Shadow AI на підприємстві: обмеження його за допомогою Gemini та GSkills

Штучний інтелект сьогодні скрізь. У наших браузерах, смартфонах, професійних інструментах і навіть безпосередньо в наших поштових скриньках. І хоча він може заощадити значний час на багатьох завданнях, він також створює нові проблеми для компаній.

Бо уявіть на мить: ваша компанія інвестувала в Google Workspace і Gemini, щоб забезпечити узгоджене, безпечне та контрольоване робоче середовище. Але з іншого боку, деякі співробітники продовжують використовувати свої особисті облікові записи ChatGPT для написання електронних листів, аналізу контрактів або підсумовування внутрішніх документів.

І все це, не обов'язково повідомляючи вас.

Ласкаво просимо до світу тіньового ШІ, явища, яке може швидко стати справжнім головним болем для компаній, які прагнуть зберегти контроль над своїми даними.

Отже, що таке тіньовий ШІ? Чому ваші співробітники продовжують використовувати несанкціоновані інструменти? І найголовніше, як обмежити це явище за допомогою Gemini та GSkills?

Ми пояснимо все!

Що таке тіньовий ШІ?

Ви, можливо, вже чули про тіньове ІТ – практику використання програмного забезпечення, додатків або комп'ютерних послуг без попереднього дозволу компанії.

Ну, тіньовий ШІ базується на тому ж принципі, але застосовується до штучного інтелекту.

Конкретно, це використання інструментів ШІ співробітниками поза рамками, визначеними їхньою організацією.

І прикладів не бракує:

• Менеджер з продажу, який використовує свій особистий обліковий запис ChatGPT для написання комерційної пропозиції.
• Менеджер з персоналу, який просить ШІ синтезувати внутрішні документи.
• Співробітник, який імпортує контракт у зовнішній помічник ШІ, щоб отримати його резюме.
• Бухгалтер, який передає рахунки-фактури інструменту ШІ для полегшення їх аналізу.

На перший погляд, нічого надто тривожного. Зрештою, ці співробітники просто прагнуть заощадити час і бути продуктивнішими.

Але саме тут все ускладнюється.

Проблема не обов'язково в використанні ШІ, а скоріше в контролі над інформацією, яку йому передають.

Чому тіньовий ШІ становить ризик для вашої компанії?

Візьмемо досить простий приклад.

Уявімо, що комерційний агент хоче підготувати кампанію з пошуку клієнтів. Щоб заощадити час, він вирішує імпортувати список клієнтів у свого особистого помічника зі штучного інтелекту, щоб попросити його написати персоналізовані електронні листи.

У цьому списку ми знаходимо імена, адреси електронної пошти, номери телефонів та, можливо, іншу комерційну інформацію.

Співробітник задоволений: за кілька хвилин він створив свої електронні листи та заощадив дорогоцінний час.

Але з боку компанії виникає кілька питань.

Куди були надіслані ці дані? Які правила зберігання застосовуються? Хто може до них отримати доступ? І, перш за все, чи відповідає це використання внутрішній політиці та зобов'язанням щодо конфіденційності?

Увага, це не означає, що всі помічники ШІ автоматично повторно використовують передані дані для навчання своїх моделей. Умови обробки та зберігання можуть відрізнятися залежно від послуг, пропозицій та використовуваних параметрів.

Однак, коли співробітник використовує несанкціонований особистий інструмент, компанія може втратити видимість та контроль над тим, як обробляється її інформація.

І ми говоримо не лише про списки клієнтів.

Рахунки-фактури, фінансові документи, конфіденційні контракти або стратегічна інформація також можуть бути залучені.

Справжня проблема управління даними, яку варто сприймати серйозно.

Чому ваші співробітники використовують інші ШІ, навіть якщо ви вже пропонуєте Gemini?

Це особливо цікаве запитання.

Адже якщо ваша компанія вже впровадила Gemini у своєму середовищі Google Workspace, чому деякі співробітники продовжують використовувати ChatGPT або інших помічників?

Відповідь, ймовірно, простіша, ніж можна собі уявити: за звичкою, а іноді просто через незнання Gemini.

Особисті звички, які важко змінити

Візьмемо приклад співробітника, який використовує ChatGPT протягом кількох місяців або навіть років.

Він вже має історію розмов, персоналізовані інструкції, можливо, навіть пам'ять, яка поповнювалася протягом його обмінів.

Він знає, як формулювати свої запити, знає можливості інструменту і виробив справжні рефлекси використання.

Одного дня його компанія оголошує, що Gemini стає пріоритетним помічником ШІ.

Але чому він має змінювати свої звички, якщо ніхто не показує йому, що він може робити з Gemini?

Саме в цьому полягає вся складність впровадження нової технології.

Надання інструменту не означає автоматично, що співробітники його приймуть.

І це стосується не лише ШІ. Це проблема, яка регулярно виникає при впровадженні нових інструментів для співпраці.

Gemini іноді недооцінюють

Інша проблема походить від сприйняття можливостей Gemini.

Деякі користувачі дуже добре знають можливості ChatGPT, але набагато менше — можливості ШІ-помічника від Google.

Проте Gemini чудово відповідає багатьом професійним потребам:

• Писати або переформульовувати електронні листи.
• Узагальнювати великі документи.
• Перекладати контент різними мовами.
• Готувати звіти.
• Структурувати ідеї або презентації.
• Сприяти аналізу та розумінню певної інформації.

А для компаній, які вже використовують Google Workspace, Gemini має особливо цікаву перевагу: його інтеграцію з екосистемою Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets та інші інструменти для співпраці можуть стати частиною більш цілісного робочого досвіду, залежно від активованих функцій та ліцензій.

Але вашим співробітникам ще потрібно знати, як насправді використовувати ці можливості!

Чи дійсно заборона інших ШІ є правильним рішенням?

Зіткнувшись з тіньовим ШІ, перша реакція може бути досить радикальною: повністю заборонити використання несанкціонованих помічників.

На папері це здається досить логічним рішенням.

Але на практиці, чи справді цього достатньо?

Співробітник, який уже використовує ШІ-помічника у своєму особистому житті, може бути спокушений продовжувати використовувати його для робочих завдань, навіть якщо його компанія пропонує альтернативу.

І якщо ця альтернатива здається йому менш ефективною, просто тому, що він недостатньо з нею знайомий, проблема, ймовірно, збережеться.

Тож замість того, щоб лише забороняти, чому б не спонукати співробітників використовувати ШІ, пропонований їхньою компанією?

Очевидно, це передбачає чітку політику використання, відповідні правила безпеки та правильно налаштоване робоче середовище.

Але це також, і перш за все, вимагає підтримки користувачів.

Навчання співробітників Gemini, демонстрація їм конкретних випадків використання та надання їм можливостей для вдосконалення може значно полегшити цей перехід.

І саме в цьому питанні вступає в дію GSkills.

GSkills: підтримка впровадження Gemini для обмеження тіньового ШІ

Розгортання Gemini в компанії — це перший крок. Але щоб ці інвестиції були справді корисними, співробітники повинні їх використовувати.

GSkills — це платформа, присвячена навчанню, впровадженню та моніторингу використання екосистеми Google, зокрема Google Workspace, ChromeOS та Gemini.

Її мета досить проста: дозволити кожному співробітнику розвивати свої навички у власному темпі, водночас надаючи керівникам кращу видимість щодо впровадження інструментів.

І в контексті тіньового ШІ цей підхід має повний сенс.

Навчання використанню Gemini з реальними прикладами

Співробітник, який володіє Gemini, матиме більше причин використовувати його щодня.

Для цього GSkills пропонує навчальні курси, посібники, вікторини та навчальні ресурси, присвячені Gemini.

Ідея полягає не просто в поясненні того, що таке штучний інтелект, а головним чином у демонстрації того, як його використовувати в реальних професійних ситуаціях.

Наведемо кілька прикладів:

Менеджер з продажу зможе навчитися використовувати Gemini для підготовки електронних листів для потенційних клієнтів.

Адміністративний менеджер зможе дізнатися, як узагальнювати документи або структурувати інформацію.

Керівник зможе навчитися готувати звіти, систематизувати свої ідеї або полегшувати написання певного вмісту.

Все це, розвиваючи найкращі практики щодо формулювання запитів і конфіденційності.

І на відміну від одноразового тренінгу, GSkills дозволяє зробити це навчання довготривалим.

Розширення Chrome для пошуку випадків використання безпосередньо в Gemini

Це, ймовірно, одна з найцікавіших функцій GSkills для полегшення впровадження Gemini.

Завдяки GSkills for Chrome співробітники можуть знаходити випадки використання та запити, запропоновані GSkills або їхньою компанією, безпосередньо з інтерфейсу Gemini.

Більше не потрібно шукати старий документ, що містить приклади запитів, або переглядати десятки ресурсів, щоб знайти ідею.

Розширення дозволяє, зокрема:

• Знайти рекомендовані випадки використання відповідно до своєї професії.
• Шукати запити за категорією або ключовим словом.
• Вставити запит у Gemini одним клацанням миші, зберігаючи можливість його редагування.
• Швидкий доступ до улюблених випадків використання.
• Знаходьте внутрішні ресурси, а також посилання на Gems та інші корисні функції.

Уявіть собі співробітника, який хоче перекласти документ або підготувати професійний електронний лист.

Замість того, щоб за звичкою повертатися до свого особистого ШІ-помічника, він може знайти приклад, адаптований до його потреб, безпосередньо в Gemini.

Потім йому залишається лише персоналізувати свій запит.

Щодо компанії, адміністратори також можуть організовувати запропоновані сценарії використання та надавати ресурси, адаптовані до різних професій.

Ще один цікавий момент: внутрішній каталог можна зберігати в Google Sheets, що належить до середовища компанії.

Спосіб використовувати найкращі практики організації, не залишаючи їх розкиданими в особистих файлах кожного.

Розширення можна встановити з Chrome Web Store або розгорнути в масштабах організації через консоль адміністратора Google.

У цьому полягає вся логіка GSkills: зробити найкращі практики доступними безпосередньо там, де працюють співробітники.

Відстежуйте впровадження Gemini за допомогою конкретних показників

Навчати свої команди – це добре. Але як дізнатися, чи вони справді використовують надані їм інструменти?

Це важливе питання для керівників, які інвестують у штучний інтелект.

GSkills пропонує інформаційні панелі для відстеження прогресу співробітників та їхньої залученості до навчальних курсів.

Завдяки інтеграції з консоллю адміністратора Google, платформа також може використовувати показники використання Gemini та організаційних підрозділів.

Зокрема, це дозволяє краще зрозуміти:

• Які команди використовують та впроваджують Gemini.
• Які навчальні курси проходять та завершують.
• Які сценарії використання цікавлять співробітників.
• Які команди потребують додаткової підтримки.
• Як змінюється впровадження з часом.

Розширення Chrome також надає показники щодо переглянутих ресурсів та запитів каталогу, відправлених до Gemini.

Для керівника це подвійна вигода: краще підтримувати свої команди, а також мати конкретну інформацію для управління своїми інвестиціями в ШІ.

Бо інвестувати в ліцензії Gemini, не знаючи, чи вони справді використовуються, це трохи схоже на придбання програмного забезпечення для всієї компанії та сподівання, що всі навчаться ним користуватися самостійно!

Як конкретно зменшити Shadow AI у вашій компанії?

Тепер, коли ми зрозуміли проблему, як діяти?

Не потрібно починати з гігантської трансформації. Кілька кроків вже можуть допомогти рухатися в кращому напрямку.

1. Розгорніть послідовне професійне ШІ-середовище

Для компанії, яка вже працює з Google Workspace, Gemini є особливо логічним рішенням.

Інтеграція з існуючими інструментами дозволяє обмежити розмноження робочих середовищ та запропонувати більш послідовний досвід.

Компанія також може покладатися на адміністративні налаштування, професійні ліцензії та правила управління даними, адаптовані до її організації.

2. Обговорення зі співробітниками

Перш ніж намагатися нав'язати нові звички, важливо зрозуміти існуючі практики.

Які помічники ШІ використовуються сьогодні? Для яких завдань? Чому деякі співробітники віддають перевагу одному інструменту, а не іншому?

Відповіді допоможуть виявити реальні потреби та можливі перешкоди для впровадження Gemini.

Оскільки Shadow AI не обов'язково є результатом бажання обійти правила. Це може бути просто результатом недостатньої інформації або підтримки.

3. Навчання команд, починаючи з керівників

А що, як першим користувачем, якого слід підтримати, насправді є сам керівник?

Перш ніж просити свої команди прийняти Gemini, може бути цікаво приділити час вивченню його функцій та розумінню його можливостей.

Такий підхід дозволяє краще керувати змінами всередині компанії.

Завдяки GSkills кожен співробітник може розвивати свої навички за допомогою освітніх ресурсів та кейсів використання, адаптованих до його повсякденного життя.

4. Спостереження за використанням та підтримка прогресу

Нарешті, впровадження не повинно обмежуватися розгортанням Gemini.

Відстежуючи показники, доступні в GSkills, компанія може визначити команди, які прогресують, ті, що стикаються з труднощами, і випадки використання, які викликають найбільший інтерес.

Ця інформація дозволяє вдосконалювати навчальні програми та пропонувати більш релевантну підтримку.

Мета полягає не в тому, щоб контролювати кожну розмову, а в тому, щоб зрозуміти, як інструменти впроваджуються для покращення практик.

Висновок: щоб освоїти Shadow AI, почнімо з кращого впровадження ШІ!

Штучний інтелект тепер є частиною повсякденного життя багатьох співробітників, незалежно від того, чи повністю усвідомлюють це компанії, чи ні.

І спроба запобігти його використанню не обов'язково вирішить усі проблеми.

Натомість, пропонуючи послідовне професійне середовище, підтримуючи користувачів та показуючи їм можливості Gemini, можна виробити значно кращі звички.

Для компаній, які вже використовують Google Workspace, Gemini є відповідною основою для централізації професійного використання ШІ, з відповідними параметрами безпеки та управління.

А з GSkills цей підхід йде ще далі: ваші співробітники можуть навчитися використовувати Gemini, відкривати випадки використання, адаптовані до їхньої роботи, та отримувати доступ до ресурсів безпосередньо зі свого помічника.

З вашого боку, ви маєте показники для відстеження впровадження, вимірювання прогресу та спрямування ваших навчальних дій.

Зрештою, найкращий спосіб обмежити Shadow AI - це не просто сказати своїм співробітникам, який ШІ використовувати.

Це показати їм, чому той, який ви їм пропонуєте, заслуговує стати їхнім новим щоденним помічником.

Дізнайтеся, як впровадити Gemini з GSkills

Ви вже розгорнули Gemini або плануєте інтегрувати його у свою компанію?

Дізнайтеся, як GSkills може підтримати ваших співробітників, полегшити їм підвищення кваліфікації та допомогти вам керувати впровадженням Gemini.

Відкрийте для себе Gemini з GSkills