A inteligência artificial está hoje em todo lugar. Nos nossos navegadores, nossos smartphones, nossas ferramentas profissionais e até diretamente em nossas caixas de e-mail. E embora ela possa economizar um tempo considerável em muitas tarefas, também levanta novos problemas para as empresas.
Pois imagine por um instante: sua empresa investiu no Google Workspace e no Gemini para oferecer um ambiente de trabalho consistente, seguro e controlado. Mas, por sua vez, alguns colaboradores continuam a usar sua conta pessoal do ChatGPT para redigir e-mails, analisar contratos ou resumir documentos internos.
E tudo isso, sem necessariamente te informar.
Bem-vindo ao mundo da Shadow AI, um fenômeno que pode rapidamente se tornar uma verdadeira dor de cabeça para empresas que buscam manter o controle de seus dados.
Então, o que exatamente é a Shadow AI? Por que seus colaboradores continuam a usar ferramentas não aprovadas? E, acima de tudo, como limitar esse fenômeno com o Gemini e o GSkills?
Vamos explicar tudo!
O que exatamente é a Shadow AI?
Você talvez já tenha ouvido falar da Shadow IT, essa prática que consiste em usar softwares, aplicativos ou serviços de informática sem validação prévia de sua empresa.
Bem, a Shadow AI baseia-se no mesmo princípio, mas aplicado à inteligência artificial.
Concretamente, trata-se do uso de ferramentas de IA por colaboradores, fora do quadro definido por sua organização.
E os exemplos não faltam:
- Um vendedor que usa sua conta pessoal do ChatGPT para redigir uma proposta comercial.
- Um gestor de RH que pede a uma IA para sintetizar documentos internos.
- Um colaborador que importa um contrato para um assistente de IA externo para obter um resumo.
- Um contador que transmite faturas para uma ferramenta de IA para facilitar sua análise.
À primeira vista, nada muito preocupante. Afinal, esses colaboradores buscam simplesmente ganhar tempo e ser mais produtivos.
Mas é exatamente aí que as coisas se complicam.
O problema não é necessariamente o uso da IA, mas sim o controle das informações que são transmitidas a ela.
Por que a Shadow AI representa um risco para sua empresa?
Vamos pegar um exemplo bem simples.
Imaginemos que um vendedor queira preparar uma campanha de prospecção. Para economizar tempo, ele decide importar uma lista de clientes para seu assistente pessoal de IA a fim de pedir que ele redija e-mails personalizados.
Nesta lista, encontramos nomes, endereços de e-mail, números de telefone e potencialmente outras informações comerciais.
O colaborador está satisfeito: em poucos minutos, ele gerou seus e-mails e ganhou um tempo precioso.
Mas, do lado da empresa, várias perguntas surgem.
Para onde esses dados foram enviados? Quais regras de retenção se aplicam? Quem pode acessá-los? E, acima de tudo, esse uso respeita as políticas internas e as obrigações de confidencialidade?
Atenção, isso não significa que todos os assistentes de IA reutilizam automaticamente os dados transmitidos para treinar seus modelos. As condições de processamento e retenção podem variar de acordo com os serviços, as ofertas e os parâmetros utilizados.
No entanto, quando um colaborador usa uma ferramenta pessoal não aprovada, a empresa pode perder a visibilidade e o controle sobre como suas informações são processadas.
E não estamos falando apenas de listas de clientes.
Faturas, documentos financeiros, contratos confidenciais ou informações estratégicas também podem ser afetados.
Um verdadeiro desafio de governança de dados, que merece ser levado a sério.
Por que seus funcionários usam outras IAs, mesmo que você já ofereça o Gemini?
Essa é uma pergunta particularmente interessante.
Porque se sua empresa já implementou o Gemini em seu ambiente Google Workspace, por que alguns funcionários continuariam a usar o ChatGPT ou outros assistentes?
A resposta provavelmente é mais simples do que imaginamos: por hábito e, às vezes, simplesmente por falta de conhecimento sobre o Gemini.
Hábitos pessoais difíceis de mudar
Pense no caso de um funcionário que usa o ChatGPT há vários meses, ou até anos.
Ele já tem seu histórico de conversas, instruções personalizadas e, talvez, até uma memória alimentada por suas interações.
Ele sabe como formular suas perguntas, conhece as capacidades da ferramenta e desenvolveu reflexos reais de uso.
De um dia para o outro, sua empresa anuncia que o Gemini se tornará o assistente de IA preferencial.
Mas por que ele mudaria seus hábitos se ninguém lhe mostrasse o que ele pode fazer com o Gemini?
Essa é precisamente toda a dificuldade da adoção de uma nova tecnologia.
Disponibilizar uma ferramenta não significa automaticamente que os funcionários a adotarão.
E isso não se aplica apenas à IA. É um problema que encontramos regularmente ao implementar novas ferramentas colaborativas.
O Gemini às vezes é subestimado
Outro problema vem da percepção das capacidades do Gemini.
Alguns usuários conhecem muito bem as possibilidades do ChatGPT, mas muito menos as do assistente de IA do Google.
No entanto, o Gemini pode perfeitamente atender a muitas necessidades profissionais:
- Redigir ou reformular e-mails.
- Resumir documentos volumosos.
- Traduzir conteúdo para diferentes idiomas.
- Preparar atas de reunião.
- Estruturar ideias ou apresentações.
- Facilitar a análise e a compreensão de certas informações.
E para as empresas que já utilizam o Google Workspace, o Gemini possui uma vantagem particularmente interessante: sua integração com o ecossistema Google.
Gmail, Docs, Drive, Sheets e outras ferramentas colaborativas podem, assim, fazer parte de uma experiência de trabalho mais coerente, dependendo das funcionalidades e licenças ativadas.
Mas ainda é preciso que seus funcionários saibam realmente explorar essas possibilidades!
Proibir outras IAs, essa é realmente a solução certa?
Diante do Shadow AI, a primeira reação poderia ser bastante radical: proibir pura e simplesmente o uso de assistentes não aprovados.
No papel, isso parece ser uma solução bastante lógica.
Mas na prática, isso é realmente suficiente?
Um colaborador que já utiliza um assistente de IA na sua vida pessoal pode ser tentado a continuar a usá-lo para as suas tarefas profissionais, mesmo que a sua empresa lhe ofereça uma alternativa.
E se essa alternativa lhe parecer menos eficiente, simplesmente porque não a conhece suficientemente bem, o problema pode persistir.
Então, em vez de procurar apenas proibir, por que não fazer com que os colaboradores queiram usar a IA proposta pela sua empresa?
Isso envolve, obviamente, uma política de uso clara, regras de segurança adaptadas e um ambiente profissional configurado corretamente.
Mas também envolve, e acima de tudo, o apoio aos utilizadores.
Treinar os seus colaboradores em Gemini, mostrar-lhes casos de uso concretos e dar-lhes os meios para progredir pode facilitar consideravelmente esta transição.
E é precisamente sobre este assunto que a GSkills intervem.
GSkills: apoiar a adoção de Gemini para limitar o Shadow AI
Implementar o Gemini numa empresa é um primeiro passo. Mas para que este investimento seja realmente útil, os colaboradores ainda precisam de o usar.
GSkills é uma plataforma dedicada à aprendizagem, adoção e acompanhamento dos usos do ecossistema Google, nomeadamente Google Workspace, ChromeOS e Gemini.
O seu objetivo é bastante simples: permitir que cada colaborador desenvolva as suas competências, ao seu ritmo, ao mesmo tempo que dá aos gestores uma melhor visibilidade sobre a adoção das ferramentas.
E no contexto do Shadow AI, esta abordagem faz todo o sentido.
Aprender a usar o Gemini com casos concretos
Um colaborador que domina o Gemini terá mais motivos para o usar no dia a dia.
Para isso, a GSkills oferece percursos de aprendizagem, tutoriais, quizzes e recursos pedagógicos dedicados ao Gemini.
A ideia não é apenas explicar o que é a inteligência artificial, mas sobretudo mostrar como a usar em situações profissionais reais.
Vejamos alguns exemplos:
Um comercial poderá aprender a usar o Gemini para preparar os seus e-mails de prospecção.
Um responsável administrativo poderá descobrir como sintetizar documentos ou estruturar informações.
Um diretor poderá aprender a preparar um relatório, organizar as suas ideias ou facilitar a redação de certos conteúdos.
Tudo isso desenvolvendo as melhores práticas em torno da formulação de prompts e da confidencialidade.
E, ao contrário de uma formação pontual, a GSkills permite que esta aprendizagem se mantenha a longo prazo.
Uma extensão Chrome para encontrar casos de uso diretamente no Gemini
Esta é provavelmente uma das funcionalidades mais interessantes da GSkills para facilitar a adoção do Gemini.
Com o GSkills para Chrome, os colaboradores podem encontrar os casos de uso e os prompts propostos pela GSkills ou pela sua empresa diretamente na interface do Gemini.
Não é mais necessário procurar um documento antigo com exemplos de prompts ou percorrer dezenas de recursos para encontrar uma ideia.
A extensão permite, nomeadamente:
- Encontrar casos de uso recomendados de acordo com a sua profissão.
- Pesquisar prompts por categoria ou palavra-chave.
- Inserir um prompt no Gemini com um clique, mantendo a possibilidade de o modificar.
- Acesse rapidamente seus casos de uso favoritos.
- Encontre recursos internos, bem como links para Gems e outras funcionalidades úteis.
Imagine um colaborador que deseja traduzir um documento ou preparar um e-mail profissional.
Em vez de recorrer ao seu assistente de IA pessoal por hábito, ele pode encontrar diretamente no Gemini um exemplo adaptado à sua necessidade.
Basta então personalizar sua solicitação.
Do lado da empresa, os administradores também podem organizar os casos de uso propostos e disponibilizar recursos adaptados às diferentes profissões.
Outro ponto interessante: o catálogo interno pode ser mantido em uma Google Sheets pertencente ao ambiente da empresa.
Uma forma de capitalizar as boas práticas da organização sem deixá-las espalhadas nos arquivos pessoais de cada um.
A extensão pode ser instalada a partir da Chrome Web Store ou implantada em toda a organização via o console de administração do Google.
Essa é toda a lógica do GSkills: tornar as boas práticas acessíveis diretamente onde os colaboradores trabalham.
Acompanhe a adoção do Gemini com indicadores concretos
Treinar suas equipes é bom. Mas como saber se elas realmente utilizam as ferramentas disponibilizadas?
Essa é uma questão essencial para os gestores que investem em inteligência artificial.
O GSkills oferece painéis que permitem acompanhar o progresso dos colaboradores e seu engajamento nos percursos de aprendizagem.
Graças à sua integração com o console de administração do Google, a plataforma também pode explorar métricas de uso do Gemini e das unidades organizacionais.
Concretamente, isso permite entender melhor:
- Quais equipes utilizam e adotam o Gemini.
- Quais percursos de treinamento são seguidos e concluídos.
- Quais casos de uso interessam aos colaboradores.
- Quais equipes precisariam de acompanhamento adicional.
- Como a adoção evolui ao longo do tempo.
A extensão do Chrome também fornece indicadores sobre os recursos consultados e os prompts do catálogo enviados para o Gemini.
Para um gestor, o interesse é duplo: acompanhar melhor suas equipes, mas também dispor de informações concretas para gerenciar seu investimento em IA.
Porque investir em licenças do Gemini sem saber se elas estão realmente sendo usadas é um pouco como comprar um software para toda a sua empresa e esperar que todos aprendam a usá-lo sozinhos!
Como reduzir concretamente o Shadow AI na sua empresa?
Agora que entendemos o problema, como agir?
Não é preciso começar com uma transformação gigantesca. Algumas etapas já podem ajudar a seguir uma direção melhor.
1. Implantar um ambiente de IA profissional coerente
Para uma empresa que já trabalha com o Google Workspace, o Gemini representa uma solução particularmente lógica.
A integração com as ferramentas existentes permite limitar a proliferação de ambientes de trabalho e oferecer uma experiência mais coerente.
A empresa também pode contar com parâmetros de administração, licenças profissionais e regras de gerenciamento de dados adaptados à sua organização.
2. Converse com seus colaboradores
Antes de querer impor novos hábitos, é importante entender os usos existentes.
Quais assistentes de IA são usados hoje? Para quais tarefas? Por que alguns colaboradores preferem uma ferramenta em vez de outra?
As respostas permitirão identificar as necessidades reais e os possíveis obstáculos para a adoção do Gemini.
Porque a Shadow AI não vem necessariamente de uma vontade de contornar as regras. Pode simplesmente resultar de uma falta de informação ou de acompanhamento.
3. Treine as equipes, começando pelos líderes
E se o primeiro usuário a ser acompanhado fosse, na verdade, o próprio líder?
Antes de pedir às suas equipes para adotarem o Gemini, pode ser interessante dedicar um tempo para descobrir suas funcionalidades e entender suas possibilidades.
Essa abordagem permite, então, apoiar melhor a mudança internamente.
Com o GSkills, cada colaborador pode desenvolver suas habilidades por meio de recursos educacionais e casos de uso adaptados ao seu dia a dia.
4. Observe os usos e acompanhe o progresso
Finalmente, a adoção não deve parar na implantação do Gemini.
Ao acompanhar os indicadores disponíveis no GSkills, a empresa pode identificar as equipes que estão progredindo, aquelas que encontram dificuldades e os casos de uso que despertam maior interesse.
Essas informações permitem evoluir os percursos de aprendizado e oferecer um acompanhamento mais relevante.
O objetivo não é monitorar cada conversa, mas entender como as ferramentas são adotadas para melhorar as práticas.
Conclusão: para dominar a Shadow AI, vamos começar por adotar melhor a IA!
A inteligência artificial agora faz parte do dia a dia de muitos colaboradores, quer as empresas estejam plenamente conscientes disso ou não.
E querer impedir seu uso não resolverá necessariamente todos os problemas.
Em contrapartida, propor um ambiente profissional coerente, acompanhar os usuários e mostrar-lhes as possibilidades do Gemini permite construir hábitos muito melhores.
Para as empresas já equipadas com Google Workspace, o Gemini constitui uma base relevante para centralizar os usos profissionais da IA, com os parâmetros de segurança e governança apropriados.
E com o GSkills, essa abordagem vai além: seus colaboradores podem aprender a usar o Gemini, descobrir casos de uso adaptados à sua profissão e acessar recursos diretamente de seu assistente.
Por sua vez, você dispõe de indicadores para acompanhar a adoção, medir o progresso e orientar suas ações de treinamento.
Porque, afinal, a melhor maneira de limitar a Shadow AI não é apenas dizer aos seus colaboradores qual IA usar.
É mostrar-lhes por que aquela que você oferece merece se tornar o novo assistente deles no dia a dia.
Descubra como adotar o Gemini com o GSkills
Você já implantou o Gemini ou planeja integrá-lo à sua empresa?
Descubra como o GSkills pode acompanhar seus colaboradores, facilitar seu desenvolvimento de habilidades e ajudá-lo a gerenciar a adoção do Gemini.
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