Shadow AI i företag: begränsa det med Gemini och GSkills

Artificiell intelligens finns överallt idag. I våra webbläsare, våra smartphones, våra professionella verktyg och till och med direkt i våra inkorgar. Och även om det sparar betydande tid på många uppgifter, skapar det också nya problem för företag.

Tänk dig bara: ditt företag har investerat i Google Workspace och Gemini för att erbjuda en sammanhängande, säker och kontrollerad arbetsmiljö. Men vissa medarbetare fortsätter att använda sina personliga ChatGPT-konton för att skriva e-post, analysera kontrakt eller sammanfatta interna dokument.

Och allt detta, utan att nödvändigtvis informera dig.

Välkommen till världen av Shadow AI, ett fenomen som snabbt kan bli en riktig huvudvärk för företag som vill behålla kontrollen över sina data.

Så, vad är Shadow AI exakt? Varför fortsätter dina medarbetare att använda icke-godkända verktyg? Och framför allt, hur begränsar man detta fenomen med hjälp av Gemini och GSkills?

Vi förklarar allt!

Vad är Shadow AI egentligen?

Du kanske redan har hört talas om Shadow IT, den praxis att använda mjukvara, applikationer eller IT-tjänster utan förhandsgodkännande från ditt företag.

Tja, Shadow AI bygger på samma princip, men tillämpas på artificiell intelligens.

Konkret handlar det om att anställda använder AI-verktyg utanför den ram som organisationen definierat.

Och det finns gott om exempel:

• En säljare som använder sitt personliga ChatGPT-konto för att skriva ett affärsförslag.
• En HR-chef som ber en AI att sammanfatta interna dokument.
• En medarbetare som laddar upp ett kontrakt till en extern AI-assistent för att få en sammanfattning.
• En revisor som överför fakturor till ett AI-verktyg för att underlätta analysen.

Vid första anblicken inget särskilt oroande. Dessa medarbetare vill trots allt bara spara tid och vara mer produktiva.

Men det är just här det blir komplicerat.

Problemet är inte nödvändigtvis användningen av AI, utan snarare kontrollen över informationen som överförs till den.

Varför utgör Shadow AI en risk för ditt företag?

Låt oss ta ett ganska enkelt exempel.

Låt oss säga att en säljare vill förbereda en prospekteringskampanj. För att spara tid bestämmer han sig för att importera en lista med kunder till sin personliga AI-assistent för att be den skriva personliga e-postmeddelanden.

I den här listan hittar vi namn, e-postadresser, telefonnummer och potentiellt annan kommersiell information.

Medarbetaren är nöjd: på bara några minuter har han genererat sina e-postmeddelanden och sparat värdefull tid.

Men från företagets sida uppstår flera frågor.

Vart skickades dessa uppgifter? Vilka lagringsregler gäller? Vem kan komma åt dem? Och framför allt, följer denna användning interna policyer och sekretessförpliktelser?

Observera att detta inte betyder att alla AI-assistenter automatiskt återanvänder överförda data för att träna sina modeller. Villkoren för behandling och lagring kan variera beroende på tjänster, erbjudanden och använda inställningar.

Å andra sidan, när en anställd använder ett obehörigt personligt verktyg, kan företaget förlora synlighet och kontroll över hur dess information behandlas.

Och vi talar inte bara om kundlistor.

Fakturor, finansiella dokument, konfidentiella kontrakt eller strategisk information kan också påverkas.

Ett verkligt datastyrningsproblem som bör tas på allvar.

Varför använder dina anställda andra AI, även om du redan erbjuder Gemini?

Det är en särskilt intressant fråga.

För om ditt företag redan har distribuerat Gemini i sin Google Workspace-miljö, varför skulle vissa anställda fortsätta att använda ChatGPT eller andra assistenter?

Svaret är förmodligen enklare än man kan tro: av vana, och ibland helt enkelt på grund av bristande kunskap om Gemini.

Personliga vanor som är svåra att ändra

Låt oss ta fallet med en anställd som har använt ChatGPT i flera månader, eller till och med år.

Hen har redan sin konversationshistorik, anpassade instruktioner, kanske till och med ett minne som matats under hens utbyten.

Hen vet hur man formulerar sina förfrågningar, känner till verktygets kapacitet och har utvecklat verkliga användningsreflexer.

Från en dag till en annan meddelar hens företag att Gemini blir den AI-assistent som ska prioriteras.

Men varför skulle hen ändra sina vanor om ingen visar hen vad hen kan göra med Gemini?

Det är just hela svårigheten med att anta en ny teknik.

Att tillhandahålla ett verktyg betyder inte automatiskt att anställda kommer att anta det.

Och detta gäller inte bara AI. Det är ett problem som ofta uppstår vid distribution av nya samarbetsverktyg.

Gemini underskattas ibland

Ett annat problem kommer från uppfattningen om Geminis kapacitet.

Vissa användare känner mycket väl till ChatGPT:s möjligheter, men mycket mindre Googles AI-assistent.

Ändå kan Gemini perfekt möta många professionella behov:

• Skriva eller omformulera e-postmeddelanden.
• Sammanfatta stora dokument.
• Översätta innehåll till olika språk.
• Förbereda rapporter.
• Strukturera idéer eller presentationer.
• Underlätta analys och förståelse av viss information.

Och för företag som redan använder Google Workspace har Gemini en särskilt intressant fördel: dess integration med Google-ekosystemet.

Gmail, Docs, Drive, Sheets och andra samarbetsverktyg kan därmed ingå i en mer sammanhängande arbetsupplevelse, beroende på aktiverade funktioner och licenser.

Men dina anställda måste faktiskt veta hur man utnyttjar dessa möjligheter!

Att förbjuda andra AI, är det verkligen den rätta lösningen?

Inför Shadow AI kan den första reaktionen vara ganska radikal: att helt enkelt förbjuda användningen av icke-godkända assistenter.

På papperet verkar det vara en ganska logisk lösning.

Men i praktiken, är det verkligen tillräckligt?

En medarbetare som redan använder en AI-assistent i sitt privatliv kan frestas att fortsätta använda den för sina arbetsuppgifter, även om företaget erbjuder ett alternativ.

Och om det alternativet verkar mindre effektivt, bara för att de inte känner till det tillräckligt, kan problemet kvarstå.

Så istället för att bara försöka förbjuda, varför inte få medarbetare att vilja använda den AI som deras företag erbjuder?

Detta kräver uppenbarligen en tydlig användningspolicy, anpassade säkerhetsregler och en korrekt konfigurerad professionell miljö.

Men det kräver också, och framför allt, att användarna stöds.

Att utbilda medarbetare i Gemini, visa dem konkreta användningsfall och ge dem möjlighet att utvecklas kan underlätta denna övergång avsevärt.

Och det är just i denna fråga som GSkills kommer in i bilden.

GSkills: Stödja införandet av Gemini för att begränsa skugg-AI

Att implementera Gemini i ett företag är ett första steg. Men för att denna investering ska vara verkligt användbar måste medarbetarna faktiskt använda den.

GSkills är en plattform dedikerad till lärande, införande och uppföljning av användningen av Google-ekosystemet, inklusive Google Workspace, ChromeOS och Gemini.

Dess mål är ganska enkelt: att varje medarbetare ska kunna utveckla sina färdigheter, i sin egen takt, samtidigt som cheferna får bättre insyn i hur verktygen används.

Och inom ramen för skugg-AI får detta tillvägagångssätt sin fulla betydelse.

Lära sig att använda Gemini med konkreta exempel

En medarbetare som behärskar Gemini kommer att ha fler skäl att använda det dagligen.

GSkills erbjuder därför utbildningsprogram, handledningar, frågesporter och utbildningsresurser dedikerade till Gemini.

Tanken är inte bara att förklara vad artificiell intelligens är, utan framför allt att visa hur man använder den i verkliga arbetssituationer.

Låt oss ta några exempel:

En säljare kan lära sig att använda Gemini för att förbereda sina prospekteringsmejl.

En administrativ chef kan upptäcka hur man sammanfattar dokument eller strukturerar information.

En chef kan lära sig att förbereda en rapport, organisera sina idéer eller underlätta skrivandet av visst innehåll.

Allt detta samtidigt som man utvecklar bättre metoder kring formuleringen av prompts och sekretess.

Och till skillnad från en engångsutbildning möjliggör GSkills att detta lärande kan ske över tid.

En Chrome-tillägg för att hitta användningsfall direkt i Gemini

Detta är förmodligen en av de mest intressanta funktionerna i GSkills för att underlätta införandet av Gemini.

Med GSkills för Chrome kan medarbetare hitta användningsfall och prompts som erbjuds av GSkills eller deras företag direkt från Geminis gränssnitt.

Inget mer behov av att söka efter ett gammalt dokument med exempel på prompts eller bläddra igenom dussintals resurser för att hitta en idé.

Tillägget gör det möjligt att:

• Hitta rekommenderade användningsfall baserat på ditt yrke.
• Sök efter prompts efter kategori eller nyckelord.
• Infoga en prompt i Gemini med ett klick, samtidigt som du behåller möjligheten att redigera den.
• Få snabb åtkomst till dina favoritfall.
• Hitta interna resurser, samt länkar till Gems och andra användbara funktioner.

Föreställ dig en medarbetare som vill översätta ett dokument eller förbereda ett professionellt e-postmeddelande.

Istället för att vända sig till sin personliga AI-assistent av vana kan de direkt i Gemini hitta ett exempel som passar deras behov.

De behöver sedan bara anpassa sin förfrågan.

På företagsnivå kan administratörer även organisera de föreslagna användningsfallen och tillhandahålla resurser anpassade till olika yrkesroller.

En annan intressant punkt: den interna katalogen kan sparas i ett Google Sheets som tillhör företagets miljö.

Ett sätt att dra nytta av organisationens bästa praxis utan att de sprids ut i allas personliga filer.

Tillägget kan installeras från Chrome Web Store eller distribueras i en organisation via Google Admin Console.

Detta är hela logiken bakom GSkills: att göra bästa praxis tillgänglig direkt där medarbetarna arbetar.

Följ Geminis adoption med konkreta indikatorer

Att utbilda sina team är bra. Men hur vet man om de verkligen använder de verktyg de har tillgång till?

Detta är en viktig fråga för chefer som investerar i artificiell intelligens.

GSkills erbjuder instrumentpaneler som gör det möjligt att följa medarbetarnas framsteg och engagemang i inlärningsprocesserna.

Tack vare integrationen med Google Admin Console kan plattformen även utnyttja användningsstatistik för Gemini och organisationsenheter.

Detta gör det möjligt att bättre förstå:

• Vilka team som använder och adopterar Gemini.
• Vilka utbildningsvägar som följs och slutförs.
• Vilka användningsfall som intresserar medarbetarna.
• Vilka team som skulle behöva ytterligare support.
• Hur adoptionen utvecklas över tid.

Chrome-tillägget ger också indikatorer på vilka resurser som har konsulterats och vilka katalogprompter som har skickats i Gemini.

För en chef är fördelen dubbel: att bättre stödja sina team, men också att ha konkret information för att styra sin investering i AI.

För att investera i Gemini-licenser utan att veta om de faktiskt används, är lite som att köpa en programvara till hela sitt företag och hoppas att alla lär sig att använda den själva!

Hur kan Shadow AI konkret minskas i företaget?

Nu när vi har förstått problemet, hur agerar vi?

Du behöver inte börja med en gigantisk omvandling. Några steg kan redan ta dig i rätt riktning.

1. Distribuera en konsekvent professionell AI-miljö

För ett företag som redan arbetar med Google Workspace är Gemini en särskilt logisk lösning.

Integrationen med befintliga verktyg begränsar spridningen av arbetsmiljöer och erbjuder en mer sammanhängande upplevelse.

Företaget kan också förlita sig på administratörsinställningar, professionella licenser och datastyrningsregler anpassade till dess organisation.

2. Diskutera med dina medarbetare

Innan du försöker införa nya vanor är det viktigt att förstå befintliga användningsområden.

Vilka AI-assistenter används idag? För vilka uppgifter? Varför föredrar vissa medarbetare ett verktyg framför ett annat?

Svaren kommer att identifiera de verkliga behoven och eventuella hinder för att anamma Gemini.

För Shadow AI kommer inte nödvändigtvis från en önskan att kringgå regler. Det kan helt enkelt vara ett resultat av brist på information eller stöd.

3. Utbilda teamen, börja med ledarna

Tänk om den första användaren att stödja i slutändan var ledaren själv?

Innan du ber dina team att anamma Gemini kan det vara intressant att ta sig tid att upptäcka dess funktioner och förstå dess möjligheter.

Detta tillvägagångssätt gör det sedan möjligt att bättre driva förändringen internt.

Med GSkills kan varje medarbetare utveckla sina färdigheter genom pedagogiska resurser och användningsfall anpassade till deras vardag.

4. Observera användningen och följ progressionen

Slutligen får antagandet inte stanna vid utrullningen av Gemini.

Genom att följa indikatorerna som finns tillgängliga i GSkills kan företaget identifiera vilka team som gör framsteg, vilka som stöter på svårigheter och vilka användningsfall som väcker mest intresse.

Denna information gör det möjligt att utveckla inlärningsvägar och erbjuda mer relevant support.

Målet är inte att övervaka varje konversation, utan att förstå hur verktygen tas i bruk för att förbättra praxis.

Slutsats: för att bemästra Shadow AI, låt oss börja med att bättre anta AI!

Artificiell intelligens är nu en del av vardagen för många anställda, oavsett om företag är fullt medvetna om det eller inte.

Och att vilja förhindra dess användning kommer inte nödvändigtvis att lösa alla problem.

Å andra sidan, genom att erbjuda en konsekvent professionell miljö, stödja användare och visa dem möjligheterna med Gemini, kan man bygga mycket bättre vanor.

För företag som redan använder Google Workspace utgör Gemini en relevant grund för att centralisera professionell AI-användning, med lämpliga säkerhets- och styrningsinställningar.

Och med GSkills går detta tillvägagångssätt längre: dina medarbetare kan lära sig att använda Gemini, upptäcka användningsfall anpassade till deras yrke och få tillgång till resurser direkt från sin assistent.

Från din sida har du indikatorer för att spåra antagandet, mäta framstegen och vägleda dina utbildningsåtgärder.

För i slutändan är det bästa sättet att begränsa Shadow AI inte bara att berätta för dina medarbetare vilken AI de ska använda.

Det handlar om att visa dem varför den du erbjuder dem förtjänar att bli deras nya dagliga assistent.

Upptäck hur du antar Gemini med GSkills

Har du redan implementerat Gemini eller planerar du att integrera det i ditt företag?

Upptäck hur GSkills kan stödja dina medarbetare, underlätta deras kompetensutveckling och hjälpa dig att styra antagandet av Gemini.

Upptäck Gemini med GSkills