IA en la sombra en la empresa: limitarla con Gemini y GSkills

La inteligencia artificial está hoy en todas partes. En nuestros navegadores, nuestros smartphones, nuestras herramientas profesionales e incluso directamente en nuestras bandejas de entrada. Y si bien permite ahorrar un tiempo considerable en muchas tareas, también plantea nuevos problemas para las empresas.

Porque imagínese un momento: su empresa ha invertido en Google Workspace y Gemini para ofrecer un entorno de trabajo coherente, seguro y controlado. Pero por su parte, algunos empleados siguen utilizando su cuenta personal de ChatGPT para redactar correos electrónicos, analizar contratos o resumir documentos internos.

Y todo esto, sin informarle necesariamente.

Bienvenido al mundo de la Shadow AI, un fenómeno que puede convertirse rápidamente en un verdadero dolor de cabeza para las empresas que buscan mantener el control de sus datos.

Entonces, ¿qué es exactamente la Shadow AI? ¿Por qué sus empleados siguen utilizando herramientas no aprobadas? Y sobre todo, ¿cómo limitar este fenómeno gracias a Gemini y GSkills?

¡Te lo explicamos todo!

¿Qué es exactamente la Shadow AI?

Quizás ya haya oído hablar de Shadow IT, esa práctica que consiste en utilizar software, aplicaciones o servicios informáticos sin la validación previa de su empresa.

Pues bien, la Shadow AI se basa en el mismo principio, pero aplicado a la inteligencia artificial.

En concreto, se trata del uso de herramientas de IA por parte de los empleados, fuera del marco definido por su organización.

Y los ejemplos no faltan:

• Un comercial que utiliza su cuenta personal de ChatGPT para redactar una propuesta comercial.
• Un responsable de RRHH que pide a una IA que sintetice documentos internos.
• Un empleado que importa un contrato a un asistente de IA externo para obtener un resumen.
• Un contable que transmite facturas a una herramienta de IA para facilitar su análisis.

A primera vista, nada de qué preocuparse. Al fin y al cabo, estos empleados solo buscan ahorrar tiempo y ser más productivos.

Pero es precisamente ahí donde las cosas se complican.

El problema no es necesariamente el uso de la IA, sino más bien el control de la información que se le transmite.

¿Por qué la Shadow AI representa un riesgo para su empresa?

Tomemos un ejemplo bastante simple.

Imaginemos que un comercial quiere preparar una campaña de prospección. Para ahorrar tiempo, decide importar una lista de clientes a su asistente de IA personal para pedirle que redacte correos electrónicos personalizados.

En esta lista, encontramos nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y, potencialmente, otra información comercial.

El empleado está satisfecho: en pocos minutos, ha generado sus correos electrónicos y ha ahorrado un tiempo precioso.

Pero por parte de la empresa, surgen varias preguntas.

¿Dónde se han enviado estos datos? ¿Qué normas de conservación se aplican? ¿Quién puede acceder a ellos? Y, sobre todo, ¿este uso cumple con las políticas internas y las obligaciones de confidencialidad?

Atención, esto no significa que todos los asistentes de IA reutilicen automáticamente los datos transmitidos para entrenar sus modelos. Las condiciones de procesamiento y conservación pueden variar según los servicios, las ofertas y los parámetros utilizados.

Sin embargo, cuando un empleado utiliza una herramienta personal no aprobada, la empresa puede perder visibilidad y control sobre cómo se procesa su información.

Y no solo hablamos de listas de clientes.

También pueden verse afectadas facturas, documentos financieros, contratos confidenciales o información estratégica.

Un verdadero desafío de gobernanza de datos que debe tomarse en serio.

¿Por qué sus empleados utilizan otras IA, incluso si ya ofrecen Gemini?

Esa es una pregunta particularmente interesante.

Porque si su empresa ya ha implementado Gemini en su entorno de Google Workspace, ¿por qué algunos empleados seguirían utilizando ChatGPT u otros asistentes?

La respuesta es probablemente más simple de lo que imaginamos: por costumbre, y a veces simplemente por falta de conocimiento de Gemini.

Hábitos personales difíciles de cambiar

Tomemos el caso de un empleado que ha estado usando ChatGPT durante varios meses, o incluso años.

Ya tiene su historial de conversaciones, instrucciones personalizadas, tal vez incluso una memoria alimentada a lo largo de sus intercambios.

Sabe cómo formular sus solicitudes, conoce las capacidades de la herramienta y ha desarrollado verdaderos reflejos de uso.

De la noche a la mañana, su empresa anuncia que Gemini se convierte en el asistente de IA preferido.

Pero, ¿por qué cambiaría sus hábitos si nadie le muestra lo que puede hacer con Gemini?

Esa es precisamente la dificultad de adoptar una nueva tecnología.

Poner una herramienta a disposición no significa automáticamente que los empleados la adoptarán.

Y esto no se refiere solo a la IA. Es un problema que encontramos regularmente al implementar nuevas herramientas colaborativas.

Gemini a veces es subestimado

Otro problema proviene de la percepción de las capacidades de Gemini.

Algunos usuarios conocen muy bien las posibilidades de ChatGPT, pero mucho menos las del asistente de IA de Google.

Sin embargo, Gemini puede satisfacer perfectamente muchas necesidades profesionales:

• Redactar o reformular correos electrónicos.
• Resumir documentos voluminosos.
• Traducir contenido a diferentes idiomas.
• Preparar informes.
• Estructurar ideas o presentaciones.
• Facilitar el análisis y la comprensión de cierta información.

Y para las empresas que ya utilizan Google Workspace, Gemini tiene una ventaja particularmente interesante: su integración con el ecosistema de Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets y otras herramientas colaborativas pueden así formar parte de una experiencia de trabajo más coherente, según las funcionalidades y licencias activadas.

¡Pero es necesario que sus empleados sepan realmente cómo explotar estas posibilidades!

Prohibir otras IA, ¿es realmente la solución correcta?

Frente al Shadow AI, la primera reacción podría ser bastante radical: prohibir pura y simplemente el uso de asistentes no aprobados.

Sobre el papel, parece ser una solución bastante lógica.

Pero en la práctica, ¿es realmente suficiente?

Un colaborador que ya utiliza un asistente de IA en su vida personal puede sentirse tentado a seguir usándolo para sus tareas profesionales, incluso si su empresa le ofrece una alternativa.

Y si esta alternativa le parece menos eficiente, simplemente porque no la conoce lo suficiente, el problema puede persistir.

Entonces, en lugar de intentar solo prohibir, ¿por qué no hacer que los empleados quieran usar la IA que ofrece su empresa?

Esto, obviamente, implica una política de uso clara, reglas de seguridad adaptadas y un entorno profesional configurado correctamente.

Pero también, y sobre todo, implica el acompañamiento de los usuarios.

Capacitar a sus empleados en Gemini, mostrarles casos de uso concretos y darles los medios para progresar puede facilitar considerablemente esta transición.

Y es precisamente en este tema donde interviene GSkills.

GSkills: acompañar la adopción de Gemini para limitar la IA en la sombra

Implementar Gemini en una empresa es un primer paso. Pero para que esta inversión sea realmente útil, los empleados deben usarlo.

GSkills es una plataforma dedicada al aprendizaje, la adopción y el seguimiento del uso del ecosistema de Google, incluyendo Google Workspace, ChromeOS y Gemini.

Su objetivo es bastante simple: permitir que cada empleado desarrolle sus habilidades, a su propio ritmo, al mismo tiempo que brinda a los gerentes una mejor visibilidad sobre la adopción de las herramientas.

Y en el contexto de la IA en la sombra, este enfoque tiene todo el sentido.

Aprender a usar Gemini con casos concretos

Un colaborador que domine Gemini tendrá más razones para usarlo a diario.

GSkills ofrece rutas de aprendizaje, tutoriales, cuestionarios y recursos educativos dedicados a Gemini.

La idea no es simplemente explicar qué es la inteligencia artificial, sino, sobre todo, mostrar cómo usarla en situaciones profesionales reales.

Tomemos algunos ejemplos:

Un comercial podrá aprender a usar Gemini para preparar sus correos electrónicos de prospección.

Un responsable administrativo podrá descubrir cómo sintetizar documentos o estructurar información.

Un directivo podrá aprender a preparar un informe, organizar sus ideas o facilitar la redacción de ciertos contenidos.

Todo ello desarrollando mejores prácticas en torno a la formulación de los prompts y la confidencialidad.

Y a diferencia de una formación puntual, GSkills permite que este aprendizaje se mantenga en el tiempo.

Una extensión de Chrome para encontrar los casos de uso directamente en Gemini

Esta es probablemente una de las funcionalidades más interesantes de GSkills para facilitar la adopción de Gemini.

Con GSkills para Chrome, los empleados pueden encontrar los casos de uso y los prompts propuestos por GSkills o su empresa directamente desde la interfaz de Gemini.

Ya no es necesario buscar un documento antiguo que contenga ejemplos de prompts o recorrer decenas de recursos para encontrar una idea.

La extensión permite, en particular:

• Encontrar casos de uso recomendados según la profesión.
• Buscar prompts por categoría o palabra clave.
• Insertar un prompt en Gemini con un solo clic, conservando la posibilidad de modificarlo.
• Accede rápidamente a tus casos de uso favoritos.
• Encuentra recursos internos, así como enlaces a Gems y otras funciones útiles.

Imagina a un colaborador que desea traducir un documento o preparar un correo electrónico profesional.

En lugar de volver a su asistente de IA personal por costumbre, puede encontrar directamente en Gemini un ejemplo adaptado a sus necesidades.

Luego, solo necesita personalizar su solicitud.

Por parte de la empresa, los administradores también pueden organizar los casos de uso propuestos y poner a disposición recursos adaptados a los diferentes oficios.

Otro punto interesante: el catálogo interno puede conservarse en una hoja de cálculo de Google Sheets que pertenezca al entorno de la empresa.

Una forma de capitalizar las buenas prácticas de la organización sin dejarlas dispersas en los archivos personales de cada uno.

La extensión se puede instalar desde Chrome Web Store o implementarse a nivel de organización a través de la consola de administración de Google.

Esta es toda la lógica de GSkills: hacer que las buenas prácticas sean accesibles directamente donde los colaboradores trabajan.

Seguimiento de la adopción de Gemini con indicadores concretos

Formar a sus equipos está bien. Pero, ¿cómo saber si realmente están utilizando las herramientas puestas a su disposición?

Esta es una pregunta esencial para los directivos que invierten en inteligencia artificial.

GSkills ofrece paneles que permiten seguir el progreso de los colaboradores y su compromiso en los itinerarios de aprendizaje.

Gracias a su integración con la consola de administración de Google, la plataforma también puede explotar métricas de uso de Gemini y de las unidades organizativas.

Concretamente, esto permite comprender mejor:

• Qué equipos utilizan y adoptan Gemini.
• Qué itinerarios de formación se siguen y se completan.
• Qué casos de uso interesan a los colaboradores.
• Qué equipos necesitarían un acompañamiento adicional.
• Cómo evoluciona la adopción a lo largo del tiempo.

La extensión de Chrome también proporciona indicadores sobre los recursos consultados y los prompts del catálogo enviados a Gemini.

Para un directivo, el interés es doble: acompañar mejor a sus equipos, pero también disponer de información concreta para gestionar su inversión en IA.

Porque invertir en licencias de Gemini sin saber si realmente se utilizan es como comprar un software para toda su empresa y esperar que todos aprendan a usarlo solos.

¿Cómo reducir concretamente el Shadow AI en su empresa?

Ahora que hemos comprendido el problema, ¿cómo actuar?

No es necesario empezar con una transformación gigantesca. Algunas etapas ya pueden permitir tomar una mejor dirección.

1. Desplegar un entorno de IA profesional coherente

Para una empresa que ya trabaja con Google Workspace, Gemini representa una solución particularmente lógica.

La integración con las herramientas existentes permite limitar la multiplicación de los entornos de trabajo y ofrecer una experiencia más coherente.

La empresa también puede apoyarse en los parámetros de administración, las licencias profesionales y las reglas de gestión de datos adaptadas a su organización.

2. Discutir con sus colaboradores

Antes de querer imponer nuevos hábitos, es importante comprender los usos existentes.

¿Qué asistentes de IA se utilizan hoy en día? ¿Para qué tareas? ¿Por qué algunos colaboradores prefieren una herramienta antes que otra?

Las respuestas permitirán identificar las necesidades reales y los posibles frenos a la adopción de Gemini.

Porque la IA en la sombra no viene necesariamente de una voluntad de sortear las reglas. Puede simplemente resultar de una falta de información o de acompañamiento.

3. Formar a los equipos, empezando por los dirigentes

¿Y si el primer usuario a acompañar fuera finalmente el propio dirigente?

Antes de pedir a sus equipos que adopten Gemini, puede ser interesante tomarse el tiempo de descubrir sus funcionalidades y comprender sus posibilidades.

Este enfoque permite luego llevar mejor el cambio internamente.

Con GSkills, cada colaborador puede desarrollar sus competencias a través de recursos pedagógicos y casos de uso adaptados a su día a día.

4. Observar los usos y acompañar la progresión

Finalmente, la adopción no debe detenerse en el despliegue de Gemini.

Siguiendo los indicadores disponibles en GSkills, la empresa puede identificar los equipos que progresan, aquellos que encuentran dificultades y los casos de uso que suscitan más interés.

Esta información permite evolucionar los itinerarios de aprendizaje y proponer un acompañamiento más pertinente.

El objetivo no es vigilar cada conversación, sino comprender cómo se adoptan las herramientas para mejorar las prácticas.

Conclusión: para dominar la IA en la sombra, ¡empecemos por adoptar mejor la IA!

La inteligencia artificial forma ya parte del día a día de numerosos colaboradores, lo sepan o no las empresas.

Y querer impedir su uso no resolverá necesariamente todos los problemas.

En cambio, proponer un entorno profesional coherente, acompañar a los usuarios y mostrarles las posibilidades de Gemini permite construir hábitos mucho mejores.

Para las empresas ya equipadas con Google Workspace, Gemini constituye una base pertinente para centralizar los usos profesionales de la IA, con los parámetros de seguridad y gobernanza adecuados.

Y con GSkills, este enfoque va más allá: sus colaboradores pueden aprender a utilizar Gemini, descubrir casos de uso adaptados a su oficio y acceder a recursos directamente desde su asistente.

Por su parte, usted dispone de indicadores para seguir la adopción, medir la progresión y orientar sus acciones de formación.

Porque finalmente, la mejor manera de limitar la IA en la sombra no es solo decir a sus colaboradores qué IA utilizar.

Es mostrarles por qué la que usted les propone merece convertirse en su nuevo asistente del día a día.

Descubra cómo adoptar Gemini con GSkills

¿Ya ha desplegado Gemini o está pensando en integrarlo en su empresa?

Descubra cómo GSkills puede acompañar a sus colaboradores, facilitar su mejora de competencias y ayudarle a pilotar la adopción de Gemini.

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