Kunstig intelligens er overalt i dag. I vores browsere, vores smartphones, vores professionelle værktøjer og endda direkte i vores indbakker. Og selvom den giver os mulighed for at spare betydelig tid på mange opgaver, rejser den også nye problemer for virksomheder.
For forestil dig et øjeblik: din virksomhed har investeret i Google Workspace og Gemini for at tilbyde et sammenhængende, sikkert og kontrolleret arbejdsmiljø. Men på den anden side fortsætter nogle medarbejdere med at bruge deres personlige ChatGPT-konto til at skrive e-mails, analysere kontrakter eller opsummere interne dokumenter.
Og alt dette uden nødvendigvis at informere dig.
Velkommen til Shadow AI's verden, et fænomen der hurtigt kan blive en reel hovedpine for virksomheder, der ønsker at bevare kontrollen over deres data.
Så hvad er Shadow AI præcist? Hvorfor fortsætter dine medarbejdere med at bruge ikke-godkendte værktøjer? Og vigtigst af alt, hvordan begrænser man dette fænomen takket være Gemini og GSkills?
Vi forklarer det hele!
Hvad er Shadow AI præcis?
Du har måske allerede hørt om Shadow IT, den praksis at bruge software, applikationer eller IT-tjenester uden forudgående godkendelse fra virksomheden.
Nå, Shadow AI er baseret på samme princip, men anvendt på kunstig intelligens.
Konkret drejer det sig om medarbejderes brug af AI-værktøjer uden for den ramme, der er defineret af deres organisation.
Og eksemplerne er mange:
- En sælger, der bruger sin personlige ChatGPT-konto til at udarbejde et salgsforslag.
- En HR-chef, der beder en AI om at opsummere interne dokumenter.
- En medarbejder, der importerer en kontrakt til en ekstern AI-assistent for at få en opsummering.
- En revisor, der sender fakturaer til et AI-værktøj for at lette analysen.
Ved første øjekast er der ikke noget alarmerende. Disse medarbejdere forsøger jo blot at spare tid og være mere produktive.
Men det er netop her, at tingene bliver komplicerede.
Problemet er ikke nødvendigvis brugen af AI, men snarere kontrollen over de oplysninger, vi sender til den.
Hvorfor udgør Shadow AI en risiko for din virksomhed?
Lad os tage et ret simpelt eksempel.
Forestil dig, at en sælger ønsker at forberede en prospekteringskampagne. For at spare tid beslutter han sig for at importere en kundeliste til sin personlige AI-assistent for at bede den om at skrive personaliserede e-mails.
På denne liste finder vi navne, e-mailadresser, telefonnumre og potentielt andre kommercielle oplysninger.
Medarbejderen er tilfreds: på få minutter har han genereret sine e-mails og sparet værdifuld tid.
Men fra virksomhedens side opstår der flere spørgsmål.
Hvor er disse data blevet sendt hen? Hvilke opbevaringsregler gælder? Hvem har adgang til dem? Og vigtigst af alt, overholder denne brug interne politikker og fortrolighedsforpligtelser?
Bemærk, at dette ikke betyder, at alle AI-assistenter automatisk genbruger de transmitterede data til at træne deres modeller. Behandlings- og opbevaringsbetingelserne kan variere afhængigt af tjenester, tilbud og anvendte indstillinger.
Omvendt, når en medarbejder bruger et personligt, ikke-godkendt værktøj, kan virksomheden miste synligheden og kontrollen over, hvordan dens oplysninger behandles.
Og vi taler ikke kun om kundelister.
Fakturaer, finansielle dokumenter, fortrolige kontrakter eller strategiske oplysninger kan også være berørt.
En reel udfordring inden for datastyring, der fortjener at blive taget alvorligt.
Hvorfor bruger dine medarbejdere andre AI'er, selvom du allerede tilbyder Gemini?
Det er et særligt interessant spørgsmål.
For hvis din virksomhed allerede har implementeret Gemini i sit Google Workspace-miljø, hvorfor skulle nogle medarbejdere så fortsætte med at bruge ChatGPT eller andre assistenter?
Svaret er sandsynligvis enklere, end man forestiller sig: af vane, og nogle gange simpelthen på grund af manglende kendskab til Gemini.
Personlige vaner, der er svære at ændre
Tag tilfældet med en medarbejder, der har brugt ChatGPT i flere måneder, eller endda flere år.
Han har allerede sin samtalelogg, tilpassede instruktioner, måske endda en hukommelse, der er blevet fodret gennem hans interaktioner.
Han ved, hvordan han skal formulere sine anmodninger, kender værktøjets kapaciteter og har udviklet ægte brugsreflekser.
Fra den ene dag til den anden meddeler hans virksomhed, at Gemini bliver den foretrukne AI-assistent.
Men hvorfor skulle han ændre sine vaner, hvis ingen viser ham, hvad han kan gøre med Gemini?
Det er netop hele vanskeligheden ved at adoptere en ny teknologi.
At stille et værktøj til rådighed betyder ikke automatisk, at medarbejderne vil tage det i brug.
Og det gælder ikke kun AI. Det er et problem, der regelmæssigt opstår ved implementering af nye samarbejdsværktøjer.
Gemini undervurderes nogle gange
Et andet problem skyldes opfattelsen af Geminis kapaciteter.
Nogle brugere kender ChatGPT's muligheder meget godt, men meget mindre Googles AI-assistents muligheder.
Gemini kan dog perfekt opfylde mange professionelle behov:
- Skrive eller omformulere e-mails.
- Opsummere store dokumenter.
- Oversætte indhold til forskellige sprog.
- Udarbejde referater.
- Strukturere ideer eller præsentationer.
- Forenkle analyse og forståelse af visse oplysninger.
Og for virksomheder, der allerede bruger Google Workspace, har Gemini en særlig interessant fordel: dens integration med Google-økosystemet.
Gmail, Docs, Drive, Sheets og andre samarbejdsværktøjer kan dermed indgå i en mere sammenhængende arbejdsoplevelse, afhængigt af de aktiverede funktioner og licenser.
Men det kræver, at dine medarbejdere rent faktisk ved, hvordan de skal udnytte disse muligheder!
Er det virkelig den rigtige løsning at forbyde andre AI'er?
Over for Shadow AI kunne den første reaktion være ret radikal: simpelthen at forbyde brugen af ikke-godkendte assistenter.
På papiret virker det som en ret logisk løsning.
Men i praksis er det virkelig tilstrækkeligt?
En medarbejder, der allerede bruger en AI-assistent i sit privatliv, kan være fristet til at fortsætte med at bruge den til professionelle opgaver, selvom hans virksomhed tilbyder et alternativ.
Og hvis dette alternativ virker mindre effektivt for ham, simpelthen fordi han ikke kender det godt nok, risikerer problemet at fortsætte.
Så i stedet for udelukkende at forsøge at forbyde, hvorfor ikke få medarbejderne til at bruge den AI, der tilbydes af deres virksomhed?
Dette kræver naturligvis en klar brugspolitik, passende sikkerhedsregler og et korrekt konfigureret professionelt miljø.
Men det kræver også, og frem for alt, brugerstøtte.
At træne medarbejdere i Gemini, vise dem konkrete brugssager og give dem midlerne til at gøre fremskridt kan i høj grad lette denne overgang.
Og det er netop i denne sammenhæng, at GSkills kommer ind i billedet.
GSkills: støtter indførelsen af Gemini for at begrænse Shadow AI
Udrulning af Gemini i en virksomhed er et første skridt. Men for at denne investering virkelig skal være nyttig, er det stadig nødvendigt, at medarbejderne bruger den.
GSkills er en platform dedikeret til læring, indførelse og overvågning af brugen af Google-økosystemet, herunder Google Workspace, ChromeOS og Gemini.
Målet er ret simpelt: at give hver medarbejder mulighed for at udvikle sine færdigheder i sit eget tempo, samtidig med at ledere får bedre indsigt i værktøjernes anvendelse.
Og i forbindelse med Shadow AI giver denne tilgang fuld mening.
Lær at bruge Gemini med konkrete eksempler
En medarbejder, der mestrer Gemini, vil have flere grunde til at bruge det dagligt.
GSkills tilbyder læringsforløb, tutorials, quizzer og undervisningsmateriale dedikeret til Gemini.
Idéen er ikke blot at forklare, hvad kunstig intelligens er, men især at vise, hvordan man bruger det i reelle professionelle situationer.
Lad os tage et par eksempler:
En sælger vil kunne lære at bruge Gemini til at forberede sine prospekterings-e-mails.
En administrativ leder vil kunne opdage, hvordan man syntetiserer dokumenter eller strukturerer information.
En leder vil kunne lære at forberede et mødereferat, organisere sine ideer eller lette udarbejdelsen af visse indhold.
Alt sammen mens man udvikler bedre praksisser omkring formuleringen af prompts og fortrolighed.
Og i modsætning til en engangsuddannelse giver GSkills mulighed for at indarbejde denne læring på lang sigt.
En Chrome-udvidelse til at finde brugssager direkte i Gemini
Dette er sandsynligvis en af de mest interessante funktioner i GSkills for at lette indførelsen af Gemini.
Med GSkills for Chrome kan medarbejdere finde de brugssager og prompts, der tilbydes af GSkills eller deres virksomhed, direkte fra Geminis grænseflade.
Ikke længere behov for at søge efter et gammelt dokument, der indeholder eksempler på prompts, eller at gennemse snesevis af ressourcer for at finde en idé.
Udvidelsen gør det især muligt at:
- Find anbefalede brugssager efter ens erhverv.
- Søg efter prompts efter kategori eller nøgleord.
- Indsæt en prompt i Gemini med et enkelt klik, samtidig med at muligheden for at redigere den bevares.
- Få hurtigt adgang til dine foretrukne brugssager.
- Find interne ressourcer samt links til Gems og andre nyttige funktioner.
Forestil dig en medarbejder, der ønsker at oversætte et dokument eller forberede en professionel e-mail.
I stedet for at vende tilbage til sin personlige AI-assistent af vane, kan vedkommende finde et passende eksempel direkte i Gemini til deres behov.
Derefter skal de blot tilpasse deres anmodning.
På virksomhedens side kan administratorer også organisere de foreslåede brugssager og stille ressourcer til rådighed, der er tilpasset forskellige erhverv.
Et andet interessant punkt: Det interne katalog kan opbevares i et Google Sheets, der tilhører virksomhedens miljø.
En måde at kapitalisere på organisationens best practices uden at lade dem sprede sig i alles personlige filer.
Udvidelsen kan installeres fra Chrome Web Store eller udrulles i en hel organisation via Google Admin Console.
Dette er hele logikken bag GSkills: at gøre best practices direkte tilgængelige, hvor medarbejderne arbejder.
Følg Geminis adoption med konkrete indikatorer
At træne dine teams er godt. Men hvordan ved du, om de rent faktisk bruger de værktøjer, de har fået stillet til rådighed?
Dette er et afgørende spørgsmål for ledere, der investerer i kunstig intelligens.
GSkills tilbyder dashboards, der gør det muligt at følge medarbejdernes fremskridt og deres engagement i læringsforløb.
Takket være integrationen med Google Admin Console kan platformen også udnytte brugsmetrikker for Gemini og organisationsenheder.
Konkret giver dette en bedre forståelse af:
- Hvilke teams der bruger og adopterer Gemini.
- Hvilke træningsforløb der følges og afsluttes.
- Hvilke brugssager der interesserer medarbejderne.
- Hvilke teams der har brug for yderligere support.
- Hvordan adoptionen udvikler sig over tid.
Chrome-udvidelsen giver også indikatorer for konsulterede ressourcer og prompts fra kataloget sendt til Gemini.
For en leder er fordelen dobbelt: bedre støtte til sine teams, men også at have konkrete oplysninger til at styre sin investering i AI.
For at investere i Gemini-licenser uden at vide, om de rent faktisk bruges, er lidt som at købe software til hele virksomheden og håbe, at alle lærer at bruge det selv!
Hvordan kan man konkret reducere Shadow AI i sin virksomhed?
Nu hvor vi har forstået problemet, hvordan handler vi så?
Ingen grund til at starte med en gigantisk transformation. Få skridt kan allerede hjælpe med at tage en bedre retning.
1. Implementer et sammenhængende professionelt AI-miljø
For en virksomhed, der allerede arbejder med Google Workspace, repræsenterer Gemini en særligt logisk løsning.
Integrationen med eksisterende værktøjer reducerer spredningen af arbejdsmiljøer og tilbyder en mere sammenhængende oplevelse.
Virksomheden kan også trække på administrationsindstillinger, professionelle licenser og datastyringsregler, der er tilpasset dens organisation.
2. Diskuter med dine medarbejdere
Før du forsøger at påtvinge nye vaner, er det vigtigt at forstå de eksisterende anvendelser.
Hvilke AI-assistenter bruges i dag? Til hvilke opgaver? Hvorfor foretrækker nogle medarbejdere et værktøj frem for et andet?
Svarene vil gøre det muligt at identificere de reelle behov og eventuelle barrierer for at indføre Gemini.
For Shadow AI kommer ikke nødvendigvis fra et ønske om at omgå reglerne. Det kan simpelthen skyldes manglende information eller støtte.
3. Træn teamene, startende med lederne
Hvad hvis den første bruger, der skulle støttes, i sidste ende var lederen selv?
Før man beder sine teams om at adoptere Gemini, kan det være interessant at tage sig tid til at opdage dens funktioner og forstå dens muligheder.
Denne tilgang gør det derefter muligt at understøtte ændringen bedre internt.
Med GSkills kan hver medarbejder udvikle sine færdigheder gennem uddannelsesressourcer og brugsscenarier, der er tilpasset deres dagligdag.
4. Overvåg brugen og støt fremskridt
Endelig må adoptionen ikke stoppe ved implementeringen af Gemini.
Ved at følge de tilgængelige indikatorer i GSkills kan virksomheden identificere teams, der gør fremskridt, dem der oplever vanskeligheder, og de brugsscenarier, der vækker mest interesse.
Disse oplysninger gør det muligt at udvikle læringsforløb og tilbyde mere relevant støtte.
Målet er ikke at overvåge hver samtale, men at forstå, hvordan værktøjerne anvendes for at forbedre praksisser.
Konklusion: For at mestre Shadow AI, lad os starte med bedre at adoptere AI!
Kunstig intelligens er nu en del af hverdagen for mange medarbejdere, uanset om virksomhederne er fuldt ud klar over det eller ej.
Og at ville forhindre dets brug vil ikke nødvendigvis løse alle problemer.
På den anden side, at tilbyde et sammenhængende professionelt miljø, støtte brugerne og vise dem mulighederne i Gemini gør det muligt at opbygge meget bedre vaner.
For virksomheder, der allerede er udstyret med Google Workspace, udgør Gemini en relevant base for at centralisere professionel AI-brug, med passende sikkerheds- og styringsindstillinger.
Og med GSkills går denne tilgang videre: dine medarbejdere kan lære at bruge Gemini, opdage brugsscenarier tilpasset deres job og få adgang til ressourcer direkte fra deres assistent.
Fra din side har du indikatorer til at spore adoption, måle fremskridt og guide dine træningshandlinger.
For i sidste ende er den bedste måde at begrænse Shadow AI ikke kun at fortælle dine medarbejdere, hvilken AI de skal bruge.
Det er at vise dem, hvorfor den, du tilbyder dem, fortjener at blive deres nye daglige assistent.
Oplev, hvordan du adopterer Gemini med GSkills
Har du allerede implementeret Gemini, eller overvejer du at integrere det i din virksomhed?
Opdag, hvordan GSkills kan støtte dine medarbejdere, lette deres kompetenceudvikling og hjælpe dig med at styre implementeringen af Gemini.
Relaterede artikler
GSkills for Chrome: dine use cases direkte i Gemini
Med GSkills for Chrome finder du dine GSkills use cases og prompter direkte i Google Gemini-grænsefladen. Spar tid, opdag forespørgsler tilpasset dit arbejde, og faciliter adoptionen af AI i virksomheden.
Hvordan Chantelle strukturerede indførelsen af Gemini takket være GSkills
Hos Chantelle strukturerer Google Workspace det daglige arbejde. Med ankomsten af Gemini har GSkills hjulpet med at omdanne AI til en nyttig refleks: progressiv indførelse, god praksis og kompetenceudvikling tilpasset forretningsbehov.
