Shadow AI sa negosyo: limitahan ito gamit ang Gemini at GSkills

Ang artificial intelligence ay nasa lahat ng dako ngayon. Sa ating mga browser, smartphone, propesyonal na tool, at maging sa ating mga email inbox. At habang nakakatulong ito upang makatipid ng malaking oras sa maraming gawain, nagdudulot din ito ng mga bagong isyu para sa mga kumpanya.

Isipin lang: namuhunan ang iyong kumpanya sa Google Workspace at Gemini upang magbigay ng pare-pareho, secure, at kontroladong kapaligiran sa trabaho. Ngunit sa kanilang bahagi, patuloy na ginagamit ng ilang empleyado ang kanilang personal na ChatGPT account upang sumulat ng mga email, suriin ang mga kontrata, o ibuod ang mga panloob na dokumento.

At lahat ng ito, nang hindi kinakailangang ipaalam sa iyo.

Maligayang pagdating sa mundo ng Shadow AI, isang kababalaghan na maaaring mabilis na maging isang tunay na problema para sa mga kumpanya na naghahangad na mapanatili ang kontrol sa kanilang data.

Kaya, ano nga ba ang Shadow AI? Bakit patuloy na ginagamit ng iyong mga empleyado ang mga hindi aprubadong tool? At higit sa lahat, paano limitahan ang kababalaghang ito sa pamamagitan ng Gemini at GSkills?

Ipapaalam namin sa iyo ang lahat!

Ano nga ba ang Shadow AI?

Marahil narinig mo na ang tungkol sa Shadow IT, ang kasanayang ito na nagsasangkot ng paggamit ng software, application, o serbisyo sa computer nang walang paunang pagpapatunay mula sa iyong kumpanya.

Well, ang Shadow AI ay batay sa parehong prinsipyo, ngunit inilapat sa artificial intelligence.

Sa madaling salita, ito ang paggamit ng mga AI tool ng mga empleyado, sa labas ng balangkas na tinukoy ng kanilang organisasyon.

At maraming halimbawa:

• Isang sales representative na gumagamit ng kanyang personal na ChatGPT account upang sumulat ng isang panukala sa negosyo.
• Isang HR manager na humiling sa isang AI na buod ng mga panloob na dokumento.
• Isang empleyado na nag-i-import ng kontrata sa isang panlabas na AI assistant upang makakuha ng buod nito.
• Isang accountant na nagpapadala ng mga invoice sa isang AI tool upang mapadali ang kanilang pagsusuri.

Sa unang tingin, walang gaanong nakakabahala. Pagkatapos ng lahat, nais lamang ng mga empleyado na ito na makatipid ng oras at maging mas produktibo.

Ngunit doon nagiging kumplikado ang mga bagay.

Ang problema ay hindi kinakailangan ang paggamit ng AI, ngunit sa halip ay ang kontrol ng impormasyon na ipinapadala dito.

Bakit nagdudulot ng panganib ang Shadow AI sa iyong kumpanya?

Kumuha tayo ng isang simpleng halimbawa.

Isipin na ang isang sales representative ay gustong maghanda ng isang kampanya ng prospecting. Upang makatipid ng oras, nagpasya siyang mag-import ng listahan ng mga customer sa kanyang personal na AI assistant upang hilingin dito na sumulat ng mga personalized na email.

Sa listahang ito, makikita natin ang mga pangalan, email address, numero ng telepono, at posibleng iba pang impormasyon sa negosyo.

Nasiyahan ang empleyado: sa loob lamang ng ilang minuto, nabuo niya ang kanyang mga email at nakatipid ng mahalagang oras.

Ngunit sa panig ng kumpanya, ilang tanong ang lumitaw.

Saan ipinadala ang mga datos na ito? Anong mga patakaran sa pagpapanatili ang nalalapat? Sino ang makakakuha ng access dito? At higit sa lahat, sumusunod ba ang paggamit na ito sa mga panloob na patakaran at obligasyon sa pagiging kumpidensyal?

Pansin, hindi ito nangangahulugan na lahat ng AI assistant ay awtomatikong gumagamit muli ng ipinadalang data upang sanayin ang kanilang mga modelo. Ang mga kondisyon sa pagproseso at pagpapanatili ay maaaring mag-iba depende sa mga serbisyo, alok, at mga setting na ginamit.

Sa kabilang banda, kapag gumagamit ang isang empleyado ng hindi aprubadong personal na tool, maaaring mawala ang visibility at kontrol ng kumpanya sa kung paano pinoproseso ang impormasyon nito.

At hindi lang tayo nagsasalita tungkol sa mga listahan ng customer.

Maaari ring maapektuhan ang mga invoice, financial document, kumpidensyal na kontrata, o estratehikong impormasyon.

Isang tunay na isyu sa pamamahala ng data, na nararapat na seryosohin.

Bakit gumagamit ang iyong mga empleyado ng ibang AI, kahit na iniaalok mo na ang Gemini?

Iyan ay isang partikular na kawili-wiling tanong.

Dahil kung ipinatupad na ng iyong kumpanya ang Gemini sa Google Workspace nito, bakit magpapatuloy ang ilang empleyado na gumamit ng ChatGPT o iba pang assistant?

Ang sagot ay marahil mas simple kaysa sa iniisip: dahil sa nakasanayan, at kung minsan ay dahil sa kakulangan ng kaalaman tungkol sa Gemini.

Mahirap baguhin ang personal na gawi

Isaalang-alang ang isang empleyado na gumagamit ng ChatGPT sa loob ng ilang buwan, o kahit taon.

Mayroon na siyang kasaysayan ng pag-uusap, mga customized na tagubilin, at marahil kahit isang memoryang nabuo sa kanyang mga pakikipag-ugnayan.

Alam niya kung paano magbigay ng mga kahilingan, alam ang mga kakayahan ng tool, at nakabuo ng tunay na mga reflexes sa paggamit.

Magdamag, ipinaalam ng kanyang kumpanya na ang Gemini ang magiging pangunahing AI assistant.

Ngunit bakit niya babaguhin ang kanyang gawi kung walang nagpapakita sa kanya kung ano ang magagawa niya sa Gemini?

Iyan mismo ang buong kahirapan ng pag-adopt ng bagong teknolohiya.

Ang paggawa ng tool na available ay hindi awtomatikong nangangahulugan na gagamitin ito ng mga empleyado.

At hindi lang ito nalalapat sa AI. Ito ay isang problema na madalas nating makikita kapag nagpapatupad ng mga bagong tool sa pakikipagtulungan.

Minsan ay minamaliit ang Gemini

Ang isa pang problema ay nagmumula sa pagdama ng mga kakayahan ng Gemini.

Ang ilang user ay alam na alam ang mga posibilidad ng ChatGPT, ngunit mas kaunti ang nalalaman tungkol sa AI assistant ng Google.

Gayunpaman, perpektong matutugunan ng Gemini ang maraming propesyonal na pangangailangan:

• Gumawa o baguhin ang mga e-mail.
• Ibuod ang malalaking dokumento.
• Isalin ang nilalaman sa iba't ibang wika.
• Maghanda ng mga ulat.
• Bumuo ng mga ideya o presentasyon.
• Pabilisin ang pagsusuri at pag-unawa sa ilang impormasyon.

At para sa mga kumpanyang gumagamit na ng Google Workspace, ang Gemini ay may partikular na kawili-wiling bentahe: ang integrasyon nito sa Google ecosystem.

Ang Gmail, Docs, Drive, Sheets, at iba pang tool sa pakikipagtulungan ay maaaring maging bahagi ng isang mas magkakaugnay na karanasan sa trabaho, depende sa mga na-activate na feature at lisensya.

Ngunit dapat malaman ng iyong mga empleyado kung paano gamitin ang mga posibilidad na ito!

Ang pagbabawal sa iba pang AI, ito ba talaga ang tamang solusyon?

Sa harap ng Shadow AI, ang unang reaksyon ay maaaring medyo radikal: ganap na ipagbawal ang paggamit ng mga hindi naaprubahang assistant.

Sa papel, mukhang isang lohikal na solusyon iyon.

Ngunit sa praktika, sapat ba talaga ito?

Ang isang empleyado na gumagamit na ng AI assistant sa kanyang personal na buhay ay maaaring matuksong magpatuloy sa paggamit nito para sa kanyang mga propesyonal na gawain, kahit na ang kanyang kumpanya ay nag-aalok ng alternatibo.

At kung ang alternatibong ito ay tila hindi gaanong epektibo sa kanya, dahil lamang sa hindi niya ito gaanong alam, ang problema ay maaaring magpatuloy.

Kaya sa halip na subukan lamang na ipagbawal, bakit hindi bigyan ang mga empleyado ng pagnanais na gamitin ang AI na inaalok ng kanilang kumpanya?

Ito ay malinaw na kinabibilangan ng isang malinaw na patakaran sa paggamit, angkop na mga panuntunan sa seguridad, at isang maayos na na-configure na propesyonal na kapaligiran.

Ngunit kasama rin dito, at higit sa lahat, ang suporta ng gumagamit.

Ang pagsasanay sa mga empleyado sa Gemini, pagpapakita sa kanila ng mga konkretong kaso ng paggamit, at pagbibigay sa kanila ng mga paraan upang umunlad ay maaaring makabuluhang mapadali ang transisyong ito.

At sa paksang ito mismo kung saan pumapasok ang GSkills.

GSkills: Pagsuporta sa paggamit ng Gemini upang limitahan ang Shadow AI

Ang pag-deploy ng Gemini sa loob ng isang kumpanya ay isang unang hakbang. Ngunit upang ang pamumuhunan na ito ay tunay na kapaki-pakinabang, kinakailangan na gamitin ito ng mga empleyado.

Ang GSkills ay isang platform na nakatuon sa pag-aaral, paggamit at pagsubaybay sa paggamit ng Google ecosystem, kabilang ang Google Workspace, ChromeOS at Gemini.

Ang layunin nito ay medyo simple: upang payagan ang bawat empleyado na bumuo ng kanilang mga kasanayan, sa sarili nilang bilis, habang binibigyan ang mga manager ng mas mahusay na visibility sa paggamit ng mga tool.

At sa konteksto ng Shadow AI, ang diskarte na ito ay may katuturan.

Pag-aaral kung paano gamitin ang Gemini na may mga konkretong kaso

Ang isang empleyado na bihasa sa Gemini ay magkakaroon ng mas maraming dahilan upang gamitin ito sa pang-araw-araw na batayan.

Nag-aalok ang GSkills ng mga kurso sa pag-aaral, mga tutorial, mga pagsusulit at mga mapagkukunang pang-edukasyon na nakatuon sa Gemini.

Ang ideya ay hindi lamang ipaliwanag kung ano ang artificial intelligence, kundi higit sa lahat upang ipakita kung paano ito gagamitin sa mga tunay na sitwasyong propesyonal.

Narito ang ilang halimbawa:

Matututunan ng isang salesperson kung paano gamitin ang Gemini upang ihanda ang kanilang mga email sa paghahanap.

Maaaring matuklasan ng isang administrative manager kung paano mag-synthesize ng mga dokumento o mag-istruktura ng impormasyon.

Maaaring matutunan ng isang executive kung paano maghanda ng isang ulat, mag-organisa ng kanilang mga ideya o mapadali ang paggawa ng ilang nilalaman.

Ang lahat habang bumubuo ng mas mahusay na mga kasanayan sa pagbabalangkas ng mga prompt at pagiging kumpidensyal.

At hindi tulad ng isang isa-off na pagsasanay, pinapayagan ng GSkills ang pag-aaral na ito na maitala sa paglipas ng panahon.

Isang Chrome extension upang mahanap ang mga kaso ng paggamit nang direkta sa Gemini

Ito marahil ang isa sa mga pinaka-kagiliw-giliw na tampok ng GSkills upang mapadali ang paggamit ng Gemini.

Sa GSkills for Chrome, matutuklasan ng mga empleyado ang mga kaso ng paggamit at mga prompt na inaalok ng GSkills o ng kanilang kumpanya nang direkta mula sa interface ng Gemini.

Hindi na kailangang maghanap ng lumang dokumento na naglalaman ng mga halimbawa ng mga prompt o mag-browse ng dose-dosenang mga mapagkukunan upang makahanap ng isang ideya.

Pangunahing pinapayagan ng extension ang:

• Maghanap ng mga inirekumendang kaso ng paggamit ayon sa iyong propesyon.
• Maghanap ng mga prompt ayon sa kategorya o keyword.
• Ipasok ang isang prompt sa Gemini sa isang pag-click, habang pinapanatili ang posibilidad na baguhin ito.
• Mabilis na ma-access ang mga paboritong case ng paggamit nito.
• Makahanap ng mga panloob na mapagkukunan, gayundin ang mga link sa Gems at iba pang kapaki-pakinabang na feature.

Isipin ang isang empleyado na gustong magsalin ng isang dokumento o maghanda ng isang propesyonal na e-mail.

Sa halip na bumalik sa kanyang personal na AI assistant bilang ugali, makakahanap siya ng angkop na halimbawa nang direkta sa Gemini para sa kanyang pangangailangan.

Kailangan lang niyang i-personalize ang kanyang kahilingan.

Para sa kumpanya, maaaring isaayos din ng mga administrator ang mga iniaalok na case ng paggamit at magbigay ng mga mapagkukunan na angkop sa iba't ibang hanapbuhay.

Isa pang kawili-wiling punto: ang panloob na katalogo ay maaaring panatilihin sa isang Google Sheets na pag-aari ng kapaligiran ng kumpanya.

Isang paraan upang pagsamantalahan ang pinakamahuhusay na kasanayan ng organisasyon nang hindi ito kumakalat sa mga personal na file ng bawat isa.

Maaaring i-install ang extension mula sa Chrome Web Store o i-deploy sa antas ng organisasyon sa pamamagitan ng Google Admin console.

Ito ang buong lohika ng GSkills: gawing madaling ma-access ang pinakamahuhusay na kasanayan nang direkta kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado.

Subaybayan ang pag-aampon ng Gemini salamat sa kongkretong tagapagpahiwatig

Ang pagsasanay sa iyong mga team ay mabuti. Ngunit paano mo malalaman kung talagang ginagamit nila ang mga tool na ibinigay sa kanila?

Ito ay isang mahalagang tanong para sa mga executive na namumuhunan sa artificial intelligence.

Nag-aalok ang GSkills ng mga dashboard upang subaybayan ang pag-unlad ng mga empleyado at ang kanilang paglahok sa mga kurso sa pag-aaral.

Salamat sa pagsasama nito sa Google Admin console, ang platform ay maaari ring gumamit ng mga sukatan ng paggamit ng Gemini at mga yunit ng organisasyon.

Sa praktikal na paraan, nagbibigay-daan ito upang mas mahusay na maunawaan:

• Aling mga team ang gumagamit at nag-aampon ng Gemini.
• Aling mga kurso sa pagsasanay ang sinusundan at natapos.
• Aling mga case ng paggamit ang interesado sa mga empleyado.
• Aling mga team ang mangangailangan ng karagdagang suporta.
• Paano nagbabago ang pag-aampon sa paglipas ng panahon.

Nagbibigay din ang Chrome extension ng mga tagapagpahiwatig sa mga mapagkukunan na kinunsulta at ang mga prompt ng katalogo na ipinadala sa Gemini.

Para sa isang executive, doble ang interes: mas mahusay na suportahan ang kanyang mga team, ngunit magkaroon din ng konkretong impormasyon upang pamahalaan ang kanyang pamumuhunan sa AI.

Dahil ang pamumuhunan sa mga lisensya ng Gemini nang hindi nalalaman kung talagang ginagamit ang mga ito ay parang bumibili ng software para sa buong kumpanya at umaasa na matuto ang lahat na gamitin ito nang mag-isa!

Paano epektibong mabawasan ang Shadow AI sa iyong kumpanya?

Ngayong naiintindihan na natin ang problema, paano tayo kikilos?

Hindi na kailangang magsimula sa isang napakalaking pagbabago. Ang ilang hakbang ay maaaring makatulong na makakuha ng mas mahusay na direksyon.

1. Mag-deploy ng isang pare-parehong propesyonal na kapaligiran ng AI

Para sa isang kumpanya na nagtatrabaho na sa Google Workspace, ang Gemini ay kumakatawan sa isang partikular na lohikal na solusyon.

Ang pagsasama sa mga umiiral na tool ay nagbibigay-daan upang limitahan ang pagdami ng mga kapaligiran sa trabaho at mag-alok ng mas pare-parehong karanasan.

Ang kumpanya ay maaari ring umasa sa mga setting ng administratibong pamamahala, mga lisensya ng negosyo, at mga patakaran sa pamamahala ng data na iniakma sa organisasyon nito.

2. Makipag-usap sa iyong mga empleyado

Bago ipilit ang mga bagong gawi, mahalagang maunawaan ang kasalukuyang mga gawi.

Aling mga AI assistant ang ginagamit ngayon? Para sa anong mga gawain? Bakit mas gusto ng ilang empleyado ang isang tool kaysa sa isa pa?

Ang mga sagot ay tutulong upang matukoy ang mga tunay na pangangailangan at ang anumang mga hadlang sa pag-ampon ng Gemini.

Dahil ang Shadow AI ay hindi kinakailangang nagmumula sa pagnanais na iwasan ang mga patakaran. Maaari lang itong magresulta sa kakulangan ng impormasyon o suporta.

3. Sanayin ang mga koponan, simula sa mga pinuno

At paano kung ang unang user na tutulungan ay ang mismong pinuno?

Bago hingin sa kanyang mga koponan na ampunin ang Gemini, maaaring magandang ideya na maglaan ng oras upang matuklasan ang mga feature nito at maunawaan ang mga posibilidad nito.

Ang diskarte na ito ay nagbibigay-daan sa mas mahusay na pagsuporta sa pagbabago sa loob ng kumpanya.

Sa GSkills, bawat empleyado ay maaaring bumuo ng kanilang mga kasanayan sa pamamagitan ng mga pang-edukasyon na mapagkukunan at mga kaso ng paggamit na iniakma sa kanilang pang-araw-araw na buhay.

4. Obserbahan ang mga paggamit at suportahan ang pag-unlad

Sa wakas, hindi dapat huminto ang pag-ampon sa pag-deploy ng Gemini.

Sa pagsunod sa mga tagapagpahiwatig na available sa GSkills, matutukoy ng kumpanya ang mga koponan na umuunlad, ang mga nahihirapan, at ang mga kaso ng paggamit na pinaka-interesado.

Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa pag-develop ng mga landas sa pag-aaral at mag-alok ng mas may-katuturang suporta.

Ang layunin ay hindi upang subaybayan ang bawat pag-uusap, kundi upang maunawaan kung paano ginagamit ang mga tool upang mapabuti ang mga kasanayan.

Konklusyon: upang makontrol ang Shadow AI, simulan natin sa mas mahusay na pag-ampon ng AI!

Ang artificial intelligence ay bahagi na ngayon ng pang-araw-araw na buhay ng maraming empleyado, may kamalayan man o wala ang mga kumpanya.

At ang pagpilit na pigilan ang paggamit nito ay hindi kinakailangang malutas ang lahat ng problema.

Sa kabilang banda, ang pag-aalok ng pare-parehong propesyonal na kapaligiran, ang pagsuporta sa mga user at ang pagpapakita sa kanila ng mga kakayahan ng Gemini ay nagbibigay-daan sa pagtatayo ng mas mahusay na mga gawi.

Para sa mga kumpanya na may Google Workspace na, ang Gemini ay bumubuo ng isang may-katuturang batayan para sa sentralisasyon ng propesyonal na paggamit ng AI, na may angkop na mga setting ng seguridad at pamamahala.

At sa GSkills, mas malalim ang diskarteng ito: maaaring matuto ang iyong mga empleyado na gumamit ng Gemini, tumuklas ng mga kaso ng paggamit na iniakma sa kanilang trabaho at mag-access ng mga mapagkukunan nang direkta mula sa kanilang assistant.

Sa iyong bahagi, mayroon kang mga tagapagpahiwatig upang subaybayan ang pag-ampon, sukatin ang pag-unlad at gabayan ang iyong mga pagkilos sa pagsasanay.

Dahil sa huli, ang pinakamahusay na paraan upang limitahan ang Shadow AI ay hindi lamang ang sabihin sa iyong mga empleyado kung aling AI ang gagamitin.

Ito ay upang ipakita sa kanila kung bakit ang ibinibigay mo sa kanila ay nararapat na maging kanilang bagong pang-araw-araw na assistant.

Tuklasin kung paano gamitin ang Gemini gamit ang GSkills

Na-deploy mo na ba ang Gemini o plano mong isama ito sa iyong kumpanya?

Tuklasin kung paano matutulungan ng GSkills ang iyong mga empleyado, mapadali ang kanilang pagtaas ng kasanayan at tulungan kang pamahalaan ang pag-ampon ng Gemini.

Tuklasin ang Gemini gamit ang GSkills