امروزه هوش مصنوعی در همه جا حضور دارد. در مرورگرها، تلفن‌های هوشمند، ابزارهای حرفه‌ای و حتی مستقیماً در صندوق ورودی ایمیل ما. و اگرچه به صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان برای بسیاری از کارها کمک می‌کند، اما مسائل جدیدی را نیز برای شرکت‌ها ایجاد می‌کند.
زیرا لحظه‌ای تصور کنید: شرکت شما در Google Workspace و Gemini سرمایه‌گذاری کرده است تا یک محیط کاری منسجم، امن و کنترل‌شده ارائه دهد. اما از سوی دیگر، برخی از همکاران همچنان از حساب شخصی ChatGPT خود برای نوشتن ایمیل‌ها، تجزیه و تحلیل قراردادها یا خلاصه کردن اسناد داخلی استفاده می‌کنند.
و همه اینها، بدون اینکه لزوماً شما را مطلع کنند.
به دنیای هوش مصنوعی سایه خوش آمدید، پدیده‌ای که می‌تواند به سرعت برای شرکت‌هایی که به دنبال حفظ کنترل بر داده‌های خود هستند، به یک معضل واقعی تبدیل شود.
بنابراین، هوش مصنوعی سایه دقیقاً چیست؟ چرا همکاران شما همچنان از ابزارهای تایید نشده استفاده می‌کنند؟ و مهمتر از همه، چگونه می‌توان این پدیده را با Gemini و GSkills محدود کرد؟
ما همه چیز را برای شما توضیح می‌دهیم!
هوش مصنوعی سایه دقیقاً چیست؟
شاید قبلاً در مورد Shadow IT (فناوری اطلاعات سایه) شنیده باشید، این عملی که شامل استفاده از نرم‌افزارها، برنامه‌ها یا خدمات فناوری اطلاعات بدون تأیید قبلی شرکت است.
خب، هوش مصنوعی سایه بر اساس همان اصل است، اما در مورد هوش مصنوعی اعمال می‌شود.
به طور خاص، این به استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی توسط همکاران، خارج از چارچوب تعریف شده توسط سازمان آنها اشاره دارد.
و مثال‌ها کم نیستند:
- یک کارمند فروش که از حساب شخصی ChatGPT خود برای نوشتن یک پیشنهاد تجاری استفاده می‌کند.
- یک مدیر منابع انسانی که از هوش مصنوعی می‌خواهد اسناد داخلی را خلاصه کند.
- یک همکار که یک قرارداد را در یک دستیار هوش مصنوعی خارجی وارد می‌کند تا خلاصه‌ای از آن به دست آورد.
- یک حسابدار که فاکتورها را به یک ابزار هوش مصنوعی منتقل می‌کند تا تجزیه و تحلیل آنها را تسهیل کند.
در نگاه اول، هیچ چیز نگران‌کننده‌ای وجود ندارد. بالاخره، این همکاران فقط به دنبال صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری هستند.
اما دقیقاً در همین نقطه است که مسائل پیچیده می‌شوند.
مشکل لزوماً استفاده از هوش مصنوعی نیست، بلکه کنترل اطلاعاتی است که به آن منتقل می‌شود.
چرا هوش مصنوعی سایه برای شرکت شما یک خطر است؟
بیایید یک مثال نسبتاً ساده را در نظر بگیریم.
فرض کنید یک کارمند فروش می‌خواهد یک کمپین بازاریابی را آماده کند. برای صرفه‌جویی در زمان، او تصمیم می‌گیرد لیستی از مشتریان را در دستیار هوش مصنوعی شخصی خود وارد کند تا از آن بخواهد ایمیل‌های شخصی‌سازی شده بنویسد.
در این لیست، ما نام‌ها، آدرس‌های ایمیل، شماره تلفن‌ها و احتمالاً سایر اطلاعات تجاری را پیدا می‌کنیم.
همکار راضی است: در عرض چند دقیقه، ایمیل‌های خود را تولید کرده و در زمان ارزشمندی صرفه‌جویی کرده است.
اما از سوی شرکت، چندین سوال مطرح می‌شود.
این داده‌ها به کجا ارسال شده‌اند؟ چه قوانینی برای نگهداری اعمال می‌شود؟ چه کسی می‌تواند به آنها دسترسی داشته باشد؟ و مهمتر از همه، آیا این استفاده از سیاست‌های داخلی و تعهدات محرمانگی پیروی می‌کند؟
توجه: این به این معنی نیست که همه دستیارهای هوش مصنوعی به طور خودکار داده‌های منتقل شده را برای آموزش مدل‌های خود استفاده مجدد می‌کنند. شرایط پردازش و نگهداری ممکن است بسته به خدمات، پیشنهادات و پارامترهای مورد استفاده متفاوت باشد.
در مقابل، هنگامی که یک همکار از یک ابزار شخصی تأیید نشده استفاده می‌کند، شرکت ممکن است دید و کنترل خود را بر نحوه پردازش اطلاعات خود از دست بدهد.
و ما فقط در مورد لیست مشتریان صحبت نمی‌کنیم.
فاکتورها، اسناد مالی، قراردادهای محرمانه یا اطلاعات استراتژیک نیز ممکن است تحت تأثیر قرار گیرند.
یک چالش واقعی در حاکمیت داده، که باید جدی گرفته شود.
چرا کارمندان شما از هوش مصنوعی‌های دیگر استفاده می‌کنند، حتی اگر شما قبلاً Gemini را ارائه می‌دهید؟
این سوالی بسیار جالب است.
زیرا اگر شرکت شما قبلاً Gemini را در محیط Google Workspace خود پیاده‌سازی کرده باشد، چرا برخی از کارمندان همچنان باید از ChatGPT یا دستیارهای دیگر استفاده کنند؟
پاسخ احتمالاً ساده‌تر از آن چیزی است که تصور می‌کنیم: از روی عادت، و گاهی اوقات صرفاً به دلیل عدم آشنایی با Gemini.
عادات شخصی که تغییر آنها دشوار است
مورد کارمندی را در نظر بگیرید که چندین ماه یا حتی چندین سال است از ChatGPT استفاده می‌کند.
او قبلاً تاریخچه مکالمات، دستورالعمل‌های شخصی‌سازی شده و شاید حتی حافظه‌ای را که در طول تعاملاتش تغذیه شده است، در اختیار دارد.
او می‌داند چگونه درخواست‌های خود را فرموله کند، از قابلیت‌های ابزار آگاه است و واکنش‌های استفاده واقعی را توسعه داده است.
از یک روز به روز دیگر، شرکتش به او اعلام می‌کند که Gemini دستیار هوش مصنوعی ارجح است.
اما چرا او عادت‌های خود را تغییر می‌دهد اگر کسی به او نشان ندهد که با Gemini چه کاری می‌تواند انجام دهد؟
این دقیقاً دشواری پذیرش یک فناوری جدید است.
فراهم کردن یک ابزار به طور خودکار به این معنی نیست که کارمندان آن را خواهند پذیرفت.
و این فقط به هوش مصنوعی مربوط نمی‌شود. این مشکلی است که به طور منظم در هنگام استقرار ابزارهای همکاری جدید با آن مواجه می‌شویم.
Gemini گاهی اوقات دست‌کم گرفته می‌شود
مشکل دیگر از درک قابلیت‌های Gemini ناشی می‌شود.
برخی از کاربران قابلیت‌های ChatGPT را به خوبی می‌شناسند، اما بسیار کمتر از دستیار هوش مصنوعی گوگل آگاه هستند.
با این حال، Gemini می‌تواند به طور کامل به بسیاری از نیازهای حرفه‌ای پاسخ دهد:
- ایمیل‌ها را بنویسید یا بازنویسی کنید.
- اسناد حجیم را خلاصه کنید.
- محتوا را به زبان‌های مختلف ترجمه کنید.
- گزارش‌ها را آماده کنید.
- ایده‌ها یا ارائه‌ها را ساختاربندی کنید.
- تجزیه و تحلیل و درک برخی اطلاعات را تسهیل کنید.
و برای شرکت‌هایی که قبلاً از Google Workspace استفاده می‌کنند، Gemini یک مزیت خاص و جالب دارد: ادغام آن با اکوسیستم گوگل.
Gmail, Docs, Drive, Sheets و سایر ابزارهای همکاری می‌توانند در یک تجربه کاری منسجم‌تر، بسته به عملکردها و مجوزهای فعال شده، قرار گیرند.
اما کارمندان شما باید واقعاً بدانند که چگونه از این امکانات استفاده کنند!
آیا ممنوعیت هوش مصنوعی‌های دیگر واقعاً راه حل مناسب است؟
در مواجهه با هوش مصنوعی پنهان، اولین واکنش ممکن است نسبتاً رادیکال باشد: صرفاً استفاده از دستیارهای تایید نشده را ممنوع کنید.
روی کاغذ، این به نظر یک راه حل منطقی می‌رسد.
اما در عمل، آیا واقعاً کافی است؟
همکاری که از قبل از دستیار هوش مصنوعی در زندگی شخصی خود استفاده می‌کند، ممکن است وسوسه شود که از آن برای وظایف حرفه‌ای خود نیز استفاده کند، حتی اگر شرکتش جایگزینی را پیشنهاد دهد.
و اگر این جایگزین در نظر او کارایی کمتری داشته باشد، صرفاً به این دلیل که به اندازه کافی با آن آشنا نیست، این مشکل ممکن است ادامه پیدا کند.
پس به جای اینکه فقط به ممنوعیت بپردازیم، چرا به همکارانمان انگیزه ندهیم که از هوش مصنوعی ارائه شده توسط شرکتشان استفاده کنند؟
این کار البته مستلزم یک سیاست استفاده شفاف، قوانین امنیتی مناسب و یک محیط کاری به درستی پیکربندی شده است.
اما این کار همچنین، و مهمتر از همه، مستلزم حمایت از کاربران است.
آموزش Gemini به همکاران، نشان دادن موارد استفاده عملی به آنها و فراهم کردن ابزار پیشرفت برای آنها می‌تواند این انتقال را به طور قابل توجهی تسهیل کند.
و دقیقاً در همین زمینه است که GSkills وارد عمل می‌شود.
GSkills: پشتیبانی از پذیرش Gemini برای محدود کردن Shadow AI
استقرار Gemini در یک شرکت اولین گام است. اما برای اینکه این سرمایه‌گذاری واقعاً مفید باشد، همکاران باید از آن استفاده کنند.
GSkills پلتفرمی است که به یادگیری، پذیرش و نظارت بر استفاده از اکوسیستم گوگل، به ویژه Google Workspace، ChromeOS و Gemini اختصاص دارد.
هدف آن بسیار ساده است: توانمندسازی هر کارمند برای توسعه مهارت‌های خود، با سرعت خودش، در حالی که مدیران دید بهتری نسبت به پذیرش ابزارها دارند.
و در زمینه Shadow AI، این رویکرد کاملاً منطقی است.
یادگیری استفاده از Gemini با موارد کاربردی واقعی
همکاری که بر Gemini مسلط باشد، دلایل بیشتری برای استفاده روزمره از آن خواهد داشت.
GSkills برای این منظور، مسیرهای یادگیری، آموزش‌ها، آزمون‌ها و منابع آموزشی اختصاصی Gemini را ارائه می‌دهد.
ایده این نیست که فقط توضیح دهیم هوش مصنوعی چیست، بلکه مهمتر از آن، نشان دهیم که چگونه از آن در موقعیت‌های حرفه‌ای واقعی استفاده کنیم.
به چند مثال توجه کنید:
یک فروشنده می‌تواند یاد بگیرد که چگونه از Gemini برای آماده‌سازی ایمیل‌های بازاریابی خود استفاده کند.
یک مدیر اداری می‌تواند کشف کند که چگونه اسناد را خلاصه کند یا اطلاعات را ساختار دهد.
یک مدیر می‌تواند یاد بگیرد که چگونه گزارش آماده کند، ایده‌های خود را سازماندهی کند یا نوشتن برخی محتواها را تسهیل کند.
همه اینها با توسعه بهترین شیوه‌ها در زمینه فرمول‌بندی درخواست‌ها و محرمانگی.
و برخلاف یک آموزش یکبار مصرف، GSkills امکان ادغام این یادگیری را در طول زمان فراهم می‌کند.
یک افزونه Chrome برای یافتن موارد کاربردی مستقیماً در Gemini
این احتمالاً یکی از جالب‌ترین ویژگی‌های GSkills برای تسهیل پذیرش Gemini است.
با GSkills for Chrome، کارمندان می‌توانند موارد استفاده و درخواست‌های ارائه شده توسط GSkills یا شرکت خود را مستقیماً از رابط Gemini پیدا کنند.
دیگر نیازی به جستجوی یک سند قدیمی حاوی مثال‌هایی از درخواست‌ها یا مرور ده‌ها منبع برای یافتن یک ایده نیست.
این افزونه به طور خاص امکانات زیر را فراهم می‌کند:
- یافتن موارد کاربردی توصیه شده بر اساس شغل.
- جستجوی درخواست‌ها بر اساس دسته یا کلمه کلیدی.
- درج یک درخواست در Gemini با یک کلیک، با حفظ امکان ویرایش آن.
- دسترسی سریع به موارد استفاده مورد علاقه خود.
- یافتن منابع داخلی و همچنین پیوندهایی به Gems و سایر ویژگی‌های مفید.
کارمندی را تصور کنید که می‌خواهد سندی را ترجمه کند یا یک ایمیل حرفه‌ای آماده کند.
به جای اینکه عادت کند به دستیار هوش مصنوعی شخصی خود بازگردد، می‌تواند مستقیماً یک مثال مناسب برای نیاز خود را در Gemini پیدا کند.
سپس کافیست درخواست خود را شخصی‌سازی کند.
در سمت شرکت، مدیران می‌توانند موارد استفاده پیشنهادی را سازماندهی کرده و منابع مناسب برای مشاغل مختلف را ارائه دهند.
نکته جالب دیگر: کاتالوگ داخلی می‌تواند در Google Sheets متعلق به محیط شرکت نگهداری شود.
راهی برای استفاده از بهترین روش‌های سازمان بدون اینکه آنها را در فایل‌های شخصی هر فرد پراکنده کند.
این افزونه را می‌توان از فروشگاه وب کروم نصب کرد یا در سراسر یک سازمان از طریق کنسول مدیریت Google مستقر کرد.
این تمام منطق GSkills است: دسترسی به بهترین روش‌ها مستقیماً در جایی که کارمندان کار می‌کنند.
ردیابی پذیرش Gemini با شاخص‌های مشخص
آموزش تیم‌ها خوب است. اما چگونه می‌توان فهمید که آیا آنها واقعاً از ابزارهایی که در اختیارشان قرار داده شده است استفاده می‌کنند؟
این یک سوال اساسی برای مدیرانی است که در هوش مصنوعی سرمایه‌گذاری می‌کنند.
GSkills داشبوردهایی را ارائه می‌دهد که به شما امکان می‌دهد پیشرفت کارکنان و مشارکت آنها در مسیرهای یادگیری را ردیابی کنید.
به لطف ادغام با کنسول مدیریت Google، این پلتفرم همچنین می‌تواند معیارهای استفاده از Gemini و واحدهای سازمانی را تجزیه و تحلیل کند.
به طور خاص، این به شما کمک می‌کند بهتر درک کنید:
- کدام تیم‌ها از Gemini استفاده و آن را پذیرفته‌اند.
- کدام مسیرهای آموزشی دنبال و تکمیل شده‌اند.
- کدام موارد استفاده مورد علاقه کارکنان هستند.
- کدام تیم‌ها به حمایت بیشتری نیاز دارند.
- چگونه پذیرش در طول زمان تکامل می‌یابد.
افزونه Chrome همچنین شاخص‌هایی را در مورد منابع مشاوره شده و دستورات کاتالوگ ارسال شده در Gemini ارائه می‌دهد.
برای یک مدیر، این علاقه دو برابر است: حمایت بهتر از تیم‌های خود، اما همچنین در اختیار داشتن اطلاعات مشخص برای مدیریت سرمایه‌گذاری خود در هوش مصنوعی.
زیرا سرمایه‌گذاری در مجوزهای Gemini بدون دانستن اینکه آیا آنها واقعاً استفاده می‌شوند، کمی شبیه خرید نرم‌افزار برای کل شرکت و امیدواری به اینکه همه خودشان یاد بگیرند چگونه از آن استفاده کنند است!
چگونه به طور مشخص هوش مصنوعی سایه را در شرکت خود کاهش دهیم؟
حالا که مشکل را درک کردیم، چگونه عمل کنیم؟
نیازی به شروع با یک تغییر عظیم نیست. چند گام می‌تواند به شما کمک کند تا در مسیر بهتری قرار بگیرید.
1. استقرار یک محیط هوش مصنوعی حرفه‌ای منسجم
برای شرکتی که در حال حاضر با Google Workspace کار می‌کند، Gemini یک راه‌حل بسیار منطقی است.
ادغام با ابزارهای موجود، تکثیر محیط‌های کاری را محدود کرده و تجربه‌ای منسجم‌تر ارائه می‌دهد.
این شرکت همچنین می‌تواند به تنظیمات مدیریتی، مجوزهای حرفه‌ای و قوانین مدیریت داده متناسب با سازمان خود تکیه کند.
2. بحث با همکاران خود
قبل از اینکه بخواهید عادت‌های جدیدی را تحمیل کنید، مهم است که استفاده‌های موجود را درک کنید.
امروزه از کدام دستیارهای هوش مصنوعی استفاده می‌شود؟ برای چه کارهایی؟ چرا برخی از همکاران یک ابزار را به دیگری ترجیح می‌دهند؟
پاسخ‌ها به شناسایی نیازهای واقعی و موانع احتمالی در پذیرش جیمینی کمک خواهند کرد.
زیرا هوش مصنوعی پنهان لزوماً از تمایل به دور زدن قوانین نشأت نمی‌گیرد. این می‌تواند به سادگی ناشی از کمبود اطلاعات یا پشتیبانی باشد.
3. آموزش تیم‌ها، با شروع از مدیران
اگر اولین کاربری که باید همراهی شود، خود مدیر باشد چه؟
قبل از اینکه از تیم‌های خود بخواهید جیمینی را بپذیرند، ممکن است جالب باشد که زمانی را برای کشف قابلیت‌های آن و درک امکاناتش صرف کنید.
این رویکرد سپس به بهتر حمایت کردن از تغییر در داخل سازمان کمک می‌کند.
با GSkills، هر کارمند می‌تواند مهارت‌های خود را از طریق منابع آموزشی و موارد استفاده متناسب با زندگی روزمره خود توسعه دهد.
4. مشاهده استفاده‌ها و همراهی با پیشرفت
در نهایت، پذیرش نباید به استقرار جیمینی محدود شود.
با پیگیری شاخص‌های موجود در GSkills، شرکت می‌تواند تیم‌هایی را که پیشرفت می‌کنند، آنهایی که با مشکلات روبرو هستند و موارد استفاده‌ای را که بیشترین علاقه را برمی‌انگیزند، شناسایی کند.
این اطلاعات به توسعه مسیرهای یادگیری و ارائه پشتیبانی مرتبط‌تر کمک می‌کند.
هدف نظارت بر هر مکالمه نیست، بلکه درک چگونگی پذیرش ابزارها به منظور بهبود شیوه‌ها است.
نتیجه‌گیری: برای کنترل هوش مصنوعی پنهان، بیایید با پذیرش بهتر هوش مصنوعی شروع کنیم!
هوش مصنوعی اکنون بخشی از زندگی روزمره بسیاری از کارکنان است، چه شرکت‌ها به طور کامل از آن آگاه باشند یا نباشند.
و تلاش برای جلوگیری از استفاده آن لزوماً همه مشکلات را حل نخواهد کرد.
در مقابل، ارائه یک محیط کاری منسجم، همراهی کاربران و نشان دادن امکانات جیمینی به آنها، امکان ایجاد عادات بسیار بهتر را فراهم می‌کند.
برای شرکت‌هایی که قبلاً از Google Workspace استفاده می‌کنند، جیمینی یک پایه مرتبط برای متمرکز کردن کاربردهای حرفه‌ای هوش مصنوعی، با تنظیمات امنیتی و حکمرانی مناسب است.
و با GSkills، این رویکرد فراتر می‌رود: کارکنان شما می‌توانند استفاده از جیمینی را یاد بگیرند، موارد استفاده متناسب با شغل خود را کشف کنند و مستقیماً از دستیار خود به منابع دسترسی پیدا کنند.
از طرف شما، شاخص‌هایی برای پیگیری پذیرش، اندازه‌گیری پیشرفت و جهت‌دهی به اقدامات آموزشی خود در اختیار دارید.
زیرا در نهایت، بهترین راه برای محدود کردن هوش مصنوعی پنهان، فقط این نیست که به کارکنان خود بگویید از کدام هوش مصنوعی استفاده کنند.
بلکه این است که به آنها نشان دهید چرا آنچه شما به آنها پیشنهاد می‌کنید، شایسته تبدیل شدن به دستیار جدید روزمره آنهاست.
نحوه پذیرش جیمینی با GSkills را کشف کنید
آیا قبلاً جیمینی را راه‌اندازی کرده‌اید یا قصد دارید آن را در شرکت خود ادغام کنید؟
کشف کنید که چگونه GSkills می‌تواند به کارکنان شما کمک کند، مهارت‌های آنها را افزایش دهد و به شما در هدایت پذیرش جیمینی کمک کند.
مقالات مرتبط
دستیار هوش مصنوعی GSkills: وقتی محتوای شما به بهترین راهنما برای ارتقاء مهارت تبدیل می‌شود
اگر یک دستیار هوش مصنوعی می‌توانست با تکیه بر محتوای آموزشی متخصص و اسناد داخلی خودتان، به سؤالات شما پاسخ دهد، نه پاسخ‌های عمومی؟ این دقیقاً وعده دستیار هوش مصنوعی GSkills است.
مراقبت از Google Workspace، ساده شده و در GSkills ادغام شده است
هر هفته، Google Workspace در حال تکامل است. ویژگی های جدید، تنظیمات، بهبودها. با این حال، این اطلاعات اغلب به دلیل کمبود وقت یا وضوح نادیده گرفته می شود. با خلاصه اخبار Google Workspace ادغام شده در GSkills، مراقبت ساده، خلاصه و مستقیماً برای همه کاربران مفید می شود، بدون تلاش یا اضافه بار.
