Kunstig intelligens er overalt i dag. I nettleserne våre, smarttelefonene våre, profesjonelle verktøy og til og med direkte i innboksene våre. Og selv om det kan spare betydelig tid på mange oppgaver, reiser det også nye problemer for bedrifter.
For tenk deg et øyeblikk: bedriften din har investert i Google Workspace og Gemini for å tilby et sammenhengende, sikkert og kontrollert arbeidsmiljø. Men på sin side fortsetter noen ansatte å bruke sin personlige ChatGPT-konto for å skrive e-poster, analysere kontrakter eller oppsummere interne dokumenter.
Og alt dette, uten nødvendigvis å informere deg.
Velkommen til Shadow AI-verdenen, et fenomen som raskt kan bli en skikkelig hodepine for bedrifter som ønsker å beholde kontrollen over dataene sine.
Så, hva er Shadow AI egentlig? Hvorfor fortsetter dine ansatte å bruke ugodkjente verktøy? Og fremfor alt, hvordan kan du begrense dette fenomenet med Gemini og GSkills?
Vi forklarer alt!
Hva er Shadow AI, egentlig?
Du har kanskje allerede hørt om Shadow IT, denne praksisen med å bruke programvare, applikasjoner eller IT-tjenester uten forhåndsgodkjenning fra selskapet.
Vel, Shadow AI er basert på det samme prinsippet, men anvendt på kunstig intelligens.
Konkret handler det om bruk av AI-verktøy av ansatte, utenfor rammen definert av deres organisasjon.
Og det er mange eksempler:
- En selger som bruker sin personlige ChatGPT-konto til å skrive et forretningsforslag.
- En HR-leder som ber en AI om å oppsummere interne dokumenter.
- En ansatt som importerer en kontrakt til en ekstern AI-assistent for å få et sammendrag.
- En regnskapsfører som sender fakturaer til et AI-verktøy for å lette analysen.
Ved første øyekast er det ikke mye å bekymre seg for. Tross alt prøver disse ansatte bare å spare tid og være mer produktive.
Men det er nettopp her ting blir komplisert.
Problemet er ikke nødvendigvis bruken av AI, men snarere kontrollen over informasjonen som overføres til den.
Hvorfor utgjør Shadow AI en risiko for bedriften din?
La oss ta et ganske enkelt eksempel.
Tenk deg at en selger ønsker å forberede en prospekteringskampanje. For å spare tid bestemmer han seg for å importere en kundeliste til sin personlige AI-assistent for å be den om å skrive personlige e-poster.
I denne listen finner vi navn, e-postadresser, telefonnumre og potensielt annen forretningsinformasjon.
Den ansatte er fornøyd: på noen minutter har han generert e-postene sine og spart verdifull tid.
Men på selskapets side oppstår det flere spørsmål.
Hvor ble disse dataene sendt? Hvilke oppbevaringsregler gjelder? Hvem kan få tilgang til dem? Og fremfor alt, respekterer denne bruken interne retningslinjer og konfidensialitetsforpliktelser?
Vær oppmerksom på at dette ikke betyr at alle AI-assistenter automatisk gjenbruker overførte data for å trene modellene sine. Behandlings- og lagringsbetingelsene kan variere avhengig av tjenestene, tilbudene og innstillingene som brukes.
Men når en ansatt bruker et ugodkjent personlig verktøy, kan selskapet miste innsikt og kontroll over hvordan informasjonen behandles.
Og vi snakker ikke bare om kundelister.
Fakturaer, finansielle dokumenter, konfidensielle kontrakter eller strategisk informasjon kan også være berørt.
En reell utfordring for datastyring, som fortjener å tas på alvor.
Hvorfor bruker dine ansatte andre AI-er, selv om du allerede tilbyr Gemini?
Dette er et spesielt interessant spørsmål.
For hvis selskapet ditt allerede har implementert Gemini i Google Workspace-miljøet, hvorfor fortsetter noen ansatte å bruke ChatGPT eller andre assistenter?
Svaret er sannsynligvis enklere enn vi forestiller oss: av vane, og noen ganger rett og slett på grunn av manglende kunnskap om Gemini.
Personlige vaner som er vanskelige å endre
La oss ta tilfellet med en ansatt som har brukt ChatGPT i flere måneder, kanskje til og med flere år.
Han har allerede sin samtalelogg, tilpassede instruksjoner, kanskje til og med et minne som er matet med utvekslingene hans.
Han vet hvordan han skal formulere forespørslene sine, kjenner verktøyets kapasiteter og har utviklet ekte bruksreflekser.
Fra en dag til den neste kunngjør selskapet hans at Gemini blir den foretrukne AI-assistenten.
Men hvorfor skulle han endre vanene sine hvis ingen viser ham hva han kan gjøre med Gemini?
Dette er akkurat vanskeligheten med å ta i bruk ny teknologi.
Å gjøre et verktøy tilgjengelig betyr ikke automatisk at ansatte vil ta det i bruk.
Og dette gjelder ikke bare AI. Dette er et problem som ofte dukker opp når nye samarbeidsverktøy implementeres.
Gemini blir noen ganger undervurdert
Et annet problem kommer fra oppfatningen av Geminis kapasiteter.
Noen brukere er veldig kjent med ChatGPTs muligheter, men mye mindre med Googles AI-assistent.
Likevel kan Gemini perfekt svare på mange profesjonelle behov:
- Skrive eller omformulere e-poster.
- Oppsummere store dokumenter.
- Oversette innhold til forskjellige språk.
- Forberede rapporter.
- Strukturere ideer eller presentasjoner.
- Forenkle analyse og forståelse av viss informasjon.
Og for selskaper som allerede bruker Google Workspace, har Gemini en spesielt interessant fordel: integrasjonen med Google-økosystemet.
Gmail, Docs, Drive, Sheets og andre samarbeidsverktøy kan dermed bli en del av en mer sammenhengende arbeidsopplevelse, avhengig av funksjoner og aktiverte lisenser.
Men dine ansatte må fortsatt vite hvordan de virkelig skal utnytte disse mulighetene!
Er det å forby andre AI-er virkelig den rette løsningen?
Overfor Shadow AI kan den første reaksjonen være ganske radikal: ganske enkelt å forby bruken av uautoriserte assistenter.
På papiret virker dette som en ganske logisk løsning.
Men i praksis, er det virkelig tilstrekkelig?
En ansatt som allerede bruker en AI-assistent i privatlivet, kan være fristet til å fortsette å bruke den til profesjonelle oppgaver, selv om selskapet tilbyr et alternativ.
Og hvis dette alternativet virker mindre effektivt, bare fordi han eller hun ikke kjenner det godt nok, risikerer problemet å vedvare.
Så i stedet for å bare prøve å forby, hvorfor ikke få ansatte til å ønske å bruke AI-en som tilbys av selskapet?
Dette innebærer selvsagt en klar brukspolitikk, tilpassede sikkerhetsregler og et riktig konfigurert profesjonelt miljø.
Men det handler også, og fremfor alt, om å støtte brukerne.
Å lære opp ansatte i Gemini, vise dem konkrete bruksområder og gi dem midler til å utvikle seg, kan betydelig lette denne overgangen.
Og det er nettopp i dette emnet GSkills kommer inn.
GSkills: støtte Gemini-adopsjon for å begrense skygge-AI
Å distribuere Gemini i en bedrift er et første skritt. Men for at denne investeringen skal være virkelig nyttig, må de ansatte fortsatt bruke den.
GSkills er en plattform dedikert til læring, adopsjon og overvåking av bruken av Google-økosystemet, inkludert Google Workspace, ChromeOS og Gemini.
Målet er ganske enkelt: å gjøre det mulig for hver ansatt å utvikle sine ferdigheter, i sitt eget tempo, samtidig som ledere får bedre innsikt i adopsjonen av verktøy.
Og i forbindelse med skygge-AI er denne tilnærmingen svært meningsfull.
Lær å bruke Gemini med konkrete eksempler
En ansatt som mestrer Gemini vil ha flere grunner til å bruke det i hverdagen.
GSkills tilbyr læringsveier, opplæringer, quizer og pedagogiske ressurser dedikert til Gemini.
Ideen er ikke bare å forklare hva kunstig intelligens er, men fremfor alt å vise hvordan man bruker det i reelle profesjonelle situasjoner.
La oss ta noen eksempler:
En selger kan lære å bruke Gemini til å forberede salgs-e-poster.
En administrativ leder kan finne ut hvordan man oppsummerer dokumenter eller strukturerer informasjon.
En leder kan lære å forberede en rapport, organisere ideer eller forenkle skrivingen av visse innhold.
Alt dette mens man utvikler bedre praksis rundt formulering av prompter og konfidensialitet.
Og i motsetning til en engangsopplæring, gjør GSkills det mulig å integrere denne læringen over tid.
En Chrome-utvidelse for å finne bruksområder direkte i Gemini
Dette er sannsynligvis en av de mest interessante funksjonene i GSkills for å lette adopsjonen av Gemini.
Med GSkills for Chrome kan ansatte finne bruksområder og prompter foreslått av GSkills eller selskapet direkte fra Gemini-grensesnittet.
Du trenger ikke lenger å søke etter et gammelt dokument som inneholder eksempler på prompter, eller bla gjennom dusinvis av ressurser for å finne en idé.
Utvidelsen gjør det spesielt mulig å:
- Finne anbefalte bruksområder basert på yrket ditt.
- Søke etter prompter etter kategori eller nøkkelord.
- Sette inn en prompt i Gemini med ett klikk, samtidig som du beholder muligheten til å endre den.
- Rask tilgang til favorittbruksmåter.
- Finn interne ressurser, samt lenker til Gems og andre nyttige funksjoner.
Tenk deg en ansatt som ønsker å oversette et dokument eller forberede en profesjonell e-post.
I stedet for å vende tilbake til sin personlige AI-assistent av vane, kan vedkommende finne et passende eksempel direkte i Gemini.
Deretter trenger han bare å tilpasse forespørselen sin.
På bedriftssiden kan administratorer også organisere foreslåtte bruksområder og gjøre ressurser tilgjengelig tilpasset ulike yrker.
Et annet interessant poeng: Den interne katalogen kan oppbevares i et Google Sheets som tilhører bedriftens miljø.
En måte å kapitalisere på organisasjonens beste praksiser uten å la dem ligge spredt i personlige filer.
Utvidelsen kan installeres fra Chrome Web Store eller distribueres i stor skala i en organisasjon via Google Admin-konsollen.
Dette er hele logikken bak GSkills: å gjøre god praksis tilgjengelig direkte der ansatte jobber.
Følg adopsjonen av Gemini med konkrete indikatorer.
Å trene teamene sine er bra. Men hvordan vet man om de faktisk bruker verktøyene de har fått?
Dette er et avgjørende spørsmål for ledere som investerer i kunstig intelligens.
GSkills tilbyr dashbord som gjør det mulig å følge ansattes fremgang og engasjement i læringsprosessene.
Takket være integrasjonen med Google Admin-konsollen kan plattformen også utnytte bruksmålinger fra Gemini og organisasjonsenheter.
Konkret betyr dette at man bedre kan forstå:
- Hvilke team som bruker og adopterer Gemini.
- Hvilke treningsforløp som følges og fullføres.
- Hvilke bruksområder som interesserer de ansatte.
- Hvilke team som trenger ekstra støtte.
- Hvordan adopsjonen utvikler seg over tid.
Chrome-utvidelsen gir også indikatorer på konsulterte ressurser og katalogforespørsler sendt til Gemini.
For en leder er fordelen dobbel: bedre støtte teamene sine, men også ha konkret informasjon for å styre investeringen i AI.
For å investere i Gemini-lisenser uten å vite om de faktisk brukes, er litt som å kjøpe programvare til hele selskapet og håpe at alle lærer å bruke det selv!
Hvordan redusere Shadow AI i selskapet?
Nå som vi har forstått problemet, hvordan skal vi handle?
Du trenger ikke å starte med en gigantisk transformasjon. Noen få skritt kan allerede bidra til å ta en bedre retning.
1. Implementer et sammenhengende profesjonelt AI-miljø.
For et selskap som allerede jobber med Google Workspace, representerer Gemini en spesielt logisk løsning.
Integrasjonen med eksisterende verktøy bidrar til å begrense spredningen av arbeidsmiljøer og tilby en mer sammenhengende opplevelse.
Selskapet kan også stole på administrasjonsinnstillinger, profesjonelle lisenser og databehandlingsregler tilpasset organisasjonen.
2. Diskuter med dine kolleger
Før du ønsker å innføre nye vaner, er det viktig å forstå eksisterende praksiser.
Hvilke AI-assistenter brukes i dag? Til hvilke oppgaver? Hvorfor foretrekker noen ansatte ett verktøy fremfor et annet?
Svarene vil bidra til å identifisere reelle behov og mulige hindringer for å ta i bruk Gemini.
For Shadow AI kommer ikke nødvendigvis fra et ønske om å omgå regler. Det kan rett og slett skyldes mangel på informasjon eller støtte.
3. Tren teamene, start med lederne
Hva om den første brukeren som skulle støttes var lederen selv?
Før du ber teamene dine om å ta i bruk Gemini, kan det være interessant å ta seg tid til å oppdage funksjonene og forstå mulighetene.
Denne tilnærmingen gjør det deretter mulig å bedre fremme endring internt.
Med GSkills kan hver medarbeider utvikle sine ferdigheter gjennom pedagogiske ressurser og brukstilfeller tilpasset deres daglige virke.
4. Observer bruken og følg fremdriften
Til syvende og sist bør adopsjonen ikke stoppe ved utrulling av Gemini.
Ved å følge indikatorene som er tilgjengelige i GSkills, kan selskapet identifisere teamene som gjør fremgang, de som har vanskeligheter og de bruksområdene som vekker mest interesse.
Denne informasjonen gjør det mulig å utvikle læringsveier og tilby mer relevant støtte.
Målet er ikke å overvåke hver samtale, men å forstå hvordan verktøyene tas i bruk for å forbedre praksis.
Konklusjon: For å mestre Shadow AI, la oss først adoptere AI bedre!
Kunstig intelligens er nå en del av hverdagen for mange ansatte, enten selskaper er fullt klar over det eller ikke.
Og å prøve å forhindre bruken vil ikke nødvendigvis løse alle problemer.
Derimot vil det å tilby et sammenhengende profesjonelt miljø, støtte brukere og vise dem mulighetene til Gemini bidra til å bygge mye bedre vaner.
For selskaper som allerede bruker Google Workspace, gir Gemini et relevant grunnlag for å sentralisere profesjonell AI-bruk, med de riktige sikkerhets- og styringsinnstillingene.
Og med GSkills går denne tilnærmingen lenger: dine ansatte kan lære å bruke Gemini, oppdage brukstilfeller tilpasset deres jobb og få tilgang til ressurser direkte fra assistenten deres.
Fra din side har du indikatorer for å spore adopsjon, måle fremgang og veilede dine opplæringsaktiviteter.
For til syvende og sist, den beste måten å begrense Shadow AI på er ikke bare å fortelle dine ansatte hvilken AI de skal bruke.
Det er å vise dem hvorfor den du tilbyr dem fortjener å bli deres nye daglige assistent.
Oppdag hvordan du tar i bruk Gemini med GSkills
Har du allerede rullet ut Gemini eller vurderer du å integrere det i din bedrift?
Oppdag hvordan GSkills kan støtte dine ansatte, lette deres kompetanseutvikling og hjelpe deg med å styre adopsjonen av Gemini.
Relaterte artikler
GSkills for Chrome: dine brukssaker direkte i Gemini
Med GSkills for Chrome finner du dine GSkills-brukssaker og forespørsler direkte i Google Geminis grensesnitt. Spar tid, oppdag forespørsler tilpasset ditt arbeid og forenkle adopsjonen av AI i bedriften.
Hvordan FM Logistic har gjort adopsjonen av Google Workspace til en spak for AI med GSkills
FM Logistic bruker GSkills for å styrke den digitale autonomien til sine team og forberede ankomsten av kunstig intelligens med Gemini. Takket være en oversiktlig plattform, guidede stier og konkrete brukstilfeller, etablerer selskapet solid og varig bruk i hjertet av sin digitale strategi.
