Inteligența artificială este omniprezentă astăzi. În browserele noastre, smartphone-urile noastre, instrumentele noastre profesionale și chiar direct în căsuțele noastre de e-mail. Și, deși poate economisi timp considerabil la multe sarcini, ridică, de asemenea, noi probleme pentru companii.
Pentru că imaginați-vă un moment: compania dvs. a investit în Google Workspace și Gemini pentru a oferi un mediu de lucru coerent, securizat și controlat. Dar, pe de altă parte, unii angajați continuă să-și folosească contul personal ChatGPT pentru a scrie e-mailuri, a analiza contracte sau a rezuma documente interne.
Și toate acestea, fără să vă informeze neapărat.
Bine ați venit în lumea Shadow AI, un fenomen care poate deveni rapid o adevărată bătaie de cap pentru companiile care încearcă să-și păstreze controlul asupra datelor lor.
Deci, ce este mai exact Shadow AI? De ce angajații dvs. continuă să folosească instrumente neaprobate? Și mai ales, cum să limitați acest fenomen cu ajutorul Gemini și GSkills?
Vă explicăm totul!
Ce este mai exact Shadow AI?
Poate ați auzit deja de Shadow IT, această practică de a utiliza software, aplicații sau servicii IT fără aprobarea prealabilă a companiei.
Ei bine, Shadow AI se bazează pe același principiu, dar aplicat inteligenței artificiale.
Concret, este vorba despre utilizarea instrumentelor AI de către angajați, în afara cadrului definit de organizația lor.
Și exemplele nu lipsesc:
- Un agent de vânzări care își folosește contul personal ChatGPT pentru a redacta o propunere comercială.
- Un manager de resurse umane care cere unei IA să sintetizeze documente interne.
- Un angajat care importă un contract într-un asistent AI extern pentru a obține un rezumat.
- Un contabil care transmite facturi unui instrument AI pentru a facilita analiza acestora.
La prima vedere, nimic îngrijorător. La urma urmei, acești angajați caută pur și simplu să economisească timp și să fie mai productivi.
Dar tocmai aici se complică lucrurile.
Problema nu este neapărat utilizarea AI, ci mai degrabă controlul informațiilor pe care i le transmitem.
De ce Shadow AI reprezintă un risc pentru compania dvs.?
Să luăm un exemplu destul de simplu.
Să presupunem că un agent de vânzări dorește să pregătească o campanie de prospectare. Pentru a economisi timp, el decide să importe o listă de clienți în asistentul său personal AI pentru a-i cere să redacteze e-mailuri personalizate.
În această listă, găsim nume, adrese de e-mail, numere de telefon și, eventual, alte informații comerciale.
Angajatul este mulțumit: în câteva minute, a generat e-mailurile și a economisit timp prețios.
Dar, din partea companiei, se pun mai multe întrebări.
Unde au fost trimise aceste date? Ce reguli de păstrare se aplică? Cine le poate accesa? Și mai ales, această utilizare respectă politicile interne și obligațiile de confidențialitate?
Atenție, asta nu înseamnă că toți asistenții AI reutilizează automat datele transmise pentru a-și antrena modelele. Condițiile de prelucrare și păstrare pot varia în funcție de servicii, oferte și parametrii utilizați.
În schimb, atunci când un angajat utilizează un instrument personal neaprobat, compania poate pierde vizibilitatea și controlul asupra modului în care sunt prelucrate informațiile sale.
Și nu vorbim doar de liste de clienți.
Facturi, documente financiare, contracte confidențiale sau informații strategice pot fi, de asemenea, afectate.
O adevărată provocare de guvernanță a datelor, care merită să fie luată în serios.
De ce folosesc angajații dumneavoastră alte instrumente AI, chiar dacă ați oferit deja Gemini?
Aceasta este o întrebare deosebit de interesantă.
Căci dacă firma dumneavoastră a implementat deja Gemini în mediul său Google Workspace, de ce ar continua unii angajați să folosească ChatGPT sau alți asistenți?
Răspunsul este probabil mai simplu decât ne imaginăm: din obișnuință, și uneori pur și simplu din lipsa de cunoștințe despre Gemini.
Obiceiuri personale greu de schimbat
Să luăm cazul unui angajat care folosește ChatGPT de mai multe luni, chiar ani.
Are deja istoricul conversațiilor sale, instrucțiuni personalizate, poate chiar o memorie alimentată de-a lungul schimburilor sale.
Știe cum să-și formuleze cererile, cunoaște capacitățile instrumentului și a dezvoltat reflexe reale de utilizare.
Peste noapte, compania sa îi anunță că Gemini devine asistentul AI de preferat.
Dar de ce și-ar schimba obiceiurile dacă nimeni nu-i arată ce poate face cu Gemini?
Aceasta este tocmai dificultatea adoptării unei noi tehnologii.
Punerea unui instrument la dispoziție nu înseamnă automat că angajații îl vor adopta.
Și aceasta nu se referă doar la AI. Este o problemă pe care o întâlnim frecvent la implementarea de noi instrumente colaborative.
Gemini este uneori subestimat
O altă problemă vine din percepția capacităților Gemini.
Unii utilizatori cunosc foarte bine posibilitățile ChatGPT, dar mult mai puțin pe cele ale asistentului AI de la Google.
Totuși, Gemini poate răspunde perfect la numeroase nevoi profesionale:
- Redactarea sau reformularea e-mailurilor.
- Rezumatul documentelor voluminoase.
- Traducerea conținuturilor în diferite limbi.
- Pregătirea rapoartelor.
- Structurarea ideilor sau a prezentărilor.
- Facilitarea analizei și înțelegerii anumitor informații.
Și pentru companiile care utilizează deja Google Workspace, Gemini are un avantaj deosebit de interesant: integrarea sa cu ecosistemul Google.
Gmail, Docs, Drive, Sheets și alte instrumente colaborative se pot înscrie astfel într-o experiență de lucru mai coerentă, în funcție de funcționalitățile și licențele activate.
Dar trebuie ca angajații dumneavoastră să știe să exploateze cu adevărat aceste posibilități!
Interzicerea celorlalte AI, este cu adevărat soluția bună?
În fața fenomenului Shadow AI, prima reacție ar putea fi destul de radicală: interzicerea pur și simplu a utilizării asistenților neaprobați.
Pe hârtie, aceasta pare o soluție destul de logică.
Dar în practică, este suficient?
Un angajat care folosește deja un asistent AI în viața personală ar putea fi tentat să-l folosească în continuare pentru sarcinile profesionale, chiar dacă compania sa îi oferă o alternativă.
Și dacă această alternativă îi pare mai puțin performantă, pur și simplu pentru că nu o cunoaște suficient, problema riscă să persiste.
Așadar, în loc să căutăm doar să interzicem, de ce să nu îi facem pe angajați să își dorească să utilizeze AI-ul oferit de compania lor?
Aceasta implică, evident, o politică de utilizare clară, reguli de securitate adaptate și un mediu profesional corect configurat.
Dar implică și, mai ales, sprijinirea utilizatorilor.
Instruirea angajaților în utilizarea Gemini, prezentarea de cazuri de utilizare concrete și oferirea mijloacelor de a progresa pot facilita considerabil această tranziție.
Și tocmai pe acest subiect intervine GSkills.
GSkills: însoțirea adoptării Gemini pentru a limita Shadow AI
Implementarea Gemini într-o companie este un prim pas. Dar pentru ca această investiție să fie cu adevărat utilă, este necesar ca angajații să o utilizeze.
GSkills este o platformă dedicată învățării, adoptării și monitorizării utilizării ecosistemului Google, în special Google Workspace, ChromeOS și Gemini.
Obiectivul său este destul de simplu: să permită fiecărui angajat să-și dezvolte competențele, în ritmul său, oferind în același timp managerilor o mai bună vizibilitate asupra adoptării instrumentelor.
Și în contextul Shadow AI, această abordare capătă sens.
Învățați să utilizați Gemini cu cazuri concrete
Un angajat care stăpânește Gemini va avea mai multe motive să-l folosească zilnic.
GSkills oferă în acest scop parcursuri de învățare, tutoriale, quiz-uri și resurse pedagogice dedicate Gemini.
Ideea nu este pur și simplu să explicăm ce este inteligența artificială, ci mai ales să arătăm cum să o folosim în situații profesionale reale.
Să luăm câteva exemple:
Un reprezentant de vânzări va putea învăța să utilizeze Gemini pentru a-și pregăti e-mailurile de prospectare.
Un manager administrativ va putea descoperi cum să sintetizeze documente sau să structureze informații.
Un director va putea învăța cum să pregătească un raport, să-și organizeze ideile sau să faciliteze redactarea anumitor conținuturi.
Toate acestea dezvoltând cele mai bune practici în formularea prompturilor și confidențialitate.
Și, spre deosebire de o formare punctuală, GSkills permite înscrierea acestei învățări pe termen lung.
O extensie Chrome pentru a regăsi cazurile de utilizare direct în Gemini
Aceasta este probabil una dintre cele mai interesante funcționalități GSkills pentru a facilita adoptarea Gemini.
Cu GSkills for Chrome, angajații pot regăsi cazurile de utilizare și prompturile propuse de GSkills sau de compania lor direct din interfața Gemini.
Nu mai este nevoie să căutați un document vechi care conține exemple de prompturi sau să parcurgeți zeci de resurse pentru a găsi o idee.
Extensia permite în special:
- Regăsirea cazurilor de utilizare recomandate în funcție de meseria sa.
- Căutarea prompturilor după categorie sau cuvânt-cheie.
- Inserarea unui prompt în Gemini cu un singur clic, păstrând posibilitatea de a-l modifica.
- Acces rapid la cazurile de utilizare preferate.
- Găsiți resurse interne, precum și linkuri către Gems și alte caracteristici utile.
Imaginați-vă un angajat care dorește să traducă un document sau să pregătească un e-mail profesional.
În loc să se întoarcă la asistentul său personal AI din obișnuință, el poate găsi direct în Gemini un exemplu adaptat nevoilor sale.
Apoi, el trebuie doar să își personalizeze cererea.
La nivel de companie, administratorii pot, de asemenea, să organizeze cazurile de utilizare propuse și să pună la dispoziție resurse adaptate diferitelor meserii.
Un alt punct interesant: catalogul intern poate fi păstrat într-un Google Sheets care aparține mediului companiei.
O modalitate de a valorifica bunele practici ale organizației, fără a le lăsa dispersate în fișierele personale ale fiecăruia.
Extensia poate fi instalată din Chrome Web Store sau implementată la nivelul unei organizații prin intermediul consolei de administrare Google.
Aceasta este întreaga logică a GSkills: să facă bunele practici accesibile direct acolo unde lucrează angajații.
Urmăriți adoptarea Gemini cu indicatori concreți
A instrui echipele este bine. Dar cum să știi dacă ele folosesc cu adevărat instrumentele puse la dispoziția lor?
Aceasta este o întrebare esențială pentru liderii care investesc în inteligența artificială.
GSkills oferă tablouri de bord care permit monitorizarea progresului angajaților și a implicării lor în parcursurile de învățare.
Datorită integrării sale cu consola de administrare Google, platforma poate exploata și metricile de utilizare ale Gemini și ale unităților organizaționale.
Concret, acest lucru permite o mai bună înțelegere a:
- Ce echipe utilizează și adoptă Gemini.
- Ce parcursuri de formare sunt urmate și finalizate.
- Ce cazuri de utilizare interesează angajații.
- Ce echipe ar avea nevoie de sprijin suplimentar.
- Cum evoluează adoptarea în timp.
Extensia Chrome oferă, de asemenea, indicatori privind resursele consultate și prompturile din catalog trimise în Gemini.
Pentru un lider, interesul este dublu: să își susțină mai bine echipele, dar și să dispună de informații concrete pentru a-și gestiona investiția în AI.
Căci a investi în licențe Gemini fără a ști dacă sunt realmente utilizate, este ca și cum ai cumpăra un software pentru întreaga ta companie și ai spera că toată lumea va învăța să-l folosească singură!
Cum să reduci concret Shadow AI în compania ta?
Acum că am înțeles problema, cum acționăm?
Nu este nevoie să începi cu o transformare gigantică. Câțiva pași pot deja permite o direcție mai bună.
1. Implementați un mediu AI profesional coerent
Pentru o companie care lucrează deja cu Google Workspace, Gemini reprezintă o soluție deosebit de logică.
Integrarea cu instrumentele existente permite limitarea proliferării mediilor de lucru și oferirea unei experiențe mai coerente.
Compania se poate baza, de asemenea, pe setările de administrare, pe licențele profesionale și pe regulile de gestionare a datelor adaptate organizației sale.
2. Discuție cu angajații
Înainte de a încerca să impuneți noi obiceiuri, este important să înțelegeți practicile existente.
Ce asistenți AI sunt utilizați în prezent? Pentru ce sarcini? De ce unii angajați preferă o unealtă în detrimentul alteia?
Răspunsurile vor permite identificarea nevoilor reale și a eventualelor obstacole în calea adoptării Gemini.
Deoarece Shadow AI nu provine neapărat dintr-o dorință de a eluda regulile. Poate rezulta pur și simplu dintr-o lipsă de informații sau de sprijin.
3. Instruiți echipele, începând cu liderii
Și dacă primul utilizator care trebuie sprijinit ar fi, în cele din urmă, chiar liderul?
Înainte de a cere echipelor sale să adopte Gemini, ar putea fi interesant să-și ia timp pentru a descoperi funcționalitățile sale și pentru a înțelege posibilitățile sale.
Această abordare permite apoi o mai bună susținere a schimbării la nivel intern.
Cu GSkills, fiecare angajat își poate dezvolta competențele prin resurse educaționale și cazuri de utilizare adaptate la rutina sa zilnică.
4. Observarea utilizării și susținerea progresului
În cele din urmă, adoptarea nu ar trebui să se oprească la implementarea Gemini.
Urmărind indicatorii disponibili în GSkills, compania poate identifica echipele care progresează, cele care întâmpină dificultăți și cazurile de utilizare care stârnesc cel mai mult interesul.
Aceste informații permit dezvoltarea parcursurilor de învățare și oferirea unui sprijin mai relevant.
Obiectivul nu este de a monitoriza fiecare conversație, ci de a înțelege cum sunt adoptate instrumentele pentru a îmbunătăți practicile.
Concluzie: pentru a stăpâni Shadow AI, să începem prin a adopta mai bine AI-ul!
Inteligența artificială face acum parte din viața de zi cu zi a multor angajați, indiferent dacă întreprinderile sunt sau nu pe deplin conștiente de acest lucru.
Și dorința de a împiedica utilizarea ei nu va rezolva neapărat toate problemele.
În schimb, oferirea unui mediu profesional coerent, sprijinirea utilizatorilor și arătarea posibilităților oferite de Gemini permite construirea unor obiceiuri mult mai bune.
Pentru companiile care sunt deja echipate cu Google Workspace, Gemini constituie o bază relevantă pentru centralizarea utilizărilor profesionale ale AI-ului, cu setările de securitate și de guvernanță adecvate.
Și cu GSkills, această abordare merge mai departe: angajații dumneavoastră pot învăța să utilizeze Gemini, să descopere cazuri de utilizare adaptate meseriei lor și să acceseze resurse direct din asistentul lor.
La rândul dumneavoastră, dispuneți de indicatori pentru a urmări adoptarea, a măsura progresul și a vă orienta acțiunile de formare.
Pentru că, în cele din urmă, cel mai bun mod de a limita Shadow AI nu este doar să le spui angajaților tăi ce AI să folosească.
Este să le arăți de ce cea pe care le-o propui merită să devină noul lor asistent zilnic.
Descoperiți cum să adoptați Gemini cu GSkills
Ați implementat deja Gemini sau intenționați să îl integrați în compania dumneavoastră?
Descoperiți cum GSkills poate sprijini angajații dumneavoastră, le poate facilita creșterea competențelor și vă poate ajuta să gestionați adoptarea Gemini.
Articole similare
Google Workspace: De ce implementarea tehnică este doar fața vizibilă a aisbergului
Implementarea Google Workspace, Gemini sau Chromebook-uri nu este suficientă: fără sprijin, utilizările stagnează și suportul explodează. Descoperiți cum GSkills umple golul de adoptare și îmbunătățește ROI-ul prin învățare continuă și AI Gemini.
GSkills for Chrome: cazurile dvs. de utilizare direct în Gemini
Cu GSkills for Chrome, găsiți cazurile dvs. de utilizare și prompturile GSkills direct în interfața Google Gemini. Economisiți timp, descoperiți cerințe adaptate meseriei dvs. și facilitați adoptarea AI în companie.
