Shadow AI в компании: как ограничить его с помощью Gemini и GSkills

Искусственный интеллект сегодня повсюду. В наших браузерах, смартфонах, профессиональных инструментах и даже прямо в наших почтовых ящиках. И хотя он позволяет значительно сэкономить время на многих задачах, он также создает новые проблемы для компаний.

Потому что представьте себе на мгновение: ваша компания инвестировала в Google Workspace и Gemini, чтобы предложить согласованную, безопасную и управляемую рабочую среду. Но некоторые сотрудники продолжают использовать свои личные учетные записи ChatGPT для написания писем, анализа контрактов или подведения итогов внутренних документов.

И все это, не обязательно информируя вас об этом.

Добро пожаловать в мир теневого ИИ, явления, которое может быстро стать настоящей головной болью для компаний, стремящихся сохранить контроль над своими данными.

Итак, что такое теневой ИИ на самом деле? Почему ваши сотрудники продолжают использовать неодобренные инструменты? И главное, как ограничить это явление с помощью Gemini и GSkills?

Мы вам все объясним!

Что такое теневой ИИ?

Возможно, вы уже слышали о теневом IT — практике использования программного обеспечения, приложений или IT-услуг без предварительного одобрения вашей компанией.

Что ж, теневой ИИ основан на том же принципе, но применяется к искусственному интеллекту.

Конкретно, это использование инструментов ИИ сотрудниками за пределами рамок, определенных их организацией.

И примеров тому предостаточно:

• Менеджер по продажам, использующий свою личную учетную запись ChatGPT для написания коммерческого предложения.
• Руководитель отдела кадров, который просит ИИ обобщить внутренние документы.
• Сотрудник, который импортирует контракт во внешний помощник ИИ, чтобы получить его резюме.
• Бухгалтер, который передает счета инструменту ИИ для упрощения их анализа.

На первый взгляд, ничего особо тревожного. В конце концов, эти сотрудники просто хотят сэкономить время и быть более продуктивными.

Но именно здесь все усложняется.

Проблема не обязательно в использовании ИИ, а скорее в контроле над информацией, которую ему передают.

Почему теневой ИИ представляет риск для вашей компании?

Возьмем довольно простой пример.

Предположим, менеджер по продажам хочет подготовить кампанию по поиску новых клиентов. Чтобы сэкономить время, он решает импортировать список клиентов в свой личный помощник ИИ, чтобы попросить его написать персонализированные электронные письма.

В этом списке мы находим имена, адреса электронной почты, номера телефонов и, возможно, другую коммерческую информацию.

Сотрудник доволен: за несколько минут он сгенерировал свои электронные письма и сэкономил драгоценное время.

Но со стороны компании возникает несколько вопросов.

Куда были отправлены эти данные? Какие правила хранения применяются? Кто имеет к ним доступ? И главное, соответствует ли это использование внутренней политике и обязательствам по конфиденциальности?

Внимание: это не означает, что все помощники ИИ автоматически повторно используют переданные данные для обучения своих моделей. Условия обработки и хранения могут варьироваться в зависимости от услуг, предложений и используемых настроек.

Однако, когда сотрудник использует неодобренный личный инструмент, компания может потерять видимость и контроль над тем, как обрабатывается ее информация.

И мы говорим не только о списках клиентов.

Также могут быть затронуты счета, финансовые документы, конфиденциальные контракты или стратегическая информация.

Настоящая проблема управления данными, к которой следует отнестись серьезно.

Почему ваши сотрудники используют другие ИИ, даже если вы уже предлагаете Gemini?

Это особенно интересный вопрос.

Ведь если ваша компания уже внедрила Gemini в свою среду Google Workspace, почему некоторые сотрудники продолжают использовать ChatGPT или других помощников?

Ответ, вероятно, проще, чем можно себе представить: по привычке, а иногда просто из-за отсутствия знаний о Gemini.

Личные привычки, которые трудно изменить

Возьмем случай сотрудника, который использует ChatGPT в течение нескольких месяцев или даже лет.

У него уже есть история переписок, персонализированные инструкции, возможно, даже память, наполняемая по мере общения.

Он знает, как формулировать свои запросы, знаком с возможностями инструмента и выработал настоящие рефлексы использования.

В одночасье его компания объявляет, что Gemini становится предпочтительным ИИ-помощником.

Но почему он должен менять свои привычки, если никто не покажет ему, что он может делать с Gemini?

Именно в этом заключается вся сложность внедрения новой технологии.

Предоставление инструмента не означает автоматически, что сотрудники будут его использовать.

И это касается не только ИИ. Это проблема, с которой мы регулярно сталкиваемся при внедрении новых инструментов для совместной работы.

Gemini иногда недооценивают

Еще одна проблема связана с восприятием возможностей Gemini.

Некоторые пользователи очень хорошо знают возможности ChatGPT, но гораздо меньше знают о ИИ-помощнике Google.

Однако Gemini может отлично удовлетворить множество профессиональных потребностей:

• Написание или переформулирование электронных писем.
• Резюмирование больших документов.
• Перевод контента на разные языки.
• Подготовка отчетов.
• Структурирование идей или презентаций.
• Облегчение анализа и понимания определенной информации.

А для компаний, которые уже используют Google Workspace, Gemini имеет особенно интересное преимущество: интеграцию с экосистемой Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets и другие инструменты для совместной работы могут быть интегрированы в более согласованный рабочий процесс, в зависимости от активированных функций и лицензий.

Но ваши сотрудники должны знать, как на самом деле использовать эти возможности!

Запрещать другие ИИ — действительно ли это правильное решение?

Столкнувшись с теневым ИИ, первая реакция может быть довольно радикальной: полностью запретить использование неодобренных помощников.

На бумаге это кажется вполне логичным решением.

Но на практике, действительно ли этого достаточно?

Сотрудник, который уже использует ИИ-помощника в личной жизни, может быть склонен продолжать использовать его для своих профессиональных задач, даже если его компания предлагает ему альтернативу.

И если эта альтернатива покажется ему менее эффективной, просто потому что он недостаточно с ней знаком, проблема, скорее всего, сохранится.

Так почему бы вместо того, чтобы просто запрещать, не побудить сотрудников использовать ИИ, предлагаемый их компанией?

Это, очевидно, требует четкой политики использования, адаптированных правил безопасности и правильно настроенной профессиональной среды.

Но это также, и прежде всего, требует поддержки пользователей.

Обучение сотрудников Gemini, демонстрация им конкретных вариантов использования и предоставление им средств для совершенствования могут значительно облегчить этот переход.

И именно по этому вопросу вмешивается GSkills.

GSkills: сопровождение внедрения Gemini для ограничения теневого ИИ

Развертывание Gemini в компании — это первый шаг. Но для того, чтобы эти инвестиции были действительно полезными, необходимо, чтобы сотрудники их использовали.

GSkills — это платформа, предназначенная для обучения, внедрения и отслеживания использования экосистемы Google, в частности Google Workspace, ChromeOS и Gemini.

Ее цель довольно проста: дать каждому сотруднику возможность развивать свои навыки в своем собственном темпе, одновременно предоставляя руководителям лучшую видимость внедрения инструментов.

И в контексте теневого ИИ этот подход приобретает полный смысл.

Научитесь использовать Gemini с конкретными примерами.

Сотрудник, который владеет Gemini, будет иметь больше причин использовать его ежедневно.

Для этого GSkills предлагает учебные курсы, учебные пособия, викторины и учебные ресурсы, посвященные Gemini.

Идея состоит не просто в том, чтобы объяснить, что такое искусственный интеллект, а главным образом в том, чтобы показать, как его использовать в реальных профессиональных ситуациях.

Приведем несколько примеров:

Менеджер по продажам сможет научиться использовать Gemini для подготовки своих электронных писем по поиску клиентов.

Административный менеджер сможет узнать, как синтезировать документы или структурировать информацию.

Руководитель сможет научиться готовить отчет, систематизировать свои идеи или облегчить написание определенного контента.

Все это при развитии лучших практик в отношении формулировки подсказок и конфиденциальности.

И в отличие от разового обучения, GSkills позволяет включить это обучение в долгосрочную перспективу.

Расширение Chrome для поиска вариантов использования непосредственно в Gemini

Это, вероятно, одна из самых интересных функций GSkills для облегчения внедрения Gemini.

С помощью GSkills для Chrome сотрудники могут находить варианты использования и подсказки, предлагаемые GSkills или их компанией, непосредственно из интерфейса Gemini.

Больше нет необходимости искать старый документ, содержащий примеры подсказок, или просматривать десятки ресурсов, чтобы найти идею.

Расширение, в частности, позволяет:

• Найти рекомендуемые варианты использования в соответствии с вашей профессией.
• Искать подсказки по категории или ключевому слову.
• Вставить подсказку в Gemini одним щелчком мыши, сохраняя при этом возможность ее изменения.
• Быстрый доступ к избранным вариантам использования.
• Найти внутренние ресурсы, а также ссылки на Gems и другие полезные функции.

Представьте себе сотрудника, которому нужно перевести документ или подготовить профессиональное электронное письмо.

Вместо того, чтобы по привычке обращаться к своему личному ИИ-помощнику, он может найти подходящий пример непосредственно в Gemini.

Затем ему остается только персонализировать свой запрос.

Что касается компаний, администраторы также могут организовывать предлагаемые варианты использования и предоставлять ресурсы, адаптированные для различных профессий.

Еще один интересный момент: внутренний каталог может храниться в Google Sheets, принадлежащем корпоративной среде.

Способ использовать лучшие практики организации, не допуская их рассеивания в личных файлах каждого.

Расширение можно установить из Chrome Web Store или развернуть на уровне организации с помощью консоли администратора Google.

Это вся логика GSkills: сделать лучшие практики доступными непосредственно там, где работают сотрудники.

Отслеживайте внедрение Gemini с помощью конкретных показателей

Обучать свои команды — это хорошо. Но как узнать, действительно ли они используют предоставленные им инструменты?

Это важный вопрос для руководителей, инвестирующих в искусственный интеллект.

GSkills предлагает информационные панели для отслеживания прогресса сотрудников и их вовлеченности в учебные курсы.

Благодаря интеграции с консолью администратора Google платформа также может использовать метрики использования Gemini и организационных единиц.

Конкретно, это позволяет лучше понять:

• Какие команды используют и внедряют Gemini.
• Какие учебные курсы проходятся и завершаются.
• Какие варианты использования интересуют сотрудников.
• Какие команды нуждаются в дополнительной поддержке.
• Как изменяется внедрение со временем.

Расширение Chrome также предоставляет показатели по просмотренным ресурсам и отправленным подсказкам из каталога в Gemini.

Для руководителя интерес двоякий: лучше поддерживать свои команды, а также иметь конкретную информацию для управления своими инвестициями в ИИ.

Потому что инвестировать в лицензии Gemini, не зная, действительно ли они используются, это все равно что купить программное обеспечение для всей своей компании и надеяться, что все научатся пользоваться им самостоятельно!

Как эффективно уменьшить "теневой ИИ" в вашей компании?

Теперь, когда мы поняли проблему, как действовать?

Нет необходимости начинать с гигантской трансформации. Несколько шагов уже могут помочь двигаться в лучшем направлении.

1. Разверните согласованную профессиональную среду ИИ

Для компании, которая уже работает с Google Workspace, Gemini представляет собой особенно логичное решение.

Интеграция с существующими инструментами позволяет ограничить умножение рабочих сред и предложить более согласованный опыт.

Предприятие также может использовать административные настройки, профессиональные лицензии и правила управления данными, адаптированные к его организации.

2. Общение с сотрудниками

Прежде чем навязывать новые привычки, важно понять существующие практики.

Какие ИИ-помощники используются сегодня? Для каких задач? Почему некоторые сотрудники предпочитают один инструмент другому?

Ответы помогут определить реальные потребности и возможные препятствия для внедрения Gemini.

Потому что Shadow AI не всегда возникает из желания обойти правила. Это может быть просто результатом недостатка информации или поддержки.

3. Обучение команд, начиная с руководителей

А что, если первым пользователем, которому нужно помочь, был сам руководитель?

Прежде чем просить свои команды принять Gemini, может быть интересно уделить время изучению его функций и пониманию его возможностей.

Этот подход затем позволяет лучше осуществлять изменения внутри компании.

С GSkills каждый сотрудник может развивать свои навыки с помощью обучающих ресурсов и примеров использования, адаптированных к его повседневной работе.

4. Наблюдение за использованием и поддержка прогресса

Наконец, внедрение не должно останавливаться на развертывании Gemini.

Отслеживая доступные индикаторы в GSkills, компания может определить команды, которые прогрессируют, те, которые сталкиваются с трудностями, и те случаи использования, которые вызывают наибольший интерес.

Эта информация позволяет улучшать учебные программы и предлагать более актуальную поддержку.

Цель не в том, чтобы отслеживать каждый разговор, а в том, чтобы понять, как принимаются инструменты, для улучшения практик.

Вывод: чтобы контролировать Shadow AI, начнем с лучшего внедрения ИИ!

Искусственный интеллект теперь является частью повседневной жизни многих сотрудников, независимо от того, осознают ли это компании в полной мере.

И желание предотвратить его использование не обязательно решит все проблемы.

Однако предложение согласованной профессиональной среды, поддержка пользователей и демонстрация им возможностей Gemini позволяют сформировать гораздо лучшие привычки.

Для компаний, уже использующих Google Workspace, Gemini является подходящей основой для централизации профессионального использования ИИ с соответствующими параметрами безопасности и управления.

А с GSkills этот подход идет дальше: ваши сотрудники могут научиться использовать Gemini, открывать для себя примеры использования, адаптированные к их работе, и получать доступ к ресурсам непосредственно из своего помощника.

Со своей стороны, вы располагаете индикаторами для отслеживания внедрения, измерения прогресса и направления ваших обучающих действий.

Потому что, в конечном итоге, лучший способ ограничить Shadow AI — это не просто сказать своим сотрудникам, какой ИИ использовать.

Это показать им, почему тот, который вы предлагаете, заслуживает того, чтобы стать их новым ежедневным помощником.

Узнайте, как внедрить Gemini с GSkills

Вы уже развернули Gemini или планируете интегрировать его в свою компанию?

Узнайте, как GSkills может поддерживать ваших сотрудников, способствовать их развитию навыков и помочь вам управлять внедрением Gemini.

Откройте для себя Gemini с GSkills