Shadow AI в компанията: как да го ограничите с Gemini и GSkills

Днес изкуственият интелект е навсякъде. В нашите браузъри, смартфони, професионални инструменти и дори директно в нашите пощенски кутии. И въпреки че позволява значително спестяване на време при много задачи, той повдига и нови проблеми за бизнеса.

Защото представете си за момент: вашата компания е инвестирала в Google Workspace и Gemini, за да предложи последователна, сигурна и контролирана работна среда. Но от своя страна, някои служители продължават да използват личния си акаунт в ChatGPT за писане на имейли, анализ на договори или обобщаване на вътрешни документи.

И всичко това, без непременно да ви информират.

Добре дошли в света на Shadow AI, феномен, който бързо може да се превърне в истинско главоболие за компаниите, които се стремят да запазят контрол над своите данни.

И така, какво точно представлява Shadow AI? Защо вашите служители продължават да използват неодобрени инструменти? И най-важното, как да ограничим този феномен благодарение на Gemini и GSkills?

Обясняваме всичко!

Какво точно представлява Shadow AI?

Може би вече сте чували за Shadow IT, практика, която се състои в използване на софтуер, приложения или ИТ услуги без предварително одобрение от компанията.

Е, Shadow AI се основава на същия принцип, но приложен към изкуствения интелект.

По-конкретно, става въпрос за използване на инструменти за изкуствен интелект от служители, извън рамката, определена от тяхната организация.

И примерите не липсват:

• Търговски представител, който използва личния си акаунт в ChatGPT, за да напише търговско предложение.
• Мениджър човешки ресурси, който моли ИИ да синтезира вътрешни документи.
• Служител, който импортира договор във външен ИИ асистент, за да получи резюме.
• Счетоводител, който изпраща фактури на ИИ инструмент, за да улесни техния анализ.

На пръв поглед нищо тревожно. В крайна сметка, тези служители просто се стремят да спестят време и да бъдат по-продуктивни.

Но именно тук нещата се усложняват.

Проблемът не е непременно в използването на ИИ, а по-скоро в контрола над информацията, която му се предава.

Защо Shadow AI представлява риск за вашата компания?

Да вземем един доста прост пример.

Да си представим, че търговски представител иска да подготви кампания за проучване на пазара. За да спести време, той решава да импортира списък с клиенти в личния си ИИ асистент, за да го помоли да напише персонализирани имейли.

В този списък намираме имена, имейл адреси, телефонни номера и потенциално друга търговска информация.

Служителят е доволен: за няколко минути той е генерирал своите имейли и е спестил ценно време.

Но от страна на компанията възникват няколко въпроса.

Къде са изпратени тези данни? Какви правила за съхранение се прилагат? Кой има достъп до тях? И най-важното, спазва ли това използване вътрешните политики и задълженията за поверителност?

Внимание, това не означава, че всички ИИ асистенти автоматично използват повторно предадените данни, за да обучават своите модели. Условията за обработка и съхранение могат да вариkрат в зависимост от услугите, офертите и използваните настройки.

Въпреки това, когато служител използва неодобрен личен инструмент, компанията може да загуби видимост и контрол върху начина, по който се обработва нейната информация.

И не говорим само за списъци с клиенти.

Фактури, финансови документи, поверителни договори или стратегическа информация също могат да бъдат засегнати.

Истински проблем за управлението на данните, който заслужава да бъде взет на сериозно.

Защо вашите служители използват други AI, дори ако вече предлагате Gemini?

Това е особено интересен въпрос.

Защото ако вашата компания вече е внедрила Gemini в своята среда на Google Workspace, защо някои служители биха продължили да използват ChatGPT или други асистенти?

Отговорът вероятно е по-прост, отколкото си представяме: по навик, а понякога просто поради липса на познания за Gemini.

Лични навици, които трудно се променят

Да вземем случая на служител, който използва ChatGPT от няколко месеца, дори години.

Той вече има своя история на разговорите, персонализирани инструкции, може би дори памет, подхранвана от обмена му.

Той знае как да формулира своите искания, познава възможностите на инструмента и е развил истински рефлекси за използване.

От днес за утре неговата компания му съобщава, че Gemini става предпочитаният AI асистент.

Но защо би променил навиците си, ако никой не му покаже какво може да прави с Gemini?

Това е точно цялата трудност при приемането на нова технология.

Предоставянето на инструмент не означава автоматично, че служителите ще го приемат.

И това не се отнася само за AI. Това е проблем, който редовно се среща при внедряването на нови инструменти за сътрудничество.

Gemini понякога е подценен

Друг проблем идва от възприятието на възможностите на Gemini.

Някои потребители познават много добре възможностите на ChatGPT, но много по-малко тези на AI асистента на Google.

Въпреки това, Gemini може перфектно да отговори на много професионални нужди:

• Писане или преформулиране на имейли.
• Обобщаване на обемисти документи.
• Превеждане на съдържание на различни езици.
• Подготовка на отчети.
• Структуриране на идеи или презентации.
• Улесняване на анализа и разбирането на определена информация.

А за компаниите, които вече използват Google Workspace, Gemini има особено интересно предимство: интегрирането му с екосистемата на Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets и другите инструменти за сътрудничество могат да бъдат интегрирани в по-съгласувано работно изживяване, в зависимост от активираните функции и лицензи.

Но вашите служители все още трябва наистина да знаят как да се възползват от тези възможности!

Забраняването на други AI, наистина ли е правилното решение?

Пред Shadow AI, първата реакция може да бъде доста радикална: чисто и просто забраняване на използването на неодобрени асистенти.

На хартия, това изглежда като доста логично решение.

Но на практика, наистина ли е достатъчно?

Служител, който вече използва AI асистент в личния си живот, може да се изкуши да продължи да го използва за професионалните си задачи, дори ако компанията му предлага алтернатива.

И ако тази алтернатива му се струва по-малко ефективна, просто защото не я познава достатъчно добре, проблемът може да продължи.

Така че, вместо да се опитваме само да забраняваме, защо да не накараме служителите да искат да използват AI, предлаган от тяхната компания?

Това очевидно включва ясна политика за използване, адаптирани правила за сигурност и правилно конфигурирана професионална среда.

Но също така, и най-вече, включва подкрепа за потребителите.

Обучението на служителите за Gemini, показването на конкретни случаи на употреба и предоставянето на средства за напредък може значително да улесни този преход.

И именно по тази тема се намесва GSkills.

GSkills: Подпомагане на внедряването на Gemini за ограничаване на Shadow AI

Разгръщането на Gemini в рамките на една компания е първа стъпка. Но за да бъде тази инвестиция наистина полезна, служителите трябва да я използват.

GSkills е платформа, посветена на обучението, внедряването и проследяването на използването на екосистемата на Google, по-специално Google Workspace, ChromeOS и Gemini.

Нейната цел е доста проста: да даде възможност на всеки служител да развива своите умения, със собствено темпо, като същевременно предоставя на мениджърите по-добра видимост върху внедряването на инструментите.

И в контекста на Shadow AI, този подход придобива пълния си смисъл.

Научете се да използвате Gemini с конкретни случаи

Служител, който владее Gemini, ще има повече причини да го използва ежедневно.

GSkills предлага обучителни пътеки, уроци, викторини и образователни ресурси, посветени на Gemini.

Идеята не е просто да обясним какво е изкуственият интелект, а най-вече да покажем как да го използваме в реални професионални ситуации.

Нека вземем няколко примера:

Търговецът ще може да се научи как да използва Gemini, за да подготвя своите имейли за проучване.

Административен мениджър ще може да открие как да синтезира документи или да структурира информация.

Ръководител ще може да се научи как да подготвя доклад, да организира идеите си или да улесни писането на определено съдържание.

Всичко това, докато развива по-добри практики около формулирането на подкани и поверителността.

И за разлика от еднократно обучение, GSkills позволява това обучение да се разпростре във времето.

Разширение за Chrome за намиране на случаи на употреба директно в Gemini

Това вероятно е една от най-интересните функции на GSkills за улесняване на внедряването на Gemini.

С GSkills for Chrome, служителите могат да намират случаи на употреба и подкани, предложени от GSkills или тяхната компания, директно от интерфейса на Gemini.

Няма нужда да търсите стар документ, съдържащ примери за подкани, или да преглеждате десетки ресурси, за да намерите идея.

Разширението по-специално позволява да:

• Намирате препоръчани случаи на употреба според вашата професия.
• Търсите подкани по категория или ключова дума.
• Вмъквате подкана в Gemini с едно щракване, като същевременно запазвате възможността да я променяте.
• Бърз достъп до любимите ви случаи на употреба.
• Намиране на вътрешни ресурси, както и връзки към Gems и други полезни функции.

Представете си сътрудник, който иска да преведе документ или да подготви професионален имейл.

Вместо да се връща към личния си ИИ асистент по навик, той може да намери пример, адаптиран към нуждите му, директно в Gemini.

След това трябва само да персонализира заявката си.

От корпоративна страна, администраторите могат също да организират предложените случаи на употреба и да предоставят ресурси, адаптирани към различните професии.

Друга интересна точка: вътрешният каталог може да бъде съхранен в Google Sheets, принадлежащ към корпоративната среда.

Начин да се капитализират най-добрите практики на организацията, без да се оставят разпръснати в личните файлове на всеки.

Разширението може да бъде инсталирано от Chrome Web Store или внедрено в мащаб на организация чрез конзолата за администриране на Google.

Това е цялата логика на GSkills: да направи най-добрите практики достъпни директно там, където служителите работят.

Проследяване на приемането на Gemini с конкретни показатели

Обучението на екипите е добре. Но как да разберем дали наистина използват инструментите, които им се предоставят?

Това е съществен въпрос за лидерите, които инвестират в изкуствен интелект.

GSkills предлага табла за управление за проследяване на напредъка на служителите и тяхното участие в обучителни курсове.

Благодарение на интеграцията си с конзолата за администриране на Google, платформата може също така да използва метрики за използване на Gemini и организационни единици.

Конкретно, това помага да се разбере по-добре:

• Кои екипи използват и приемат Gemini.
• Кои обучителни курсове се следват и завършват.
• Кои случаи на употреба интересуват служителите.
• Кои екипи биха имали нужда от допълнителна подкрепа.
• Как се развива приемането във времето.

Разширението за Chrome също така предоставя показатели за прегледаните ресурси и изпратените подкани от каталога в Gemini.

За един ръководител ползата е двойна: по-добра подкрепа за екипите, но и конкретна информация за управление на инвестициите му в ИИ.

Защото инвестирането в лицензи на Gemini, без да се знае дали те наистина се използват, е малко като да купиш софтуер за цялата си компания и да се надяваш, че всеки ще се научи да го използва сам!

Как да намалим конкретно Shadow AI в нашата компания?

Сега, след като разбрахме проблема, как да действаме?

Няма нужда да започваме с гигантска трансформация. Няколко стъпки вече могат да помогнат да се поеме в по-добра посока.

1. Внедряване на съгласувана професионална ИИ среда

За компания, която вече работи с Google Workspace, Gemini представлява особено логично решение.

Интеграцията със съществуващи инструменти помага да се ограничи размножаването на работни среди и да се предложи по-съгласувано преживяване.

Компанията може също така да разчита на административни настройки, професионални лицензи и правила за управление на данни, съобразени с нейната организация.

2. Разговаряйте със служителите си

Преди да наложите нови навици, е важно да разберете съществуващите практики.

Кои ИИ асистенти се използват днес? За какви задачи? Защо някои служители предпочитат един инструмент пред друг?

Отговорите ще позволят да се идентифицират реалните нужди и възможните пречки пред приемането на Gemini.

Защото Shadow AI не идва непременно от желание за заобикаляне на правилата. Просто може да е резултат от липса на информация или подкрепа.

3. Обучете екипите, като започнете с ръководителите

Ами ако първият потребител, който трябва да бъде подкрепен, е самият ръководител?

Преди да поискате от екипите си да приемат Gemini, може да е интересно да отделите време, за да откриете неговите функции и да разберете възможностите му.

Този подход след това позволява по-добро управление на промените вътрешно.

С GSkills всеки служител може да развие своите умения чрез образователни ресурси и казуси, съобразени с ежедневието му.

4. Наблюдавайте употребата и подкрепяйте напредъка

И накрая, приемането не трябва да спира с внедряването на Gemini.

Като следи наличните индикатори в GSkills, компанията може да идентифицира екипите, които напредват, тези, които срещат трудности, и казусите, които предизвикват най-голям интерес.

Тази информация позволява да се развиват пътеките за обучение и да се предлага по-подходяща подкрепа.

Целта не е да се наблюдава всяка беседа, а да се разбере как се приемат инструментите, за да се подобрят практиките.

Заключение: за да овладеете Shadow AI, нека започнем с по-добро приемане на ИИ!

Изкуственият интелект вече е част от ежедневието на много служители, независимо дали компаниите са напълно наясно с това или не.

И желанието да се предотврати използването му не непременно ще реши всички проблеми.

Вместо това, предлагането на съгласувана професионална среда, подкрепата на потребителите и показването им на възможностите на Gemini позволява да се изградят много по-добри навици.

За компаниите, които вече използват Google Workspace, Gemini представлява подходяща база за централизиране на професионалните употреби на ИИ, с подходящите настройки за сигурност и управление.

А с GSkills, този подход отива по-далеч: вашите служители могат да се научат как да използват Gemini, да откриват казуси, съобразени с тяхната работа, и да имат достъп до ресурси директно от своя асистент.

От ваша страна, разполагате с индикатори за проследяване на приемането, измерване на напредъка и насочване на вашите обучителни действия.

Защото в крайна сметка, най-добрият начин да се ограничи Shadow AI не е само да кажете на служителите си кой ИИ да използват.

А да им покажете защо този, който им предлагате, заслужава да стане техен нов ежедневен асистент.

Открийте как да приемете Gemini с GSkills

Вече сте внедрили Gemini или планирате да го интегрирате във вашата компания?

Открийте как GSkills може да подкрепи вашите служители, да улесни тяхното повишаване на уменията и да ви помогне да управлявате приемането на Gemini.

Открийте Gemini с GSkills