AI bóng tối trong doanh nghiệp: hạn chế nó bằng Gemini và GSkills

Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày nay đã hiện diện khắp mọi nơi. Trong các trình duyệt, điện thoại thông minh, công cụ chuyên nghiệp và thậm chí trực tiếp trong hộp thư đến của chúng ta. Mặc dù AI giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong nhiều tác vụ, nhưng nó cũng đặt ra những vấn đề mới cho các doanh nghiệp.

Hãy tưởng tượng một lát: công ty của bạn đã đầu tư vào Google Workspace và Gemini để cung cấp một môi trường làm việc nhất quán, an toàn và được kiểm soát. Nhưng về phần mình, một số nhân viên vẫn tiếp tục sử dụng tài khoản ChatGPT cá nhân của họ để soạn email, phân tích hợp đồng hoặc tóm tắt tài liệu nội bộ.

Và tất cả điều đó, mà không nhất thiết phải thông báo cho bạn.

Chào mừng đến với thế giới của Shadow AI, một hiện tượng có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề đau đầu thực sự đối với các doanh nghiệp đang tìm cách giữ quyền kiểm soát dữ liệu của họ.

Vậy, Shadow AI chính xác là gì? Tại sao nhân viên của bạn vẫn tiếp tục sử dụng các công cụ không được phê duyệt? Và quan trọng nhất, làm thế nào để hạn chế hiện tượng này nhờ Gemini và GSkills?

Chúng tôi sẽ giải thích tất cả!

Shadow AI, chính xác là gì?

Bạn có thể đã nghe nói về Shadow IT, một thực tiễn bao gồm việc sử dụng phần mềm, ứng dụng hoặc dịch vụ CNTT mà không có sự xác nhận trước của công ty.

Chà, Shadow AI dựa trên cùng một nguyên tắc, nhưng áp dụng cho trí tuệ nhân tạo.

Nói một cách cụ thể, đó là việc nhân viên sử dụng các công cụ AI, nằm ngoài khuôn khổ do tổ chức của họ xác định.

Và có rất nhiều ví dụ:

• Một nhân viên kinh doanh sử dụng tài khoản ChatGPT cá nhân để soạn một đề xuất kinh doanh.
• Một nhà quản lý nhân sự yêu cầu AI tổng hợp các tài liệu nội bộ.
• Một nhân viên nhập hợp đồng vào một trợ lý AI bên ngoài để có được bản tóm tắt.
• Một kế toán chuyển hóa đơn cho một công cụ AI để tạo điều kiện phân tích chúng.

Thoạt nhìn, không có gì đáng lo ngại. Xét cho cùng, những nhân viên này chỉ đơn giản là tìm cách tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Nhưng chính tại đây mọi thứ trở nên phức tạp.

Vấn đề không nhất thiết là việc sử dụng AI, mà là việc kiểm soát thông tin mà chúng ta truyền cho nó.

Tại sao Shadow AI lại gây rủi ro cho doanh nghiệp của bạn?

Hãy lấy một ví dụ khá đơn giản.

Hãy tưởng tượng một nhân viên kinh doanh muốn chuẩn bị một chiến dịch tiếp thị. Để tiết kiệm thời gian, anh ấy quyết định nhập danh sách khách hàng vào trợ lý AI cá nhân của mình để yêu cầu nó soạn các email được cá nhân hóa.

Trong danh sách này, chúng tôi tìm thấy tên, địa chỉ email, số điện thoại và có thể các thông tin thương mại khác.

Người cộng tác hài lòng: trong vài phút, anh ấy đã tạo email của mình và tiết kiệm được thời gian quý báu.

Nhưng về phía công ty, một số câu hỏi được đặt ra.

Dữ liệu này đã được gửi đến đâu? Những quy tắc lưu giữ nào được áp dụng? Ai có thể truy cập nó? Và trên hết, liệu việc sử dụng này có tuân thủ các chính sách nội bộ và nghĩa vụ bảo mật không?

Hãy chú ý, điều này không có nghĩa là tất cả các trợ lý AI tự động sử dụng lại dữ liệu được truyền để đào tạo mô hình của họ. Các điều kiện xử lý và lưu giữ có thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ, ưu đãi và cài đặt được sử dụng.

Tuy nhiên, khi một nhân viên sử dụng một công cụ cá nhân không được phê duyệt, công ty có thể mất khả năng hiển thị và kiểm soát cách thông tin của họ được xử lý.

Và chúng ta không chỉ nói về danh sách khách hàng.

Hóa đơn, tài liệu tài chính, hợp đồng bí mật hoặc thông tin chiến lược cũng có thể bị ảnh hưởng.

Một vấn đề quản trị dữ liệu thực sự, xứng đáng được xem xét nghiêm túc.

Tại sao nhân viên của bạn lại sử dụng AI khác, ngay cả khi bạn đã cung cấp Gemini?

Đây là một câu hỏi đặc biệt thú vị.

Vì nếu công ty của bạn đã triển khai Gemini trong môi trường Google Workspace, tại sao một số nhân viên vẫn tiếp tục sử dụng ChatGPT hoặc các trợ lý khác?

Câu trả lời có lẽ đơn giản hơn chúng ta tưởng: do thói quen, và đôi khi chỉ đơn giản là do thiếu kiến thức về Gemini.

Thói quen cá nhân khó thay đổi

Hãy lấy ví dụ về một nhân viên đã sử dụng ChatGPT trong nhiều tháng, thậm chí nhiều năm.

Người đó đã có lịch sử trò chuyện, các hướng dẫn cá nhân hóa, thậm chí có thể là một bộ nhớ được cung cấp trong quá trình trao đổi của họ.

Họ biết cách đặt câu hỏi, hiểu khả năng của công cụ và đã phát triển những phản xạ sử dụng thực sự.

Chỉ trong một ngày, công ty của họ thông báo rằng Gemini trở thành trợ lý AI được ưu tiên.

Nhưng tại sao họ lại thay đổi thói quen nếu không ai cho họ thấy họ có thể làm gì với Gemini?

Đây chính xác là toàn bộ khó khăn trong việc áp dụng một công nghệ mới.

Việc cung cấp một công cụ không tự động có nghĩa là nhân viên sẽ chấp nhận nó.

Và điều này không chỉ liên quan đến AI. Đây là một vấn đề thường xuyên gặp phải khi triển khai các công cụ cộng tác mới.

Gemini đôi khi bị đánh giá thấp

Một vấn đề khác xuất phát từ nhận thức về khả năng của Gemini.

Một số người dùng rất quen thuộc với khả năng của ChatGPT, nhưng lại ít quen thuộc với khả năng của trợ lý AI của Google.

Tuy nhiên, Gemini hoàn toàn có thể đáp ứng nhiều nhu cầu chuyên nghiệp:

• Soạn thảo hoặc viết lại email.
• Tóm tắt các tài liệu lớn.
• Dịch nội dung sang các ngôn ngữ khác nhau.
• Chuẩn bị báo cáo.
• Cấu trúc ý tưởng hoặc bài thuyết trình.
• Tạo điều kiện phân tích và hiểu một số thông tin.

Và đối với các công ty đã sử dụng Google Workspace, Gemini có một lợi thế đặc biệt thú vị: tích hợp với hệ sinh thái Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets và các công cụ cộng tác khác có thể được tích hợp vào trải nghiệm làm việc mạch lạc hơn, tùy thuộc vào các tính năng và giấy phép được kích hoạt.

Nhưng nhân viên của bạn vẫn cần phải biết cách tận dụng những khả năng này!

Cấm AI khác, đó có thực sự là giải pháp tốt?

Đối mặt với Shadow AI, phản ứng đầu tiên có thể khá triệt để: cấm hoàn toàn việc sử dụng các trợ lý không được phê duyệt.

Trên lý thuyết, đây có vẻ là một giải pháp khá hợp lý.

Nhưng trên thực tế, liệu điều đó có thực sự đủ không?

Một nhân viên đã sử dụng trợ lý AI trong cuộc sống cá nhân có thể bị cám dỗ tiếp tục sử dụng nó cho các nhiệm vụ chuyên môn của mình, ngay cả khi công ty cung cấp cho họ một giải pháp thay thế.

Và nếu giải pháp thay thế này có vẻ kém hiệu quả hơn đối với họ, chỉ vì họ không biết đủ về nó, thì vấn đề có thể vẫn tồn tại.

Vậy thay vì chỉ cố gắng cấm, tại sao không khiến nhân viên muốn sử dụng AI do công ty của họ đề xuất?

Điều này rõ ràng đòi hỏi một chính sách sử dụng rõ ràng, các quy tắc bảo mật phù hợp và một môi trường chuyên nghiệp được cấu hình đúng cách.

Nhưng điều này cũng, và trên hết, đòi hỏi sự hỗ trợ của người dùng.

Đào tạo nhân viên về Gemini, chỉ cho họ các trường hợp sử dụng cụ thể và cung cấp cho họ phương tiện để phát triển có thể tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho quá trình chuyển đổi này.

Và chính về chủ đề này mà GSkills can thiệp.

GSkills: hỗ trợ áp dụng Gemini để hạn chế Shadow AI

Triển khai Gemini trong một công ty là bước đầu tiên. Nhưng để khoản đầu tư này thực sự hữu ích, nhân viên vẫn phải sử dụng nó.

GSkills là một nền tảng chuyên về học tập, áp dụng và theo dõi việc sử dụng hệ sinh thái của Google, bao gồm Google Workspace, ChromeOS và Gemini.

Mục tiêu của nó khá đơn giản: cho phép mọi nhân viên phát triển kỹ năng của mình, theo tốc độ của riêng họ, đồng thời cung cấp cho người quản lý cái nhìn rõ ràng hơn về việc áp dụng các công cụ.

Và trong bối cảnh Shadow AI, cách tiếp cận này hoàn toàn có ý nghĩa.

Học cách sử dụng Gemini với các trường hợp cụ thể

Một nhân viên thành thạo Gemini sẽ có nhiều lý do hơn để sử dụng nó hàng ngày.

Để làm được điều này, GSkills cung cấp các lộ trình học tập, hướng dẫn, câu đố và tài nguyên giáo dục dành riêng cho Gemini.

Ý tưởng không chỉ đơn thuần là giải thích trí tuệ nhân tạo là gì, mà trên hết là chỉ ra cách sử dụng nó trong các tình huống chuyên nghiệp thực tế.

Hãy lấy một vài ví dụ:

Một nhân viên kinh doanh có thể học cách sử dụng Gemini để chuẩn bị email tìm kiếm khách hàng tiềm năng của mình.

Một người quản lý hành chính có thể khám phá cách tổng hợp tài liệu hoặc cấu trúc thông tin.

Một nhà lãnh đạo có thể học cách chuẩn bị một báo cáo, tổ chức ý tưởng của mình hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc viết một số nội dung nhất định.

Tất cả trong khi phát triển các phương pháp hay nhất xung quanh việc xây dựng lời nhắc và bảo mật.

Và không giống như một khóa đào tạo một lần, GSkills cho phép bạn ghi lại việc học này về lâu dài.

Một tiện ích mở rộng của Chrome để tìm các trường hợp sử dụng trực tiếp trong Gemini

Đây có lẽ là một trong những tính năng thú vị nhất của GSkills để tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng Gemini.

Với GSkills for Chrome, nhân viên có thể tìm thấy các trường hợp sử dụng và lời nhắc do GSkills hoặc công ty của họ cung cấp trực tiếp từ giao diện của Gemini.

Không cần phải tìm kiếm một tài liệu cũ có chứa các ví dụ về lời nhắc hoặc duyệt qua hàng chục tài nguyên để tìm ý tưởng.

Tiện ích mở rộng đặc biệt cho phép:

• Tìm các trường hợp sử dụng được đề xuất theo nghề nghiệp của bạn.
• Tìm kiếm lời nhắc theo danh mục hoặc từ khóa.
• Chèn lời nhắc vào Gemini chỉ bằng một cú nhấp chuột, đồng thời vẫn giữ khả năng sửa đổi nó.
• Truy cập nhanh vào các trường hợp sử dụng yêu thích của bạn.
• Tìm tài nguyên nội bộ, cũng như các liên kết đến Gems và các tính năng hữu ích khác.

Hãy tưởng tượng một nhân viên muốn dịch một tài liệu hoặc chuẩn bị một email chuyên nghiệp.

Thay vì quay lại trợ lý AI cá nhân theo thói quen, người đó có thể tìm thấy một ví dụ phù hợp với nhu cầu của mình trực tiếp trong Gemini.

Sau đó, người đó chỉ cần cá nhân hóa yêu cầu của mình.

Về phía công ty, quản trị viên cũng có thể sắp xếp các trường hợp sử dụng được đề xuất và cung cấp tài nguyên phù hợp với các ngành nghề khác nhau.

Một điểm thú vị khác: danh mục nội bộ có thể được lưu trữ trong Google Sheets thuộc môi trường của công ty.

Một cách để tận dụng các thực tiễn tốt nhất của tổ chức mà không để chúng bị phân tán trong các tệp cá nhân của mỗi người.

Tiện ích mở rộng có thể được cài đặt từ Chrome Web Store hoặc triển khai trên quy mô tổ chức thông qua bảng điều khiển quản trị của Google.

Đây là toàn bộ logic của GSkills: làm cho các thực tiễn tốt nhất có thể truy cập trực tiếp tại nơi nhân viên làm việc.

Theo dõi việc sử dụng Gemini thông qua các chỉ số cụ thể

Đào tạo đội ngũ của bạn là tốt. Nhưng làm thế nào để biết liệu họ có thực sự sử dụng các công cụ được cung cấp cho họ không?

Đây là một câu hỏi thiết yếu đối với các nhà lãnh đạo đang đầu tư vào trí tuệ nhân tạo.

GSkills cung cấp các bảng điều khiển để theo dõi tiến độ của nhân viên và sự tham gia của họ vào các khóa học.

Nhờ tích hợp với bảng điều khiển quản trị của Google, nền tảng này cũng có thể sử dụng các chỉ số sử dụng Gemini và các đơn vị tổ chức.

Cụ thể, điều này giúp hiểu rõ hơn:

• Những đội nào sử dụng và áp dụng Gemini.
• Những khóa học nào được theo dõi và hoàn thành.
• Những trường hợp sử dụng nào khiến nhân viên quan tâm.
• Những đội nào cần hỗ trợ thêm.
• Việc áp dụng phát triển như thế nào theo thời gian.

Tiện ích mở rộng Chrome cũng cung cấp các chỉ số về tài nguyên được tham khảo và các lời nhắc trong danh mục được gửi đến Gemini.

Đối với một nhà lãnh đạo, lợi ích là gấp đôi: hỗ trợ đội ngũ của mình tốt hơn, nhưng cũng có được thông tin cụ thể để điều hành khoản đầu tư vào AI.

Bởi vì đầu tư vào giấy phép Gemini mà không biết liệu chúng có thực sự được sử dụng hay không, thì hơi giống như mua một phần mềm cho toàn bộ công ty và hy vọng mọi người sẽ tự học cách sử dụng nó!

Làm thế nào để giảm thiểu một cách cụ thể Shadow AI trong công ty của bạn?

Bây giờ chúng ta đã hiểu vấn đề, làm thế nào để hành động?

Không cần phải bắt đầu bằng một sự chuyển đổi khổng lồ. Một vài bước đã có thể giúp đi đúng hướng hơn.

1. Triển khai một môi trường AI chuyên nghiệp nhất quán

Đối với một công ty đã làm việc với Google Workspace, Gemini đại diện cho một giải pháp đặc biệt hợp lý.

Việc tích hợp với các công cụ hiện có cho phép hạn chế sự nhân rộng của các môi trường làm việc và cung cấp trải nghiệm nhất quán hơn.

Công ty cũng có thể dựa vào các thông số quản trị, giấy phép chuyên nghiệp và các quy tắc quản lý dữ liệu phù hợp với tổ chức của mình.

2. Thảo luận với nhân viên của bạn

Trước khi áp đặt thói quen mới, điều quan trọng là phải hiểu các thông lệ hiện có.

Những trợ lý AI nào đang được sử dụng hiện nay? Cho những tác vụ nào? Tại sao một số nhân viên lại thích công cụ này hơn công cụ kia?

Các câu trả lời sẽ giúp xác định nhu cầu thực sự và những rào cản tiềm ẩn đối với việc áp dụng Gemini.

Bởi vì AI bóng tối không nhất thiết xuất phát từ mong muốn phá vỡ các quy tắc. Nó đơn giản có thể là kết quả của việc thiếu thông tin hoặc hỗ trợ.

3. Đào tạo các đội ngũ, bắt đầu từ các nhà lãnh đạo

Vậy nếu người dùng đầu tiên cần được hỗ trợ lại chính là người lãnh đạo?

Trước khi yêu cầu đội ngũ của mình áp dụng Gemini, có thể bạn nên dành thời gian khám phá các tính năng của nó và hiểu được các khả năng của nó.

Cách tiếp cận này sau đó cho phép bạn quản lý sự thay đổi nội bộ tốt hơn.

Với GSkills, mỗi nhân viên có thể phát triển kỹ năng của mình thông qua các tài nguyên giáo dục và các trường hợp sử dụng phù hợp với công việc hàng ngày của họ.

4. Quan sát việc sử dụng và hỗ trợ tiến độ

Cuối cùng, việc áp dụng không nên dừng lại ở việc triển khai Gemini.

Bằng cách theo dõi các chỉ số có sẵn trong GSkills, công ty có thể xác định các đội ngũ đang tiến bộ, những đội ngũ đang gặp khó khăn và các trường hợp sử dụng thu hút nhiều sự quan tâm nhất.

Thông tin này giúp phát triển các lộ trình học tập và cung cấp sự hỗ trợ phù hợp hơn.

Mục tiêu không phải là giám sát từng cuộc trò chuyện, mà là để hiểu cách các công cụ được áp dụng nhằm cải thiện các hoạt động.

Kết luận: để kiểm soát AI bóng tối, hãy bắt đầu bằng cách áp dụng AI tốt hơn!

Trí tuệ nhân tạo giờ đây là một phần trong cuộc sống hàng ngày của nhiều nhân viên, dù các công ty có nhận thức đầy đủ hay không.

Và việc cố gắng ngăn chặn việc sử dụng nó không nhất thiết sẽ giải quyết tất cả các vấn đề.

Mặt khác, việc cung cấp một môi trường làm việc nhất quán, hỗ trợ người dùng và chỉ cho họ thấy những khả năng của Gemini cho phép xây dựng những thói quen tốt hơn nhiều.

Đối với các công ty đã được trang bị Google Workspace, Gemini là một nền tảng phù hợp để tập trung hóa việc sử dụng AI trong công việc, với các cài đặt bảo mật và quản trị thích hợp.

Và với GSkills, cách tiếp cận này còn đi xa hơn: nhân viên của bạn có thể học cách sử dụng Gemini, khám phá các trường hợp sử dụng phù hợp với công việc của họ và truy cập các tài nguyên trực tiếp từ trợ lý của họ.

Về phần bạn, bạn có các chỉ số để theo dõi việc áp dụng, đo lường tiến độ và định hướng các hành động đào tạo của mình.

Bởi vì cuối cùng, cách tốt nhất để hạn chế AI bóng tối không chỉ là nói với nhân viên của bạn nên sử dụng AI nào.

Đó là chỉ cho họ thấy tại sao công cụ bạn cung cấp xứng đáng trở thành trợ lý hàng ngày mới của họ.

Khám phá cách áp dụng Gemini với GSkills

Bạn đã triển khai Gemini hay đang cân nhắc tích hợp nó vào doanh nghiệp của mình?

Khám phá cách GSkills có thể hỗ trợ nhân viên của bạn, tạo điều kiện cho họ nâng cao kỹ năng và giúp bạn quản lý việc áp dụng Gemini.

Khám phá Gemini với GSkills