Shadow AI í fyrirtækjum: takmarkaðu það með Gemini og GSkills

Gervigreind er alls staðar í dag. Í vöfrum okkar, snjallsímum, faglegum verkfærum og jafnvel beint í pósthólfum okkar. Og á meðan hún getur sparað umtalsverðan tíma í mörgum verkefnum, vekur hún einnig upp ný vandamál fyrir fyrirtæki.

Ímyndaðu þér augnablik: fyrirtækið þitt hefur fjárfest í Google Workspace og Gemini til að bjóða upp á samhengt, öruggt og stýrt vinnuumhverfi. En sumir starfsmenn halda áfram að nota persónulegan ChatGPT reikning sinn til að skrifa tölvupósta, greina samninga eða draga saman innri skjöl.

Og allt þetta, án þess að láta þig vita.

Velkomin í heim Skugga-gervigreindar (Shadow AI), fyrirbæri sem getur fljótt orðið raunverulegur höfuðverkur fyrir fyrirtæki sem leitast við að halda stjórn á gögnum sínum.

Svo, hvað er Shadow AI nákvæmlega? Af hverju halda starfsmenn þínir áfram að nota óviðurkennd verkfæri? Og umfram allt, hvernig á að takmarka þetta fyrirbæri með Gemini og GSkills?

Við munum útskýra allt!

Hvað er Shadow AI nákvæmlega?

Þú hefur kannski heyrt um Shadow IT, þessa framkvæmd sem felur í sér að nota hugbúnað, forrit eða upplýsingatækniþjónustu án fyrirfram samþykkis fyrirtækisins.

Jæja, Shadow AI byggir á sömu meginreglu, en beitt gervigreind.

Í stuttu máli er það notkun gervigreindarverkfæra af starfsmönnum, utan rammans sem skilgreindur er af skipulagi þeirra.

Og dæmin eru mörg:

• Sölumaður sem notar persónulegan ChatGPT reikning sinn til að skrifa sölutilboð.
• Starfsmannastjóri sem biður gervigreind að draga saman innri skjöl.
• Starfsmaður sem flytur samning inn í ytri gervigreindaraðstoðarmann til að fá yfirlit.
• Bókari sem sendir reikninga til gervigreindarverkfæris til að auðvelda greiningu þeirra.

Við fyrstu sýn, ekkert til að hafa áhyggjur af. Enda eru þessir starfsmenn einfaldlega að reyna að spara tíma og vera afkastameiri.

En það er einmitt þar sem málin flækjast.

Vandinn er ekki endilega notkun gervigreindar, heldur frekar stjórnun upplýsinganna sem við sendum henni.

Af hverju er Shadow AI áhætta fyrir fyrirtækið þitt?

Tökum einfalt dæmi.

Ímyndum okkur að sölumaður vilji undirbúa sölukynningarherferð. Til að spara tíma ákveður hann að flytja inn lista yfir viðskiptavini í persónulegan gervigreindaraðstoðarmann sinn til að biðja hann um að skrifa sérsniðna tölvupósta.

Í þessum lista finnum við nöfn, tölvupóstföng, símanúmer og hugsanlega aðrar viðskiptaupplýsingar.

Starfsmaðurinn er ánægður: á nokkrum mínútum hefur hann búið til tölvupóstana sína og sparað dýrmætan tíma.

En frá hálfu fyrirtækisins vakna nokkrar spurningar.

Hvert voru þessar upplýsingar sendar? Hvaða varðveislureglur gilda? Hver getur nálgast þær? Og umfram allt, virðir þessi notkun innri reglur og trúnaðarskyldur?

Athugið, þetta þýðir ekki að allir gervigreindaraðstoðarmenn endurnýti sjálfkrafa gögnin sem send eru til að þjálfa líkön sín. Meðhöndlun og varðveisluskilyrði geta verið mismunandi eftir þjónustu, tilboðum og stillingum sem notuð eru.

Hins vegar, þegar starfsmaður notar óviðurkennt persónulegt verkfæri, getur fyrirtækið tapað sýnileika og stjórn á því hvernig upplýsingar þess eru meðhöndlaðar.

Og við erum ekki bara að tala um viðskiptavinalista.

Reikningar, fjárhagsskjöl, trúnaðarsamningar eða stefnumótandi upplýsingar geta einnig verið í hættu.

Sannkölluð áskorun um stjórnun gagna, sem vert er að taka alvarlega.

Hvers vegna nota starfsmenn þínir annað gervigreind, jafnvel þótt þú bjóðir upp á Gemini nú þegar?

Þetta er sérlega áhugaverð spurning.

Því ef fyrirtækið þitt hefur þegar innleitt Gemini í Google Workspace umhverfi sitt, hvers vegna myndu sumir starfsmenn halda áfram að nota ChatGPT eða aðra aðstoðarmenn?

Svarið er líklega einfaldara en maður heldur: vegna vanans, og stundum einfaldlega vegna þess að þeir þekkja ekki Gemini.

Persónulegir vanar sem erfitt er að breyta

Tökum dæmi um starfsmann sem hefur notað ChatGPT í nokkra mánuði, eða jafnvel ár.

Hann á nú þegar samtalsferil sinn, sérsniðnar leiðbeiningar, og jafnvel minni sem hefur verið fóðrað í gegnum samskipti hans.

Hann veit hvernig á að orða beiðnir sínar, þekkir getu tólsins og hefur þróað raunverulega notkunarhætti.

Daginn eftir tilkynnir fyrirtæki hans að Gemini verði æskilegi gervigreindar aðstoðarmaðurinn.

En hvers vegna ætti hann að breyta vananum sínum ef enginn sýnir honum hvað hann getur gert með Gemini?

Þetta er einmitt erfiðleikinn við að taka upp nýja tækni.

Að gera verkfæri aðgengilegt þýðir ekki sjálfkrafa að starfsmenn muni taka það upp.

Og þetta á ekki aðeins við um gervigreind. Þetta er vandamál sem við sjáum reglulega við innleiðingu nýrra samvinnuverkfæra.

Gemini er stundum vanmetið

Annað vandamál er hvernig fólk skynjar getu Gemini.

Sumir notendur þekkja mjög vel möguleika ChatGPT, en mun minna möguleika gervigreindar aðstoðarmanns Google.

Samt sem áður getur Gemini fullkomlega mætt mörgum faglegum þörfum:

• Semja eða endurorða tölvupósta.
• Draga saman umfangsmikil skjöl.
• Þýða efni á mismunandi tungumál.
• Undirbúa fundargerðir.
• Skipuleggja hugmyndir eða kynningar.
• Auðvelda greiningu og skilning á tilteknum upplýsingum.

Og fyrir fyrirtæki sem nota nú þegar Google Workspace hefur Gemini sérstakan kost: samþætting þess við Google vistkerfið.

Gmail, Docs, Drive, Sheets og önnur samvinnuverkfæri geta þannig orðið hluti af samfelldari vinnuupplifun, eftir virkni og leyfum sem virkjuð eru.

En starfsmenn þínir verða að vita hvernig á að nýta þessa möguleika!

Er það virkilega rétta lausnin að banna aðra gervigreind?

Frammi fyrir Shadow AI gæti fyrstu viðbrögðin verið nokkuð róttæk: að banna hreint og beint notkun óviðurkenndra aðstoðarmanna.

Á pappír virðist þetta vera frekar rökrétt lausn.

En í reynd, er það virkilega nóg?

Starfsmaður sem notar nú þegar gervigreindar-aðstoðarmann í einkalífi sínu gæti freistast til að halda áfram að nota hann í vinnu sinni, jafnvel þótt fyrirtæki hans bjóði honum annan kost.

Og ef þessi valkostur virðist honum síður skilvirkur, einfaldlega vegna þess að hann þekkir hann ekki nógu vel, er hætta á að vandamálið haldist.

Þannig að í stað þess að reyna að banna eingöngu, af hverju ekki að veita starfsmönnum löngun til að nota gervigreindina sem fyrirtæki þeirra býður upp á?

Þetta krefst augljóslega skýrrar notkunarstefnu, viðeigandi öryggisreglna og rétt stillts faglegs umhverfis.

En þetta felur líka, og umfram allt, í sér stuðning við notendur.

Að þjálfa starfsmenn í Gemini, sýna þeim raunveruleg notkunartilvik og veita þeim leiðir til að bæta sig getur auðveldað þessar umskipti verulega.

Og það er einmitt í þessu máli sem GSkills kemur inn í myndina.

GSkills: stuðla að notkun Gemini til að takmarka Shadow AI

Að innleiða Gemini innan fyrirtækis er fyrsta skrefið. En til þess að þessi fjárfesting sé sannarlega gagnleg þurfa starfsmenn enn að nota hana.

GSkills er vettvangur tileinkaður námi, notkun og eftirfylgni með notkun Google vistkerfisins, sérstaklega Google Workspace, ChromeOS og Gemini.

Markmið hans er frekar einfalt: að gera hverjum starfsmanni kleift að þróa færni sína, á sínum hraða, á sama tíma og stjórnendum er veitt betri sýnileiki á notkun tækja.

Og í samhengi við Shadow AI, fær þessi nálgun fulla merkingu.

Lærðu að nota Gemini með raunverulegum dæmum

Starfsmaður sem hefur náð tökum á Gemini mun hafa fleiri ástæður til að nota hana dags daglega.

GSkills býður upp á námskeið, kennsluefni, spurningakeppnir og kennsluefni tileinkað Gemini í þessu skyni.

Hugmyndin er ekki bara að útskýra hvað gervigreind er, heldur sérstaklega að sýna hvernig á að nota hana í raunverulegum faglegum aðstæðum.

Tökum nokkur dæmi:

Sölumaður getur lært að nota Gemini til að undirbúa tölvupósta sína fyrir verðandi viðskiptavini.

Stjórnandi getur fundið út hvernig á að draga saman skjöl eða skipuleggja upplýsingar.

Stjórnandi getur lært að undirbúa skýrslu, skipuleggja hugmyndir sínar eða auðvelda gerð tiltekinna efna.

Allt á sama tíma og betri vinnubrögð eru þróuð varðandi mótun spurninga og trúnað.

Og ólíkt einu sinni þjálfun, gerir GSkills það mögulegt að festa þetta nám til langs tíma.

Chrome viðbót til að finna notkunartilvik beint í Gemini

Þetta er líklega ein áhugaverðasta eiginleiki GSkills til að auðvelda notkun Gemini.

Með GSkills fyrir Chrome geta starfsmenn fundið notkunartilvik og spurningar sem GSkills eða fyrirtæki þeirra bjóða upp á beint frá viðmóti Gemini.

Ekki lengur þörf á að leita að gömlu skjali sem inniheldur dæmi um spurningar eða fara í gegnum tugi auðlinda til að finna hugmynd.

Viðbótin gerir sérstaklega kleift að:

• Finna ráðlögð notkunartilvik eftir starfsgrein.
• Leita að spurningum eftir flokki eða lykilorði.
• Setja inn spurningu í Gemini með einum smelli, á sama tíma og möguleikinn á að breyta henni er hafður.
• Fáðu fljótan aðgang að uppáhalds notkunartilvikum þínum.
• Finndu innri auðlindir, svo og tengla á Gems og aðra gagnlega eiginleika.

Ímyndaðu þér samstarfsmann sem vill þýða skjal eða undirbúa faglegan tölvupóst.

Í stað þess að snúa aftur til persónulegs gervigreindaraðstoðarmanns síns af vana, getur hann fundið dæmi sem hentar þörfum hans beint í Gemini.

Þá þarf hann bara að sérsníða beiðni sína.

Hvað varðar fyrirtækið geta stjórnendur einnig skipulagt þau notkunartilvik sem boðið er upp á og veitt auðlindir sem eru sniðnar að mismunandi starfsgreinum.

Annar áhugaverður punktur: innri vörulistinn er hægt að geyma í Google Sheets sem tilheyrir umhverfi fyrirtækisins.

Aðferð til að nýta bestu venjur skipulagsins án þess að láta þær dreifast í persónulegum skrám allra.

Viðbótin er hægt að setja upp úr Chrome Web Store eða dreifa henni í stórum stíl í gegnum Google Admin Console.

Þetta er öll rökfræði GSkills: að gera bestu venjur aðgengilegar beint þar sem starfsmenn vinna.

Fylgstu með notkun Gemini með áþreifanlegum vísbendingum

Að þjálfa teymi sín er gott. En hvernig veit maður hvort þau séu raunverulega að nota tækin sem þeim standa til boða?

Þetta er lykilspurning fyrir stjórnendur sem fjárfesta í gervigreind.

GSkills býður upp á mælaborð til að fylgjast með framförum starfsmanna og þátttöku þeirra í námsleiðum.

Þökk sé samþættingu við Google Admin Console getur pallurinn einnig nýtt sér notkunarmælingar Gemini og skipulagseininga.

Í stuttu máli, þetta gerir okkur kleift að skilja betur:

• Hvaða teymi nota og taka upp Gemini.
• Hvaða þjálfunarleiðir eru fylgdar og lokið.
• Hvaða notkunartilvik vekja áhuga starfsmanna.
• Hvaða teymi þyrftu frekari stuðning.
• Hvernig notkun þróast með tímanum.

Chrome viðbótin veitir einnig vísbendingar um auðlindir sem hafa verið skoðaðar og hvetjandi skilaboð úr vörulistanum sem send voru í Gemini.

Fyrir framkvæmdastjóra er ávinningurinn tvöfaldur: betri stuðningur við teymi sín, en einnig áþreifanlegar upplýsingar til að stjórna fjárfestingu sinni í gervigreind.

Vegna þess að að fjárfesta í Gemini leyfum án þess að vita hvort þau eru raunverulega notuð er svolítið eins og að kaupa hugbúnað fyrir allt fyrirtækið og vona að allir læri að nota hann sjálfir!

Hvernig á að draga raunverulega úr Shadow AI í fyrirtækinu þínu?

Nú þegar við skiljum vandamálið, hvernig eigum við að bregðast við?

Engin þörf á að byrja á gríðarlegri umbreytingu. Fá skref geta nú þegar hjálpað til við að taka betri stefnu.

1. Dreifðu samræmdu faglegu gervigreindarumhverfi

Fyrir fyrirtæki sem vinnur nú þegar með Google Workspace er Gemini sérstaklega rökrétt lausn.

Samþætting við núverandi verkfæri takmarkar fjölgun vinnuumhverfa og býður upp á samræmdari upplifun.

Fyrirtækið getur einnig treyst á stjórnunarstillingar, fagleyfi og gagnavinnslureglur sem eru sniðnar að skipulagi þess.

2. Ræddu við samstarfsmenn þína

Áður en þú reynir að leggja á nýjar venjur er mikilvægt að skilja núverandi venjur.

Hvaða gervigreindaraðstoðarmenn eru notaðir í dag? Við hvaða verkefni? Af hverju kjósa sumir samstarfsmenn eitt tól fram yfir annað?

Svörin munu hjálpa til við að bera kennsl á raunverulegar þarfir og mögulegar hindranir fyrir innleiðingu Gemini.

Vegna þess að Shadow AI stafar ekki endilega af löngun til að sniðganga reglur. Það getur einfaldlega verið vegna skorts á upplýsingum eða stuðningi.

3. Þjálfa teymin, byrja á stjórnendum

Hvað ef fyrsti notandinn sem þarf að styðja væri stjórnandinn sjálfur?

Áður en þú biður teymin þín að taka upp Gemini getur verið áhugavert að gefa sér tíma til að uppgötva virkni þess og skilja möguleika þess.

Þessi nálgun gerir þér síðan kleift að leiða breytingarnar betur innanhúss.

Með GSkills getur hver samstarfsmaður þróað færni sína með námsauðlindum og notkunartilvikum sem eru sniðin að daglegu lífi þeirra.

4. Fylgstu með notkun og styðja framfarir

Að lokum má innleiðing ekki hætta við dreifingu Gemini.

Með því að fylgjast með vísunum sem eru tiltækar í GSkills getur fyrirtækið borið kennsl á teymi sem eru að ná framförum, þau sem standa frammi fyrir erfiðleikum og notkunartilvik sem vekja mestan áhuga.

Þessar upplýsingar gera kleift að þróa námsferla og bjóða upp á viðeigandi stuðning.

Markmiðið er ekki að fylgjast með hverju samtali, heldur að skilja hvernig verkfæri eru tekin upp til að bæta vinnubrögð.

Niðurstaða: til að ná tökum á Shadow AI, byrjum á því að tileinka okkur gervigreind betur!

Gervigreind er nú hluti af daglegu lífi margra samstarfsmanna, hvort sem fyrirtæki gera sér fullkomlega grein fyrir því eða ekki.

Og það að vilja koma í veg fyrir notkun þess mun ekki endilega leysa öll vandamál.

Hins vegar, með því að bjóða upp á samræmt faglegt umhverfi, styðja notendur og sýna þeim möguleika Gemini, er hægt að byggja upp mun betri venjur.

Fyrir fyrirtæki sem þegar eru með Google Workspace er Gemini viðeigandi grunnur til að miðstýra faglegri notkun gervigreindar, með viðeigandi öryggis- og stjórnunarstillingum.

Og með GSkills gengur þessi nálgun lengra: samstarfsmenn þínir geta lært að nota Gemini, uppgötvað notkunartilvik sem eru sniðin að starfi þeirra og fengið aðgang að auðlindum beint úr aðstoðarmanni sínum.

Þú hefur hins vegar vísbendingar til að fylgjast með innleiðingu, mæla framfarir og stýra þjálfunaraðgerðum þínum.

Vegna þess að að lokum er besta leiðin til að takmarka Shadow AI ekki bara að segja samstarfsmönnum þínum hvaða gervigreind á að nota.

Það er að sýna þeim hvers vegna sú sem þú býður þeim upp á á skilið að verða nýi daglegi aðstoðarmaðurinn þeirra.

Uppgötvaðu hvernig á að taka upp Gemini með GSkills

Hefur þú þegar dreift Gemini eða ertu að íhuga að samþætta það inn í fyrirtækið þitt?

Uppgötvaðu hvernig GSkills getur stutt samstarfsmenn þína, auðveldað færniþróun þeirra og hjálpað þér að stýra innleiðingu Gemini.

Uppgötvaðu Gemini með GSkills