Shadow AI ve firmách: Omezte ji s Gemini a GSkills

Umělá inteligence je dnes všude. V našich prohlížečích, chytrých telefonech, profesionálních nástrojích a dokonce přímo v našich e-mailových schránkách. A přestože dokáže ušetřit značné množství času na mnoha úkolech, přináší pro firmy také nové problémy.

Představte si na okamžik: vaše společnost investovala do Google Workspace a Gemini, aby poskytla konzistentní, bezpečné a řízené pracovní prostředí. Někteří zaměstnanci však nadále používají svůj osobní účet ChatGPT k psaní e-mailů, analýze smluv nebo shrnování interních dokumentů.

A to vše, aniž by vás o tom nutně informovali.

Vítejte ve světě Shadow AI, fenoménu, který se může rychle stát skutečným oříškem pro společnosti, které se snaží udržet kontrolu nad svými daty.

Co je tedy Shadow AI přesně? Proč vaši zaměstnanci nadále používají neschválené nástroje? A především, jak tento jev omezit pomocí Gemini a GSkills?

Vše vám vysvětlíme!

Co přesně je Shadow AI?

Možná jste už slyšeli o Shadow IT, praxi používání softwaru, aplikací nebo IT služeb bez předchozího schválení společností.

Shadow AI je založeno na stejném principu, ale aplikovaném na umělou inteligenci.

Konkrétně se jedná o používání nástrojů umělé inteligence zaměstnanci mimo rámec stanovený jejich organizací.

A příkladů je mnoho:

• Obchodník, který používá svůj osobní účet ChatGPT k psaní obchodního návrhu.
• Personalista, který žádá umělou inteligenci o shrnutí interních dokumentů.
• Zaměstnanec, který importuje smlouvu do externího AI asistenta, aby získal shrnutí.
• Účetní, který předává faktury nástroji AI, aby usnadnil jejich analýzu.

Na první pohled nic znepokojujícího. Koneckonců, tito zaměstnanci se jednoduše snaží ušetřit čas a být produktivnější.

Ale právě tady se věci komplikují.

Problémem není nutně používání umělé inteligence, ale spíše kontrola nad informacemi, které se jí předávají.

Proč Shadow AI představuje riziko pro vaši společnost?

Vezměme si poměrně jednoduchý příklad.

Představme si, že obchodník chce připravit kampaň pro získávání zákazníků. Aby ušetřil čas, rozhodne se importovat seznam klientů do svého osobního AI asistenta a požádá ho o napsání personalizovaných e-mailů.

V tomto seznamu najdeme jména, e-mailové adresy, telefonní čísla a potenciálně další obchodní informace.

Zaměstnanec je spokojen: během několika minut vygeneroval své e-maily a ušetřil drahocenný čas.

Na straně společnosti se však vynořuje několik otázek.

Kam byly tyto údaje odeslány? Jaká pravidla uchovávání se uplatňují? Kdo k nim má přístup? A především, dodržuje toto použití interní zásady a povinnosti mlčenlivosti?

Pozor, to neznamená, že všichni asistenti AI automaticky znovu používají předané údaje k trénování svých modelů. Podmínky zpracování a uchovávání se mohou lišit v závislosti na službách, nabídkách a použitých nastaveních.

Naopak, pokud zaměstnanec používá neschválený osobní nástroj, společnost může ztratit přehled a kontrolu nad tím, jak jsou její informace zpracovávány.

A nemluvíme pouze o seznamech klientů.

Mohou být dotčeny také faktury, finanční dokumenty, důvěrné smlouvy nebo strategické informace.

Skutečný problém správy dat, který si zaslouží brát vážně.

Proč vaši zaměstnanci používají jiné AI, i když už nabízíte Gemini?

To je obzvlášť zajímavá otázka.

Protože pokud vaše společnost již nasadila Gemini do svého prostředí Google Workspace, proč by někteří zaměstnanci nadále používali ChatGPT nebo jiné asistenty?

Odpověď je pravděpodobně jednodušší, než si myslíme: ze zvyku a někdy jednoduše z nedostatku znalostí o Gemini.

Osobní návyky, které je těžké změnit

Vezměme si případ zaměstnance, který používá ChatGPT už několik měsíců, nebo dokonce let.

Už má svou historii konverzací, personalizované instrukce, možná i paměť naplňovanou během jeho výměn.

Ví, jak formulovat své požadavky, zná schopnosti nástroje a vyvinul skutečné reflexy používání.

Ze dne na den mu jeho společnost oznámí, že Gemini se stává preferovaným asistentem AI.

Proč by ale měnil své návyky, když mu nikdo neukáže, co všechno může s Gemini dělat?

Přesně v tom spočívá celá obtížnost přijetí nové technologie.

Zpřístupnění nástroje automaticky neznamená, že ho zaměstnanci přijmou.

A to se netýká pouze AI. Je to problém, který se pravidelně objevuje při nasazování nových nástrojů pro spolupráci.

Gemini je někdy podceňováno

Další problém pramení z vnímání schopností Gemini.

Někteří uživatelé velmi dobře znají možnosti ChatGPT, ale mnohem méně možnosti asistenta AI od Google.

Gemini přesto dokáže dokonale splnit mnoho profesionálních potřeb:

• Psaní nebo přeformulování e-mailů.
• Shrnování objemných dokumentů.
• Překládání obsahu do různých jazyků.
• Příprava zpráv.
• Strukturování nápadů nebo prezentací.
• Usnadnění analýzy a porozumění určitým informacím.

A pro společnosti, které již používají Google Workspace, má Gemini obzvláště zajímavou výhodu: integraci s ekosystémem Google.

Gmail, Dokumenty, Disk, Tabulky a další nástroje pro spolupráci se tak mohou stát součástí konzistentnějšího pracovního prostředí, v závislosti na aktivovaných funkcích a licencích.

Je však třeba, aby vaši zaměstnanci skutečně věděli, jak tyto možnosti využít!

Zakázat jiné AI, je to opravdu správné řešení?

Tváří v tvář Shadow AI by první reakce mohla být poměrně radikální: jednoduše zakázat používání neschválených asistentů.

Na papíře se to zdá být docela logické řešení.

Ale v praxi, je to opravdu dostatečné?

Zaměstnanec, který již ve svém osobním životě používá AI asistenta, může být v pokušení používat ho i pro své pracovní úkoly, i když mu jeho společnost nabízí alternativu.

A pokud se mu tato alternativa zdá méně výkonná, jednoduše proto, že ji dostatečně nezná, problém pravděpodobně přetrvá.

Takže místo toho, abyste se snažili jen zakázat, proč nepovzbudit zaměstnance, aby používali AI nabízenou jejich společností?

To samozřejmě vyžaduje jasnou politiku používání, přizpůsobená bezpečnostní pravidla a správně nakonfigurované profesionální prostředí.

Ale vyžaduje to také, a především, podporu uživatelů.

Školení zaměstnanců v Gemini, ukazování jim konkrétních případů použití a poskytování jim prostředků k pokroku může tento přechod výrazně usnadnit.

A právě na tomto tématu GSkills zasahuje.

GSkills: Podpora přijetí Gemini k omezení Shadow AI

Nasazení Gemini ve společnosti je prvním krokem. Ale aby byla tato investice skutečně užitečná, zaměstnanci ji stále musí používat.

GSkills je platforma věnovaná učení, přijetí a monitorování používání ekosystému Google, včetně Google Workspace, ChromeOS a Gemini.

Jejím cílem je poměrně jednoduchý: umožnit každému zaměstnanci rozvíjet své dovednosti vlastním tempem a zároveň poskytnout manažerům lepší přehled o přijetí nástrojů.

A v kontextu Shadow AI, tento přístup dává plný smysl.

Naučte se používat Gemini s konkrétními případy použití

Zaměstnanec, který ovládá Gemini, bude mít více důvodů k jeho každodennímu používání.

GSkills k tomu nabízí učební cesty, tutoriály, kvízy a vzdělávací zdroje věnované Gemini.

Myšlenkou není jen vysvětlit, co je umělá inteligence, ale především ukázat, jak ji používat v reálných profesních situacích.

Uveďme si několik příkladů:

Obchodní zástupce se bude moci naučit používat Gemini k přípravě svých e-mailů pro vyhledávání nových zákazníků.

Administrativní manažer se bude moci naučit, jak shrnout dokumenty nebo strukturovat informace.

Manažer se bude moci naučit, jak připravit zprávu, uspořádat své myšlenky nebo usnadnit psaní určitého obsahu.

Vše při rozvíjení lepších praktik ohledně formulace pokynů a důvěrnosti.

A na rozdíl od jednorázového školení, GSkills umožňuje začlenit toto učení do dlouhodobého horizontu.

Rozšíření pro Chrome pro nalezení případů použití přímo v Gemini

To je pravděpodobně jedna z nejzajímavějších funkcí GSkills pro usnadnění přijetí Gemini.

S GSkills pro Chrome mohou zaměstnanci najít případy použití a pokyny nabízené GSkills nebo jejich společností přímo z rozhraní Gemini.

Už není třeba hledat starý dokument obsahující příklady pokynů nebo procházet desítky zdrojů, abyste našli nápad.

Rozšíření mimo jiné umožňuje:

• Najít doporučené případy použití podle své profese.
• Hledat pokyny podle kategorie nebo klíčového slova.
• Vložit pokyn do Gemini jedním kliknutím, přičemž zůstává možnost jej upravit.
• Rychlý přístup k oblíbeným případům použití.
• Najděte interní zdroje, stejně jako odkazy na Gems a další užitečné funkce.

Představte si zaměstnance, který chce přeložit dokument nebo připravit profesionální e-mail.

Namísto toho, aby se ze zvyku vracel k svému osobnímu asistentovi s umělou inteligencí, může najít přímo v Gemini příklad přizpůsobený jeho potřebám.

Poté stačí svou žádost přizpůsobit.

Na straně společnosti mohou administrátoři také organizovat nabízené případy použití a poskytovat zdroje přizpůsobené různým profesím.

Další zajímavostí je, že interní katalog může být uložen v Google Sheets patřících do firemního prostředí.

Způsob, jak zúročit osvědčené postupy organizace, aniž by se rozptýlily v osobních souborech každého jednotlivce.

Rozšíření lze nainstalovat z Chrome Web Store nebo nasadit v rámci organizace prostřednictvím konzoly pro správu Google.

To je celá logika GSkills: zpřístupnit osvědčené postupy přímo tam, kde zaměstnanci pracují.

Sledování přijetí Gemini pomocí konkrétních ukazatelů

Školit týmy je dobré. Ale jak zjistit, zda skutečně používají nástroje, které mají k dispozici?

To je zásadní otázka pro manažery, kteří investují do umělé inteligence.

GSkills nabízí řídicí panely pro sledování pokroku zaměstnanců a jejich zapojení do vzdělávacích cest.

Díky integraci s konzolí pro správu Google může platforma také využívat metriky využití Gemini a organizačních jednotek.

Konkrétně to pomáhá lépe pochopit:

• Které týmy používají a přijímají Gemini.
• Jaké školicí cesty jsou sledovány a dokončeny.
• Jaké případy použití zajímají zaměstnance.
• Které týmy by potřebovaly další podporu.
• Jak se přijetí vyvíjí v čase.

Rozšíření Chrome také poskytuje ukazatele o zobrazených zdrojích a odeslaných promptech z katalogu do Gemini.

Pro manažera je přínos dvojí: lépe podporovat své týmy, ale také mít k dispozici konkrétní informace pro řízení své investice do AI.

Protože investovat do licencí Gemini, aniž byste věděli, zda jsou skutečně používány, je trochu jako koupit software pro celou svou firmu a doufat, že se každý naučí, jak ho používat sám!

Jak konkrétně snížit Shadow AI ve vaší firmě?

Nyní, když jsme pochopili problém, jak jednat?

Není třeba začínat obrovskou transformací. Několik kroků už může vést k lepšímu směru.

1. Nasazení koherentního profesionálního AI prostředí

Pro firmu, která již pracuje s Google Workspace, představuje Gemini obzvláště logické řešení.

Integrace s existujícími nástroji omezuje šíření pracovních prostředí a nabízí koherentnější zážitek.

Společnost se může také spolehnout na administrativní nastavení, profesionální licence a pravidla pro správu dat přizpůsobená její organizaci.

2. Diskutujte se svými spolupracovníky

Než se pokusíte zavést nové návyky, je důležité porozumět stávajícím zvyklostem.

Kteří asistenti AI se dnes používají? Pro jaké úkoly? Proč někteří zaměstnanci dávají přednost jednomu nástroji před druhým?

Odpovědi pomohou identifikovat skutečné potřeby a případné překážky pro přijetí Gemini.

Protože Shadow AI nevychází nutně z touhy obcházet pravidla. Může to být prostě důsledek nedostatku informací nebo podpory.

3. Vyškolte týmy, počínaje vedoucími pracovníky

Co kdyby prvním uživatelem, kterého je třeba doprovázet, byl nakonec sám vedoucí?

Než požádáte své týmy, aby přijaly Gemini, může být zajímavé věnovat čas objevování jeho funkcí a porozumění jeho možnostem.

Tento přístup pak umožňuje lépe podporovat změny interně.

S GSkills může každý zaměstnanec rozvíjet své dovednosti prostřednictvím vzdělávacích zdrojů a případů použití přizpůsobených jeho každodennímu životu.

4. Sledujte používání a podporujte pokrok

Konečně, adopce by se neměla zastavit u nasazení Gemini.

Sledováním indikátorů dostupných v GSkills může společnost identifikovat týmy, které dělají pokrok, ty, které se potýkají s obtížemi, a případy použití, které vzbuzují největší zájem.

Tyto informace umožňují rozvíjet vzdělávací cesty a nabízet relevantnější podporu.

Cílem není sledovat každou konverzaci, ale pochopit, jak se nástroje přijímají, aby se zlepšily postupy.

Závěr: k ovládnutí Shadow AI začněme lepším přijetím AI!

Umělá inteligence je nyní součástí každodenního života mnoha zaměstnanců, ať už si toho společnosti plně uvědomují, nebo ne.

A snaha zabránit jejímu používání nutně nevyřeší všechny problémy.

Naopak, nabídka konzistentního profesionálního prostředí, podpora uživatelů a ukázání jim možností Gemini umožňuje budovat mnohem lepší návyky.

Pro společnosti, které již používají Google Workspace, představuje Gemini relevantní základ pro centralizaci profesionálního používání AI, s odpovídajícím zabezpečením a nastavením správy.

A s GSkills tento přístup jde dál: vaši spolupracovníci se mohou naučit používat Gemini, objevovat případy použití přizpůsobené jejich práci a přistupovat ke zdrojům přímo ze svého asistenta.

Vy pak máte k dispozici ukazatele pro sledování adopce, měření pokroku a řízení vašich školicích akcí.

Protože koneckonců, nejlepší způsob, jak omezit Shadow AI, není jen říct svým spolupracovníkům, jakou AI mají používat.

Je to ukázat jim, proč si ta, kterou jim nabízíte, zaslouží stát se jejich novým každodenním asistentem.

Zjistěte, jak přijmout Gemini s GSkills

Už jste nasadili Gemini nebo uvažujete o jeho integraci do vaší společnosti?

Zjistěte, jak GSkills může podpořit vaše spolupracovníky, usnadnit jim rozvoj dovedností a pomoci vám řídit adopci Gemini.

Objevte Gemini s GSkills