Şirketlerde Shadow AI: Gemini ve GSkills ile sınırlamak

Yapay zeka bugün her yerde. Tarayıcılarımızda, akıllı telefonlarımızda, profesyonel araçlarımızda ve hatta doğrudan e-posta kutularımızda. Birçok görevde önemli ölçüde zaman kazandırmasına rağmen, şirketler için yeni sorunlar da ortaya çıkarıyor.

Şimdi bir düşünün: şirketiniz Google Workspace ve Gemini'ye tutarlı, güvenli ve kontrollü bir çalışma ortamı sağlamak için yatırım yaptı. Ancak bazı çalışanlar e-posta yazmak, sözleşmeleri analiz etmek veya iç belgeleri özetlemek için kişisel ChatGPT hesaplarını kullanmaya devam ediyor.

Ve tüm bunlar, size bilgi vermeksizin.

Verilerinin kontrolünü elinde tutmak isteyen şirketler için hızla gerçek bir baş ağrısı haline gelebilecek bir fenomen olan Gölge Yapay Zeka dünyasına hoş geldiniz.

Peki, Gölge Yapay Zeka tam olarak nedir? Çalışanlarınız neden onaylanmamış araçları kullanmaya devam ediyor? Ve en önemlisi, Gemini ve GSkills sayesinde bu fenomeni nasıl sınırlayabilirsiniz?

Size her şeyi açıklayacağız!

Gölge Yapay Zeka tam olarak nedir?

Belki daha önce Gölge BT'yi duymuşsunuzdur, bu, şirketin önceden onayı olmadan yazılım, uygulama veya BT hizmetlerini kullanma pratiğidir.

Peki, Gölge Yapay Zeka aynı ilkeye dayanır, ancak yapay zekaya uygulanır.

Somut olarak, çalışanların kuruluşları tarafından tanımlanan çerçevenin dışında yapay zeka araçlarını kullanmasıdır.

Ve örnekler boldur:

• Satış görevlisinin ticari teklif yazmak için kişisel ChatGPT hesabını kullanması.
• Bir İK yöneticisinin, dahili belgeleri sentezlemek için bir yapay zekadan yardım istemesi.
• Bir çalışanın, özetini almak için bir sözleşmeyi harici bir yapay zeka asistanına yüklemesi.
• Bir muhasebecinin, faturaları analizlerini kolaylaştırmak için bir yapay zeka aracına göndermesi.

İlk bakışta pek endişe verici bir şey yok. Sonuçta, bu çalışanlar sadece zaman kazanmak ve daha üretken olmak istiyor.

Ancak işler tam da burada karmaşıklaşıyor.

Sorun illa yapay zeka kullanımı değil, daha çok ona aktardığımız bilgilerin kontrolüdür.

Gölge Yapay Zeka neden şirketiniz için bir risk oluşturuyor?

Basit bir örnek verelim.

Bir satış temsilcisinin potansiyel müşteri kampanyası hazırlamak istediğini düşünelim. Zaman kazanmak için, kişiselleştirilmiş e-postalar yazmasını istemek amacıyla bir müşteri listesini kişisel yapay zeka asistanına yüklemeye karar verir.

Bu listede isimler, e-posta adresleri, telefon numaraları ve potansiyel olarak diğer ticari bilgiler bulunur.

Çalışan memnun: birkaç dakika içinde e-postalarını oluşturdu ve değerli zaman kazandı.

Ancak şirket tarafında, birkaç soru ortaya çıkıyor.

Bu veriler nereye gönderildi? Hangi saklama kuralları geçerli? Kimler erişebilir? Ve en önemlisi, bu kullanım dahili politikalarla ve gizlilik yükümlülükleriyle uyumlu mu?

Dikkat, bu, tüm yapay zeka asistanlarının iletilen verileri modellerini eğitmek için otomatik olarak yeniden kullandığı anlamına gelmez. İşleme ve saklama koşulları hizmetlere, tekliflere ve kullanılan ayarlara göre değişebilir.

Ancak, bir çalışan onaylanmamış kişisel bir aracı kullandığında, şirket bilgilerinin nasıl işlendiği üzerindeki görünürlüğünü ve kontrolünü kaybedebilir.

Ve sadece müşteri listelerinden bahsetmiyoruz.

Faturalar, finansal belgeler, gizli sözleşmeler veya stratejik bilgiler de etkilenebilir.

Ciddiye alınması gereken gerçek bir veri yönetişim sorunu.

Çalışanlarınız, zaten Gemini'yi kullanıyorken neden başka yapay zekaları kullanıyorlar?

Bu özellikle ilginç bir soru.

Çünkü şirketiniz Google Workspace ortamına zaten Gemini'yi dağıttıysa, bazı çalışanlar neden ChatGPT veya diğer asistanları kullanmaya devam etsin?

Cevap muhtemelen düşündüğümüzden daha basit: alışkanlıktan ve bazen de Gemini hakkında bilgi eksikliğinden dolayı.

Değiştirmesi zor kişisel alışkanlıklar

ChatGPT'yi aylardır, hatta yıllardır kullanan bir çalışanı ele alalım.

Zaten konuşma geçmişi, kişiselleştirilmiş talimatları ve belki de sohbetleri aracılığıyla beslenen bir hafızası var.

İsteklerini nasıl formüle edeceğini, aracın yeteneklerini biliyor ve gerçek kullanım refleksleri geliştirmiş durumda.

Bir gün, şirketi ona Gemini'nin tercih edilen yapay zeka asistanı olduğunu duyurur.

Peki kimse ona Gemini ile neler yapabileceğini göstermezse neden alışkanlıklarını değiştirsin ki?

Yeni bir teknolojinin benimsenmesinin zorluğu tam da bu noktada yatmaktadır.

Bir aracı kullanıma sunmak, çalışanların onu otomatik olarak benimseyeceği anlamına gelmez.

Ve bu sadece yapay zeka ile ilgili değil. Yeni işbirliği araçlarının dağıtımında düzenli olarak karşılaşılan bir sorundur.

Gemini bazen hafife alınıyor

Başka bir sorun ise Gemini'nin yetenekleri hakkındaki algıdan kaynaklanıyor.

Bazı kullanıcılar ChatGPT'nin olanaklarını çok iyi bilseler de, Google'ın yapay zeka asistanınınkileri çok daha az biliyorlar.

Yine de Gemini birçok profesyonel ihtiyaca mükemmel şekilde cevap verebilir:

• E-postaları yazma veya yeniden düzenleme.
• Hacimli belgeleri özetleme.
• İçerikleri farklı dillere çevirme.
• Raporlar hazırlama.
• Fikirleri veya sunumları yapılandırma.
• Belirli bilgilerin analizini ve anlaşılmasını kolaylaştırma.

Ve zaten Google Workspace kullanan şirketler için Gemini'nin özellikle ilginç bir avantajı var: Google ekosistemiyle entegrasyonu.

Gmail, Dokümanlar, Drive, E-Tablolar ve diğer işbirliği araçları, etkinleştirilen özelliklere ve lisanslara göre daha tutarlı bir çalışma deneyimi sağlayabilir.

Ancak çalışanlarınızın bu olanakları gerçekten nasıl kullanacaklarını bilmeleri gerekir!

Diğer yapay zekaları yasaklamak gerçekten doğru çözüm mü?

Gölge Yapay Zeka karşısında ilk tepki oldukça radikal olabilir: onaylanmamış asistanların kullanımını tamamen yasaklamak.

Kağıt üzerinde, bu oldukça mantıklı bir çözüm gibi görünüyor.

Ancak pratikte bu gerçekten yeterli mi?

Kişisel yaşamında zaten bir AI asistanı kullanan bir çalışan, şirketi bir alternatif sunsa bile profesyonel görevleri için kullanmaya devam etme eğiliminde olabilir.

Ve eğer bu alternatif ona, sadece yeterince tanımadığı için, daha az performanslı gelirse, sorun devam edebilir.

Öyleyse, sadece yasaklamaya çalışmak yerine, neden çalışanlara şirketlerinin sunduğu yapay zekayı kullanma isteği vermiyoruz?

Bu elbette net bir kullanım politikası, uygun güvenlik kuralları ve doğru yapılandırılmış bir profesyonel ortam gerektirir.

Ancak aynı zamanda ve hepsinden önemlisi kullanıcı desteğini de gerektirir.

Çalışanları Gemini konusunda eğitmek, onlara somut kullanım örnekleri göstermek ve ilerlemeleri için araçlar sağlamak bu geçişi önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Ve GSkills tam da bu konuda devreye giriyor.

GSkills: Shadow AI'yi sınırlamak için Gemini'nin benimsenmesine destek olmak

Gemini'yi bir şirkete dağıtmak ilk adımdır. Ancak bu yatırımın gerçekten faydalı olabilmesi için çalışanların onu kullanması gerekir.

GSkills, Google ekosisteminin (özellikle Google Workspace, ChromeOS ve Gemini) öğrenilmesi, benimsenmesi ve kullanımının izlenmesi için özel bir platformdur.

Amacı oldukça basit: Her çalışanın kendi hızında becerilerini geliştirmesini sağlamak, aynı zamanda yöneticilere araçların benimsenmesi hakkında daha iyi görünürlük sağlamak.

Ve Shadow AI bağlamında, bu yaklaşım tam anlamıyla mantıklıdır.

Somut vakalarla Gemini'yi kullanmayı öğrenmek

Gemini'ye hakim olan bir çalışanın, onu günlük olarak kullanmak için daha fazla nedeni olacaktır.

GSkills bunun için Gemini'ye özel öğrenme yolları, eğitimler, testler ve pedagojik kaynaklar sunmaktadır.

Fikir, sadece yapay zekanın ne olduğunu açıklamak değil, aynı zamanda onu gerçek profesyonel durumlarda nasıl kullanacağını göstermektir.

Birkaç örnek verelim:

Bir satış görevlisi, potansiyel müşteri e-postalarını hazırlamak için Gemini'yi kullanmayı öğrenebilir.

Bir idari yönetici, belgeleri nasıl özetleyeceğini veya bilgileri nasıl yapılandıracağını keşfedebilir.

Bir yönetici, bir raporu hazırlamayı, fikirlerini organize etmeyi veya belirli içeriklerin yazılmasını kolaylaştırmayı öğrenebilir.

Tüm bunlar, prompt formülasyonu ve gizlilik etrafında en iyi uygulamaları geliştirerek yapılır.

Ve tek seferlik bir eğitimin aksine, GSkills bu öğrenmeyi uzun vadede sürdürmeyi sağlar.

Kullanım senaryolarını doğrudan Gemini'de bulmak için bir Chrome uzantısı

Bu, muhtemelen GSkills'in Gemini'nin benimsenmesini kolaylaştırmak için en ilginç özelliklerinden biridir.

GSkills for Chrome ile çalışanlar, GSkills veya şirketleri tarafından sunulan kullanım senaryolarını ve promptları doğrudan Gemini arayüzünden bulabilirler.

Artık prompt örnekleri içeren eski bir belgeyi aramak veya bir fikir bulmak için onlarca kaynağı taramak zorunda değilsiniz.

Uzantı özellikle şunları sağlar:

• Mesleğine göre önerilen kullanım senaryolarını bulmak.
• Kategoriye veya anahtar kelimeye göre prompt aramak.
• Bir prompt'u tek tıklamayla Gemini'ye eklemek, aynı zamanda onu düzenleme imkanını korumak.
• Favori kullanım örneklerine hızlı erişim.
• Dahili kaynakları ve Gems'e ve diğer faydalı özelliklere bağlantıları bulun.

Bir belgeyi çevirmek veya profesyonel bir e-posta hazırlamak isteyen bir çalışanı düşünün.

Alışkanlıktan kişisel AI asistanına geri dönmek yerine, doğrudan Gemini'de ihtiyacına uygun bir örnek bulabilir.

Daha sonra isteğini kişiselleştirmesi yeterli olacaktır.

Şirket tarafında, yöneticiler de önerilen kullanım örneklerini düzenleyebilir ve farklı iş kollarına uygun kaynaklar sağlayabilirler.

Bir başka ilginç nokta: Dahili katalog, şirketin ortamına ait bir Google E-Tablolar'da saklanabilir.

Bu, kuruluşun iyi uygulamalarını herkesin kişisel dosyalarında dağınık bırakmadan kullanmanın bir yoludur.

Uzantı, Chrome Web Mağazası'ndan yüklenebilir veya Google Yönetici konsolu aracılığıyla bir kuruluş genelinde dağıtılabilir.

GSkills'in tüm mantığı budur: iyi uygulamaları doğrudan çalışanların çalıştığı yere erişilebilir kılmak.

Somut göstergelerle Gemini'nin benimsenmesini takip edin

Ekiplerinizi eğitmek iyidir. Peki onlara sağlanan araçları gerçekten kullanıp kullanmadıklarını nasıl bileceksiniz?

Yapay zekaya yatırım yapan liderler için bu önemli bir sorudur.

GSkills, çalışanların ilerlemesini ve öğrenme yollarına katılımlarını takip etmek için kontrol panelleri sunar.

Google Yönetici konsolu ile entegrasyonu sayesinde platform, Gemini ve organizasyon birimlerinin kullanım metriklerini de kullanabilir.

Somut olarak, bu daha iyi anlamayı sağlar:

• Hangi ekipler Gemini'yi kullanıyor ve benimsiyor.
• Hangi eğitim yolları takip ediliyor ve tamamlanıyor.
• Hangi kullanım örnekleri çalışanların ilgisini çekiyor.
• Hangi ekiplerin ek desteğe ihtiyacı olabilir.
• Benimseme zamanla nasıl gelişiyor.

Chrome uzantısı ayrıca danışılan kaynaklar ve Gemini'ye gönderilen katalog istemleri hakkında göstergeler sağlar.

Bir lider için ilgi iki yönlüdür: ekiplerine daha iyi destek olmak, aynı zamanda yapay zeka yatırımını yönetmek için somut bilgilere sahip olmak.

Çünkü Gemini lisanslarına gerçekten kullanılıp kullanılmadığını bilmeden yatırım yapmak, tüm şirketinize bir yazılım satın almak ve herkesin kendi kendine kullanmayı öğrenmesini ummak gibidir!

Şirketinizde Shadow AI'yi somut olarak nasıl azaltırsınız?

Sorunu anladığımıza göre, nasıl hareket etmeliyiz?

Devasa bir dönüşümle başlamaya gerek yok. Birkaç adım daha iyi bir yön almayı sağlayabilir.

1. Tutarlı bir profesyonel yapay zeka ortamı dağıtın

Halihazırda Google Workspace ile çalışan bir şirket için Gemini, özellikle mantıklı bir çözümdür.

Mevcut araçlarla entegrasyon, çalışma ortamlarının çoğalmasını sınırlamayı ve daha tutarlı bir deneyim sunmayı mümkün kılar.

Şirket, kendi organizasyonuna uygun yönetim ayarları, profesyonel lisanslar ve veri yönetimi kurallarından da yararlanabilir.

2. Çalışanlarla sohbet edin

Yeni alışkanlıklar empoze etmeye çalışmadan önce, mevcut kullanımları anlamak önemlidir.

Bugün hangi AI yardımcıları kullanılıyor? Hangi görevler için? Neden bazı çalışanlar bir aracı diğerine tercih ediyor?

Yanıtlar, gerçek ihtiyaçları ve Gemini'nin benimsenmesine yönelik potansiyel engelleri belirlemeye yardımcı olacaktır.

Çünkü Shadow AI, kuralları atlatma arzusundan kaynaklanmaz. Tamamen bilgi veya destek eksikliğinden kaynaklanabilir.

3. Liderlerden başlayarak ekipleri eğitin

Peki ya desteklenecek ilk kullanıcı aslında liderin kendisi olsaydı?

Ekiplerinden Gemini'yi benimsemelerini istemeden önce, özelliklerini keşfetmek ve yeteneklerini anlamak için zaman ayırmak faydalı olabilir.

Bu yaklaşım daha sonra şirket içinde değişimi daha iyi desteklemeye olanak tanır.

GSkills ile her çalışan, günlük yaşamlarına uyarlanmış eğitim kaynakları ve kullanım durumları aracılığıyla becerilerini geliştirebilir.

4. Kullanımları gözlemleyin ve ilerlemeyi destekleyin

Son olarak, benimseme Gemini'nin dağıtımıyla bitmemelidir.

GSkills'te bulunan göstergeleri takip ederek şirket, ilerleyen ekipleri, zorluk yaşayan ekipleri ve en çok ilgi uyandıran kullanım durumlarını belirleyebilir.

Bu bilgiler, öğrenme yollarını geliştirmeye ve daha alakalı destek sağlamaya olanak tanır.

Amaç her sohbeti izlemek değil, uygulamaları geliştirmek için araçların nasıl benimsendiğini anlamaktır.

Sonuç: Shadow AI'yi kontrol etmek için önce AI'yı daha iyi benimsemeliyiz!

Yapay zeka, şirketler tam olarak farkında olsun ya da olmasın, birçok çalışanın günlük yaşamının bir parçası haline geldi.

Ve kullanımını engellemek, tüm sorunları mutlaka çözmeyecektir.

Bununla birlikte, tutarlı bir profesyonel ortam sunmak, kullanıcıları desteklemek ve onlara Gemini'nin olanaklarını göstermek, çok daha iyi alışkanlıklar oluşturmayı sağlar.

Google Workspace ile donatılmış şirketler için Gemini, uygun güvenlik ve yönetişim ayarlarıyla AI'nın profesyonel kullanımlarını merkezileştirmek için ilgili bir temel oluşturur.

Ve GSkills ile bu yaklaşım daha da ileri gider: çalışanlarınız Gemini'yi kullanmayı öğrenebilir, işlerine uygun kullanım durumlarını keşfedebilir ve doğrudan asistanlarından kaynaklara erişebilir.

Kendi tarafınızda, benimsemeyi takip etmek, ilerlemeyi ölçmek ve eğitim eylemlerinizi yönlendirmek için göstergelere sahipsiniz.

Çünkü nihayetinde, Shadow AI'yi sınırlamanın en iyi yolu, çalışanlarınıza hangi AI'yı kullanacaklarını söylemek değildir.

Onlara sunduğunuzun neden yeni günlük yardımcıları olmayı hak ettiğini göstermektir.

GSkills ile Gemini'yi nasıl benimseyeceğinizi keşfedin

Gemini'yi zaten dağıttınız mı veya şirketinize entegre etmeyi mi düşünüyorsunuz?

GSkills'in çalışanlarınızı nasıl destekleyebileceğini, beceri gelişimlerini nasıl kolaylaştırabileceğini ve Gemini'nin benimsenmesini yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.

GSkills ile Gemini'yi keşfedin