Google Workspace kehittyy jatkuvasti. Joka viikko tuo mukanaan uusia ominaisuuksia, säätöjä ja parannuksia Gmailiin, Driveen, Docsiin, Sheetsiin, Meetiin tai jopa Kalenteriin.
Ongelma ei ole tiedon puute. Se on muualla.
Useimpien käyttäjien mielestä näiden muutosten seuraaminen vaatii aikaa, säännöllisyyttä ja kykyä lajitella olennainen tarpeettomasta.
Todellisuudessa tämä seuranta jätetään usein huomiotta. Liian pitkä, liian hajallaan, liian tekninen tai yksinkertaisesti yhteensopimaton arjen tahdin kanssa.
Juuri tämän ongelman Google Workspace -uutiskirjeen tiivistelmä GSkillsiin integroitu ratkaisee.
Google Workspace -seuranta: aliarvioitu haaste
Googlen virallisia lähteitä on monia ja ne ovat laadukkaita. Tuoteblogit, päivityskeskukset, sovelluskohtaiset ilmoitukset, tekniset tiedotteet…
Mutta niiden lukeminen vaatii ponnisteluja, joita harvat käyttäjät voivat jatkuvasti tarjota.
Tulos:
- uudet ominaisuudet löydetään myöhään, joskus sattumalta,
- tietyt hyödylliset ominaisuudet jäävät täysin huomaamatta,
- ero työkalujen mahdollistamien asioiden ja todella käytettyjen asioiden välillä kasvaa.
Jopa IT-profiileille tai -päälliköille säännöllisen seurannan ylläpitäminen on vaikeaa. Loppukäyttäjille seuranta ei yksinkertaisesti ole etusijalla.
Tiedon on sopeuduttava käyttötapoihin, ei päinvastoin
Kaikki Google Workspace -käyttäjät eivät työskentele samalla tavalla. Gmail-käyttäjä ei odota samoja tietoja kuin Googlen Sheetsin edistynyt käyttäjä tai yhteistyökumppani, joka on erittäin aktiivinen videoneuvotteluissa Google Meetissä.
Silti perinteiset kanavat levittävät tietoa globaalisti, ilman erottelua. Liika tieto tappaa tiedon.
Hyödyllisen seurannan on vastattava kolmeen yksinkertaiseen periaatteeseen:
- oltava ymmärrettävää käyttäjän tasosta riippumatta,
- oltava olennaista suhteessa todella käytettyihin työkaluihin,
- pysyttävä tarkoituksellisesti rajallisena määränä.
Google Workspace -uutisten tiivistelmä GSkillsissä
Google Workspace -uutisten tiivistelmä on suunniteltu muuttamaan monimutkainen seuranta suoraan hyödynnettäväksi tiedoksi.
Joka viikko:
- Googlen virallisista lähteistä peräisin olevat uudet ominaisuudet analysoidaan,
- tekoäly poimii niistä olennaisen ilman tarpeetonta ammattikieltä,
- tiedot luokitellaan Google Workspace -ohjelmiston sovelluksen mukaan.
Käyttäjä saa näin selkeän ja jäsennellyn kuvan viimeaikaisista muutoksista sovelluskohtaisesti ilman, että hänen tarvitsee navigoida useiden lähteiden välillä.
Kyseessä ei ole jatkuva uutisvirta, vaan tarkoituksellisesti hallittu yhteenveto, joka on suunniteltu luettavaksi nopeasti.
Vähemmän tietoa, mutta parempaa laatua
Tavoitteena ei ole näyttää kaikkea, vaan näyttää se, mikä todella on tärkeää.
Tiivistelmä suosii:
- uutuuksia, joilla on konkreettinen vaikutus käyttötarkoituksiin,
- muutoksia, jotka parantavat arkea,
- kehityksiä, jotka kannattaa tietää, vaikka teknistä asiantuntemusta ei olisikaan.
Jokainen tieto vastaa yksinkertaiseen kysymykseen: mitä tämä muuttaa minulle Google Workspacen käytössäni?
Tämä lähestymistapa mahdollistaa tiedon pysymisen ilman kognitiivista ylikuormitusta säilyttäen samalla luotettavan ja kontekstualisoidun tiedon.
Kaikkien saatavilla oleva ominaisuus oletuksena
Google Workspacen uutiskatsaus on integroitu suoraan GSkillsin etusivulle.
Se ei vaadi:
- mitään parametrointia,
- käyttäjän erikoistoimia,
- ei lisäkustannuksia.
Kaikilla GSkillsin käyttäjillä on automaattisesti pääsy siihen. Valvonta muuttuu siten luonnolliseksi refleksiksi, joka on integroitu päivittäiseen kokemukseen eikä ylimääräiseksi suunniteltavaksi tehtäväksi.
Luonnollinen sisääntulopiste osaamisen lisäämiseen
Tiedon saaminen on yksi asia. Ymmärtäminen ja käyttöönotto on toinen.
Korostamalla olennaisia uutuuksia tiivistelmällä on keskeinen rooli:
- se auttaa tunnistamaan, mitä kannattaa tutkia,
- se helpottaa tietoisuuden lisäämistä saatavilla olevista muutoksista,
- se luo luonnollisen yhteyden opetusmateriaaliin ja konkreettiseen käyttöön.
Ymmärretty uutuus on paljon helpompi ottaa käyttöön.
Valvonta ei enää ole itsetarkoitus, vaan lähtökohta työkalujen tehokkaammalle käytölle.
Pysy ajan tasalla vaivattomasti GSkillsin avulla
Google Workspacen uutiskatsauksella GSkills vastaa yksinkertaiseen mutta olennaiseen tarpeeseen: mahdollistaa jokaisen käyttäjän pysyä ajan tasalla ilman, että siihen kuluu turhaa aikaa.
Valvonta muuttuu selkeäksi, synteettiseksi ja helposti saatavilla olevaksi riippumatta toimesta. Tieto on siellä, oikeaan aikaan, oikealla tasolla, integroitu suoraan työympäristöön.
