Pembantu AI GSkills adalah seperti orang pejabat yang tahu segala-galanya tentang Google Workspace, Gemini dan Chromebook… kecuali dia tidak pernah bercuti.
Bayangkan senario ini. Anda baru sahaja mendengar tentang NotebookLM dalam mesyuarat. Semua orang mengangguk, seseorang berkata "kita benar-benar perlu melakukannya", dan anda, anda pergi dengan soalan mudah: "okey, tetapi di mana saya patut bermula, secara konkrit?". Anda membuka GSkills, anda bertanya soalan kepada pembantu AI, dan dalam beberapa saat dia menerangkan langkah-langkahnya: apakah NotebookLM, cara menambah sumber, bagaimana rupa demonstrasi, cara berkongsi hasilnya. Pada setiap langkah, dia bukan sahaja menjawab, tetapi dia terus mencadangkan halaman GSkills yang betul, gif yang betul, kapsul video yang betul selama beberapa minit yang menunjukkan tindakan dalam antara muka Google.
Selamat datang ke peningkatan kemahiran versi GSkills.
Pembantu yang benar-benar mengetahui kandungan anda, bukan sahaja teori
Pembantu AI GSkills ialah pembantu perbualan yang disepadukan ke dalam contoh anda. Anda bertanya soalan anda dalam bahasa semula jadi, dia menjawab anda berdasarkan dua tonggak:
- Kandungan pendidikan GSkills, yang direka oleh pakar Numericoach di Google Workspace, Gemini dan ChromeOS.
- Sumber yang organisasi anda memutuskan untuk ditambahkan dalam GSkills: prosedur dalaman, dokumen utama, kapsul video, sumber perniagaan.
Tidak seperti AI "generik", pembantu tidak menjawab hanya dengan apa yang ditemuinya di web. Ia bergantung terlebih dahulu pada apa yang telah diketahui oleh contoh anda: halaman, tutorial, kuiz, kapsul video, sumber dalaman, pengetahuan khusus untuk syarikat anda.
Secara konkrit, apabila anda bertanya soalan seperti "Bagaimana cara menggunakan NotebookLM untuk pasukan pemasaran saya?" :
- dia bermula dengan menerangkan alat itu dalam istilah mudah;
- dia mencadangkan halaman GSkills yang betul yang menerangkan konsep penting;
- dia menghubungkan kembali ke gif yang menunjukkan klik untuk dilakukan;
- dia mencadangkan video yang sangat pendek yang menggambarkan pendekatan dari awal hingga akhir.
Anda tidak dirujuk kepada dokumentasi umum, tetapi kepada kandungan yang direka untuk menyokong penggunaan alatan ini dalam konteks perniagaan.
Apabila AI juga mengetahui sumber anda sendiri
Di sinilah pembantu AI benar-benar menarik untuk organisasi, iaitu apabila ia menyilangkan kandungan GSkills dengan kandungan anda.
Dalam GSkills, anda boleh mengisytiharkan fail dalaman dalam beberapa cara (dimuat naik terus ke platform, pautan ke fail Drive, sumber atau pengetahuan perniagaan). Pembantu AI tidak membaca kandungan fail, mahupun metadata yang disimpan dalam Google Drive. Ia bergantung hanya pada apa yang anda terangkan dalam GSkills: tajuk, ringkasan, jenis sumber.
Walau bagaimanapun, ini cukup untuk mencipta respons yang berguna. Contohnya:
- Anda mempunyai fail "Proses kelulusan tuntutan perbelanjaan" yang dirujuk dalam GSkills.
- Seorang kolaborator baharu bertanya soalan: "Saya bermula dengan Google Sheets, bagaimana cara memasukkan tuntutan perbelanjaan saya di sini?"
- Pembantu AI mengingatkan dia tentang asas Google Sheets, mencadangkan tutorial GSkills untuk menguasai formula asas, kemudian menambah: "Dalam syarikat anda, proses ini diperincikan dalam "Proses kelulusan tuntutan perbelanjaan". Anda boleh merujuk kepadanya untuk mengikuti prosedur dalaman. »
Logik yang sama dengan panduan perakaunan, prosedur HR atau prosedur pengendalian yang berkaitan dengan Gems, Meet atau Drive. Anda mengekalkan kawalan ke atas dokumen, pembantu AI menjadi panduan yang tahu apa yang hendak ditunjukkan, kepada siapa dan pada masa yang sesuai.
Kapsul video dan bukannya blok teks
Tidak semua orang mahu membaca keseluruhan halaman untuk memahami cara menyusun kotak masuk Gmail mereka atau mengeksploitasi Gemini dalam Dokumen. Pembantu AI tahu ini. Apabila ia berkaitan, ia menawarkan kapsul video yang sangat pendek, demo yang difilemkan, petikan yang menunjukkan dengan tepat tempat untuk mengklik.
Dalam praktiknya, ini memberikan respons jenis berikut:
"Untuk mencipta penapis dalam Gmail, anda boleh mengikuti tutorial bertulis ini. Jika anda lebih suka, berikut ialah video selama 2 minit yang menunjukkan cara untuk memanipulasi. »
Pendekatan ini berfungsi dengan baik terutamanya untuk subjek konkrit: mengkonfigurasi label, berkongsi folder Drive, melancarkan mesyuarat Meet dengan rakaman, mengaktifkan ciri Gemini dalam dokumen.
Beberapa situasi di mana pembantu AI benar-benar mengubah kehidupan seharian
Daripada bercakap tentang teori, mari kita lihat beberapa adegan kehidupan.
Hari pertama dalam syarikat.
Seorang rekrut baharu tiba. Dia sudah mengetahui sedikit tentang Google Workspace, tetapi tidak semestinya peraturan dalaman anda. Dalam beberapa soalan, dia boleh:
- menyemak semula asas Gmail, Drive, Sheets atau Chromebook dengan halaman GSkills yang disesuaikan;
- menemui kapsul video dan kuiz untuk mencari kedudukannya;
- mencari prosedur dalaman yang penting, contohnya penciptaan ruang kongsi untuk pasukannya atau dasar pengarkiban e-mel.
Semuanya sambil kekal dalam perbualan yang ringkas, tanpa perlu mencari dalam beribu-ribu menu.
Rujukan digital yang tidak mempunyai masa untuk menjelaskan segala-galanya.
Dalam banyak syarikat, seorang atau dua orang secara spontan menjadi "mereka yang paling tahu tentang Google Workspace". Pembantu AI berfungsi sebagai penghubung mereka. Mereka boleh memberitahu rakan sekerja mereka:
"Sebelum menelefon saya, tanya soalan kepada pembantu dalam GSkills. Anda sudah akan mempunyai tutorial, video dan dokumen dalaman kami sendiri. Dan jika itu tidak mencukupi, kita akan lihat bersama."
Keputusan: kurang permintaan berulang, lebih banyak masa untuk soalan yang sukar.
Pasukan perniagaan yang membina perpustakaan mereka sendiri.
Jabatan kewangan, sumber manusia, perdagangan, logistik atau komunikasi boleh merujuk prosedur mereka dalam GSkills: tatacara operasi, templat dokumen, bahan rujukan. Pembantu AI kemudian menghubungkannya dengan soalan pengguna. Seorang kolaborator boleh bertanya:
"Bagaimana untuk menyediakan papan pemuka jualan dalam Sheets, dengan penunjuk kita sendiri?"
dan menerima kedua-dua nasihat GSkills tentang Sheets, dan rujukan kepada sumber dalaman "Templat papan pemuka jualan".
Pasukan yang ingin memanfaatkan Gemini tanpa tersesat
Gemini kini hadir di mana-mana dalam Google Workspace. Pembantu AI membantu menjawab soalan yang sangat khusus seperti:
- "Apakah yang boleh saya tanya Gemini dalam Docs untuk menjimatkan masa pada minit mesyuarat saya?"
- "Bagaimana untuk menggunakan Gemini dalam Gmail tanpa menjejaskan kualiti jawapan saya kepada pelanggan?"
Ia bergantung pada halaman, contoh dan kandungan yang disediakan dalam GSkills untuk menggambarkan penggunaan yang rasional, disesuaikan dengan konteks syarikat, bukan janji-janji ajaib.
Apa yang berlaku seterusnya: Numeriblog, Numeritube dan syarikat
Hari ini, pembantu AI sudah bergantung pada kandungan GSkills yang tersedia dalam tika anda dan pada kandungan dalaman yang anda pilih untuk dirujuk di sana.
Kami sedang menyediakan langkah seterusnya:
- sambungan ke pangkalan artikel Numeriblog, yang telah mengumpulkan beribu-ribu artikel tentang persekitaran Google selama bertahun-tahun;
- pautan yang lebih sistematik ke Numeritube untuk menawarkan ulangan webinar dan video yang lebih panjang apabila teks tidak mencukupi.
Integrasi ini belum tersedia pada masa anda membaca baris ini. Ia adalah sebahagian daripada evolusi yang dirancang untuk memperkayakan jawapan pembantu AI, dengan kandungan yang lebih lengkap dan pelbagai.
AI di bawah kawalan, selaras dengan dasar syarikat anda
Dalam sesetengah organisasi, AI ialah isu sensitif. GSkills telah direka untuk menyesuaikan diri dengan realiti ini.
- AI boleh dinyahaktifkan untuk keseluruhan tika jika anda tidak mahu menawarkannya kepada kolaborator anda.
- Ia juga boleh diaktifkan hanya untuk kumpulan orang tertentu, contohnya pasukan perintis, negara atau duta digital.
Oleh itu, anda mengekalkan kawalan ke atas siapa yang mempunyai akses kepadanya, pada masa apa dan dalam rangka kerja apa.
Dari segi data, pembantu AI kekal dalam sempadan tika anda:
- ia bergantung pada kandungan GSkills dan dokumen yang anda secara jelas rujuk dalam platform;
- ia tidak membaca kandungan fail Drive mahupun metadata mereka, hanya maklumat yang anda putuskan dalam GSkills (tajuk, penerangan, jenis sumber);
- ia tidak menggantikan sokongan rasmi Google untuk insiden teknikal, pengebilan atau pengurusan akaun.
Bagaimana untuk memanfaatkannya, secara konkrit?
Jika anda sudah menjadi pelanggan GSkills, pembantu AI boleh diakses dalam ruang anda, di samping laluan dan sumber anda. Bergantung pada tawaran anda, anda mendapat pembantu AI hari ini, tutorial Gemini dan, untuk tawaran yang lebih lengkap, asas pengetahuan yang kaya dengan tutorial bertulis, kapsul video dan ulangan webinar.
Ia secara semula jadi menjadi refleks pertama apabila anda mempunyai soalan tentang Google Workspace, Gemini atau prosedur dalaman anda sendiri: bukannya mencari "di suatu tempat dalam dokumen yang dikongsi" atau "dalam e-mel lama", anda bertanya soalan kepada pembantu AI, yang menghantar anda ke kandungan yang betul, dalam format yang betul, pada masa yang betul.
Jika anda menemui GSkills, ingat sahaja ini: pembantu AI bukan sekadar rasa ingin tahu. Ia adalah teman harian yang mendekatkan tiga dunia yang, sehingga kini, hidup sendiri-sendiri:
- rakan sekerja anda dan soalan mereka yang sangat konkrit;
- kandungan GSkills yang dibina untuk menyokong peningkatan kemahiran dalam Google Workspace, Gemini dan ChromeOS;
- sumber dalaman anda sendiri, disesuaikan dengan profesion dan peraturan rumah anda.
Dan di sinilah penggunaan sebenar alat mula berubah.
