Trợ lý AI của GSkills giống như một nhân viên văn phòng biết mọi thứ về Google Workspace, Gemini và Chromebook... chỉ có điều anh ấy không bao giờ nghỉ phép.
Hãy tưởng tượng cảnh này. Bạn vừa nghe nói về NotebookLM trong một cuộc họp. Mọi người đều gật đầu, ai đó nói "chúng ta thực sự nên bắt đầu sử dụng nó", và bạn rời đi với một câu hỏi đơn giản: "Được rồi, nhưng tôi nên bắt đầu từ đâu, cụ thể là gì?". Bạn mở GSkills, đặt câu hỏi cho trợ lý AI và trong vài giây, anh ấy sẽ trình bày các bước: NotebookLM là gì, cách thêm nguồn, bản trình diễn trông như thế nào, cách chia sẻ kết quả. Ở mỗi bước, anh ấy không chỉ trả lời mà còn trực tiếp đề xuất trang GSkills phù hợp, ảnh GIF phù hợp, video ngắn vài phút cho thấy hành động trong giao diện Google.
Chào mừng bạn đến với phiên bản nâng cao kỹ năng của GSkills.
Một trợ lý thực sự hiểu nội dung của bạn, không chỉ lý thuyết
Trợ lý AI của GSkills là một trợ lý đàm thoại được tích hợp vào phiên bản của bạn. Bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, anh ấy trả lời dựa trên hai trụ cột:
- Nội dung sư phạm GSkills, được thiết kế bởi các chuyên gia Numericoach trên Google Workspace, Gemini và ChromeOS.
- Các tài nguyên mà tổ chức của bạn quyết định thêm vào GSkills: quy trình nội bộ, tài liệu quan trọng, video ngắn, tài nguyên kinh doanh.
Không giống như một AI "chung chung", trợ lý không chỉ trả lời bằng những gì tìm thấy trên web. Trước tiên, nó dựa trên những gì phiên bản của bạn đã biết: trang, hướng dẫn, câu đố, video ngắn, tài nguyên nội bộ, kiến thức cụ thể cho công ty của bạn.
Cụ thể, khi bạn đặt câu hỏi như "Làm cách nào để sử dụng NotebookLM cho nhóm tiếp thị của tôi?":
- anh ấy bắt đầu bằng cách giải thích công cụ một cách đơn giản;
- anh ấy đề xuất trang GSkills phù hợp mô tả các khái niệm quan trọng;
- anh ấy chuyển đến ảnh GIF cho thấy các cú nhấp chuột cần thực hiện;
- anh ấy đề xuất một video rất ngắn minh họa cách tiếp cận từ đầu đến cuối.
Bạn không được chuyển đến tài liệu chung mà được chuyển đến nội dung được thiết kế để hỗ trợ việc áp dụng các công cụ này trong bối cảnh doanh nghiệp.
Khi AI cũng biết tài nguyên của riêng bạn
Điều khiến trợ lý AI thực sự thú vị cho một tổ chức là khi nó kết hợp nội dung GSkills với nội dung của bạn.
Trong GSkills, bạn có thể khai báo các tệp nội bộ theo nhiều cách (tải trực tiếp lên nền tảng, liên kết đến tệp Drive, tài nguyên hoặc kiến thức kinh doanh). Trợ lý AI không đọc nội dung của tệp hoặc siêu dữ liệu được lưu trữ trong Google Drive. Nó chỉ dựa trên những gì bạn mô tả trong GSkills: tiêu đề, tóm tắt, loại tài nguyên.
Tuy nhiên, điều đó là đủ để tạo ra các câu trả lời hữu ích. Ví dụ:
- Bạn có một tệp "Quy trình xác thực phiếu chi" được tham chiếu trong GSkills.
- Một cộng tác viên mới đặt câu hỏi: "Tôi bắt đầu trên Google Sheets, làm cách nào để nhập phiếu chi của mình ở đây?"
- Trợ lý AI nhắc nhở anh ấy về những điều cơ bản của Google Sheets, đề xuất một hướng dẫn GSkills để nắm vững các công thức cơ bản, sau đó nói thêm: "Trong công ty của bạn, quy trình này được trình bày chi tiết trong 'Quy trình xác thực phiếu chi'. Bạn có thể tham khảo quy trình nội bộ."
Cùng một logic với hướng dẫn kế toán, quy trình nhân sự hoặc phương pháp vận hành liên quan đến Gems, Meet hoặc Drive. Bạn giữ quyền kiểm soát các tài liệu, trợ lý AI trở thành hướng dẫn viên biết những gì cần hiển thị, cho ai và vào đúng thời điểm.
Video ngắn thay vì các khối văn bản
Không phải ai cũng muốn đọc toàn bộ trang để hiểu cách sắp xếp hộp thư Gmail của mình hoặc khai thác Gemini trong Docs. Trợ lý AI biết điều đó. Khi thích hợp, anh ấy đề xuất các video ngắn, bản trình diễn được quay, các đoạn trích cho thấy chính xác nơi cần nhấp.
Trong thực tế, điều này mang lại các câu trả lời thuộc loại:
"Để tạo bộ lọc trong Gmail, bạn có thể làm theo hướng dẫn bằng văn bản này. Nếu bạn thích, đây là video dài 2 phút cho bạn thấy thao tác."
Cách tiếp cận này hoạt động đặc biệt tốt cho các chủ đề cụ thể: định cấu hình nhãn, chia sẻ thư mục Drive, bắt đầu cuộc họp Meet với bản ghi, kích hoạt tính năng Gemini trong tài liệu.
Một vài tình huống mà trợ lý AI thực sự thay đổi cuộc sống hàng ngày
Thay vì nói về lý thuyết, hãy xem một vài cảnh trong cuộc sống.
Ngày đầu tiên trong công ty.
Một nhân viên mới đến. Cô ấy đã biết một chút về Google Workspace, nhưng không nhất thiết là các quy tắc nội bộ của bạn. Chỉ với một vài câu hỏi, cô ấy có thể:
- xem lại những điều cơ bản về Gmail, Drive, Trang tính hoặc Chromebook với các trang GSkills phù hợp;
- khám phá các video ngắn và câu đố để định vị bản thân;
- tìm các quy trình nội bộ quan trọng, ví dụ: tạo không gian dùng chung cho nhóm của cô ấy hoặc chính sách lưu trữ email.
Tất cả đều diễn ra trong một cuộc trò chuyện đơn giản, không cần phải tìm kiếm trong hàng nghìn menu.
Người liên hệ kỹ thuật số không có thời gian để giải thích mọi thứ.
Trong nhiều công ty, một hoặc hai người tự nhiên trở thành "những người biết nhiều nhất về Google Workspace". Trợ lý AI đóng vai trò là người chuyển tiếp của họ. Họ có thể nói với đồng nghiệp của mình:
"Trước khi gọi cho tôi, hãy hỏi trợ lý trong GSkills. Bạn sẽ có sẵn các hướng dẫn, video và tài liệu nội bộ của chúng tôi. Và nếu điều đó là không đủ, chúng ta sẽ cùng nhau xem xét."
Kết quả: ít yêu cầu lặp đi lặp lại hơn, nhiều thời gian hơn cho những câu hỏi khó.
Các nhóm nghiệp vụ xây dựng thư viện của riêng họ.
Các bộ phận tài chính, nhân sự, thương mại, hậu cần hoặc truyền thông có thể tham khảo các quy trình của họ trong GSkills: quy trình vận hành, mẫu tài liệu, tài liệu tham khảo. Sau đó, trợ lý AI liên kết chúng với các câu hỏi của người dùng. Một cộng tác viên có thể hỏi:
"Làm cách nào để chuẩn bị bảng điều khiển bán hàng trong Trang tính, với các chỉ số của chúng tôi?"
và nhận được cả lời khuyên của GSkills về Trang tính và một giới thiệu đến tài nguyên nội bộ "Mẫu bảng điều khiển bán hàng".
Các nhóm muốn tận dụng Gemini mà không bị lạc
Gemini hiện diện ở khắp mọi nơi trong Google Workspace. Trợ lý AI giúp trả lời các câu hỏi rất cụ thể như:
- "Tôi có thể yêu cầu Gemini điều gì trong Tài liệu để tiết kiệm thời gian cho báo cáo của mình?"
- "Làm cách nào để sử dụng Gemini trong Gmail mà không làm giảm chất lượng phản hồi của tôi cho khách hàng?"
Nó dựa trên các trang, ví dụ và nội dung được chuẩn bị trong GSkills để minh họa các cách sử dụng hợp lý, phù hợp với bối cảnh của công ty, không phải là những lời hứa kỳ diệu.
Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo: Numeriblog, Numeritube và công ty
Ngày nay, trợ lý AI đã dựa trên nội dung GSkills có sẵn trong phiên bản của bạn và trên nội dung nội bộ mà bạn chọn tham khảo ở đó.
Chúng tôi đang chuẩn bị cho bước tiếp theo:
- kết nối với cơ sở bài viết Numeriblog, nơi đã thu thập hàng nghìn bài viết về môi trường Google trong nhiều năm;
- các liên kết có hệ thống hơn đến Numeritube để cung cấp các bản phát lại hội thảo trên web và video dài hơn khi văn bản không đủ.
Các tích hợp này chưa có sẵn tại thời điểm bạn đọc những dòng này. Chúng là một phần của các phát triển dự kiến để làm phong phú thêm các câu trả lời của trợ lý AI, với nội dung đầy đủ và đa dạng hơn.
Một AI được kiểm soát, phù hợp với chính sách công ty của bạn
Trong một số tổ chức, AI là một chủ đề nhạy cảm. GSkills được thiết kế để thích ứng với những thực tế này.
- AI có thể bị tắt cho toàn bộ phiên bản nếu bạn không muốn cung cấp nó cho cộng tác viên của mình.
- Nó cũng có thể chỉ được kích hoạt cho một số nhóm người nhất định, ví dụ: một nhóm thử nghiệm, một quốc gia hoặc các đại sứ kỹ thuật số.
Do đó, bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập, vào thời điểm nào và trong khung thời gian nào.
Về phía dữ liệu, trợ lý AI vẫn nằm trong ranh giới phiên bản của bạn:
- nó dựa trên nội dung GSkills và các tài liệu mà bạn đã tham khảo rõ ràng trong nền tảng;
- nó không đọc nội dung của tệp Drive hoặc siêu dữ liệu của chúng, chỉ đọc thông tin bạn đã quyết định trong GSkills (tiêu đề, mô tả, loại tài nguyên);
- nó không thay thế cho bộ phận hỗ trợ chính thức của Google về các sự cố kỹ thuật, thanh toán hoặc quản lý tài khoản.
Cụ thể, làm thế nào để tận hưởng nó?
Nếu bạn đã là khách hàng của GSkills, bạn có thể truy cập trợ lý AI trong không gian của mình, bên cạnh các khóa học và tài nguyên của bạn. Tùy thuộc vào ưu đãi của bạn, bạn sẽ được hưởng lợi từ trợ lý AI, hướng dẫn Gemini và, đối với các ưu đãi đầy đủ hơn, cơ sở kiến thức phong phú với các hướng dẫn bằng văn bản, video ngắn và phát lại hội thảo trên web ngay hôm nay.
Nó tự nhiên trở thành phản xạ đầu tiên khi bạn có câu hỏi về Google Workspace, Gemini hoặc các quy trình nội bộ của riêng bạn: thay vì tìm kiếm "ở đâu đó trong một tài liệu được chia sẻ" hoặc "trong một email cũ", bạn hãy đặt câu hỏi cho trợ lý AI, người sẽ gửi bạn đến đúng nội dung, đúng định dạng, đúng thời điểm.
Nếu bạn khám phá GSkills, chỉ cần ghi nhớ điều này: trợ lý AI không phải là một sự tò mò khác. Đó là một người bạn đồng hành hàng ngày, người mang ba thế giới lại gần nhau, cho đến nay, mỗi người sống trong góc của riêng mình:
- nhân viên của bạn và những câu hỏi rất cụ thể của họ;
- nội dung GSkills được xây dựng để hỗ trợ nâng cao kỹ năng về Google Workspace, Gemini và ChromeOS;
- tài nguyên nội bộ của riêng bạn, được điều chỉnh cho phù hợp với công việc và quy tắc tại nhà của bạn.
Và chính xác ở nơi này, việc áp dụng thực tế các công cụ bắt đầu thay đổi.
