Umetna inteligenca je danes povsod. V naših brskalnikih, pametnih telefonih, profesionalnih orodjih in celo neposredno v naših nabiralnikih. In čeprav nam prihrani precej časa pri številnih nalogah, podjetjem prinaša tudi nove izzive.
Kajti predstavljajte si to: vaše podjetje je investiralo v Google Workspace in Gemini, da bi ponudilo skladno, varno in nadzorovano delovno okolje. Toda po drugi strani nekateri zaposleni še naprej uporabljajo svoj osebni račun ChatGPT za pisanje e-pošte, analiziranje pogodb ali povzemanje internih dokumentov.
In vse to, ne da bi vas nujno obvestili.
Dobrodošli v svetu umetne inteligence v senci (Shadow AI), pojava, ki lahko hitro postane prava nočna mora za podjetja, ki želijo ohraniti nadzor nad svojimi podatki.
Kaj torej natančno je umetna inteligenca v senci? Zakaj vaši zaposleni še naprej uporabljajo neodobrena orodja? In predvsem, kako omejiti ta pojav z Gemini in GSkills?
Vse vam bomo razložili!
Kaj točno je umetna inteligenca v senci?
Morda ste že slišali za Shadow IT, prakso uporabe programske opreme, aplikacij ali IT storitev brez predhodne odobritve podjetja.
No, umetna inteligenca v senci temelji na istem principu, vendar se nanaša na umetno inteligenco.
Konkretno, gre za uporabo orodij umetne inteligence s strani zaposlenih, zunaj okvira, ki ga določa njihova organizacija.
Primerov ne manjka:
- Prodajalec, ki uporablja svoj osebni račun ChatGPT za pripravo prodajne ponudbe.
- Vodja kadrov, ki zahteva, da umetna inteligenca povzame interne dokumente.
- Zaposleni, ki naloži pogodbo v zunanjega pomočnika AI, da bi dobil povzetek.
- Računovodja, ki pošlje račune orodju AI, da olajša njihovo analizo.
Na prvi pogled nič zaskrbljujočega. Navsezadnje si ti zaposleni prizadevajo le prihraniti čas in biti bolj produktivni.
Toda ravno tu se stvari zapletajo.
Problem ni nujno uporaba umetne inteligence, temveč nadzor nad informacijami, ki jih posredujemo.
Zakaj umetna inteligenca v senci predstavlja tveganje za vaše podjetje?
Vzemimo preprost primer.
Predstavljajte si, da želi prodajalec pripraviti kampanjo za pridobivanje strank. Da bi prihranil čas, se odloči naložiti seznam strank v svojega osebnega pomočnika AI, da bi ga prosil za pripravo personaliziranih e-poštnih sporočil.
Na tem seznamu najdemo imena, e-poštne naslove, telefonske številke in potencialno druge komercialne informacije.
Zaposleni je zadovoljen: v nekaj minutah je ustvaril svoja e-poštna sporočila in prihranil dragoceni čas.
Toda z vidika podjetja se pojavlja več vprašanj.
Kam so bili ti podatki poslani? Kakšna pravila hrambe veljajo? Kdo ima dostop do njih? In predvsem, ali je ta uporaba v skladu z internimi politikami in obveznostmi glede zaupnosti?
Bodite previdni, to ne pomeni, da vsi pomočniki AI samodejno ponovno uporabijo posredovane podatke za usposabljanje svojih modelov. Pogoji obdelave in hrambe se lahko razlikujejo glede na storitve, ponudbe in uporabljene parametre.
Če pa zaposleni uporablja neodobreno osebno orodje, lahko podjetje izgubi vpogled in nadzor nad tem, kako se obdelujejo njegove informacije.
In ne govorimo le o seznamih strank.
Lahko so vključeni tudi računi, finančni dokumenti, zaupne pogodbe ali strateške informacije.
Pravi izziv upravljanja podatkov, ki ga je treba jemati resno.
Zakaj vaši zaposleni uporabljajo druge UI, čeprav že ponujate Gemini?
To je še posebej zanimivo vprašanje.
Kajti če je vaše podjetje že uvedlo Gemini v svoje okolje Google Workspace, zakaj bi nekateri zaposleni še naprej uporabljali ChatGPT ali druge asistente?
Odgovor je verjetno enostavnejši, kot si mislimo: iz navade in včasih preprosto zaradi pomanjkanja znanja o Geminiju.
Osebne navade je težko spremeniti
Vzemimo primer zaposlenega, ki ChatGPT uporablja že več mesecev, celo več let.
Že ima zgodovino pogovorov, prilagojena navodila, morda celo spomin, ki se je gradil skozi njegove izmenjave.
Ve, kako oblikovati svoje zahteve, pozna zmogljivosti orodja in si je razvil prave reflekse uporabe.
Čez noč mu podjetje sporoči, da Gemini postaja prednostni pomočnik z umetno inteligenco.
Toda zakaj bi spremenil svoje navade, če mu nihče ne pokaže, kaj lahko počne z Geminijem?
To je ravno težava pri sprejemanju nove tehnologije.
Dajanje orodja na voljo samodejno ne pomeni, da ga bodo zaposleni sprejeli.
In to ne velja samo za umetno inteligenco. To je težava, s katero se redno srečujemo pri uvajanju novih orodij za sodelovanje.
Gemini je včasih podcenjen
Drug problem je percepcija zmogljivosti Geminija.
Nekateri uporabniki zelo dobro poznajo možnosti ChatGPT, veliko manj pa možnosti Googlovega pomočnika z umetno inteligenco.
Kljub temu pa lahko Gemini odlično ustreza številnim poslovnim potrebam:
- Pisanje ali preoblikovanje e-pošte.
- Povzemanje obsežnih dokumentov.
- Prevajanje vsebine v različne jezike.
- Priprava poročil.
- Strukturiranje idej ali predstavitev.
- Olajšanje analize in razumevanja določenih informacij.
In za podjetja, ki že uporabljajo Google Workspace, ima Gemini še posebej zanimivo prednost: integracijo z Googlovim ekosistemom.
Gmail, Dokumenti, Drive, Preglednice in druga orodja za sodelovanje se lahko tako vključijo v bolj usklajeno delovno izkušnjo, odvisno od aktiviranih funkcij in licenc.
Toda vaši zaposleni morajo resnično znati izkoristiti te možnosti!
Ali je prepoved drugih UI res prava rešitev?
V primeru Shadow AI bi bila prva reakcija lahko precej radikalna: preprosto prepovedati uporabo neodobrenih pomočnikov.
Na papirju se to zdi precej logična rešitev.
Toda v praksi, ali je to res dovolj?
Zaposleni, ki v svojem osebnem življenju že uporablja pomočnika z umetno inteligenco, je morda v skušnjavi, da ga še naprej uporablja za svoje poklicne naloge, čeprav mu podjetje ponuja alternativo.
In če se mu ta alternativa zdi manj učinkovita, preprosto zato, ker je ne pozna dovolj, lahko težava vztraja.
Zakaj torej namesto, da bi poskušali samo prepovedati, ne bi zaposlenim vzbudili željo po uporabi AI, ki jo ponuja njihovo podjetje?
To seveda vključuje jasno politiko uporabe, ustrezna varnostna pravila in pravilno konfigurirano profesionalno okolje.
Vendar pa to vključuje tudi, in predvsem, podporo uporabnikom.
Usposabljanje zaposlenih za Gemini, prikaz konkretnih primerov uporabe in omogočanje napredka lahko znatno olajša ta prehod.
In ravno na tem področju vstopa GSkills.
GSkills: podpora sprejemanju Geminija za omejitev Shadow AI
Uvedba Geminija v podjetje je prvi korak. Toda da bi bila ta naložba resnično koristna, jo morajo zaposleni še vedno uporabljati.
GSkills je platforma, namenjena učenju, sprejemanju in spremljanju uporabe Googlovega ekosistema, zlasti Google Workspace, ChromeOS in Gemini.
Njen cilj je precej preprost: omogočiti vsakemu zaposlenemu, da razvije svoje sposobnosti v svojem tempu, hkrati pa vodjem omogočiti boljši vpogled v sprejemanje orodij.
In v kontekstu Shadow AI ima ta pristop polni pomen.
Naučite se uporabljati Gemini s konkretnimi primeri
Zaposleni, ki obvlada Gemini, bo imel več razlogov, da ga bo uporabljal vsak dan.
GSkills za to ponuja učne poti, vadnice, kvize in izobraževalne vire, namenjene Geminiju.
Ideja ni preprosto razložiti, kaj je umetna inteligenca, ampak predvsem pokazati, kako jo uporabiti v resničnih poklicnih situacijah.
Vzemimo nekaj primerov:
Trgovec se bo lahko naučil uporabljati Gemini za pripravo svojih prospektnih e-poštnih sporočil.
Administrativni vodja bo lahko odkril, kako povzeti dokumente ali strukturirati informacije.
Vodja se bo lahko naučil pripraviti poročilo, organizirati svoje ideje ali olajšati pisanje določene vsebine.
Vse to ob razvijanju boljših praks glede formulacije pozivov in zaupnosti.
In za razliko od enkratnega usposabljanja GSkills omogoča, da se to učenje vpiše v dolgoročno obdobje.
Razširitev za Chrome za iskanje primerov uporabe neposredno v Geminiju
To je verjetno ena najzanimivejših funkcij GSkillsa za lažje sprejemanje Geminija.
Z GSkills za Chrome lahko zaposleni najdejo primere uporabe in pozive, ki jih ponuja GSkills ali njihovo podjetje, neposredno iz vmesnika Geminija.
Ni več treba iskati starega dokumenta, ki vsebuje primere pozivov, ali brskati po desetinah virov, da bi našli idejo.
Razširitev zlasti omogoča:
- Poiščite priporočene primere uporabe glede na svoje delovno mesto.
- Iskanje pozivov po kategoriji ali ključni besedi.
- Vstavite poziv v Gemini z enim klikom, hkrati pa ohranite možnost spreminjanja.
- Hiter dostop do priljubljenih primerov uporabe.
- Poiščite notranje vire in povezave do Gemsov ter drugih uporabnih funkcij.
Predstavljajte si sodelavca, ki želi prevesti dokument ali pripraviti poslovno e-pošto.
Namesto da bi se iz navade vračal k svojemu osebnemu AI pomočniku, lahko v Gemini neposredno najde primer, prilagojen njegovim potrebam.
Nato mora le še prilagoditi svojo zahtevo.
Na strani podjetja lahko administratorji organizirajo predlagane primere uporabe in zagotovijo vire, prilagojene različnim poklicem.
Še ena zanimiva točka: notranji katalog se lahko hrani v Google Sheets, ki pripada okolju podjetja.
Način, kako izkoristiti dobre prakse organizacije, ne da bi jih pustili razpršene v osebnih datotekah posameznikov.
Razširitev se lahko namesti iz trgovine Chrome Web Store ali se razširi po celotni organizaciji prek Googlove skrbniške konzole.
To je celotna logika GSkills: dobre prakse narediti dostopne neposredno tam, kjer sodelavci delajo.
Spremljajte sprejemanje Gemini z konkretnimi kazalniki
Usposabljanje ekip je dobro. Toda kako vedeti, ali resnično uporabljajo orodja, ki so jim na voljo?
To je ključno vprašanje za vodstvo, ki investira v umetno inteligenco.
GSkills ponuja nadzorne plošče za spremljanje napredka zaposlenih in njihovega sodelovanja v učnih poteh.
Zahvaljujoč integraciji z Googlovo skrbniško konzolo lahko platforma izkorišča tudi meritve uporabe Gemini in organizacijskih enot.
Konkretno, to omogoča boljše razumevanje:
- Katere ekipe uporabljajo in sprejemajo Gemini.
- Katere poti usposabljanja so sledene in dokončane.
- Katere primere uporabe zanimajo zaposlene.
- Katere ekipe potrebujejo dodatno podporo.
- Kako se sprejemanje razvija skozi čas.
Razširitev za Chrome ponuja tudi kazalnike o pregledanih virih in poslanih pozivih iz kataloga v Gemini.
Za vodjo je zanimanje dvojno: bolje podpirati svoje ekipe, pa tudi imeti konkretne informacije za upravljanje svoje naložbe v AI.
Ker investiranje v licence Gemini, ne da bi vedeli, ali so dejansko uporabljene, je kot kupovanje programske opreme za celotno podjetje in upanje, da se bodo vsi naučili sami jo uporabljati!
Kako konkretno zmanjšati Shadow AI v vašem podjetju?
Zdaj, ko smo razumeli problem, kako ukrepati?
Ni potrebe, da začnete z gigantsko preobrazbo. Nekaj korakov lahko že omogoči boljšo smer.
1. Uvedite koherentno profesionalno AI okolje
Za podjetje, ki že dela z Google Workspace, predstavlja Gemini še posebej logično rešitev.
Integracija z obstoječimi orodji omejuje širjenje delovnih okolij in ponuja bolj koherentno izkušnjo.
Podjetje se lahko zanese tudi na skrbniške nastavitve, profesionalne licence in pravila upravljanja podatkov, prilagojena njegovi organizaciji.
2. Pogovorite se s svojimi sodelavci
Preden poskušate uveljaviti nove navade, je pomembno razumeti obstoječe prakse.
Katere pomočnike z umetno inteligenco uporabljajo danes? Za katere naloge? Zakaj nekateri sodelavci raje uporabljajo eno orodje kot drugo?
Odgovori bodo pomagali prepoznati dejanske potrebe in morebitne ovire pri sprejetju Geminija.
Ker Shadow AI ne izhaja nujno iz želje po izogibanju pravilom. Lahko je preprosto posledica pomanjkanja informacij ali podpore.
3. Usposobite ekipe, začenši z vodstvom
Kaj če bi bil prvi uporabnik, ki ga je treba podpreti, na koncu vodja sam?
Preden od svojih ekip zahtevate, da sprejmejo Gemini, je morda zanimivo vzeti čas za odkrivanje njegovih funkcij in razumevanje njegovih možnosti.
Ta pristop nato omogoča boljše vodenje sprememb znotraj podjetja.
Z GSkills lahko vsak zaposleni razvija svoje spretnosti prek izobraževalnih virov in primerov uporabe, prilagojenih njegovemu vsakdanjemu življenju.
4. Opazujte uporabo in spremljajte napredek
Končno, sprejetje se ne sme ustaviti pri uvedbi Geminija.
Z spremljanjem kazalnikov, ki so na voljo v GSkills, lahko podjetje prepozna ekipe, ki napredujejo, tiste, ki se srečujejo s težavami, in primere uporabe, ki vzbujajo največ zanimanja.
Te informacije omogočajo razvoj učnih poti in ponujajo bolj relevantno podporo.
Cilj ni nadzorovati vsakega pogovora, ampak razumeti, kako se orodja sprejemajo, da bi izboljšali prakse.
Zaključek: za obvladovanje Shadow AI začnimo z boljšim sprejetjem AI!
Umetna inteligenca je zdaj del vsakdanjega življenja številnih zaposlenih, ne glede na to, ali se podjetja tega popolnoma zavedajo ali ne.
In želja po preprečevanju njene uporabe ne bo nujno rešila vseh težav.
Po drugi strani pa ponudba koherentnega profesionalnega okolja, podpora uporabnikom in prikazovanje možnosti Geminija omogoča izgradnjo veliko boljših navad.
Za podjetja, ki so že opremljena z Google Workspace, predstavlja Gemini ustrezno osnovo za centralizacijo profesionalne uporabe AI, z ustreznimi varnostnimi in upravljavskimi nastavitvami.
Z GSkills pa ta pristop gre še dlje: vaši sodelavci se lahko naučijo uporabljati Gemini, odkrijejo primere uporabe, prilagojene njihovemu delu, in dostopajo do virov neposredno iz svojega pomočnika.
Vi pa imate na voljo kazalnike za spremljanje sprejetja, merjenje napredka in usmerjanje vaših izobraževalnih dejavnosti.
Kajti na koncu, najboljši način za omejitev Shadow AI ni samo povedati sodelavcem, katero AI naj uporabljajo.
Ampak jim pokazati, zakaj si tista, ki jim jo ponujate, zasluži, da postane njihov novi vsakodnevni pomočnik.
Odkrijte, kako sprejeti Gemini z GSkills
Ste že uvedli Gemini ali razmišljate o njegovi integraciji v svoje podjetje?
Odkrijte, kako lahko GSkills podpira vaše sodelavce, olajša njihov razvoj spretnosti in vam pomaga pri vodenju sprejetja Geminija.
Sorodni članki
GSkills for Chrome: vaši primeri uporabe neposredno v Geminiju
Z GSkills for Chrome boste svoje primere uporabe in pozive GSkills našli neposredno v vmesniku Google Gemini. Prihranite čas, odkrijte zahteve, prilagojene vaši stroki, in olajšajte uvajanje umetne inteligence v podjetju.
Kako je Chantelle strukturiral uvajanje Gemini s pomočjo GSkills
Pri Chantelle Google Workspace strukturira vsakodnevno delo. Z uvedbo Gemini je GSkills pomagal preoblikovati AI v uporaben refleks: postopno uvajanje, dobre prakse in nadgradnja kompetenc, usklajena s poslovnimi potrebami.
