Pomočnik IA GSkills: ko vaša vsebina postane najboljši vodnik za razvoj kompetenc

Pomočnik AI GSkills je kot oseba v pisarni, ki ve vse o Google Workspace, Gemini in Chromebookih ... le da nikoli ne gre na počitnice.

Predstavljajte si situacijo. Na sestanku ste slišali za NotebookLM. Vsi prikimavajo, nekdo reče "res bi se morali lotiti tega", vi pa odidete s preprostim vprašanjem: "V redu, ampak kje naj začnem, konkretno?" Odprete GSkills, zastavite vprašanje pomočniku AI in v nekaj sekundah vam predstavi korake: kaj je NotebookLM, kako dodati vire, kako izgleda predstavitev, kako deliti rezultat. Pri vsakem koraku vam ne le odgovori, temveč vam neposredno ponudi pravo stran GSkills, pravi gif, pravo video kapsulo nekaj minut, ki prikazuje dejanje v vmesniku Google.

Dobrodošli v različici GSkills za izboljšanje kompetenc.

Pomočnik, ki resnično pozna vašo vsebino, ne le teorijo

Pomočnik AI GSkills je pogovorni pomočnik, integriran v vašo instanco. Postavite mu vprašanja v naravnem jeziku, on pa vam odgovori na podlagi dveh stebrov:

1. Pedagoška vsebina GSkills, ki so jo zasnovali strokovnjaki Numericoach za Google Workspace, Gemini in ChromeOS.
2. Viri, ki jih vaša organizacija doda v GSkills: interni postopki, ključni dokumenti, video kapsule, poslovni viri.

Za razliko od "generične" umetne inteligence pomočnik ne odgovarja samo s tem, kar najde na spletu. Najprej se opira na to, kar vaša instanca že pozna: strani, vadnice, kvizi, video kapsule, interni viri, znanje, specifično za vaše podjetje.

Konkretno, ko postavite vprašanje, kot je "Kako uporabiti NotebookLM za mojo marketinško ekipo?":

• najprej vam preprosto razloži orodje;
• vam ponudi pravo stran GSkills, ki opisuje pomembne koncepte;
• vas preusmeri na gife, ki prikazujejo klike, ki jih je treba narediti;
• predlaga zelo kratek video, ki prikazuje celoten postopek.

Niste preusmerjeni na splošno dokumentacijo, temveč na vsebino, zasnovano za podporo sprejemanju teh orodij v poslovnem okolju.

Ko umetna inteligenca pozna tudi vaše lastne vire

Pomočnik AI postane resnično zanimiv za organizacijo, ko združi vsebino GSkills z vašo lastno vsebino.

V GSkills lahko interne datoteke deklarirate na več načinov (naložene neposredno na platformo, povezava do datoteke Drive, vir ali poslovno znanje). Pomočnik AI ne bere vsebine datotek ali metapodatkov, shranjenih v Google Drive. Zanaša se samo na to, kar opišete v GSkills: naslov, povzetek, vrsta vira.

Vendar je to dovolj za ustvarjanje koristnih odgovorov. Na primer:

• Imate datoteko "Postopek odobritve potnih stroškov", navedeno v GSkills.
• Novi sodelavec vpraša: "Začenjam z Google Sheets, kako lahko vnesem svoje potne stroške pri nas?"
• Pomočnik AI ga opomni na osnove Google Sheets, mu ponudi vadnico GSkills za obvladovanje osnovnih formul, nato pa doda: "V vašem podjetju je ta postopek podrobno opisan v "Postopek odobritve potnih stroškov". Lahko se sklicujete nanj, da sledite internemu postopku."

Enaka logika velja za računovodske vodnike, kadrovske postopke ali načine delovanja, povezane z Gems, Meet ali Drive. Obdržite nadzor nad dokumenti, pomočnik AI postane vodnik, ki ve, kaj pokazati, komu in ob pravem času.

Video kapsule namesto blokov besedila

Vsi ne želijo prebrati celotne strani, da bi razumeli, kako organizirati svoj Gmailov nabiralnik ali uporabiti Gemini v Docs. Pomočnik AI to ve. Kadar je to primerno, ponuja zelo kratke video kapsule, posnete predstavitve, izrezke, ki natančno prikazujejo, kje klikniti.

V praksi to daje odgovore, kot so:

"Za ustvarjanje filtra v Gmailu lahko sledite tej pisni vadnici. Če želite, si oglejte 2-minutni video, ki vam pokaže manipulacijo."

Ta pristop deluje še posebej dobro za konkretne teme: nastavitev oznake, deljenje mape Drive, začetek sestanka Meet s snemanjem, aktiviranje funkcije Gemini v dokumentu.

Nekaj situacij, kjer pomočnik AI resnično spremeni vsakdan

Namesto da bi govorili o teoriji, si oglejmo nekaj življenjskih situacij.

Prvi dan v podjetju.

Prispevek prihaja nova okrepitev. Že nekoliko pozna Google Workspace, vendar ne nujno vaša interna pravila. Z nekaj vprašanji lahko:

• pregleda osnove Gmaila, Drive, Sheets ali Chromebookov s prilagojenimi stranmi GSkills;
• odkrije video posnetke in kvize, da se znajde;
• poišče pomembne interne postopke, na primer ustvarjanje prostora v skupni rabi za svojo ekipo ali pravilnik o arhiviranju e-poštnih sporočil.

Vse to ostane v preprostem pogovoru, brez potrebe po iskanju po tisočih menijih.

Digitalni referent, ki nima časa vsega razložiti.

V mnogih podjetjih ena ali dve osebi spontano postaneta »tisti, ki najbolj poznata Google Workspace«. Pomočnik AI jima služi kot posrednik. Svojim kolegom lahko rečeta:

»Preden me pokličete, postavite vprašanje pomočniku v GSkills. Že boste imeli vadnice, videoposnetke in naše lastne interne dokumente. In če to ne bo dovolj, bomo pogledali skupaj.«

Rezultat: manj ponavljajočih se zahtev, več časa za težka vprašanja.

Poslovne ekipe, ki gradijo lastno knjižnico.

Službe za finance, HR, trgovino, logistiko ali komuniciranje lahko v GSkills navedejo svoje postopke: načine delovanja, predloge dokumentov, referenčna gradiva. Pomočnik AI jih nato poveže z vprašanji uporabnikov. Sodelavec lahko torej vpraša:

»Kako pripraviti nadzorno ploščo prodaje v Sheets, z našimi kazalniki?«

in prejme tako nasvete GSkills o Sheets kot napotitev na interni vir »Predloga nadzorne plošče prodaje«.

Ekipe, ki želijo izkoristiti Gemini, ne da bi se izgubile

Gemini je zdaj prisoten povsod v Google Workspace. Pomočnik AI pomaga odgovoriti na zelo konkretna vprašanja, kot so:

• »Kaj lahko vprašam Gemini v Dokumentih, da prihranim čas pri svojih poročilih?«
• »Kako uporabljati Gemini v Gmailu, ne da bi poslabšali kakovost mojih odgovorov strankam?«

Opreira se na strani, primerih in vsebini, pripravljeni v GSkills, da bi ponazoril razumno uporabo, prilagojeno kontekstu podjetja, ne pa čarobnih obljub.

Kaj se zgodi potem: Numeriblog, Numeritube in podjetje

Danes se pomočnik AI že opira na vsebino GSkills, ki je na voljo v vaši instanci, in na interno vsebino, ki jo izberete za referenco.

Pripravljamo naslednjo stopnjo:

• povezava z zbirko člankov Numeriblog, ki že leta zbira na tisoče člankov o okolju Google;
• bolj sistematične povezave do Numeritube za predlaganje ponovitev spletnih seminarjev in daljših videoposnetkov, kadar besedilo ne zadostuje.

Te integracije še niso na voljo v času, ko berete te vrstice. So del načrtovanih evolucij za obogatitev odgovorov pomočnika AI, z še bolj popolno in raznoliko vsebino.

AI pod nadzorom, usklajena s politiko vašega podjetja

V nekaterih organizacijah je AI občutljiva tema. GSkills je zasnovan tako, da se prilagaja tem resničnostim.

• AI lahko izklopite za celotno instanco, če je ne želite ponuditi svojim sodelavcem.
• Aktivirate jo lahko tudi samo za določene skupine ljudi, na primer pilotno ekipo, državo ali digitalne ambasadorje.

Tako ohranite nadzor nad tem, kdo ima dostop, kdaj in v kakšnem okviru.

Kar zadeva podatke, pomočnik AI ostane znotraj meja vaše instance:

• opira se na vsebine GSkills in dokumente, ki ste jih izrecno navedli na platformi;
• ne bere vsebine datotek Drive ali njihovih metapodatkov, ampak samo informacije, ki ste jih določili v GSkills (naslov, opis, vrsta vira);
• ne nadomešča uradne Googlove podpore za tehnične incidente, obračunavanje ali upravljanje računov.

Kako ga konkretno izkoristiti?

Če ste že stranka GSkills, je pomočnik AI dostopen v vašem prostoru, poleg vaših poti in virov. Glede na vašo ponudbo danes prejmete pomočnika AI, vadnice Gemini in, za bolj popolne ponudbe, bogato bazo znanja z napisanimi vadnicami, video posnetki in ponovitvami spletnih seminarjev.

Seveda postane prvi odziv, ko imate vprašanje o Google Workspace, Gemini ali svojih internih postopkih: namesto da bi iskali »nekje v dokumentu v skupni rabi« ali »v starem e-poštnem sporočilu«, postavite vprašanje pomočniku AI, ki vas preusmeri na pravo vsebino, v pravi obliki, ob pravem času.

Če odkrivate GSkills, si zapomnite to: pomočnik AI ni več ena od zanimivosti. Je vsakodnevni spremljevalec, ki združuje tri svetove, ki so do zdaj živeli vsak v svojem kotu:

• vaši sodelavci in njihova zelo konkretna vprašanja;
• vsebine GSkills, zasnovane za podporo razvoju kompetenc v Google Workspace, Gemini in ChromeOS;
• vaši lastni interni viri, prilagojeni vaši panogi in hišnim pravilom.

In prav na tem mestu se začne spreminjati dejanska uporaba orodij.