L'IA de l'ombre (Shadow AI) en entreprise : la limiter avec Gemini et GSkills

De nos jours, l'intelligence artificielle est omniprésente. Dans nos navigateurs, nos téléphones intelligents, nos outils professionnels et même directement dans nos boîtes de courriel. Et bien qu'elle permette un gain de temps considérable pour de nombreuses tâches, elle soulève également de nouvelles problématiques pour les entreprises.

Car imaginez un instant : votre entreprise a investi dans Google Workspace et Gemini afin de proposer un environnement de travail cohérent, sécurisé et maîtrisé. Or, certains collaborateurs continuent d'utiliser leur compte ChatGPT personnel pour rédiger des courriels, analyser des contrats ou résumer des documents internes.

Et tout ça, sans nécessairement vous en informer.

Bienvenue dans le monde du Shadow AI, un phénomène qui peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour les entreprises qui cherchent à garder la maîtrise de leurs données.

Alors, qu'est-ce que le Shadow AI exactement ? Pourquoi vos collaborateurs continuent-ils d'utiliser des outils non approuvés ? Et surtout, comment limiter ce phénomène grâce à Gemini et GSkills ?

On vous explique tout !

Le Shadow AI, c'est quoi exactement ?

Vous avez peut-être déjà entendu parler du Shadow IT, cette pratique qui consiste à utiliser des logiciels, des applications ou des services informatiques sans validation préalable de son entreprise.

Eh bien, le Shadow AI repose sur le même principe, mais appliqué à l'intelligence artificielle.

Concrètement, il s'agit de l'utilisation d'outils d'IA par des collaborateurs, en dehors du cadre défini par leur organisation.

Et les exemples ne manquent pas :

• Un commercial qui utilise son compte ChatGPT personnel pour rédiger une proposition commerciale.
• Un gestionnaire des ressources humaines qui demande à une IA de synthétiser des documents internes.
• Un collaborateur qui importe un contrat dans un assistant IA externe pour en obtenir un résumé.
• Un comptable qui transmet des factures à un outil d'IA pour faciliter leur analyse.

À première vue, rien de bien inquiétant. Après tout, ces collaborateurs cherchent simplement à gagner du temps et à être plus productifs.

Mais c'est justement là que les choses se compliquent.

Le problème n'est pas forcément l'utilisation de l'IA, mais plutôt la maîtrise des informations qu'on lui transmet.

Pourquoi le Shadow AI représente-t-il un risque pour votre entreprise ?

Prenons un exemple assez simple.

Imaginons qu'un commercial souhaite préparer une campagne de prospection. Pour gagner du temps, il décide d'importer une liste de clients dans son assistant IA personnel afin de lui demander de rédiger des courriels personnalisés.

Dans cette liste, nous retrouvons des noms, des adresses de courriel, des numéros de téléphone et potentiellement d'autres informations commerciales.

Le collaborateur est satisfait : en quelques minutes, il a généré ses courriels et gagné un temps précieux.

Mais du côté de l'entreprise, plusieurs questions se posent.

Où ces données ont-elles été envoyées ? Quelles règles de conservation s'appliquent ? Qui peut y accéder ? Et surtout, est-ce que cette utilisation respecte les politiques internes et les obligations de confidentialité ?

Attention, cela ne signifie pas que tous les assistants IA réutilisent automatiquement les données transmises pour entraîner leurs modèles. Les conditions de traitement et de conservation peuvent varier selon les services, les offres et les paramètres utilisés.

En revanche, lorsqu'un collaborateur utilise un outil personnel non approuvé, l'entreprise peut perdre la visibilité et le contrôle sur la façon dont ses informations sont traitées.

Et nous ne parlons pas uniquement de listes de clients.

Des factures, des documents financiers, des contrats confidentiels ou des informations stratégiques peuvent également être concernés.

Un véritable enjeu de gouvernance des données, qui mérite d'être pris au sérieux.

Pourquoi vos collaborateurs utilisent-ils d'autres IA, même si vous proposez déjà Gemini?

Voilà une question particulièrement intéressante.

Car si votre entreprise a déjà déployé Gemini dans son environnement Google Workspace, pourquoi certains collaborateurs continueraient-ils d'utiliser ChatGPT ou d'autres assistants?

La réponse est probablement plus simple qu'on ne l'imagine : par habitude, et parfois tout simplement par manque de connaissance de Gemini.

Des habitudes personnelles difficiles à changer

Prenons le cas d'un collaborateur qui utilise ChatGPT depuis plusieurs mois, voire plusieurs années.

Il possède déjà son historique de conversations, des instructions personnalisées, peut-être même une mémoire alimentée au fil de ses échanges.

Il sait comment formuler ses requêtes, connaît les capacités de l'outil et a développé de véritables réflexes d'utilisation.

Du jour au lendemain, son entreprise lui annonce que Gemini devient l'assistant d'IA à privilégier.

Mais pourquoi changerait-il ses habitudes si personne ne lui montre ce qu'il peut faire avec Gemini?

C'est précisément toute la difficulté de l'adoption d'une nouvelle technologie.

Mettre un outil à disposition ne signifie pas automatiquement que les collaborateurs vont l'adopter.

Et cela ne concerne pas uniquement l'IA. C'est une problématique que l'on retrouve régulièrement lors du déploiement de nouveaux outils collaboratifs.

Gemini est parfois sous-estimé

Un autre problème vient de la perception des capacités de Gemini.

Certains utilisateurs connaissent très bien les possibilités de ChatGPT, mais beaucoup moins celles de l'assistant d'IA de Google.

Pourtant, Gemini peut parfaitement répondre à de nombreux besoins professionnels :

• Rédiger ou reformuler des courriels.
• Résumer des documents volumineux.
• Traduire des contenus dans différentes langues.
• Préparer des comptes rendus.
• Structurer des idées ou des présentations.
• Faciliter l'analyse et la compréhension de certaines informations.

Et pour les entreprises qui utilisent déjà Google Workspace, Gemini possède un avantage particulièrement intéressant : son intégration avec l'écosystème Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets et les autres outils collaboratifs peuvent ainsi s'inscrire dans une expérience de travail plus cohérente, selon les fonctionnalités et licences activées.

Mais encore faut-il que vos collaborateurs sachent réellement exploiter ces possibilités!

Interdire les autres IA, est-ce vraiment la bonne solution?

Face au Shadow AI, la première réaction pourrait être assez radicale : interdire purement et simplement l'utilisation des assistants non approuvés.

Sur le papier, cela semble être une solution plutôt logique.

Mais dans la pratique, est-ce réellement suffisant?

Une personne qui utilise déjà un assistant d'IA dans sa vie personnelle peut être tentée de continuer à s'en servir pour ses tâches professionnelles, même si son entreprise lui propose une alternative.

Et si cette alternative lui paraît moins performante, simplement parce qu'elle ne la connaît pas assez, le problème risque de persister.

Alors, plutôt que de chercher uniquement à interdire, pourquoi ne pas donner aux personnes l'envie d'utiliser l'IA proposée par leur entreprise?

Cela passe évidemment par une politique d'utilisation claire, des règles de sécurité adaptées et un environnement professionnel correctement configuré.

Mais cela passe aussi, et surtout, par l'accompagnement des utilisateurs.

Former ses collaborateurs à Gemini, leur montrer des cas d'usage concrets et leur donner les moyens de progresser peut considérablement faciliter cette transition.

Et c'est justement sur ce sujet que GSkills intervient.

GSkills : accompagner l'adoption de Gemini pour limiter l'IA fantôme

Déployer Gemini au sein d'une entreprise est une première étape. Mais pour que cet investissement soit réellement utile, encore faut-il que les personnes l'utilisent.

GSkills est une plateforme dédiée à l'apprentissage, à l'adoption et au suivi des usages de l'écosystème Google, notamment Google Workspace, ChromeOS et Gemini.

Son objectif est assez simple : permettre à chaque collaborateur de développer ses compétences, à son rythme, tout en donnant aux responsables une meilleure visibilité sur l'adoption des outils.

Et dans le cadre de l'IA fantôme, cette approche prend tout son sens.

Apprendre à utiliser Gemini avec des cas concrets

Une personne qui maîtrise Gemini aura davantage de raisons de l'utiliser au quotidien.

GSkills propose pour cela des parcours d'apprentissage, des tutoriels, des quiz et des ressources pédagogiques dédiés à Gemini.

L'idée n'est pas simplement d'expliquer ce qu'est l'intelligence artificielle, mais surtout de montrer comment l'utiliser dans des situations professionnelles réelles.

Prenons quelques exemples :

Un commercial pourra apprendre à utiliser Gemini pour préparer ses courriels de prospection.

Un responsable administratif pourra découvrir comment synthétiser des documents ou structurer des informations.

Un dirigeant pourra apprendre à préparer un compte rendu, organiser ses idées ou faciliter la rédaction de certains contenus.

Le tout en développant de meilleures pratiques autour de la formulation des requêtes et de la confidentialité.

Et contrairement à une formation ponctuelle, GSkills permet d'inscrire cet apprentissage dans la durée.

Une extension Chrome pour retrouver les cas d'usage directement dans Gemini

C'est probablement l'une des fonctionnalités les plus intéressantes de GSkills pour faciliter l'adoption de Gemini.

Avec GSkills pour Chrome, les personnes peuvent retrouver les cas d'usage et les requêtes proposées par GSkills ou leur entreprise directement depuis l'interface de Gemini.

Plus besoin de rechercher un ancien document contenant des exemples de requêtes ou de parcourir des dizaines de ressources pour trouver une idée.

L'extension permet notamment de :

• Retrouver des cas d'usage recommandés selon son métier.
• Rechercher des requêtes par catégorie ou mot-clé.
• Insérer une requête dans Gemini en un clic, tout en conservant la possibilité de la modifier.
• Accéder rapidement à ses cas d'usage favoris.
• Retrouver des ressources internes, ainsi que des liens vers des Gems et d'autres fonctionnalités utiles.

Imaginez un collaborateur qui souhaite traduire un document ou préparer un courriel professionnel.

Plutôt que de retourner vers son assistant IA personnel par habitude, il peut retrouver directement dans Gemini un exemple adapté à son besoin.

Il lui suffit ensuite de personnaliser sa demande.

Côté entreprise, les administrateurs peuvent également organiser les cas d'usage proposés et mettre à disposition des ressources adaptées aux différents métiers.

Autre point intéressant : le catalogue interne peut être conservé dans un fichier Google Sheets appartenant à l'environnement de l'entreprise.

Une façon de capitaliser sur les bonnes pratiques de l'organisation sans les laisser dispersées dans les fichiers personnels de chacun.

L'extension peut être installée depuis le Chrome Web Store ou déployée à l'échelle d'une organisation via la console d'administration Google.

C'est toute la logique de GSkills : rendre les bonnes pratiques accessibles directement là où les collaborateurs travaillent.

Suivre l'adoption de Gemini grâce à des indicateurs concrets.

Former ses équipes, c'est bien. Mais comment savoir si elles utilisent réellement les outils mis à leur disposition ?

C'est une question essentielle pour les dirigeants qui investissent dans l'intelligence artificielle.

GSkills propose des tableaux de bord permettant de suivre la progression des collaborateurs et leur engagement dans les parcours d'apprentissage.

Grâce à son intégration avec la console d'administration Google, la plateforme peut également exploiter des métriques d'utilisation de Gemini et des unités organisationnelles.

Concrètement, cela permet de mieux comprendre :

• Quelles équipes utilisent et adoptent Gemini.
• Quels parcours de formation sont suivis et terminés.
• Quels cas d'usage intéressent les collaborateurs.
• Quelles équipes auraient besoin d'un accompagnement supplémentaire.
• Comment l'adoption évolue dans le temps.

L'extension Chrome apporte également des indicateurs sur les ressources consultées et les requêtes du catalogue envoyées dans Gemini.

Pour un dirigeant, l'intérêt est double : mieux accompagner ses équipes, mais également disposer d'informations concrètes pour piloter son investissement dans l'IA.

Car investir dans des licences Gemini sans savoir si elles sont réellement utilisées, c'est un peu comme acheter un logiciel à toute son entreprise et espérer que tout le monde apprenne à s'en servir tout seul !

Comment réduire concrètement l'IA fantôme dans son entreprise ?

Maintenant que nous avons compris le problème, comment agir ?

Pas besoin de commencer par une transformation gigantesque. Quelques étapes peuvent déjà permettre de prendre une meilleure direction.

1. Déployer un environnement IA professionnel cohérent

Pour une entreprise qui travaille déjà avec Google Workspace, Gemini représente une solution particulièrement logique.

L'intégration avec les outils existants permet de limiter la multiplication des environnements de travail et de proposer une expérience plus cohérente.

L'entreprise peut également s'appuyer sur les paramètres d'administration, les licences professionnelles et les règles de gestion des données adaptées à son organisation.

2. Discuter avec ses collaborateurs

Avant de vouloir imposer de nouvelles habitudes, il est important de comprendre les usages existants.

Quels assistants IA sont utilisés aujourd'hui? Pour quelles tâches? Pourquoi certains collaborateurs préfèrent-ils un outil plutôt qu'un autre?

Les réponses permettront d'identifier les besoins réels et les éventuels freins à l'adoption de Gemini.

Car l'IA de l'ombre (Shadow AI) ne vient pas nécessairement d'une volonté de contourner les règles. Elle peut tout simplement résulter d'un manque d'information ou d'accompagnement.

3. Former les équipes, en commençant par les dirigeants

Et si le premier utilisateur à accompagner était finalement le dirigeant lui-même?

Avant de demander à ses équipes d'adopter Gemini, il peut être intéressant de prendre le temps de découvrir ses fonctionnalités et de comprendre ses possibilités.

Cette démarche permet ensuite de mieux soutenir le changement en interne.

Avec GSkills, chaque collaborateur peut développer ses compétences à travers des ressources pédagogiques et des cas d'usage adaptés à son quotidien.

4. Observer les usages et accompagner la progression

Enfin, l'adoption ne doit pas s'arrêter au déploiement de Gemini.

En suivant les indicateurs disponibles dans GSkills, l'entreprise peut identifier les équipes qui progressent, celles qui rencontrent des difficultés et les cas d'usage qui suscitent le plus d'intérêt.

Ces informations permettent de faire évoluer les parcours d'apprentissage et de proposer un accompagnement plus pertinent.

L'objectif n'est pas de surveiller chaque conversation, mais de comprendre comment les outils sont adoptés afin d'améliorer les pratiques.

Conclusion : pour maîtriser l'IA de l'ombre (Shadow AI), commençons par mieux adopter l'IA!

L'intelligence artificielle fait désormais partie du quotidien de nombreux collaborateurs, que les entreprises en aient pleinement conscience ou non.

Et vouloir empêcher son utilisation ne résoudra pas nécessairement tous les problèmes.

En revanche, proposer un environnement professionnel cohérent, accompagner les utilisateurs et leur montrer les possibilités de Gemini permet de construire de bien meilleures habitudes.

Pour les entreprises déjà équipées de Google Workspace, Gemini constitue une base pertinente pour centraliser les usages professionnels de l'IA, avec les paramètres de sécurité et de gouvernance appropriés.

Et avec GSkills, cette démarche va plus loin : vos collaborateurs peuvent apprendre à utiliser Gemini, découvrir des cas d'usage adaptés à leur métier et accéder à des ressources directement depuis leur assistant.

De votre côté, vous disposez d'indicateurs pour suivre l'adoption, mesurer la progression et orienter vos actions de formation.

Car finalement, la meilleure manière de limiter l'IA de l'ombre (Shadow AI), ce n'est pas seulement de dire à vos collaborateurs quelle IA utiliser.

C'est de leur montrer pourquoi celle que vous leur proposez mérite de devenir leur nouvel assistant du quotidien.

Découvrez comment adopter Gemini avec GSkills

Vous avez déjà déployé Gemini ou vous envisagez de l'intégrer à votre entreprise?

Découvrez comment GSkills peut accompagner vos collaborateurs, faciliter leur montée en compétences et vous aider à piloter l'adoption de Gemini.

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