Shadow AI në biznes: kufizoni atë me Gemini dhe GSkills

Inteligjenca artificiale është kudo sot. Në shfletuesit tanë, smartfonët tanë, mjetet tona profesionale dhe madje drejtpërdrejt në kutitë tona postare. Dhe ndërsa ju lejon të kurseni një sasi të konsiderueshme kohe në shumë detyra, ajo gjithashtu ngre probleme të reja për kompanitë.

Sepse imagjinoni për një moment: kompania juaj ka investuar në Google Workspace dhe Gemini për të ofruar një mjedis pune të qëndrueshëm, të sigurt dhe të kontrolluar. Por nga ana e tyre, disa punonjës vazhdojnë të përdorin llogarinë e tyre personale të ChatGPT për të shkruar email, për të analizuar kontrata ose për të përmbledhur dokumente të brendshme.

Dhe e gjithë kjo, pa ju informuar domosdoshmërisht.

Mirë se vini në botën e Shadow AI, një fenomen që shpejt mund të bëhet një dhimbje koke e vërtetë për kompanitë që kërkojnë të mbajnë kontrollin e të dhënave të tyre.

Pra, çfarë është saktësisht Shadow AI? Pse punonjësit tuaj vazhdojnë të përdorin mjete të paaprovuara? Dhe mbi të gjitha, si ta kufizoni këtë fenomen falë Gemini dhe GSkills?

Ne shpjegojmë gjithçka!

Çfarë është saktësisht Shadow AI?

Mund të keni dëgjuar tashmë për Shadow IT, kjo praktikë e përdorimit të programeve kompjuterike, aplikacioneve ose shërbimeve kompjuterike pa miratim paraprak nga kompania juaj.

Epo, Shadow AI bazohet në të njëjtin parim, por aplikohet në inteligjencën artificiale.

Konkretisht, ajo përfshin përdorimin e mjeteve të AI nga punonjësit, jashtë kornizës së përcaktuar nga organizata e tyre.

Dhe nuk mungojnë shembujt:

• Një shitës që përdor llogarinë e tij personale ChatGPT për të shkruar një propozim biznesi.
• Një menaxher i Burimeve Njerëzore që i kërkon një AI-je të përmbledhë dokumentet e brendshme.
• Një punonjës që importon një kontratë në një asistent të jashtëm AI për të marrë një përmbledhje.
• Një kontabilist që transmeton fatura në një mjet AI për të lehtësuar analizën e tyre.

Në shikim të parë, asgjë nuk është vërtet shqetësuese. Në fund të fundit, këta punonjës thjesht kërkojnë të kursejnë kohë dhe të jenë më produktivë.

Por pikërisht aty gjërat bëhen të komplikuara.

Problemi nuk është domosdoshmërisht përdorimi i AI, por më tepër kontrolli i informacionit që i transmetohet asaj.

Pse Shadow AI paraqet një rrezik për kompaninë tuaj?

Le të marrim një shembull mjaft të thjeshtë.

Le të imagjinojmë se një shitës dëshiron të përgatisë një fushatë prospektimi. Për të kursyer kohë, ai vendos të importojë një listë klientësh në asistentin e tij personal AI për t'i kërkuar të shkruajë email të personalizuara.

Në këtë listë, gjejmë emra, adresa emaili, numra telefoni dhe potencialisht informacione të tjera komerciale.

Punonjësi është i kënaqur: në pak minuta, ai ka krijuar emailet e tij dhe ka kursyer kohë të çmuar.

Por nga ana e kompanisë, ngrihen disa pyetje.

Ku u dërguan këto të dhëna? Cilat rregulla ruajtjeje zbatohen? Kush mund t'i aksesojë ato? Dhe mbi të gjitha, a e respekton ky përdorim politikat e brendshme dhe detyrimet e konfidencialitetit?

Kujdes, kjo nuk do të thotë se të gjithë asistentët e AI ripërdorin automatikisht të dhënat e transmetuara për të trajnuar modelet e tyre. Kushtet e përpunimit dhe ruajtjes mund të ndryshojnë në varësi të shërbimeve, ofertave dhe parametrave të përdorur.

Megjithatë, kur një punonjës përdor një mjet personal të paaprovuar, kompania mund të humbasë dukshmërinë dhe kontrollin mbi mënyrën se si përpunohet informacioni i saj.

Dhe nuk po flasim vetëm për listat e klientëve.

Faturat, dokumentet financiare, kontratat konfidenciale ose informacionet strategjike gjithashtu mund të preken.

Një çështje e vërtetë e qeverisjes së të dhënave, e cila meriton të merret seriozisht.

Pse stafi juaj përdor AI të tjera, edhe pse ju tashmë ofroni Gemini?

Kjo është një pyetje veçanërisht interesante.

Sepse nëse kompania juaj tashmë ka vendosur Gemini në mjedisin e saj të Google Workspace, pse disa punonjës do të vazhdonin të përdornin ChatGPT ose asistentë të tjerë?

Përgjigja ndoshta është më e thjeshtë sesa mund të imagjinohet: nga zakoni, dhe nganjëherë thjesht nga mungesa e njohurive për Gemini.

Zakone personale të vështira për t'u ndryshuar

Merrni rastin e një punonjësi që ka përdorur ChatGPT për disa muaj, apo edhe vite.

Ai tashmë ka historikun e tij të bisedave, udhëzime të personalizuara, ndoshta edhe një kujtesë të ushqyer gjatë shkëmbimeve të tij.

Ai di si të formulojë kërkesat e tij, i njeh aftësitë e mjetit dhe ka zhvilluar reflekse të vërteta përdorimi.

Nga një ditë në tjetrën, kompania e tij i njofton se Gemini bëhet asistenti AI që duhet të favorizohet.

Por pse duhet t'i ndryshonte zakonet e tij nëse askush nuk i tregon se çfarë mund të bëjë me Gemini?

Kjo është pikërisht e gjithë vështirësia e adoptimit të një teknologjie të re.

Vënia në dispozicion e një mjeti nuk do të thotë automatikisht se punonjësit do ta adoptojnë atë.

Dhe kjo nuk vlen vetëm për AI. Ky është një problem që haset rregullisht gjatë vendosjes së mjeteve të reja bashkëpunuese.

Gemini ndonjëherë nënvlerësohet

Një problem tjetër vjen nga perceptimi i aftësive të Gemini.

Disa përdorues i njohin shumë mirë aftësitë e ChatGPT, por shumë më pak ato të asistentit AI të Google.

Megjithatë, Gemini mund t'u përgjigjet në mënyrë të përkryer shumë nevojave profesionale:

• Shkrimi ose riformulimi i e-maileve.
• Përmbledhja e dokumenteve voluminoze.
• Përkthimi i përmbajtjeve në gjuhë të ndryshme.
• Përgatitja e raporteve.
• Strukturimi i ideve ose prezantimeve.
• Lehtëson analizën dhe kuptimin e informacioneve të caktuara.

Dhe për kompanitë që tashmë përdorin Google Workspace, Gemini ka një avantazh veçanërisht interesant: integrimin e tij me ekosistemin e Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets dhe mjete të tjera bashkëpunuese mund të bëhen pjesë e një eksperience pune më koherente, në varësi të funksionaliteteve dhe licencave të aktivizuara.

Por është e nevojshme që punonjësit tuaj të dinë me të vërtetë si t'i shfrytëzojnë këto mundësi!

Ndalo AI të tjera, a është vërtet zgjidhja e duhur?

Përballë Shadow AI, reagimi i parë mund të jetë mjaft radikal: ndalimi thjesht dhe thjesht i përdorimit të asistentëve të papërshtatshëm.

Në letër, kjo duket të jetë një zgjidhje mjaft logjike.

Por në praktikë, a është vërtet e mjaftueshme?

Një punonjës që tashmë përdor një ndihmës të AI në jetën e tij personale mund të tundohet ta përdorë atë për detyrat e tij profesionale, edhe nëse kompania e tij i ofron një alternativë.

Dhe nëse kjo alternativë i duket më pak efektive, thjesht sepse ai nuk e njeh atë sa duhet, problemi ka të ngjarë të vazhdojë.

Pra, në vend që të kërkoni vetëm të ndaloni, pse të mos u jepni punonjësve dëshirën për të përdorur AI-në e ofruar nga kompania e tyre?

Kjo natyrisht kërkon një politikë të qartë përdorimi, rregulla të përshtatshme sigurie dhe një mjedis profesional të konfiguruar siç duhet.

Por kjo gjithashtu, dhe mbi të gjitha, kërkon mbështetjen e përdoruesve.

Trajnimi i punonjësve tuaj në Gemini, tregimi i rasteve konkrete të përdorimit dhe dhënia e tyre e mjeteve për të përparuar mund ta lehtësojë ndjeshëm këtë tranzicion.

Dhe pikërisht për këtë temë hyn në lojë GSkills.

GSkills: mbështetja e adoptimit të Gemini për të kufizuar AI-në hije

Vendosja e Gemini brenda një kompanie është hapi i parë. Por për që ky investim të jetë vërtet i dobishëm, punonjësit duhet ta përdorin atë.

GSkills është një platformë e dedikuar për mësimin, adoptimin dhe monitorimin e përdorimit të ekosistemit të Google, duke përfshirë Google Workspace, ChromeOS dhe Gemini.

Objektivi i saj është mjaft i thjeshtë: t'i mundësojë çdo punonjësi të zhvillojë aftësitë e tij, me ritmin e tij, duke u dhënë drejtuesve një dukshmëri më të mirë mbi adoptimin e mjeteve.

Dhe në kontekstin e Shadow AI, kjo qasje ka shumë kuptim.

Mësoni të përdorni Gemini me raste konkrete

Një punonjës i cili zotëron Gemini do të ketë më shumë arsye për ta përdorur atë çdo ditë.

Për këtë, GSkills ofron kurse mësimi, udhëzues, kuize dhe burime edukative të dedikuara për Gemini.

Ideja nuk është thjesht të shpjegohet se çfarë është inteligjenca artificiale, por mbi të gjitha të tregohet se si të përdoret në situata reale profesionale.

Le të marrim disa shembuj:

Një shitës mund të mësojë të përdorë Gemini për të përgatitur emailet e tij të kërkimit.

Një menaxher administrativ mund të zbulojë se si të përmbledhë dokumente ose të strukturojë informacione.

Një drejtues mund të mësojë të përgatisë një raport, të organizojë idetë e tij ose të lehtësojë shkrimin e përmbajtjeve të caktuara.

Të gjitha duke zhvilluar praktika më të mira rreth formulimit të kërkesave dhe privatësisë.

Dhe ndryshe nga një trajnim i njëhershëm, GSkills e bën të mundur regjistrimin e këtij mësimi për një periudhë më të gjatë kohore.

Një shtesë e Chrome për të gjetur raste përdorimi direkt në Gemini

Kjo është ndoshta një nga veçoritë më interesante të GSkills për të lehtësuar adoptimin e Gemini.

Me GSkills for Chrome, punonjësit mund të gjejnë rastet e përdorimit dhe kërkesat e ofruara nga GSkills ose kompania e tyre direkt nga ndërfaqja e Gemini.

Nuk ka më nevojë të kërkoni një dokument të vjetër që përmban shembuj të kërkesave ose të shfletoni dhjetëra burime për të gjetur një ide.

Shtesa lejon veçanërisht të:

• Gjeni raste përdorimi të rekomanduara sipas punës suaj.
• Kërkoni kërkesa sipas kategorisë ose fjalës kyçe.
• Futni një kërkesë në Gemini me një klik, duke ruajtur mundësinë për ta modifikuar atë.
• Akseso i shpejtë në rastet e preferuara të përdorimit.
• Gjeni burime të brendshme, si dhe lidhje me Gjemme dhe veçori të tjera të dobishme.

Imagjinoni një punonjës që dëshiron të përkthejë një dokument ose të përgatisë një e-mail profesional.

Në vend që të kthehet te asistenti i tij personal AI nga zakoni, ai mund të gjejë një shembull të përshtatshëm për nevojat e tij direkt në Gemini.

Më pas, ai thjesht duhet të personalizojë kërkesën e tij.

Nga ana e kompanisë, administratorët mund të organizojnë gjithashtu rastet e përdorimit të propozuara dhe të sigurojnë burime të përshtatshme për role të ndryshme pune.

Një pikë tjetër interesante: katalogu i brendshëm mund të ruhet në një Google Sheets që i përket mjedisit të kompanisë.

Një mënyrë për të kapitalizuar mbi praktikat më të mira të organizatës pa i lënë ato të shpërndara në dosjet personale të gjithkujt.

Shtesa mund të instalohet nga Chrome Web Store ose të shpërndahet në shkallë organizative përmes konsolës së administrimit të Google.

Kjo është e gjithë logjika e GSkills: t'i bëjë praktikat më të mira të aksesueshme direkt aty ku punonjësit punojnë.

Monitoroni adoptimin e Gemini-t me tregues konkretë

Të trajnosh ekipet është mirë. Por si mund të dish nëse ato po i përdorin vërtet mjetet që u janë vënë në dispozicion?

Kjo është një pyetje thelbësore për drejtuesit që investojnë në inteligjencën artificiale.

GSkills ofron panele kontrolli për të monitoruar përparimin e punonjësve dhe angazhimin e tyre në rrugët e të mësuarit.

Falë integrimit të tij me konsolën e administrimit të Google, platforma mund të përdorë gjithashtu metrika të përdorimit të Gemini-t dhe njësive organizative.

Në mënyrë konkrete, kjo ndihmon për të kuptuar më mirë:

• Cilat ekipe e përdorin dhe e adoptojnë Gemini-n.
• Cilat rrugë trajnimi ndiqen dhe përfundohen.
• Cilat raste përdorimi interesojnë punonjësit.
• Cilat ekipe do të kishin nevojë për mbështetje shtesë.
• Si evoluon adoptimi me kalimin e kohës.

Shtesa e Chrome ofron gjithashtu tregues mbi burimet e konsultuara dhe kërkesat e katalogut të dërguara në Gemini.

Për një menaxher, interesi është i dyfishtë: mbështetje më e mirë për ekipet e tij, por edhe informacion konkret për të menaxhuar investimin e tij në AI.

Sepse të investosh në licenca Gemini pa e ditur nëse po përdoren vërtet, është pak a shumë si të blesh softuer për të gjithë kompaninë dhe të shpresosh që të gjithë do të mësojnë ta përdorin vetë!

Si të reduktohet konkretisht Shadow AI në biznesin tuaj?

Tani që kemi kuptuar problemin, si të veprojmë?

Nuk ka nevojë të filloni me një transformim gjigant. Disa hapa mund t'ju ndihmojnë tashmë të merrni një drejtim më të mirë.

1. Vendosni një mjedis profesional dhe koherent të AI

Për një kompani që tashmë punon me Google Workspace, Gemini paraqet një zgjidhje veçanërisht logjike.

Integrimi me mjetet ekzistuese kufizon shumëzimin e mjediseve të punës dhe ofron një përvojë më koherente.

Kompania gjithashtu mund të mbështetet në cilësimet administrative, licencat profesionale dhe rregullat e menaxhimit të të dhënave të përshtatshme për organizatën e saj.

2. Diskutoni me bashkëpunëtorët tuaj

Përpara se të dëshironi të impononi zakone të reja, është e rëndësishme të kuptoni praktikat ekzistuese.

Cilët asistentë të AI-së po përdoren sot? Për cilat detyra? Pse disa bashkëpunëtorë preferojnë një mjet para tjetrit?

Përgjigjet do të ndihmojnë në identifikimin e nevojave reale dhe pengesave të mundshme për adoptimin e Geminit.

Sepse AI në hije nuk vjen domosdoshmërisht nga një dëshirë për të anashkaluar rregullat. Mund të vijë thjesht nga një mungesë informacioni ose mbështetjeje.

3. Trajnoni ekipet, duke filluar me menaxherët

Po sikur përdoruesi i parë që do të shoqërohej të ishte në fund të fundit vetë drejtuesi?

Përpara se t'u kërkoni ekipeve tuaja të miratojnë Geminin, mund të jetë interesante të merrni kohë për të zbuluar veçoritë e tij dhe për të kuptuar mundësitë e tij.

Kjo qasje më pas ju lejon të mbështesni më mirë ndryshimin brenda.

Me GSkills, çdo punonjës mund të zhvillojë aftësitë e tij përmes burimeve arsimore dhe rasteve të përdorimit të përshtatura për jetën e tij të përditshme.

4. Vëzhgoni përdorimet dhe mbështesni progresin

Së fundi, adoptimi nuk duhet të ndalet me vendosjen e Geminit.

Duke ndjekur treguesit e disponueshëm në GSkills, kompania mund të identifikojë ekipet që po përparojnë, ato që po hasin vështirësi dhe rastet e përdorimit që gjenerojnë më shumë interes.

Këto informacione bëjnë të mundur zhvillimin e rrugëve të të nxënit dhe ofrimin e mbështetjes më relevante.

Qëllimi nuk është të monitorohet çdo bisedë, por të kuptohet se si po adoptohen mjetet në mënyrë që të përmirësohen praktikat.

Përfundim: për të zotëruar Shadow AI, le të fillojmë duke adoptuar AI më mirë!

Inteligjenca artificiale është tani pjesë e jetës së përditshme të shumë punonjësve, pavarësisht nëse kompanitë janë plotësisht të vetëdijshme për këtë apo jo.

Dhe dëshira për të penguar përdorimin e saj nuk do t'i zgjidhë domosdoshmërisht të gjitha problemet.

Nga ana tjetër, ofrimi i një mjedisi profesional koherent, mbështetja e përdoruesve dhe shfaqja e mundësive të Geminit bën të mundur ndërtimin e zakoneve shumë më të mira.

Për kompanitë e pajisura tashmë me Google Workspace, Gemini ofron një bazë të rëndësishme për centralizimin e përdorimeve profesionale të AI, me cilësimet e duhura të sigurisë dhe qeverisjes.

Dhe me GSkills, kjo qasje shkon më tej: bashkëpunëtorët tuaj mund të mësojnë si të përdorin Geminin, të zbulojnë raste përdorimi të përshtatura për punën e tyre dhe të kenë akses në burime direkt nga asistenti i tyre.

Nga ana juaj, ju keni tregues për të ndjekur adoptimin, për të matur progresin dhe për të drejtuar veprimet tuaja trajnuese.

Sepse, në fund të fundit, mënyra më e mirë për të kufizuar Shadow AI nuk është vetëm t'u tregoni bashkëpunëtorëve tuaj cilën AI të përdorin.

Është t'u tregoni atyre pse ajo që ju u ofroni meriton të bëhet asistenti i tyre i ri i përditshëm.

Zbuloni si të adoptoni Geminin me GSkills

A keni vendosur tashmë Geminin apo po planifikoni ta integroni atë në kompaninë tuaj?

Zbuloni se si GSkills mund të mbështesë bashkëpunëtorët tuaj, të lehtësojë zhvillimin e aftësive të tyre dhe t'ju ndihmojë të menaxhoni adoptimin e Geminit.

Zbuloni Geminin me GSkills