जिन उपयोग के मामलों में सबसे अधिक रुचि है।

यह जानकारी सीखने के मार्गों को विकसित करने और अधिक प्रासंगिक सहायता प्रदान करने की अनुमति देती है।

लक्ष्य हर बातचीत की निगरानी करना नहीं है, बल्कि यह समझना है कि प्रथाओं को बेहतर बनाने के लिए उपकरणों को कैसे अपनाया जाता है।

निष्कर्ष: शैडो एआई को नियंत्रित करने के लिए, आइए एआई को बेहतर तरीके से अपनाना शुरू करें!

कृत्रिम बुद्धिमत्ता अब कई कर्मचारियों के दैनिक जीवन का हिस्सा है, चाहे कंपनियों को इसकी पूरी जानकारी हो या नहीं।

और इसके उपयोग को रोकने की इच्छा जरूरी नहीं कि सभी समस्याओं का समाधान करे।

इसके विपरीत, एक सुसंगत पेशेवर वातावरण प्रदान करना, उपयोगकर्ताओं का समर्थन करना और उन्हें मिथुन की संभावनाओं को दिखाना बहुत बेहतर आदतें बनाने में मदद करता है।

Google Workspace से पहले से सुसज्जित कंपनियों के लिए, मिथुन उपयुक्त सुरक्षा और शासन सेटिंग्स के साथ, AI के पेशेवर उपयोगों को केंद्रीकृत करने के लिए एक प्रासंगिक आधार प्रदान करता है।

और GSkills के साथ, यह दृष्टिकोण और आगे बढ़ता है: आपके कर्मचारी मिथुन का उपयोग करना सीख सकते हैं, अपने काम के लिए अनुकूलित उपयोग के मामलों की खोज कर सकते हैं और सीधे अपने सहायक से संसाधनों तक पहुंच सकते हैं।

अपनी ओर से, आपके पास गोद लेने को ट्रैक करने, प्रगति को मापने और अपनी प्रशिक्षण कार्रवाइयों को निर्देशित करने के लिए संकेतक हैं।

क्योंकि अंततः, शैडो एआई को सीमित करने का सबसे अच्छा तरीका केवल अपने कर्मचारियों को यह बताना नहीं है कि कौन सा एआई उपयोग करना है।

यह उन्हें दिखाना है कि आप जो उन्हें प्रदान करते हैं वह उनके नए दैनिक सहायक क्यों बनने के योग्य है।

GSkills के साथ मिथुन को कैसे अपनाना है, इसकी खोज करें

क्या आपने पहले ही मिथुन को तैनात कर दिया है या आप इसे अपनी कंपनी में एकीकृत करने की योजना बना रहे हैं?

जानें कि GSkills आपके कर्मचारियों का कैसे समर्थन कर सकता है, उनके कौशल विकास को सुविधाजनक बना सकता है और मिथुन को अपनाने में आपकी मदद कर सकता है।

GSkills के साथ मिथुन की खोज करें