الذكاء الاصطناعي الخفي في الشركات: الحد منه باستخدام Gemini و GSkills

الذكاء الاصطناعي موجود في كل مكان اليوم. في متصفحاتنا وهواتفنا الذكية وأدواتنا المهنية وحتى مباشرة في صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بنا. وبينما يتيح لنا توفير وقت كبير في العديد من المهام، فإنه يثير أيضًا مشكلات جديدة للشركات.

تخيل للحظة: استثمرت شركتك في Google Workspace و Gemini لتوفير بيئة عمل متكاملة وآمنة ومحكمة. ولكن من جانبهم، يستمر بعض الموظفين في استخدام حساب ChatGPT الشخصي الخاص بهم لكتابة رسائل البريد الإلكتروني أو تحليل العقود أو تلخيص المستندات الداخلية.

وكل هذا دون إبلاغك بالضرورة.

مرحبًا بكم في عالم Shadow AI، وهي ظاهرة يمكن أن تصبح بسرعة مشكلة حقيقية للشركات التي تسعى للحفاظ على التحكم في بياناتها.

إذن، ما هو Shadow AI بالضبط؟ لماذا يستمر موظفوك في استخدام أدوات غير معتمدة؟ والأهم من ذلك، كيف يمكن الحد من هذه الظاهرة باستخدام Gemini و GSkills؟

نوضح لك كل شيء!

ما هو Shadow AI بالضبط؟

ربما سمعت بالفعل عن Shadow IT، وهي ممارسة تتضمن استخدام البرامج أو التطبيقات أو خدمات تكنولوجيا المعلومات دون موافقة مسبقة من الشركة.

حسنًا، يعتمد Shadow AI على نفس المبدأ، ولكن يتم تطبيقه على الذكاء الاصطناعي.

بشكل ملموس، يتعلق الأمر باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي من قبل الموظفين، خارج الإطار المحدد من قبل مؤسستهم.

والأمثلة كثيرة:

• موظف مبيعات يستخدم حسابه الشخصي في ChatGPT لكتابة عرض مبيعات.
• مسؤول موارد بشرية يطلب من الذكاء الاصطناعي تلخيص المستندات الداخلية.
• موظف يقوم بتحميل عقد إلى مساعد ذكاء اصطناعي خارجي للحصول على ملخص له.
• محاسب يرسل فواتير إلى أداة ذكاء اصطناعي لتسهيل تحليلها.

للوهلة الأولى، لا يوجد ما يدعو للقلق. ففي النهاية، يسعى هؤلاء الموظفون ببساطة إلى توفير الوقت وأن يكونوا أكثر إنتاجية.

لكن هذا هو المكان الذي تتعقد فيه الأمور.

المشكلة ليست بالضرورة استخدام الذكاء الاصطناعي، بل هي التحكم في المعلومات التي يتم نقلها إليه.

لماذا يمثل Shadow AI خطرًا على شركتك؟

دعنا نأخذ مثالاً بسيطًا.

لنفترض أن موظف مبيعات يرغب في إعداد حملة استكشافية. لتوفير الوقت، يقرر استيراد قائمة عملاء إلى مساعد الذكاء الاصطناعي الشخصي الخاص به ليطلب منه صياغة رسائل بريد إلكتروني مخصصة.

في هذه القائمة، نجد أسماء وعناوين بريد إلكتروني وأرقام هواتف وربما معلومات تجارية أخرى.

الموظف سعيد: في غضون دقائق، قام بإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به ووفر وقتًا ثمينًا.

ولكن من جانب الشركة، تثار العديد من الأسئلة.

أين تم إرسال هذه البيانات؟ ما هي قواعد الاحتفاظ المطبقة؟ من يمكنه الوصول إليها؟ والأهم من ذلك، هل يتوافق هذا الاستخدام مع السياسات الداخلية والتزامات السرية؟

انتبه، هذا لا يعني أن جميع مساعدي الذكاء الاصطناعي يعيدون استخدام البيانات المرسلة تلقائيًا لتدريب نماذجهم. قد تختلف شروط المعالجة والاحتفاظ حسب الخدمات والعروض والإعدادات المستخدمة.

ومع ذلك، عندما يستخدم الموظف أداة شخصية غير معتمدة، يمكن للشركة أن تفقد الرؤية والتحكم في كيفية معالجة معلوماتها.

ونحن لا نتحدث فقط عن قوائم العملاء.

يمكن أن تتأثر الفواتير والمستندات المالية والعقود السرية أو المعلومات الاستراتيجية أيضًا.

تحدٍ حقيقي في حوكمة البيانات، يستحق أن يؤخذ على محمل الجد.

لماذا يستخدم موظفوك تقنيات الذكاء الاصطناعي الأخرى، حتى لو كنت تقدم Gemini بالفعل؟

هذا سؤال مثير للاهتمام بشكل خاص.

لأنه إذا كانت شركتك قد نشرت Gemini بالفعل في بيئة Google Workspace الخاصة بها، فلماذا يستمر بعض الموظفين في استخدام ChatGPT أو المساعدين الآخرين؟

الجواب على الأرجح أبسط مما نتخيل: بدافع العادة، وأحياناً ببساطة بسبب عدم معرفة Gemini.

العادات الشخصية يصعب تغييرها

لنأخذ حالة موظف يستخدم ChatGPT لعدة أشهر، أو حتى سنوات.

لديه بالفعل سجل محادثاته، تعليمات مخصصة، وربما ذاكرة تغذت من خلال تبادلاته.

يعرف كيفية صياغة طلباته، ويعرف قدرات الأداة وقد طور ردود فعل استخدام حقيقية.

بين عشية وضحاها، أعلنت شركته أن Gemini سيصبح المساعد الذكي المفضل.

ولكن لماذا يغير عاداته إذا لم يظهر له أحد ما يمكنه فعله باستخدام Gemini؟

هذا هو بالضبط التحدي الأكبر في اعتماد تكنولوجيا جديدة.

إن توفير أداة لا يعني تلقائياً أن الموظفين سيتبنونها.

وهذا لا يتعلق بالذكاء الاصطناعي فقط. إنها مشكلة نجدها بانتظام عند نشر أدوات تعاونية جديدة.

يتم التقليل من شأن Gemini أحيانًا

تأتي مشكلة أخرى من تصور قدرات Gemini.

يعرف بعض المستخدمين إمكانيات ChatGPT جيدًا، ولكن أقل بكثير من إمكانيات مساعد Google الذكي.

ومع ذلك، يمكن لـ Gemini تلبية العديد من الاحتياجات المهنية بشكل مثالي:

• كتابة أو إعادة صياغة رسائل البريد الإلكتروني.
• تلخيص المستندات الكبيرة.
• ترجمة المحتوى إلى لغات مختلفة.
• إعداد التقارير.
• هيكلة الأفكار أو العروض التقديمية.
• تسهيل تحليل وفهم معلومات معينة.

وبالنسبة للشركات التي تستخدم Google Workspace بالفعل، فإن Gemini يتمتع بميزة مثيرة للاهتمام بشكل خاص: تكامله مع نظام Google البيئي.

وبهذا، يمكن لـ Gmail و Docs و Drive و Sheets وأدوات التعاون الأخرى أن تكون جزءًا من تجربة عمل أكثر اتساقًا، وفقًا للميزات والتراخيص المنشطة.

لكن لا يزال يتعين على موظفيك معرفة كيفية استغلال هذه الإمكانيات حقًا!

هل حظر تقنيات الذكاء الاصطناعي الأخرى هو الحل الصحيح حقًا؟

في مواجهة الذكاء الاصطناعي الخفي (Shadow AI)، قد يكون رد الفعل الأول جذريًا للغاية: حظر استخدام المساعدين غير المعتمدين بشكل مطلق.

على الورق، يبدو هذا حلاً منطقيًا إلى حد ما.

لكن في الممارسة العملية، هل هذا كافٍ حقًا؟

قد يميل الموظف الذي يستخدم بالفعل مساعد الذكاء الاصطناعي في حياته الشخصية إلى الاستمرار في استخدامه لمهامه المهنية، حتى لو كانت شركته تقدم له بديلاً.

وإذا بدا هذا البديل أقل كفاءة، لمجرد أنه لا يعرفه جيدًا، فمن المحتمل أن تستمر المشكلة.

لذا، بدلاً من محاولة الحظر فقط، لماذا لا نجعل الموظفين يرغبون في استخدام الذكاء الاصطناعي الذي تقدمه شركتهم؟

يتطلب ذلك بالطبع سياسة استخدام واضحة، وقواعد أمنية مناسبة، وبيئة عمل مهيأة بشكل صحيح.

لكن ذلك يتطلب أيضًا، وقبل كل شيء، دعم المستخدمين.

يمكن أن يؤدي تدريب الموظفين على Gemini، وعرض حالات استخدام عملية لهم، وتزويدهم بالوسائل للتقدم، إلى تسهيل هذا الانتقال بشكل كبير.

وهذا هو بالضبط الموضوع الذي تتدخل فيه GSkills.

GSkills: دعم اعتماد Gemini للحد من الذكاء الاصطناعي الخفي (Shadow AI)

يُعد نشر Gemini داخل الشركة خطوة أولى. ولكن لكي يكون هذا الاستثمار مفيدًا حقًا، لا يزال يتعين على الموظفين استخدامه.

GSkills هي منصة مخصصة للتعلم واعتماد وتتبع استخدامات نظام Google البيئي، بما في ذلك Google Workspace و ChromeOS و Gemini.

هدفها بسيط للغاية: تمكين كل موظف من تطوير مهاراته، بوتيرته الخاصة، مع توفير رؤية أفضل للمسؤولين حول اعتماد الأدوات.

وفي سياق Shadow AI، يكتسب هذا النهج أهمية كبيرة.

تعلم استخدام Gemini مع حالات عملية

الموظف الذي يتقن Gemini سيكون لديه أسباب أكثر لاستخدامه يوميًا.

تقدم GSkills مسارات تعليمية وبرامج تعليمية واختبارات وموارد تعليمية مخصصة لـ Gemini.

الفكرة ليست مجرد شرح ماهية الذكاء الاصطناعي، بل الأهم من ذلك هو إظهار كيفية استخدامه في مواقف العمل الحقيقية.

دعنا نأخذ بعض الأمثلة:

سيتمكن مندوب المبيعات من تعلم كيفية استخدام Gemini لإعداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتنقيب عن العملاء.

سيتمكن المسؤول الإداري من اكتشاف كيفية تلخيص المستندات أو تنظيم المعلومات.

سيتمكن المدير من تعلم كيفية إعداد تقرير، أو تنظيم أفكاره، أو تسهيل كتابة بعض المحتويات.

كل ذلك مع تطوير أفضل الممارسات حول صياغة المطالبات والخصوصية.

وعلى عكس التدريب لمرة واحدة، تتيح GSkills جعل هذا التعلم مستمرًا.

ملحق Chrome للعثور على حالات الاستخدام مباشرة في Gemini

هذه ربما تكون إحدى أهم ميزات GSkills لتسهيل اعتماد Gemini.

باستخدام GSkills for Chrome، يمكن للموظفين العثور على حالات الاستخدام والمطالبات التي تقدمها GSkills أو شركتهم مباشرة من واجهة Gemini.

لا حاجة للبحث عن مستند قديم يحتوي على أمثلة للمطالبات أو تصفح عشرات الموارد للعثور على فكرة.

يتيح الملحق بشكل خاص:

• العثور على حالات الاستخدام الموصى بها حسب مهنته.
• البحث عن المطالبات حسب الفئة أو الكلمة الرئيسية.
• إدراج مطالبة في Gemini بنقرة واحدة، مع الحفاظ على إمكانية تعديلها.
• الوصول السريع إلى حالات الاستخدام المفضلة لديك.
• العثور على الموارد الداخلية، بالإضافة إلى روابط لـ Gems وميزات مفيدة أخرى.

تخيل موظفًا يرغب في ترجمة مستند أو إعداد بريد إلكتروني احترافي.

بدلاً من العودة إلى مساعده الشخصي المعتاد، يمكنه العثور مباشرة في Gemini على مثال يناسب حاجته.

ثم يقوم فقط بتخصيص طلبه.

من جانب الشركة، يمكن للمسؤولين أيضًا تنظيم حالات الاستخدام المقترحة وتوفير الموارد المناسبة لمختلف المهن.

نقطة أخرى مثيرة للاهتمام: يمكن الاحتفاظ بالكتالوج الداخلي في جدول بيانات Google Sheets يخص بيئة الشركة.

طريقة للاستفادة من أفضل ممارسات المنظمة دون تركها متناثرة في الملفات الشخصية لكل فرد.

يمكن تثبيت الامتداد من متجر Chrome الإلكتروني أو نشره على مستوى المؤسسة عبر وحدة تحكم Google الإدارية.

هذا هو جوهر منطق GSkills: جعل أفضل الممارسات متاحة مباشرة حيث يعمل الموظفون.

تتبع اعتماد Gemini بفضل مؤشرات ملموسة

تدريب الفرق أمر جيد. ولكن كيف نعرف ما إذا كانوا يستخدمون الأدوات المتاحة لهم بالفعل؟

هذا سؤال أساسي للمديرين الذين يستثمرون في الذكاء الاصطناعي.

تقدم GSkills لوحات معلومات لتتبع تقدم الموظفين ومشاركتهم في مسارات التعلم.

بفضل دمجها مع وحدة تحكم Google الإدارية، يمكن للمنصة أيضًا الاستفادة من مقاييس استخدام Gemini والوحدات التنظيمية.

على وجه التحديد، يتيح ذلك فهمًا أفضل لـ:

• الفرق التي تستخدم وتعتمد Gemini.
• مسارات التدريب التي يتم متابعتها وإكمالها.
• حالات الاستخدام التي تهم الموظفين.
• الفرق التي قد تحتاج إلى دعم إضافي.
• كيف يتطور التبني بمرور الوقت.

يوفر امتداد Chrome أيضًا مؤشرات حول الموارد التي تمت استشارتها والمطالبات من الكتالوج المرسلة إلى Gemini.

بالنسبة للمدير، الفائدة مزدوجة: دعم فريقه بشكل أفضل، وأيضًا الحصول على معلومات ملموسة لإدارة استثماره في الذكاء الاصطناعي.

لأن الاستثمار في تراخيص Gemini دون معرفة ما إذا كانت تستخدم بالفعل، يشبه إلى حد ما شراء برنامج لشركتك بأكملها والأمل في أن يتعلم الجميع استخدامه بمفردهم!

كيف يمكن تقليل Shadow AI بشكل ملموس في شركتك؟

الآن بعد أن فهمنا المشكلة، كيف نتصرف؟

لا حاجة للبدء بتحول ضخم. يمكن لبعض الخطوات أن تساعد بالفعل في اتخاذ اتجاه أفضل.

1. نشر بيئة ذكاء اصطناعي احترافية متكاملة

بالنسبة لشركة تعمل بالفعل مع Google Workspace، يمثل Gemini حلاً منطقيًا بشكل خاص.

يتيح التكامل مع الأدوات الموجودة الحد من انتشار بيئات العمل وتوفير تجربة أكثر اتساقًا.

يمكن للشركة أيضًا الاعتماد على معلمات الإدارة وتراخيص الأعمال وقواعد إدارة البيانات المصممة خصيصًا لمؤسستها.

2. التحدث مع الموظفين

قبل فرض عادات جديدة، من المهم فهم الممارسات الحالية.

ما هي مساعدات الذكاء الاصطناعي المستخدمة اليوم؟ لأي مهام؟ لماذا يفضل بعض الموظفين أداة على أخرى؟

ستساعد الإجابات في تحديد الاحتياجات الحقيقية والعقبات المحتملة أمام اعتماد Gemini.

لأن الذكاء الاصطناعي الخفي لا يأتي بالضرورة من الرغبة في التحايل على القواعد. قد ينتج ببساطة عن نقص المعلومات أو الدعم.

3. تدريب الفرق، بدءاً بالمديرين

ماذا لو كان أول مستخدم يجب دعمه هو المدير نفسه؟

قبل مطالبة الفرق بتبني Gemini، قد يكون من المثير للاهتمام تخصيص وقت لاكتشاف ميزاته وفهم إمكانياته.

تسمح هذه العملية بعد ذلك بدعم التغيير بشكل أفضل داخليًا.

مع GSkills، يمكن لكل موظف تطوير مهاراته من خلال الموارد التعليمية وحالات الاستخدام المتكيفة مع حياته اليومية.

4. مراقبة الاستخدامات ودعم التقدم

أخيرًا، لا يجب أن يتوقف الاعتماد عند نشر Gemini.

من خلال تتبع المؤشرات المتاحة في GSkills، يمكن للشركة تحديد الفرق التي تتقدم، والفرق التي تواجه صعوبات، وحالات الاستخدام التي تثير أكبر قدر من الاهتمام.

تسمح هذه المعلومات بتطوير مسارات التعلم وتقديم دعم أكثر ملاءمة.

الهدف ليس مراقبة كل محادثة، بل فهم كيفية اعتماد الأدوات لتحسين الممارسات.

الخلاصة: للسيطرة على الذكاء الاصطناعي الخفي، دعونا نبدأ بتبني الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل!

أصبح الذكاء الاصطناعي الآن جزءًا من الحياة اليومية للعديد من الموظفين، سواء كانت الشركات تدرك ذلك تمامًا أم لا.

ومحاولة منع استخدامه لن تحل بالضرورة جميع المشاكل.

ومع ذلك، فإن توفير بيئة عمل متماسكة، ودعم المستخدمين، وإظهار إمكانيات Gemini لهم يسمح ببناء عادات أفضل بكثير.

بالنسبة للشركات المجهزة بالفعل بـ Google Workspace، يوفر Gemini أساسًا مناسبًا لمركزة استخدامات الذكاء الاصطناعي المهنية، مع إعدادات الأمان والحوكمة المناسبة.

ومع GSkills، تتجاوز هذه العملية ذلك: يمكن لموظفيك تعلم كيفية استخدام Gemini، واكتشاف حالات الاستخدام المناسبة لوظيفتهم، والوصول إلى الموارد مباشرة من مساعدهم.

من جانبك، لديك مؤشرات لتتبع الاعتماد وقياس التقدم وتوجيه إجراءات التدريب الخاصة بك.

لأن أفضل طريقة للحد من الذكاء الاصطناعي الخفي ليست فقط إخبار موظفيك بالذكاء الاصطناعي الذي يجب استخدامه.

بل هي إظهار لهم لماذا يستحق ما تقدمه أن يصبح مساعدهم اليومي الجديد.

اكتشف كيف يمكنك تبني Gemini باستخدام GSkills

هل قمت بالفعل بنشر Gemini أو تفكر في دمجه في شركتك؟

اكتشف كيف يمكن لـ GSkills دعم موظفيك، وتسهيل تطوير مهاراتهم، ومساعدتك في إدارة اعتماد Gemini.

اكتشف Gemini مع GSkills