Saat ini, kecerdasan buatan ada di mana-mana. Di browser kita, ponsel cerdas kita, perangkat profesional kita, dan bahkan langsung di kotak surat kita. Dan meskipun dapat menghemat banyak waktu untuk banyak tugas, hal ini juga menimbulkan masalah baru bagi perusahaan.
Bayangkan sejenak: perusahaan Anda telah berinvestasi di Google Workspace dan Gemini untuk menyediakan lingkungan kerja yang koheren, aman, dan terkontrol. Namun di pihak mereka, beberapa kolaborator terus menggunakan akun ChatGPT pribadi mereka untuk menulis email, menganalisis kontrak, atau meringkas dokumen internal.
Dan semua ini, tanpa harus memberi tahu Anda.
Selamat datang di dunia Shadow AI, sebuah fenomena yang dapat dengan cepat menjadi sakit kepala nyata bagi perusahaan yang ingin tetap menguasai data mereka.
Jadi, apa sebenarnya Shadow AI itu? Mengapa kolaborator Anda terus menggunakan alat yang tidak disetujui? Dan yang terpenting, bagaimana cara membatasi fenomena ini berkat Gemini dan GSkills?
Kami akan menjelaskan semuanya kepada Anda!
Apa sebenarnya Shadow AI itu?
Anda mungkin pernah mendengar tentang Shadow IT, praktik menggunakan perangkat lunak, aplikasi, atau layanan IT tanpa validasi sebelumnya dari perusahaan.
Nah, Shadow AI didasarkan pada prinsip yang sama, tetapi diterapkan pada kecerdasan buatan.
Secara konkret, ini adalah penggunaan alat AI oleh kolaborator, di luar kerangka yang ditetapkan oleh organisasi mereka.
Dan contohnya banyak:
- Seorang salesman yang menggunakan akun ChatGPT pribadinya untuk menulis proposal komersial.
- Seorang manajer SDM yang meminta AI untuk mensintesis dokumen internal.
- Seorang kolaborator yang mengimpor kontrak ke asisten AI eksternal untuk mendapatkan ringkasan.
- Seorang akuntan yang mengirimkan faktur ke alat AI untuk memfasilitasi analisisnya.
Pada pandangan pertama, tidak ada yang perlu dikhawatirkan. Bagaimanapun, para kolaborator ini hanya ingin menghemat waktu dan menjadi lebih produktif.
Tapi di situlah segalanya menjadi rumit.
Masalahnya tidak selalu penggunaan AI, melainkan kontrol atas informasi yang kita kirimkan kepadanya.
Mengapa Shadow AI merupakan risiko bagi perusahaan Anda?
Mari kita ambil contoh yang cukup sederhana.
Bayangkan seorang salesman ingin menyiapkan kampanye prospeksi. Untuk menghemat waktu, dia memutuskan untuk mengimpor daftar pelanggan ke asisten AI pribadinya untuk memintanya menulis email yang dipersonalisasi.
Dalam daftar ini, kami menemukan nama, alamat email, nomor telepon, dan mungkin informasi komersial lainnya.
Kolaborator puas: dalam beberapa menit, dia telah membuat emailnya dan menghemat waktu yang berharga.
Namun di pihak perusahaan, beberapa pertanyaan muncul.
Ke mana data ini dikirim? Aturan penyimpanan apa yang berlaku? Siapa yang dapat mengaksesnya? Dan yang terpenting, apakah penggunaan ini mematuhi kebijakan internal dan kewajiban kerahasiaan?
Perhatian, ini tidak berarti bahwa semua asisten AI secara otomatis menggunakan kembali data yang dikirimkan untuk melatih model mereka. Kondisi pemrosesan dan penyimpanan dapat bervariasi tergantung pada layanan, penawaran, dan parameter yang digunakan.
Namun, ketika seorang kolaborator menggunakan alat pribadi yang tidak disetujui, perusahaan dapat kehilangan visibilitas dan kontrol atas bagaimana informasinya diproses.
Dan kita tidak hanya berbicara tentang daftar pelanggan.
Faktur, dokumen keuangan, kontrak rahasia, atau informasi strategis juga dapat terpengaruh.
Tantangan tata kelola data yang nyata, yang patut ditanggapi dengan serius.
Mengapa kolaborator Anda menggunakan AI lain, meskipun Anda sudah menawarkan Gemini?
Ini adalah pertanyaan yang sangat menarik.
Karena jika perusahaan Anda telah mengimplementasikan Gemini di lingkungan Google Workspace mereka, mengapa beberapa kolaborator masih menggunakan ChatGPT atau asisten lain?
Jawabannya mungkin lebih sederhana dari yang kita bayangkan: karena kebiasaan, dan terkadang hanya karena kurangnya pengetahuan tentang Gemini.
Kebiasaan pribadi yang sulit diubah
Ambil contoh seorang kolaborator yang telah menggunakan ChatGPT selama beberapa bulan, bahkan beberapa tahun.
Dia sudah memiliki riwayat percakapan, instruksi yang dipersonalisasi, mungkin bahkan memori yang diisi seiring waktu melalui interaksinya.
Dia tahu cara merumuskan permintaannya, mengenal kemampuan alat tersebut, dan telah mengembangkan refleks penggunaan yang nyata.
Tiba-tiba, perusahaannya mengumumkan bahwa Gemini akan menjadi asisten AI yang disukai.
Tetapi mengapa dia harus mengubah kebiasaannya jika tidak ada yang menunjukkan kepadanya apa yang bisa dia lakukan dengan Gemini?
Inilah justru seluruh kesulitan dalam mengadopsi teknologi baru.
Menyediakan alat tidak secara otomatis berarti kolaborator akan mengadopsinya.
Dan ini tidak hanya berlaku untuk AI. Ini adalah masalah yang sering kita temui saat mengimplementasikan alat kolaborasi baru.
Gemini terkadang diremehkan
Masalah lain datang dari persepsi kemampuan Gemini.
Beberapa pengguna sangat akrab dengan kemampuan ChatGPT, tetapi jauh lebih sedikit dengan asisten AI dari Google.
Namun, Gemini dapat dengan sempurna memenuhi banyak kebutuhan profesional:
- Menulis atau merumuskan ulang email.
- Meringkas dokumen besar.
- Menerjemahkan konten ke dalam berbagai bahasa.
- Menyiapkan laporan.
- Menstrukturkan ide atau presentasi.
- Memfasilitasi analisis dan pemahaman informasi tertentu.
Dan bagi perusahaan yang sudah menggunakan Google Workspace, Gemini memiliki keuntungan yang sangat menarik: integrasinya dengan ekosistem Google.
Gmail, Docs, Drive, Sheets, dan alat kolaborasi lainnya dapat menjadi bagian dari pengalaman kerja yang lebih koheren, tergantung pada fitur dan lisensi yang diaktifkan.
Namun, kolaborator Anda harus benar-benar tahu cara memanfaatkan kemampuan ini!
Melarang AI lain, apakah itu benar-benar solusi yang tepat?
Menghadapi Shadow AI, reaksi pertama bisa jadi cukup radikal: melarang penggunaan asisten yang tidak disetujui secara murni dan sederhana.
Di atas kertas, ini tampaknya menjadi solusi yang cukup logis.
Namun dalam praktiknya, apakah ini benar-benar cukup?
Karyawan yang sudah menggunakan asisten AI dalam kehidupan pribadinya mungkin tergoda untuk terus menggunakannya untuk tugas-tugas profesional, bahkan jika perusahaannya menawarkan alternatif.
Dan jika alternatif ini tampak kurang efektif baginya, hanya karena dia tidak cukup mengenalnya, masalahnya mungkin akan terus berlanjut.
Jadi, daripada hanya berusaha melarang, mengapa tidak membuat karyawan ingin menggunakan AI yang ditawarkan oleh perusahaan mereka?
Ini jelas melibatkan kebijakan penggunaan yang jelas, aturan keamanan yang disesuaikan, dan lingkungan profesional yang dikonfigurasi dengan benar.
Tetapi ini juga, dan yang terpenting, melibatkan dukungan pengguna.
Melatih karyawan dalam Gemini, menunjukkan kasus penggunaan yang konkret, dan memberi mereka sarana untuk maju dapat sangat memfasilitasi transisi ini.
Dan justru dalam hal inilah GSkills masuk.
GSkills: Mendukung adopsi Gemini untuk membatasi Shadow AI
Menerapkan Gemini dalam sebuah perusahaan adalah langkah pertama. Namun agar investasi ini benar-benar bermanfaat, karyawan harus menggunakannya.
GSkills adalah platform yang didedikasikan untuk pembelajaran, adopsi, dan pemantauan penggunaan ekosistem Google, termasuk Google Workspace, ChromeOS, dan Gemini.
Tujuannya cukup sederhana: memungkinkan setiap karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka, dengan kecepatan mereka sendiri, sambil memberikan visibilitas yang lebih baik kepada manajer mengenai adopsi alat.
Dan dalam konteks Shadow AI, pendekatan ini sangat masuk akal.
Belajar menggunakan Gemini dengan kasus nyata
Karyawan yang menguasai Gemini akan memiliki lebih banyak alasan untuk menggunakannya setiap hari.
Untuk itu, GSkills menawarkan jalur pembelajaran, tutorial, kuis, dan sumber daya pendidikan yang didedikasikan untuk Gemini.
Idenya bukan hanya untuk menjelaskan apa itu kecerdasan buatan, tetapi terutama untuk menunjukkan bagaimana menggunakannya dalam situasi profesional nyata.
Mari kita ambil beberapa contoh:
Seorang tenaga penjualan dapat belajar menggunakan Gemini untuk menyiapkan email prospek mereka.
Seorang manajer administrasi dapat menemukan cara meringkas dokumen atau menyusun informasi.
Seorang eksekutif dapat belajar menyiapkan laporan, mengatur ide, atau memfasilitasi penulisan konten tertentu.
Semua ini sambil mengembangkan praktik terbaik seputar formulasi prompt dan kerahasiaan.
Dan tidak seperti pelatihan satu kali, GSkills memungkinkan pembelajaran ini menjadi berkelanjutan.
Ekstensi Chrome untuk menemukan kasus penggunaan langsung di Gemini
Ini mungkin salah satu fitur GSkills yang paling menarik untuk memfasilitasi adopsi Gemini.
Dengan GSkills for Chrome, karyawan dapat menemukan kasus penggunaan dan prompt yang ditawarkan oleh GSkills atau perusahaan mereka langsung dari antarmuka Gemini.
Tidak perlu lagi mencari dokumen lama yang berisi contoh prompt atau menelusuri lusinan sumber untuk menemukan ide.
Ekstensi ini memungkinkan, antara lain, untuk:
- Menemukan kasus penggunaan yang direkomendasikan sesuai dengan pekerjaan Anda.
- Mencari prompt berdasarkan kategori atau kata kunci.
- Memasukkan prompt ke Gemini dalam satu klik, sambil tetap mempertahankan kemungkinan untuk memodifikasinya.
- Akses cepat ke kasus penggunaan favorit Anda.
- Temukan sumber daya internal, serta tautan ke Gems dan fitur berguna lainnya.
Bayangkan seorang kolaborator yang ingin menerjemahkan dokumen atau menyiapkan email profesional.
Daripada kembali ke asisten AI pribadinya karena kebiasaan, ia dapat menemukan contoh yang disesuaikan dengan kebutuhannya langsung di Gemini.
Yang perlu ia lakukan selanjutnya adalah menyesuaikan permintaannya.
Dari sisi perusahaan, administrator juga dapat mengatur kasus penggunaan yang ditawarkan dan menyediakan sumber daya yang disesuaikan dengan berbagai profesi.
Poin menarik lainnya: katalog internal dapat disimpan di Google Sheets milik lingkungan perusahaan.
Cara untuk memanfaatkan praktik terbaik organisasi tanpa membiarkannya tersebar di file pribadi setiap orang.
Ekstensi ini dapat diinstal dari Chrome Web Store atau diterapkan di seluruh organisasi melalui konsol admin Google.
Inilah seluruh logika GSkills: membuat praktik terbaik dapat diakses langsung di mana pun kolaborator bekerja.
Lacak adopsi Gemini menggunakan indikator konkret
Melatih tim itu baik. Tetapi bagaimana kita tahu apakah mereka benar-benar menggunakan alat yang tersedia bagi mereka?
Ini adalah pertanyaan penting bagi para pemimpin yang berinvestasi dalam kecerdasan buatan.
GSkills menawarkan dasbor untuk memantau kemajuan kolaborator dan keterlibatan mereka dalam jalur pembelajaran.
Berkat integrasinya dengan konsol admin Google, platform ini juga dapat menggunakan metrik penggunaan Gemini dan unit organisasi.
Secara konkret, ini memungkinkan pemahaman yang lebih baik tentang:
- Tim mana yang menggunakan dan mengadopsi Gemini.
- Jalur pelatihan mana yang diikuti dan diselesaikan.
- Kasus penggunaan mana yang menarik bagi kolaborator.
- Tim mana yang membutuhkan dukungan tambahan.
- Bagaimana adopsi berkembang dari waktu ke waktu.
Ekstensi Chrome juga menyediakan indikator mengenai sumber daya yang dikonsultasikan dan prompt katalog yang dikirim ke Gemini.
Bagi seorang pemimpin, ada dua manfaat: mendukung timnya dengan lebih baik, tetapi juga memiliki informasi konkret untuk mengelola investasinya dalam AI.
Karena berinvestasi dalam lisensi Gemini tanpa mengetahui apakah lisensi tersebut benar-benar digunakan, itu seperti membeli perangkat lunak untuk seluruh perusahaan Anda dan berharap semua orang belajar menggunakannya sendiri!
Bagaimana cara mengurangi Shadow AI di perusahaan Anda secara konkret?
Sekarang kita telah memahami masalahnya, bagaimana cara bertindak?
Tidak perlu memulai dengan transformasi besar. Beberapa langkah sudah dapat membantu mengambil arah yang lebih baik.
1. Terapkan lingkungan AI profesional yang koheren
Untuk perusahaan yang sudah bekerja dengan Google Workspace, Gemini merupakan solusi yang sangat logis.
Integrasi dengan alat yang sudah ada membatasi penggandaan lingkungan kerja dan menawarkan pengalaman yang lebih koheren.
Perusahaan juga dapat mengandalkan pengaturan administrasi, lisensi profesional, dan aturan pengelolaan data yang disesuaikan dengan organisasinya.
2. Berdiskusi dengan karyawan Anda
Sebelum Anda ingin memaksakan kebiasaan baru, penting untuk memahami praktik yang ada.
Asisten AI apa yang digunakan saat ini? Untuk tugas apa? Mengapa beberapa karyawan lebih memilih satu alat daripada yang lain?
Jawabannya akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan nyata dan kemungkinan hambatan untuk adopsi Gemini.
Karena Shadow AI tidak selalu berasal dari keinginan untuk menghindari aturan. Ini bisa saja disebabkan oleh kurangnya informasi atau dukungan.
3. Melatih tim, dimulai dengan para pemimpin
Bagaimana jika pengguna pertama yang harus didukung adalah pemimpin itu sendiri?
Sebelum meminta tim Anda untuk mengadopsi Gemini, ada baiknya meluangkan waktu untuk menemukan fitur-fiturnya dan memahami kemungkinannya.
Pendekatan ini kemudian memungkinkan untuk mengelola perubahan internal dengan lebih baik.
Dengan GSkills, setiap karyawan dapat mengembangkan keterampilan mereka melalui sumber daya pendidikan dan kasus penggunaan yang disesuaikan dengan kehidupan sehari-hari mereka.
4. Mengamati penggunaan dan mendukung kemajuan
Akhirnya, adopsi tidak boleh berhenti pada penyebaran Gemini.
Dengan mengikuti indikator yang tersedia di GSkills, perusahaan dapat mengidentifikasi tim mana yang berkembang, tim mana yang menghadapi kesulitan, dan kasus penggunaan mana yang paling menarik minat.
Informasi ini memungkinkan jalur pembelajaran untuk berkembang dan dukungan yang lebih relevan untuk ditawarkan.
Tujuannya bukan untuk memantau setiap percakapan, tetapi untuk memahami bagaimana alat diadopsi untuk meningkatkan praktik.
Kesimpulan: untuk menguasai Shadow AI, mari kita mulai dengan mengadopsi AI dengan lebih baik!
Kecerdasan buatan kini menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari banyak karyawan, baik perusahaan sepenuhnya menyadarinya atau tidak.
Dan keinginan untuk mencegah penggunaannya tidak serta-merta akan menyelesaikan semua masalah.
Di sisi lain, menawarkan lingkungan kerja yang koheren, mendukung pengguna, dan menunjukkan kepada mereka kemampuan Gemini memungkinkan kebiasaan yang jauh lebih baik untuk dibangun.
Untuk perusahaan yang sudah dilengkapi dengan Google Workspace, Gemini adalah dasar yang relevan untuk memusatkan penggunaan AI profesional, dengan pengaturan keamanan dan tata kelola yang sesuai.
Dan dengan GSkills, pendekatan ini melangkah lebih jauh: karyawan Anda dapat belajar menggunakan Gemini, menemukan kasus penggunaan yang disesuaikan dengan pekerjaan mereka, dan mengakses sumber daya langsung dari asisten mereka.
Di sisi Anda, Anda memiliki indikator untuk memantau adopsi, mengukur kemajuan, dan mengarahkan tindakan pelatihan Anda.
Karena pada akhirnya, cara terbaik untuk membatasi Shadow AI bukanlah hanya dengan memberi tahu karyawan Anda AI mana yang harus digunakan.
Ini adalah untuk menunjukkan kepada mereka mengapa AI yang Anda tawarkan pantas menjadi asisten harian baru mereka.
Temukan cara mengadopsi Gemini dengan GSkills
Apakah Anda sudah menggunakan Gemini atau berencana untuk mengintegrasikannya ke perusahaan Anda?
Temukan bagaimana GSkills dapat mendukung karyawan Anda, memfasilitasi peningkatan keterampilan mereka, dan membantu Anda mengelola adopsi Gemini.
Artikel terkait
GSkills for Chrome: kasus penggunaan Anda langsung di Gemini
Dengan GSkills for Chrome, temukan kasus penggunaan dan prompt GSkills Anda langsung di antarmuka Google Gemini. Hemat waktu, temukan permintaan yang disesuaikan dengan pekerjaan Anda, dan fasilitasi adopsi AI di perusahaan.
Bagaimana Chantelle menyusun adopsi Gemini berkat GSkills
Di Chantelle, Google Workspace menyusun pekerjaan sehari-hari. Dengan kedatangan Gemini, GSkills membantu mengubah AI menjadi refleks yang berguna: adopsi progresif, praktik terbaik, dan peningkatan keterampilan yang selaras dengan kebutuhan bisnis.
