Shadow AI in bedrijven: beperk het met Gemini en GSkills

Kunstmatige intelligentie is tegenwoordig overal. In onze browsers, onze smartphones, onze professionele tools en zelfs rechtstreeks in onze mailboxen. En hoewel het aanzienlijke tijdsbesparingen oplevert bij veel taken, roept het ook nieuwe problemen op voor bedrijven.

Want stel je eens voor: jouw bedrijf heeft geïnvesteerd in Google Workspace en Gemini om een coherente, veilige en gecontroleerde werkomgeving te bieden. Maar aan de andere kant blijven sommige medewerkers hun persoonlijke ChatGPT-account gebruiken om e-mails op te stellen, contracten te analyseren of interne documenten samen te vatten.

En dit alles, zonder je daar noodzakelijkerwijs over te informeren.

Welkom in de wereld van Shadow AI, een fenomeen dat snel een echte hoofdpijn kan worden voor bedrijven die de controle over hun gegevens willen behouden.

Dus, wat is Shadow AI precies? Waarom blijven uw medewerkers ongoedgekeurde tools gebruiken? En vooral, hoe kunnen we dit fenomeen beperken met behulp van Gemini en GSkills?

We leggen alles uit!

Wat is Shadow AI precies?

Je hebt misschien al gehoord van Shadow IT, de praktijk van het gebruik van software, applicaties of IT-services zonder voorafgaande goedkeuring van je bedrijf.

Welnu, Shadow AI is gebaseerd op hetzelfde principe, maar dan toegepast op kunstmatige intelligentie.

Concreet gaat het om het gebruik van AI-tools door medewerkers, buiten het kader dat door hun organisatie is vastgesteld.

En voorbeelden zijn er genoeg:

• Een verkoper die zijn persoonlijke ChatGPT-account gebruikt om een commercieel voorstel op te stellen.
• Een HR-manager die een AI vraagt om interne documenten samen te vatten.
• Een medewerker die een contract uploadt naar een externe AI-assistent om een samenvatting te krijgen.
• Een accountant die facturen doorstuurt naar een AI-tool om de analyse te vergemakkelijken.

Op het eerste gezicht niets om je zorgen over te maken. Deze medewerkers proberen immers gewoon tijd te besparen en productiever te zijn.

Maar dat is precies waar de zaken ingewikkeld worden.

Het probleem is niet noodzakelijkerwijs het gebruik van AI, maar eerder de controle over de informatie die eraan wordt overgedragen.

Waarom vormt Shadow AI een risico voor uw bedrijf?

Laten we een vrij eenvoudig voorbeeld nemen.

Stel je voor dat een verkoper een prospectiecampagne wil voorbereiden. Om tijd te besparen, besluit hij een klantenlijst in zijn persoonlijke AI-assistent te importeren om hem te vragen gepersonaliseerde e-mails op te stellen.

In deze lijst vinden we namen, e-mailadressen, telefoonnummers en mogelijk andere commerciële informatie.

De medewerker is tevreden: in een paar minuten heeft hij zijn e-mails gegenereerd en kostbare tijd bespaard.

Maar vanuit het perspectief van het bedrijf rijzen er verschillende vragen.

Waar zijn deze gegevens naartoe gestuurd? Welke bewaarregels zijn van toepassing? Wie heeft er toegang toe? En vooral, voldoet dit gebruik aan de interne beleidsregels en de vertrouwelijkheidsverplichtingen?

Let op, dit betekent niet dat alle AI-assistenten de verzonden gegevens automatisch hergebruiken om hun modellen te trainen. De verwerkings- en bewaarcondities kunnen variëren afhankelijk van de services, aanbiedingen en gebruikte instellingen.

Wanneer een medewerker echter een ongoedgekeurde persoonlijke tool gebruikt, kan het bedrijf het inzicht en de controle verliezen over de manier waarop zijn informatie wordt verwerkt.

En we hebben het niet alleen over klantenlijsten.

Facturen, financiële documenten, vertrouwelijke contracten of strategische informatie kunnen ook betrokken zijn.

Een echte uitdaging voor datagovernance, die serieus moet worden genomen.

Waarom gebruiken uw medewerkers andere AI, zelfs als u al Gemini aanbiedt?

Dat is een bijzonder interessante vraag.

Want als uw bedrijf Gemini al heeft geïmplementeerd in de Google Workspace-omgeving, waarom zouden sommige medewerkers dan ChatGPT of andere assistenten blijven gebruiken?

Het antwoord is waarschijnlijk eenvoudiger dan we denken: uit gewoonte, en soms simpelweg door gebrek aan kennis van Gemini.

Persoonlijke gewoonten die moeilijk te veranderen zijn

Neem het geval van een medewerker die al maanden, zo niet jaren, ChatGPT gebruikt.

Hij heeft al zijn gespreksgeschiedenis, gepersonaliseerde instructies, en misschien zelfs een geheugen dat is opgebouwd door zijn interacties.

Hij weet hoe hij zijn verzoeken moet formuleren, kent de mogelijkheden van de tool en heeft echte gebruiksreflexen ontwikkeld.

Van de ene op de andere dag kondigt zijn bedrijf aan dat Gemini de AI-assistent wordt die de voorkeur krijgt.

Maar waarom zou hij zijn gewoonten veranderen als niemand hem laat zien wat hij met Gemini kan doen?

Dat is precies de moeilijkheid bij de adoptie van nieuwe technologie.

Het beschikbaar stellen van een tool betekent niet automatisch dat medewerkers deze zullen adopteren.

En dit geldt niet alleen voor AI. Het is een probleem dat we regelmatig tegenkomen bij de implementatie van nieuwe samenwerkingstools.

Gemini wordt soms onderschat

Een ander probleem is de perceptie van de mogelijkheden van Gemini.

Sommige gebruikers kennen de mogelijkheden van ChatGPT heel goed, maar veel minder die van de AI-assistent van Google.

Toch kan Gemini perfect voldoen aan tal van professionele behoeften:

• E-mails opstellen of herformuleren.
• Omvangrijke documenten samenvatten.
• Inhoud vertalen naar verschillende talen.
• Notulen voorbereiden.
• Ideeën of presentaties structureren.
• Analyse en begrip van bepaalde informatie vergemakkelijken.

En voor bedrijven die al Google Workspace gebruiken, heeft Gemini een bijzonder interessant voordeel: de integratie met het Google-ecosysteem.

Gmail, Docs, Drive, Sheets en de andere samenwerkingstools kunnen zo deel uitmaken van een meer samenhangende werkervaring, afhankelijk van de geactiveerde functionaliteiten en licenties.

Maar dan moeten uw medewerkers wel weten hoe ze deze mogelijkheden echt kunnen benutten!

Andere AI's verbieden, is dat echt de juiste oplossing?

Geconfronteerd met Shadow AI, zou de eerste reactie vrij radicaal kunnen zijn: het simpelweg verbieden van het gebruik van niet-goedgekeurde assistenten.

Op papier lijkt dit een vrij logische oplossing.

Maar is het in de praktijk echt voldoende?

Een medewerker die in zijn persoonlijke leven al een AI-assistent gebruikt, kan in de verleiding komen om deze ook voor professionele taken te blijven gebruiken, zelfs als zijn bedrijf een alternatief aanbiedt.

En als dit alternatief minder efficiënt lijkt, simpelweg omdat hij er niet genoeg van weet, bestaat het risico dat het probleem aanhoudt.

Dus in plaats van alleen maar te verbieden, waarom zouden we medewerkers niet de AI laten gebruiken die hun bedrijf aanbiedt?

Dit vereist uiteraard een duidelijk beleid voor het gebruik, aangepaste beveiligingsregels en een correct geconfigureerde professionele omgeving.

Maar het vereist ook, en vooral, de ondersteuning van gebruikers.

Het trainen van medewerkers in Gemini, het tonen van concrete gebruikscasussen en het bieden van de middelen om vooruitgang te boeken, kan deze overgang aanzienlijk vergemakkelijken.

En het is precies op dit gebied dat GSkills ingrijpt.

GSkills: het begeleiden van de adoptie van Gemini om Shadow AI te beperken

Het uitrollen van Gemini binnen een bedrijf is een eerste stap. Maar om deze investering echt nuttig te laten zijn, moeten medewerkers het wel gebruiken.

GSkills is een platform dat is gewijd aan het leren, de adoptie en het monitoren van het gebruik van het Google-ecosysteem, waaronder Google Workspace, ChromeOS en Gemini.

Het doel is vrij eenvoudig: elke medewerker in staat stellen zijn vaardigheden in zijn eigen tempo te ontwikkelen, terwijl managers een beter inzicht krijgen in de adoptie van de tools.

En in het kader van Shadow AI krijgt deze aanpak zijn volle betekenis.

Leren hoe je Gemini gebruikt met concrete voorbeelden

Een medewerker die Gemini beheerst, heeft meer redenen om het dagelijks te gebruiken.

GSkills biedt hiervoor leertrajecten, tutorials, quizzen en educatieve middelen die specifiek zijn voor Gemini.

Het idee is niet alleen om uit te leggen wat kunstmatige intelligentie is, maar vooral om te laten zien hoe het in reële professionele situaties kan worden gebruikt.

Laten we enkele voorbeelden nemen:

Een verkoper kan leren hoe hij Gemini kan gebruiken om zijn prospectie-e-mails voor te bereiden.

Een administratief manager kan ontdekken hoe hij documenten kan samenvatten of informatie kan structureren.

Een manager kan leren hoe hij een verslag kan voorbereiden, zijn ideeën kan organiseren of het schrijven van bepaalde content kan vergemakkelijken.

Dit alles door betere praktijken te ontwikkelen rond de formulering van prompts en vertrouwelijkheid.

En in tegenstelling tot een eenmalige training, stelt GSkills deze leerervaring in staat om op lange termijn te blijven.

Een Chrome-extensie om gebruiksscenario's direct in Gemini te vinden

Dit is waarschijnlijk een van de meest interessante functies van GSkills om de adoptie van Gemini te vergemakkelijken.

Met GSkills for Chrome kunnen medewerkers de gebruiksscenario's en prompts die door GSkills of hun bedrijf worden aangeboden, direct vanuit de Gemini-interface vinden.

U hoeft niet langer een oud document met voorbeelden van prompts te zoeken of tientallen bronnen te doorzoeken om een idee te vinden.

De extensie maakt het met name mogelijk om:

• Aanbevolen gebruiksscenario's per beroep te vinden.
• Prompts te zoeken op categorie of trefwoord.
• Een prompt met één klik in Gemini in te voegen, met behoud van de mogelijkheid om deze te wijzigen.
• Snel toegang krijgen tot favoriete gebruikssituaties.
• Interne bronnen vinden, evenals links naar Gems en andere nuttige functionaliteiten.

Stel je een medewerker voor die een document wil vertalen of een professionele e-mail wil voorbereiden.

In plaats van uit gewoonte terug te keren naar zijn persoonlijke AI-assistent, kan hij direct in Gemini een voorbeeld vinden dat is afgestemd op zijn behoefte.

Vervolgens hoeft hij alleen nog zijn aanvraag te personaliseren.

Aan de kant van het bedrijf kunnen beheerders ook de voorgestelde gebruikssituaties organiseren en middelen beschikbaar stellen die zijn afgestemd op verschillende beroepen.

Nog een interessant punt: de interne catalogus kan worden bewaard in een Google Sheet dat tot de bedrijfsomgeving behoort.

Een manier om te kapitaliseren op de best practices van de organisatie zonder ze verspreid te laten liggen in persoonlijke bestanden.

De extensie kan worden geïnstalleerd vanuit de Chrome Web Store of op organisatieniveau worden geïmplementeerd via de Google-beheerconsole.

Dat is de hele logica van GSkills: best practices direct toegankelijk maken waar medewerkers werken.

Volg de adoptie van Gemini met concrete indicatoren

Je teams trainen is goed. Maar hoe weet je of ze de beschikbare tools echt gebruiken?

Dit is een essentiële vraag voor leidinggevenden die investeren in kunstmatige intelligentie.

GSkills biedt dashboards om de voortgang van medewerkers en hun betrokkenheid bij leertrajecten te volgen.

Dankzij de integratie met de Google-beheerconsole kan het platform ook gebruiksstatistieken van Gemini en organisatorische eenheden benutten.

Concreet maakt dit het mogelijk om beter te begrijpen:

• Welke teams Gemini gebruiken en adopteren.
• Welke opleidingstrajecten worden gevolgd en voltooid.
• Welke gebruiksscenario's medewerkers interesseren.
• Welke teams extra ondersteuning nodig zouden hebben.
• Hoe de adoptie zich in de loop van de tijd ontwikkelt.

De Chrome-extensie biedt ook indicatoren over geraadpleegde bronnen en prompts uit de catalogus die naar Gemini zijn verzonden.

Voor een leidinggevende is het voordeel tweeledig: zijn teams beter begeleiden, maar ook concrete informatie hebben om zijn investering in AI te sturen.

Want investeren in Gemini-licenties zonder te weten of ze daadwerkelijk worden gebruikt, is een beetje zoals software kopen voor het hele bedrijf en hopen dat iedereen zelf leert hoe het te gebruiken!

Hoe de Shadow AI in uw bedrijf concreet te verminderen?

Nu we het probleem hebben begrepen, hoe handelen we dan?

Het is niet nodig om te beginnen met een gigantische transformatie. Enkele stappen kunnen al een betere richting opgaan.

1. Een coherente professionele AI-omgeving implementeren

Voor een bedrijf dat al met Google Workspace werkt, vertegenwoordigt Gemini een bijzonder logische oplossing.

De integratie met bestaande tools beperkt de vermenigvuldiging van werkomgevingen en biedt een consistentere ervaring.

Het bedrijf kan ook vertrouwen op administratie-instellingen, professionele licenties en gegevensbeheerregels die zijn afgestemd op de organisatie.

2. Praat met uw medewerkers

Voordat u nieuwe gewoonten wilt opleggen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de bestaande gebruiken.

Welke AI-assistenten worden er vandaag de dag gebruikt? Voor welke taken? Waarom geven sommige medewerkers de voorkeur aan het ene hulpmiddel boven het andere?

De antwoorden helpen de werkelijke behoeften en eventuele belemmeringen voor de adoptie van Gemini te identificeren.

Want Shadow AI komt niet noodzakelijkerwijs voort uit een wens om de regels te omzeilen. Het kan heel goed het gevolg zijn van een gebrek aan informatie of ondersteuning.

3. Train de teams, te beginnen met de leidinggevenden

Wat als de eerste gebruiker die begeleid moet worden uiteindelijk de leidinggevende zelf is?

Voordat u uw teams vraagt om Gemini te adopteren, kan het interessant zijn om de tijd te nemen om de functionaliteiten ervan te ontdekken en de mogelijkheden ervan te begrijpen.

Deze aanpak maakt het vervolgens mogelijk om de verandering intern beter te ondersteunen.

Met GSkills kan elke medewerker zijn vaardigheden ontwikkelen via educatieve hulpmiddelen en gebruiksscenario's die zijn afgestemd op hun dagelijkse werk.

4. Observeer het gebruik en begeleid de vooruitgang

Tot slot mag de adoptie niet stoppen bij de implementatie van Gemini.

Door de beschikbare indicatoren in GSkills te volgen, kan het bedrijf de teams identificeren die vooruitgang boeken, de teams die moeilijkheden ondervinden en de gebruiksscenario's die de meeste belangstelling wekken.

Deze informatie maakt het mogelijk om leertrajecten te ontwikkelen en relevantere ondersteuning te bieden.

Het doel is niet om elk gesprek te monitoren, maar om te begrijpen hoe de tools worden geadopteerd om de praktijken te verbeteren.

Conclusie: om Shadow AI onder controle te krijgen, moeten we eerst AI beter adopteren!

Kunstmatige intelligentie maakt nu deel uit van het dagelijks leven van veel medewerkers, of bedrijven zich daar nu volledig van bewust zijn of niet.

En het willen voorkomen van het gebruik ervan zal niet noodzakelijkerwijs alle problemen oplossen.

Daarentegen biedt een consistente professionele omgeving, het ondersteunen van gebruikers en het tonen van de mogelijkheden van Gemini de mogelijkheid om veel betere gewoonten op te bouwen.

Voor bedrijven die al zijn uitgerust met Google Workspace, vormt Gemini een relevante basis voor het centraliseren van professioneel AI-gebruik, met de juiste beveiligings- en governance-instellingen.

En met GSkills gaat deze aanpak verder: uw medewerkers kunnen leren Gemini te gebruiken, gebruiksscenario's ontdekken die zijn afgestemd op hun vakgebied en toegang krijgen tot hulpmiddelen rechtstreeks vanuit hun assistent.

Van uw kant heeft u indicatoren om de adoptie te volgen, de voortgang te meten en uw trainingsacties te sturen.

Want uiteindelijk is de beste manier om Shadow AI te beperken niet alleen om uw medewerkers te vertellen welke AI ze moeten gebruiken.

Het is om hen te laten zien waarom degene die u hen aanbiedt het verdient om hun nieuwe dagelijkse assistent te worden.

Ontdek hoe u Gemini met GSkills kunt adopteren

Heeft u Gemini al geïmplementeerd of overweegt u het te integreren in uw bedrijf?

Ontdek hoe GSkills uw medewerkers kan ondersteunen, hun vaardigheden kan verbeteren en u kan helpen de adoptie van Gemini te sturen.

Ontdek Gemini met GSkills