Asisten AI GSkills sedikit seperti orang kantor yang tahu segalanya tentang Google Workspace, Gemini, dan Chromebook... kecuali dia tidak pernah libur.
Bayangkan skenario ini. Anda baru saja mendengar tentang NotebookLM dalam rapat. Semua orang mengangguk, seseorang berkata “kita benar-benar harus mulai menggunakan ini”, dan Anda pergi dengan satu pertanyaan sederhana: “Oke, tapi di mana saya mulai, secara konkret?”. Anda membuka GSkills, Anda bertanya kepada asisten AI, dan dalam beberapa detik dia menjabarkan langkah-langkahnya: apa itu NotebookLM, cara menambahkan sumber, seperti apa demonya, cara membagikan hasilnya. Di setiap langkah, dia tidak hanya menjawab, dia langsung menawarkan halaman GSkills yang tepat, gif yang tepat, kapsul video beberapa menit yang menunjukkan tindakan di antarmuka Google.
Selamat datang di peningkatan keterampilan versi GSkills.
Asisten yang benar-benar mengetahui konten Anda, bukan hanya teorinya
Asisten AI GSkills adalah asisten percakapan yang terintegrasi ke dalam instance Anda. Anda mengajukan pertanyaan dalam bahasa alami, dia menjawab berdasarkan dua pilar:
- Konten pendidikan GSkills, yang dirancang oleh para ahli Numericoach di Google Workspace, Gemini, dan ChromeOS.
- Sumber daya yang diputuskan organisasi Anda untuk ditambahkan ke GSkills: prosedur internal, dokumen utama, kapsul video, sumber daya bisnis.
Berbeda dengan AI "generik", asisten tidak hanya menjawab dengan apa yang dia temukan di web. Dia pertama-tama mengandalkan apa yang sudah diketahui instance Anda: halaman, tutorial, kuis, kapsul video, sumber daya internal, pengetahuan khusus untuk perusahaan Anda.
Secara konkret, ketika Anda mengajukan pertanyaan seperti "Bagaimana cara menggunakan NotebookLM untuk tim pemasaran saya?":
- dia mulai dengan menjelaskan alat ini dalam istilah sederhana;
- dia menawarkan halaman GSkills yang tepat yang menjelaskan konsep-konsep penting;
- dia merujuk ke gif yang menunjukkan klik yang harus dilakukan;
- dia menyarankan video yang sangat singkat yang menggambarkan pendekatan dari awal hingga akhir.
Anda tidak diarahkan ke dokumentasi umum, tetapi ke konten yang dirancang untuk mendukung adopsi alat ini dalam konteks perusahaan.
Saat AI juga mengetahui sumber daya Anda sendiri
Di sinilah asisten AI menjadi sangat menarik bagi sebuah organisasi, yaitu ketika ia menggabungkan konten GSkills dengan konten Anda sendiri.
Di GSkills, Anda dapat mendeklarasikan file internal dengan beberapa cara (diunggah langsung ke platform, tautan ke file Drive, sumber daya atau pengetahuan bisnis). Asisten AI tidak membaca konten file, atau metadata yang disimpan di Google Drive. Dia hanya mengandalkan apa yang Anda uraikan di GSkills: judul, ringkasan, jenis sumber daya.
Namun, ini cukup untuk membuat respons yang bermanfaat. Misalnya:
- Anda memiliki file "Proses validasi laporan pengeluaran" yang direferensikan di GSkills.
- Seorang kolaborator baru mengajukan pertanyaan: “Saya mulai di Google Sheets, bagaimana cara memasukkan laporan pengeluaran saya di perusahaan kita?”
- Asisten AI mengingatkan dia tentang dasar-dasar Google Sheets, menawarkan tutorial GSkills untuk menguasai rumus dasar, lalu menambahkan: “Di perusahaan Anda, proses ini dijelaskan secara rinci dalam 'Proses validasi laporan pengeluaran'. Anda dapat merujuk ke sana untuk mengikuti prosedur internal.”
Logika yang sama dengan panduan akuntansi, prosedur SDM, atau mode operasi yang terkait dengan Gems, Meet, atau Drive. Anda memegang kendali atas dokumen, asisten AI menjadi panduan yang tahu apa yang harus ditunjukkan, kepada siapa, dan pada saat yang tepat.
Kapsul video daripada dinding teks
Tidak semua orang ingin membaca seluruh halaman untuk memahami cara mengatur kotak masuk Gmail mereka atau memanfaatkan Gemini di Docs. Asisten AI tahu itu. Jika relevan, dia menawarkan kapsul video yang sangat pendek, demo yang direkam, klip yang menunjukkan dengan tepat di mana harus mengeklik.
Dalam praktiknya, ini memberikan jawaban seperti:
“Untuk membuat filter di Gmail, Anda dapat mengikuti tutorial tertulis ini. Jika Anda mau, berikut video 2 menit yang menunjukkan cara melakukannya.”
Pendekatan ini berfungsi sangat baik untuk topik konkret: mengonfigurasi label, berbagi folder Drive, memulai rapat Meet dengan rekaman, mengaktifkan fitur Gemini dalam dokumen.
Beberapa situasi di mana asisten AI benar-benar mengubah kehidupan sehari-hari
Daripada berbicara teori, mari kita lihat beberapa adegan kehidupan.
Hari pertama di perusahaan.
Seorang rekrutan baru tiba. Dia sudah sedikit familiar dengan Google Workspace, tetapi belum tentu dengan aturan internal Anda. Dalam beberapa pertanyaan, dia dapat:
- meninjau dasar-dasar Gmail, Drive, Spreadsheet, atau Chromebook dengan halaman GSkills yang disesuaikan;
- menemukan kapsul video dan kuis untuk memposisikan diri;
- menemukan prosedur internal yang penting, misalnya membuat ruang berbagi untuk timnya atau kebijakan pengarsipan email.
Semua ini sambil tetap berada dalam percakapan sederhana, tanpa harus mencari di ribuan menu.
Referensi digital yang tidak punya waktu untuk menjelaskan semuanya.
Di banyak perusahaan, satu atau dua orang secara spontan menjadi "orang yang paling tahu tentang Google Workspace". Asisten AI berfungsi sebagai relai mereka. Mereka dapat memberi tahu kolega mereka:
"Sebelum menelepon saya, ajukan pertanyaan kepada asisten di GSkills. Anda sudah akan mendapatkan tutorial, video, dan dokumen internal kami sendiri. Dan jika itu tidak cukup, kita akan melihatnya bersama-sama."
Hasilnya: lebih sedikit permintaan berulang, lebih banyak waktu untuk pertanyaan sulit.
Tim bisnis yang membangun perpustakaan mereka sendiri.
Layanan keuangan, SDM, komersial, logistik, atau komunikasi dapat mereferensikan prosedur mereka di GSkills: prosedur operasi, templat dokumen, materi referensi. Asisten AI kemudian menghubungkannya dengan pertanyaan pengguna. Karyawan dapat bertanya:
"Bagaimana cara menyiapkan dasbor penjualan di Spreadsheet, dengan indikator kita sendiri?"
dan menerima saran GSkills tentang Spreadsheet, dan rujukan ke sumber daya internal "Templat dasbor penjualan".
Tim yang ingin memanfaatkan Gemini tanpa tersesat
Gemini sekarang hadir di mana-mana di Google Workspace. Asisten AI membantu menjawab pertanyaan yang sangat konkret seperti:
- "Apa yang bisa saya minta dari Gemini di Dokumen untuk menghemat waktu dalam laporan saya?"
- "Bagaimana cara menggunakan Gemini di Gmail tanpa menurunkan kualitas respons saya kepada pelanggan?"
Ini mengandalkan halaman, contoh, dan konten yang disiapkan di GSkills untuk mengilustrasikan penggunaan yang beralasan, disesuaikan dengan konteks perusahaan, bukan janji ajaib.
Apa yang terjadi selanjutnya: Numeriblog, Numeritube, dan perusahaan
Saat ini, asisten AI sudah mengandalkan konten GSkills yang tersedia di instance Anda dan konten internal yang Anda pilih untuk direferensikan di sana.
Kami sedang mempersiapkan langkah selanjutnya:
- koneksi ke basis artikel Numeriblog, yang telah mengumpulkan ribuan artikel tentang lingkungan Google selama bertahun-tahun;
- tautan yang lebih sistematis ke Numeritube untuk menawarkan tayangan ulang webinar dan video yang lebih panjang ketika teks tidak cukup.
Integrasi ini belum tersedia pada saat Anda membaca baris ini. Mereka adalah bagian dari evolusi yang direncanakan untuk memperkaya respons asisten AI, dengan konten yang lebih lengkap dan bervariasi.
AI yang terkendali, selaras dengan kebijakan perusahaan Anda
Di beberapa organisasi, AI adalah topik yang sensitif. GSkills telah dirancang untuk beradaptasi dengan realitas ini.
- AI dapat dinonaktifkan untuk seluruh instance jika Anda tidak ingin menawarkannya kepada karyawan Anda.
- Ini juga dapat diaktifkan hanya untuk kelompok orang tertentu, misalnya tim percontohan, negara, atau duta digital.
Jadi Anda memegang kendali atas siapa yang memiliki akses, kapan, dan dalam kerangka kerja apa.
Di sisi data, asisten AI tetap berada di batas instance Anda:
- ia bergantung pada konten GSkills dan dokumen yang secara eksplisit Anda referensikan di platform;
- ia tidak membaca konten file Drive atau metadata mereka, hanya informasi yang Anda putuskan di GSkills (judul, deskripsi, jenis sumber daya);
- ia tidak menggantikan dukungan resmi Google untuk insiden teknis, penagihan, atau pengelolaan akun.
Bagaimana cara memanfaatkannya, secara konkret?
Jika Anda sudah menjadi pelanggan GSkills, asisten AI dapat diakses di ruang Anda, di samping perjalanan dan sumber daya Anda. Bergantung pada penawaran Anda, Anda mendapatkan asisten AI, tutorial Gemini, dan, untuk penawaran yang lebih lengkap, basis pengetahuan yang kaya akan tutorial tertulis, kapsul video, dan rekaman ulang webinar mulai hari ini.
Secara alami menjadi pilihan pertama ketika Anda memiliki pertanyaan tentang Google Workspace, Gemini atau prosedur internal Anda sendiri: alih-alih mencari "di suatu tempat dalam dokumen bersama" atau "dalam email lama", Anda mengajukan pertanyaan kepada asisten AI, yang mengarahkan Anda ke konten yang tepat, dalam format yang tepat, pada waktu yang tepat.
Jika Anda menemukan GSkills, cukup ingat ini: asisten AI bukanlah keingintahuan belaka. Ini adalah pendamping sehari-hari yang menyatukan tiga dunia yang, sampai saat ini, masing-masing hidup di sudut mereka sendiri:
- karyawan Anda dan pertanyaan mereka yang sangat konkret;
- konten GSkills yang dibangun untuk mendukung peningkatan keterampilan di Google Workspace, Gemini, dan ChromeOS;
- sumber daya internal Anda sendiri, disesuaikan dengan pekerjaan dan aturan rumah Anda.
Dan justru di sinilah adopsi alat yang sebenarnya mulai berubah.
