Tieňová AI v podniku: obmedzte ju s Gemini a GSkills

Umelá inteligencia je dnes všadeprítomná. V našich prehliadačoch, smartfónoch, profesionálnych nástrojoch a dokonca aj priamo v našich e-mailových schránkach. A hoci nám umožňuje ušetriť značné množstvo času pri mnohých úlohách, zároveň vyvoláva nové problémy pre firmy.

Pretože si na chvíľu predstavte: vaša spoločnosť investovala do Google Workspace a Gemini, aby poskytla konzistentné, bezpečné a kontrolované pracovné prostredie. Ale niektorí zamestnanci naďalej používajú svoj osobný účet ChatGPT na písanie e-mailov, analýzu zmlúv alebo zhrnutie interných dokumentov.

A to všetko bez toho, aby vás o tom informovali.

Vitajte vo svete Shadow AI, fenoménu, ktorý sa môže rýchlo stať skutočnou nočnou morou pre spoločnosti, ktoré sa snažia udržať si kontrolu nad svojimi údajmi.

Čo presne je Shadow AI? Prečo vaši zamestnanci naďalej používajú neschválené nástroje? A predovšetkým, ako obmedziť tento fenomén vďaka Gemini a GSkills?

Vysvetlíme vám všetko!

Čo je presne Shadow AI?

Možno ste už počuli o Shadow IT, praktike, ktorá spočíva v používaní softvéru, aplikácií alebo IT služieb bez predchádzajúceho súhlasu vašej spoločnosti.

Nuž, Shadow AI je založený na rovnakom princípe, ale aplikovanom na umelú inteligenciu.

Konkrétne ide o používanie nástrojov AI zamestnancami mimo rámca definovaného ich organizáciou.

A príkladov je mnoho:

• Obchodník, ktorý používa svoj osobný účet ChatGPT na napísanie obchodného návrhu.
• HR manažér, ktorý požiada AI o zhrnutie interných dokumentov.
• Zamestnanec, ktorý importuje zmluvu do externého asistenta AI, aby získal jej súhrn.
• Účtovník, ktorý posiela faktúry nástroju AI, aby uľahčil ich analýzu.

Na prvý pohľad nič znepokojujúce. Koniec koncov, títo zamestnanci sa jednoducho snažia ušetriť čas a byť produktívnejší.

Ale práve tu sa veci komplikujú.

Problémom nemusí byť nevyhnutne používanie AI, ale skôr kontrola nad informáciami, ktoré sa jej odovzdávajú.

Prečo Shadow AI predstavuje riziko pre vašu spoločnosť?

Vezmime si celkom jednoduchý príklad.

Predstavme si, že obchodník chce pripraviť kampaň na vyhľadávanie zákazníkov. Aby ušetril čas, rozhodne sa importovať zoznam klientov do svojho osobného asistenta AI a požiadať ho o napísanie personalizovaných e-mailov.

V tomto zozname nájdeme mená, e-mailové adresy, telefónne čísla a potenciálne ďalšie obchodné informácie.

Zamestnanec je spokojný: za pár minút vygeneroval svoje e-maily a ušetril drahocenný čas.

Ale zo strany spoločnosti sa vynára niekoľko otázok.

Kam boli tieto údaje odoslané? Aké pravidlá uchovávania sa uplatňujú? Kto k nim má prístup? A predovšetkým, je toto použitie v súlade s internými politikami a povinnosťami týkajúcimi sa dôvernosti?

Pozor, to neznamená, že všetci asistenti AI automaticky opätovne používajú odoslané údaje na trénovanie svojich modelov. Podmienky spracovania a uchovávania sa môžu líšiť v závislosti od služieb, ponúk a použitých nastavení.

Naopak, keď zamestnanec používa neschválený osobný nástroj, spoločnosť môže stratiť prehľad a kontrolu nad tým, ako sa spracovávajú jej informácie.

A nehovoríme len o zoznamoch klientov.

Môžu sa týkať aj faktúry, finančné dokumenty, dôverné zmluvy alebo strategické informácie.

Skutočná výzva pre správu údajov, ktorá si zaslúži byť braná vážne.

Prečo vaši zamestnanci používajú iné AI, aj keď už ponúkate Gemini?

To je mimoriadne zaujímavá otázka.

Pretože ak vaša spoločnosť už zaviedla Gemini do svojho prostredia Google Workspace, prečo by niektorí zamestnanci stále používali ChatGPT alebo iných asistentov?

Odpoveď je pravdepodobne jednoduchšia, než si myslíme: zo zvyku a niekedy jednoducho z nedostatku vedomostí o Gemini.

Osobné návyky, ktoré sa ťažko menia

Vezmime si príklad zamestnanca, ktorý používa ChatGPT už niekoľko mesiacov, alebo dokonca rokov.

Už má históriu konverzácií, prispôsobené inštrukcie, možno aj pamäť, ktorá sa rozvíjala s jeho interakciami.

Vie, ako formulovať svoje požiadavky, pozná schopnosti nástroja a vyvinul si skutočné reflexy používania.

Z jedného dňa na druhý mu jeho spoločnosť oznámi, že Gemini sa stáva preferovaným AI asistentom.

Ale prečo by menil svoje návyky, ak mu nikto neukáže, čo môže s Gemini robiť?

To je presne to, v čom spočíva celá obtiažnosť prijatia novej technológie.

Dostupnosť nástroja automaticky neznamená, že ho zamestnanci prijmú.

A to sa netýka len AI. Je to problém, ktorý sa pravidelne objavuje pri zavádzaní nových nástrojov pre spoluprácu.

Gemini sa niekedy podceňuje

Ďalší problém pramení z vnímania schopností Gemini.

Niektorí používatelia veľmi dobre poznajú možnosti ChatGPT, ale oveľa menej tie od AI asistenta Google.

Napriek tomu, Gemini dokáže dokonale uspokojiť mnohé profesionálne potreby:

• Písať alebo preformulovať e-maily.
• Zhrnúť rozsiahle dokumenty.
• Prekladať obsah do rôznych jazykov.
• Pripravovať správy.
• Štruktúrovať nápady alebo prezentácie.
• Uľahčuje analýzu a pochopenie určitých informácií.

A pre spoločnosti, ktoré už používajú Google Workspace, má Gemini obzvlášť zaujímavú výhodu: jeho integráciu s ekosystémom Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets a ďalšie nástroje pre spoluprácu sa tak môžu začleniť do súdržnejšieho pracovného prostredia, v závislosti od aktivovaných funkcií a licencií.

Ale je tiež potrebné, aby vaši zamestnanci skutočne vedeli tieto možnosti využiť!

Je zakazovanie iných AI skutočne správnym riešením?

Tvárou v tvár Shadow AI by prvá reakcia mohla byť dosť radikálna: jednoducho zakázať používanie neschválených asistentov.

Na papieri sa to zdá byť celkom logické riešenie.

Ale v praxi, je to skutočne dostatočné?

Spolupracovník, ktorý už vo svojom osobnom živote používa asistenta AI, môže byť v pokušení pokračovať v jeho používaní pre svoje pracovné úlohy, aj keď mu jeho spoločnosť ponúka alternatívu.

A ak sa mu táto alternatíva zdá menej výkonná, jednoducho preto, že ju dostatočne nepozná, problém môže pretrvávať.

Namiesto toho, aby sme sa snažili len zakázať, prečo nepovzbudiť zamestnancov k používaniu AI, ktorú ponúka ich spoločnosť?

To samozrejme zahŕňa jasné zásady používania, prispôsobené bezpečnostné pravidlá a správne nakonfigurované profesionálne prostredie.

Ale to si vyžaduje aj, a predovšetkým, podporu používateľov.

Školenie zamestnancov v používaní Gemini, ukázanie konkrétnych prípadov použitia a poskytnutie prostriedkov na napredovanie môže túto transformáciu výrazne uľahčiť.

A práve v tejto oblasti prichádza na rad GSkills.

GSkills: Podpora prijatia Gemini na obmedzenie tieňového AI

Nasadenie Gemini v rámci spoločnosti je prvým krokom. Aby však bola táto investícia skutočne užitočná, musia ju zamestnanci aj používať.

GSkills je platforma venovaná učeniu, prijatiu a monitorovaniu používania ekosystému Google, konkrétne Google Workspace, ChromeOS a Gemini.

Jeho cieľ je pomerne jednoduchý: umožniť každému zamestnancovi rozvíjať svoje zručnosti vlastným tempom, pričom manažérom poskytuje lepší prehľad o prijatí nástrojov.

A v kontexte tieňového AI má tento prístup plný zmysel.

Naučte sa používať Gemini s konkrétnymi prípadmi.

Spolupracovník, ktorý ovláda Gemini, bude mať viac dôvodov na jeho každodenné používanie.

GSkills na to ponúka vzdelávacie kurzy, tutoriály, kvízy a didaktické materiály venované Gemini.

Myšlienkou nie je len vysvetliť, čo je umelá inteligencia, ale predovšetkým ukázať, ako ju používať v reálnych profesionálnych situáciách.

Uveďme si niekoľko príkladov:

Obchodník sa naučí používať Gemini na prípravu svojich prospekčných e-mailov.

Administratívny manažér môže zistiť, ako sumarizovať dokumenty alebo štruktúrovať informácie.

Manažér sa môže naučiť pripraviť správu, usporiadať svoje nápady alebo uľahčiť písanie určitého obsahu.

Všetko to pri rozvíjaní osvedčených postupov v oblasti formulácie výziev a dôvernosti.

A na rozdiel od jednorazového školenia, GSkills umožňuje dlhodobé učenie.

Rozšírenie Chrome pre nájdenie prípadov použitia priamo v Gemini

To je pravdepodobne jedna z najzaujímavejších funkcií GSkills na uľahčenie prijatia Gemini.

Pomocou GSkills pre Chrome môžu zamestnanci nájsť prípady použitia a výzvy ponúkané spoločnosťou GSkills alebo ich spoločnosťou priamo z rozhrania Gemini.

Už nie je potrebné hľadať starý dokument obsahujúci príklady výziev alebo prehľadávať desiatky zdrojov, aby ste našli nápad.

Rozšírenie umožňuje najmä:

• Nájsť odporúčané prípady použitia podľa svojho povolania.
• Vyhľadávať výzvy podľa kategórie alebo kľúčového slova.
• Vložiť výzvu do Gemini jedným kliknutím, pričom si ponecháte možnosť ju upraviť.
• Rýchly prístup k obľúbeným prípadom použitia.
• Nájdite interné zdroje, ako aj odkazy na aplikácie Gems a ďalšie užitočné funkcie.

Predstavte si zamestnanca, ktorý chce preložiť dokument alebo pripraviť profesionálny e-mail.

Namiesto toho, aby sa zo zvyku vracal k svojmu osobnému asistentovi AI, môže v Gemini nájsť príklad prispôsobený jeho potrebám.

Potom už len stačí, aby si prispôsobil svoju požiadavku.

Pokiaľ ide o firmy, správcovia môžu tiež usporiadať navrhované prípady použitia a poskytnúť zdroje prispôsobené rôznym profesiám.

Ďalší zaujímavý bod: interný katalóg môže byť uložený v Google Sheets, ktoré patria do prostredia firmy.

Spôsob, ako využiť osvedčené postupy organizácie bez toho, aby zostali roztrúsené v osobných súboroch každého jednotlivca.

Rozšírenie je možné nainštalovať z Chrome Web Store alebo nasadiť v rámci celej organizácie prostredníctvom konzoly správcu Google.

To je celá logika GSkills: sprístupniť osvedčené postupy priamo tam, kde zamestnanci pracujú.

Sledujte prijatie Gemini prostredníctvom konkrétnych ukazovateľov

Trénovanie tímov je dobré. Ale ako viete, či skutočne používajú nástroje, ktoré majú k dispozícii?

Toto je kľúčová otázka pre manažérov, ktorí investujú do umelej inteligencie.

GSkills ponúka ovládacie panely na sledovanie pokroku zamestnancov a ich angažovanosti v učebných cestách.

Vďaka integrácii s konzolou správcu Google môže platforma tiež využívať metriky používania Gemini a organizačných jednotiek.

Konkrétne to pomáha lepšie pochopiť:

• Ktoré tímy používajú a prijímajú Gemini.
• Ktoré školiace kurzy sú absolvované a dokončené.
• Ktoré prípady použitia zaujímajú zamestnancov.
• Ktoré tímy by potrebovali dodatočnú podporu.
• Ako sa prijatie vyvíja v čase.

Rozšírenie Chrome tiež poskytuje ukazovatele o prehliadaných zdrojoch a odoslaných výzvach z katalógu do Gemini.

Pre manažéra je prínos dvojitý: lepšia podpora svojich tímov, ale aj dostatok konkrétnych informácií na riadenie svojich investícií do AI.

Pretože investovať do licencií Gemini bez toho, aby ste vedeli, či sa skutočne používajú, je trochu ako kúpiť softvér pre celú svoju firmu a dúfať, že sa každý sám naučí, ako ho používať!

Ako konkrétne znížiť Shadow AI vo vašej firme?

Teraz, keď sme pochopili problém, ako postupovať?

Netreba začínať obrovskou transformáciou. Niekoľko krokov už môže viesť k lepšiemu smerovaniu.

1. Nasadiť konzistentné profesionálne prostredie AI

Pre firmu, ktorá už pracuje s Google Workspace, predstavuje Gemini obzvlášť logické riešenie.

Integrácia s existujúcimi nástrojmi umožňuje obmedziť násobenie pracovných prostredí a ponúknuť konzistentnejšie prostredie.

Spoločnosť sa môže spoľahnúť aj na parametre správy, profesionálne licencie a pravidlá správy údajov prispôsobené jej organizácii.

2. Diskutujte so svojimi zamestnancami

Predtým, ako sa pokúsite presadiť nové návyky, je dôležité pochopiť existujúce postupy.

Ktorí asistenti AI sa dnes používajú? Na aké úlohy? Prečo niektorí zamestnanci uprednostňujú jeden nástroj pred iným?

Odpovede pomôžu identifikovať skutočné potreby a prípadné prekážky prijatia Gemini.

Pretože tieňová AI nevzniká nevyhnutne z túžby obísť pravidlá. Môže jednoducho vyplynúť z nedostatku informácií alebo podpory.

3. Vzdelávajte tímy, počnúc vedúcimi pracovníkmi

Čo ak by bol prvým používateľom, ktorého treba podporiť, nakoniec samotný vedúci?

Predtým, ako požiadate svoje tímy o prijatie Gemini, môže byť zaujímavé venovať čas objavovaniu jeho funkcií a pochopeniu jeho možností.

Tento prístup potom umožní lepšie viesť zmeny interne.

S GSkills môže každý zamestnanec rozvíjať svoje zručnosti prostredníctvom vzdelávacích zdrojov a prípadových štúdií prispôsobených jeho každodennému životu.

4. Sledujte používanie a podporujte pokrok

Nakoniec, prijatie by sa nemalo zastaviť pri nasadení Gemini.

Sledovaním indikátorov dostupných v GSkills môže spoločnosť identifikovať tímy, ktoré napredujú, tímy, ktoré sa stretávajú s ťažkosťami, a prípady použitia, ktoré vyvolávajú najväčší záujem.

Tieto informácie umožňujú rozvíjať vzdelávacie kurzy a ponúkať relevantnejšiu podporu.

Cieľom nie je sledovať každú konverzáciu, ale pochopiť, ako sa nástroje prijímajú s cieľom zlepšiť postupy.

Záver: na zvládnutie tieňovej AI začnime lepšie prijímať AI!

Umelá inteligencia je teraz súčasťou každodenného života mnohých zamestnancov, či už si to spoločnosti plne uvedomujú, alebo nie.

A snaha zabrániť jej používaniu nevyhnutne nevyrieši všetky problémy.

Naopak, ponúknutie súdržného profesionálneho prostredia, podpora používateľov a ukázanie im možností Gemini umožňuje budovať oveľa lepšie návyky.

Pre spoločnosti, ktoré už používajú Google Workspace, Gemini predstavuje relevantný základ pre centralizáciu profesionálnych použití AI s príslušnými bezpečnostnými a riadiacimi parametrami.

A s GSkills tento prístup ide ešte ďalej: vaši zamestnanci sa môžu naučiť používať Gemini, objaviť prípady použitia prispôsobené ich práci a pristupovať k zdrojom priamo zo svojho asistenta.

Zo svojej strany máte k dispozícii ukazovatele na sledovanie prijatia, meranie pokroku a usmerňovanie vašich školení.

Pretože nakoniec, najlepší spôsob, ako obmedziť tieňovú AI, nie je len povedať svojim zamestnancom, akú AI majú používať.

Je to ukázať im, prečo si tá, ktorú im ponúkate, zaslúži stať sa ich novým každodenným asistentom.

Zistite, ako prijať Gemini s GSkills

Už ste nasadili Gemini alebo zvažujete jeho integráciu do vašej spoločnosti?

Zistite, ako môže GSkills podporiť vašich zamestnancov, uľahčiť im rozvoj zručností a pomôcť vám riadiť prijatie Gemini.

Objavte Gemini s GSkills