Shadow AI na empresa: limitá-la com Gemini e GSkills

A inteligência artificial está hoje em todo o lado. Nos nossos navegadores, nos nossos smartphones, nas nossas ferramentas profissionais e até diretamente nas nossas caixas de e-mail. E embora possa poupar um tempo considerável em muitas tarefas, também levanta novas questões para as empresas.

Imagine por um momento: a sua empresa investiu no Google Workspace e no Gemini para oferecer um ambiente de trabalho consistente, seguro e controlado. Mas, por outro lado, alguns colaboradores continuam a usar a sua conta pessoal do ChatGPT para escrever e-mails, analisar contratos ou resumir documentos internos.

E tudo isso, sem necessariamente o informar.

Bem-vindo ao mundo do Shadow AI, um fenómeno que pode rapidamente tornar-se uma verdadeira dor de cabeça para as empresas que procuram manter o controlo dos seus dados.

Então, o que é exatamente o Shadow AI? Por que os seus colaboradores continuam a usar ferramentas não aprovadas? E, acima de tudo, como limitar este fenómeno com a ajuda do Gemini e do GSkills?

Vamos explicar tudo!

O que é exatamente o Shadow AI?

Pode já ter ouvido falar do Shadow IT, uma prática que consiste em usar softwares, aplicações ou serviços informáticos sem validação prévia da empresa.

Bem, o Shadow AI baseia-se no mesmo princípio, mas aplicado à inteligência artificial.

Concretamente, trata-se da utilização de ferramentas de IA por parte dos colaboradores, fora do quadro definido pela sua organização.

E não faltam exemplos:

• Um comercial que usa a sua conta pessoal do ChatGPT para escrever uma proposta comercial.
• Um gestor de RH que pede a uma IA para sintetizar documentos internos.
• Um colaborador que importa um contrato para um assistente de IA externo para obter um resumo.
• Um contabilista que transmite faturas para uma ferramenta de IA para facilitar a sua análise.

À primeira vista, nada de muito preocupante. Afinal, estes colaboradores procuram simplesmente poupar tempo e ser mais produtivos.

Mas é precisamente aí que as coisas se complicam.

O problema não é necessariamente a utilização da IA, mas sim o controlo das informações que lhe são transmitidas.

Por que o Shadow AI representa um risco para a sua empresa?

Tomemos um exemplo bastante simples.

Imaginemos que um comercial quer preparar uma campanha de prospeção. Para poupar tempo, decide importar uma lista de clientes para o seu assistente de IA pessoal para lhe pedir para escrever e-mails personalizados.

Nesta lista, encontramos nomes, endereços de e-mail, números de telefone e potencialmente outras informações comerciais.

O colaborador está satisfeito: em poucos minutos, gerou os seus e-mails e poupou um tempo precioso.

Mas do lado da empresa, várias questões se colocam.

Para onde foram enviados estes dados? Que regras de conservação se aplicam? Quem pode acedê-los? E, acima de tudo, esta utilização respeita as políticas internas e as obrigações de confidencialidade?

Atenção, isso não significa que todos os assistentes de IA reutilizam automaticamente os dados transmitidos para treinar os seus modelos. As condições de tratamento e conservação podem variar consoante os serviços, as ofertas e os parâmetros utilizados.

No entanto, quando um colaborador utiliza uma ferramenta pessoal não aprovada, a empresa pode perder a visibilidade e o controlo sobre a forma como as suas informações são tratadas.

E não estamos a falar apenas de listas de clientes.

Faturas, documentos financeiros, contratos confidenciais ou informações estratégicas também podem ser afetados.

Um verdadeiro desafio de governação de dados, que merece ser levado a sério.

Por que seus funcionários usam outras IAs, mesmo que você já ofereça o Gemini?

Essa é uma pergunta particularmente interessante.

Porque se sua empresa já implantou o Gemini em seu ambiente Google Workspace, por que alguns funcionários continuariam a usar o ChatGPT ou outros assistentes?

A resposta é provavelmente mais simples do que imaginamos: por hábito, e às vezes simplesmente por falta de conhecimento do Gemini.

Hábitos pessoais difíceis de mudar

Consideremos o caso de um funcionário que usa o ChatGPT há vários meses, ou até anos.

Ele já possui seu histórico de conversas, instruções personalizadas, talvez até uma memória alimentada ao longo de suas interações.

Ele sabe como formular suas solicitações, conhece as capacidades da ferramenta e desenvolveu verdadeiros reflexos de uso.

De um dia para o outro, sua empresa anuncia que o Gemini se tornará o assistente de IA preferencial.

Mas por que ele mudaria seus hábitos se ninguém lhe mostrasse o que ele pode fazer com o Gemini?

Essa é precisamente toda a dificuldade da adoção de uma nova tecnologia.

Disponibilizar uma ferramenta não significa automaticamente que os funcionários a adotarão.

E isso não se refere apenas à IA. É um problema que encontramos regularmente ao implantar novas ferramentas colaborativas.

O Gemini é às vezes subestimado

Outro problema vem da percepção das capacidades do Gemini.

Alguns usuários conhecem muito bem as possibilidades do ChatGPT, mas muito menos as do assistente de IA do Google.

No entanto, o Gemini pode perfeitamente atender a muitas necessidades profissionais:

• Escrever ou reformular e-mails.
• Resumir documentos volumosos.
• Traduzir conteúdo para diferentes idiomas.
• Preparar relatórios.
• Estruturar ideias ou apresentações.
• Facilitar a análise e a compreensão de certas informações.

E para as empresas que já usam o Google Workspace, o Gemini possui uma vantagem particularmente interessante: sua integração com o ecossistema Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets e outras ferramentas colaborativas podem, assim, se integrar em uma experiência de trabalho mais coerente, dependendo das funcionalidades e licenças ativadas.

Mas ainda é preciso que seus funcionários saibam realmente explorar essas possibilidades!

Proibir outras IAs, é realmente a solução certa?

Diante do Shadow AI, a primeira reação poderia ser bastante radical: proibir pura e simplesmente o uso de assistentes não aprovados.

No papel, isso parece ser uma solução bastante lógica.

Mas na prática, é realmente suficiente?

Um colaborador que já utiliza um assistente de IA na sua vida pessoal pode ser tentado a continuar a usá-lo para as suas tarefas profissionais, mesmo que a sua empresa lhe ofereça uma alternativa.

E se essa alternativa lhe parecer menos eficaz, simplesmente porque não a conhece suficientemente bem, o problema poderá persistir.

Então, em vez de procurar apenas proibir, porque não fazer com que os colaboradores queiram usar a IA proposta pela sua empresa?

Isto passa obviamente por uma política de utilização clara, regras de segurança adaptadas e um ambiente profissional corretamente configurado.

Mas também, e sobretudo, passa pelo acompanhamento dos utilizadores.

Treinar os colaboradores no Gemini, mostrar-lhes casos de uso concretos e dar-lhes os meios para progredir pode facilitar consideravelmente esta transição.

E é precisamente neste tópico que a GSkills atua.

GSkills: apoiar a adoção do Gemini para limitar o Shadow AI

Implementar o Gemini numa empresa é um primeiro passo. Mas para que este investimento seja realmente útil, os colaboradores devem utilizá-lo.

A GSkills é uma plataforma dedicada à aprendizagem, adoção e acompanhamento do uso do ecossistema Google, incluindo Google Workspace, ChromeOS e Gemini.

O seu objetivo é bastante simples: permitir que cada colaborador desenvolva as suas competências, ao seu ritmo, ao mesmo tempo que dá aos gestores uma melhor visibilidade sobre a adoção das ferramentas.

E no contexto do Shadow AI, esta abordagem faz todo o sentido.

Aprender a usar o Gemini com casos concretos

Um colaborador que domina o Gemini terá mais motivos para o usar diariamente.

A GSkills oferece para isso percursos de aprendizagem, tutoriais, quizzes e recursos pedagógicos dedicados ao Gemini.

A ideia não é apenas explicar o que é a inteligência artificial, mas sobretudo mostrar como usá-la em situações profissionais reais.

Vejamos alguns exemplos:

Um vendedor poderá aprender a usar o Gemini para preparar os seus e-mails de prospecção.

Um gerente administrativo poderá descobrir como sintetizar documentos ou estruturar informações.

Um diretor poderá aprender a preparar um relatório, organizar as suas ideias ou facilitar a redação de certos conteúdos.

Tudo isto desenvolvendo melhores práticas em torno da formulação de prompts e da privacidade.

E ao contrário de uma formação pontual, a GSkills permite que esta aprendizagem se prolongue no tempo.

Uma extensão do Chrome para encontrar casos de uso diretamente no Gemini

Esta é provavelmente uma das funcionalidades mais interessantes da GSkills para facilitar a adoção do Gemini.

Com o GSkills for Chrome, os colaboradores podem encontrar os casos de uso e os prompts propostos pela GSkills ou pela sua empresa diretamente na interface do Gemini.

Não é mais necessário procurar um documento antigo contendo exemplos de prompts ou percorrer dezenas de recursos para encontrar uma ideia.

A extensão permite, nomeadamente:

• Encontrar casos de uso recomendados de acordo com a sua profissão.
• Pesquisar prompts por categoria ou palavra-chave.
• Inserir um prompt no Gemini com um clique, mantendo a possibilidade de o modificar.
• Aceda rapidamente aos seus casos de uso favoritos.
• Encontre recursos internos, bem como links para Gems e outras funcionalidades úteis.

Imagine um colaborador que queira traduzir um documento ou preparar um e-mail profissional.

Em vez de recorrer ao seu assistente de IA pessoal por hábito, ele pode encontrar diretamente no Gemini um exemplo adaptado às suas necessidades.

Depois, basta personalizar o seu pedido.

Do lado da empresa, os administradores também podem organizar os casos de uso propostos e disponibilizar recursos adaptados aos diferentes departamentos.

Outro ponto interessante: o catálogo interno pode ser mantido numa Google Sheets pertencente ao ambiente da empresa.

Uma forma de capitalizar as boas práticas da organização sem as deixar dispersas nos ficheiros pessoais de cada um.

A extensão pode ser instalada a partir da Chrome Web Store ou implementada em toda a organização através da consola de administração do Google.

Esta é a lógica por trás do GSkills: tornar as boas práticas acessíveis diretamente onde os colaboradores trabalham.

Acompanhe a adoção do Gemini através de indicadores concretos

Formar as suas equipas é bom. Mas como saber se elas estão realmente a usar as ferramentas à sua disposição?

Esta é uma questão essencial para os gestores que investem em inteligência artificial.

O GSkills oferece dashboards para acompanhar o progresso dos colaboradores e o seu envolvimento nos percursos de aprendizagem.

Graças à sua integração com a consola de administração do Google, a plataforma também pode explorar métricas de utilização do Gemini e das unidades organizacionais.

Em concreto, isso permite compreender melhor:

• Que equipas utilizam e adotam o Gemini.
• Quais os percursos de formação que são seguidos e concluídos.
• Quais os casos de uso que interessam aos colaboradores.
• Que equipas precisariam de acompanhamento adicional.
• Como a adoção evolui ao longo do tempo.

A extensão do Chrome também fornece indicadores sobre os recursos consultados e os prompts do catálogo enviados para o Gemini.

Para um gestor, o interesse é duplo: acompanhar melhor as suas equipas, mas também ter informações concretas para gerir o seu investimento em IA.

Porque investir em licenças do Gemini sem saber se são realmente utilizadas é como comprar um software para toda a empresa e esperar que todos aprendam a usá-lo sozinhos!

Como reduzir concretamente o Shadow AI na sua empresa?

Agora que entendemos o problema, como agir?

Não é preciso começar com uma transformação gigantesca. Alguns passos já podem ajudar a seguir uma direção melhor.

1. Implementar um ambiente de IA profissional coerente

Para uma empresa que já trabalha com o Google Workspace, o Gemini representa uma solução particularmente lógica.

A integração com as ferramentas existentes permite limitar a multiplicação dos ambientes de trabalho e oferecer uma experiência mais coerente.

A empresa também pode contar com as configurações de administração, licenças profissionais e regras de gerenciamento de dados adaptadas à sua organização.

2. Converse com seus colaboradores

Antes de querer impor novos hábitos, é importante entender os usos existentes.

Quais assistentes de IA são usados hoje? Para quais tarefas? Por que alguns colaboradores preferem uma ferramenta a outra?

As respostas ajudarão a identificar as necessidades reais e os possíveis obstáculos à adoção do Gemini.

Pois a Shadow AI não vem necessariamente de um desejo de contornar as regras. Pode simplesmente ser resultado da falta de informação ou de acompanhamento.

3. Treinar as equipes, começando pelos líderes

E se o primeiro usuário a ser acompanhado fosse o próprio líder?

Antes de pedir às suas equipes que adotem o Gemini, pode ser interessante dedicar um tempo para descobrir seus recursos e entender suas possibilidades.

Essa abordagem permite, então, liderar melhor a mudança internamente.

Com o GSkills, cada colaborador pode desenvolver suas habilidades por meio de recursos educacionais e casos de uso adaptados ao seu dia a dia.

4. Observe os usos e acompanhe o progresso

Por fim, a adoção não deve parar na implantação do Gemini.

Ao seguir os indicadores disponíveis no GSkills, a empresa pode identificar as equipes que estão progredindo, as que estão enfrentando dificuldades e os casos de uso que despertam mais interesse.

Essas informações permitem evoluir os caminhos de aprendizagem e oferecer um acompanhamento mais relevante.

O objetivo não é monitorar cada conversa, mas entender como as ferramentas são adotadas para melhorar as práticas.

Conclusão: para dominar a Shadow AI, vamos começar por adotar melhor a IA!

A inteligência artificial agora faz parte do cotidiano de muitos colaboradores, quer as empresas estejam totalmente cientes disso ou não.

E querer impedir seu uso não resolverá necessariamente todos os problemas.

Por outro lado, oferecer um ambiente profissional coerente, acompanhar os usuários e mostrar-lhes as possibilidades do Gemini permite construir hábitos muito melhores.

Para empresas já equipadas com o Google Workspace, o Gemini é uma base relevante para centralizar os usos profissionais da IA, com as configurações de segurança e governança apropriadas.

E com o GSkills, essa abordagem vai além: seus colaboradores podem aprender a usar o Gemini, descobrir casos de uso adaptados à sua profissão e acessar recursos diretamente de seu assistente.

Da sua parte, você tem indicadores para acompanhar a adoção, medir o progresso e direcionar suas ações de treinamento.

Porque, afinal, a melhor maneira de limitar a Shadow AI não é apenas dizer aos seus colaboradores qual IA usar.

É mostrar-lhes por que a que você oferece merece se tornar seu novo assistente diário.

Descubra como adotar o Gemini com o GSkills

Você já implantou o Gemini ou está pensando em integrá-lo à sua empresa?

Descubra como o GSkills pode apoiar seus colaboradores, facilitar o desenvolvimento de suas habilidades e ajudá-lo a gerenciar a adoção do Gemini.

Descubra o Gemini com o GSkills