Shadow AI dalam syarikat: mengehadkannya dengan Gemini dan GSkills

Kecerdasan Buatan kini ada di mana-mana. Dalam pelayar kami, telefon pintar kami, alatan profesional kami, dan juga terus dalam peti mel kami. Dan walaupun ia membolehkan kami menjimatkan masa yang banyak untuk banyak tugasan, ia juga menimbulkan masalah baharu untuk syarikat.

Bayangkan seketika: syarikat anda telah melabur dalam Google Workspace dan Gemini untuk menawarkan persekitaran kerja yang koheren, selamat dan terkawal. Tetapi di pihak mereka, beberapa pekerja terus menggunakan akaun ChatGPT peribadi mereka untuk menulis e-mel, menganalisis kontrak atau meringkaskan dokumen dalaman.

Dan semua ini, tanpa perlu memaklumkan anda.

Selamat datang ke dunia Shadow AI, fenomena yang boleh dengan cepat menjadi sakit kepala sebenar bagi syarikat yang ingin mengekalkan kawalan ke atas data mereka.

Jadi, apakah sebenarnya Shadow AI? Mengapa pekerja anda terus menggunakan alatan yang tidak diluluskan? Dan yang paling penting, bagaimana untuk mengehadkan fenomena ini terima kasih kepada Gemini dan GSkills?

Kami akan jelaskan semuanya kepada anda!

Apakah sebenarnya Shadow AI?

Anda mungkin pernah mendengar tentang Shadow IT, amalan menggunakan perisian, aplikasi atau perkhidmatan komputer tanpa pengesahan awal daripada syarikat anda.

Nah, Shadow AI berdasarkan prinsip yang sama, tetapi diterapkan pada kecerdasan buatan.

Secara konkrit, ini adalah penggunaan alatan AI oleh pekerja, di luar kerangka yang ditentukan oleh organisasi mereka.

Dan terdapat banyak contoh:

• Jualan yang menggunakan akaun ChatGPT peribadinya untuk menulis cadangan jualan.
• Pengurus HR yang meminta AI untuk meringkaskan dokumen dalaman.
• Seorang pekerja yang mengimport kontrak ke dalam pembantu AI luaran untuk mendapatkan ringkasan.
• Akauntan yang menghantar invois kepada alat AI untuk memudahkan analisis mereka.

Pada pandangan pertama, tiada apa yang membimbangkan. Lagipun, pekerja ini hanya ingin menjimatkan masa dan menjadi lebih produktif.

Tetapi di sinilah segalanya menjadi rumit.

Masalahnya bukan semestinya penggunaan AI, tetapi lebih kepada kawalan maklumat yang dihantar kepadanya.

Mengapa Shadow AI menimbulkan risiko kepada syarikat anda?

Mari kita ambil contoh yang agak mudah.

Bayangkan seorang jurujual ingin menyediakan kempen prospeksi. Untuk menjimatkan masa, dia memutuskan untuk mengimport senarai pelanggan ke dalam pembantu AI peribadinya untuk memintanya menulis e-mel yang diperibadikan.

Dalam senarai ini, kami dapati nama, alamat e-mel, nombor telefon dan berpotensi maklumat komersial lain.

Pekerja berpuas hati: dalam beberapa minit, dia telah menjana e-melnya dan menjimatkan masa yang berharga.

Tetapi dari sudut pandangan syarikat, beberapa soalan timbul.

Ke mana data ini dihantar? Apakah peraturan penyimpanan yang berlaku? Siapa yang boleh mengaksesnya? Dan yang paling penting, adakah penggunaan ini mematuhi dasar dalaman dan kewajipan kerahsiaan?

Awas, ini tidak bermakna semua pembantu AI secara automatik menggunakan semula data yang dihantar untuk melatih model mereka. Syarat pemprosesan dan penyimpanan boleh berbeza-beza mengikut perkhidmatan, tawaran dan parameter yang digunakan.

Walau bagaimanapun, apabila pekerja menggunakan alat peribadi yang tidak diluluskan, syarikat boleh kehilangan keterlihatan dan kawalan ke atas cara maklumatnya diproses.

Dan kami tidak bercakap hanya tentang senarai pelanggan.

Invois, dokumen kewangan, kontrak sulit atau maklumat strategik juga boleh terjejas.

Isu tadbir urus data yang sebenar, yang patut diambil serius.

Mengapakah pekerja anda menggunakan AI lain, walaupun anda sudah menawarkan Gemini?

Itu adalah soalan yang sangat menarik.

Kerana jika syarikat anda telah menggunakan Gemini dalam persekitaran Google Workspace mereka, mengapakah sesetengah pekerja masih menggunakan ChatGPT atau pembantu lain?

Jawapannya mungkin lebih mudah daripada yang kita bayangkan: kerana kebiasaan, dan kadangkala semata-mata kerana kurangnya pengetahuan tentang Gemini.

Tabiat peribadi yang sukar diubah

Ambil contoh pekerja yang telah menggunakan ChatGPT selama beberapa bulan, malah bertahun-tahun.

Dia sudah mempunyai sejarah perbualannya, arahan yang diperibadikan, malah mungkin ingatan yang diberi makan sepanjang perbualannya.

Dia tahu cara merumuskan permintaannya, mengetahui keupayaan alat itu, dan telah membangunkan refleks penggunaan yang sebenar.

Dalam sekelip mata, syarikatnya mengumumkan bahawa Gemini akan menjadi pembantu AI yang digemari.

Tetapi mengapa dia perlu mengubah tabiatnya jika tiada siapa yang menunjukkan kepadanya apa yang boleh dia lakukan dengan Gemini?

Itulah kesukaran utama dalam menggunakan teknologi baharu.

Menyediakan alat tidak secara automatik bermakna pekerja akan menggunakannya.

Dan ini bukan hanya mengenai AI. Ini adalah masalah yang sering dihadapi apabila menggunakan alat kolaborasi baharu.

Gemini kadangkala dipandang remeh

Masalah lain datang dari persepsi keupayaan Gemini.

Sesetengah pengguna sangat biasa dengan keupayaan ChatGPT, tetapi jauh lebih kurang dengan pembantu AI Google.

Namun, Gemini boleh memenuhi banyak keperluan profesional dengan sempurna:

• Menulis atau mengubah suai e-mel.
• Meringkaskan dokumen besar.
• Menterjemah kandungan dalam bahasa yang berbeza.
• Menyediakan minit mesyuarat.
• Menyusun idea atau pembentangan.
• Memudahkan analisis dan pemahaman maklumat tertentu.

Dan bagi syarikat yang sudah menggunakan Google Workspace, Gemini mempunyai kelebihan yang sangat menarik: integrasinya dengan ekosistem Google.

Gmail, Docs, Drive, Sheets, dan alat kolaborasi lain boleh menjadi sebahagian daripada pengalaman kerja yang lebih koheren, bergantung pada ciri dan lesen yang diaktifkan.

Tetapi pekerja anda masih perlu benar-benar tahu cara menggunakan kemungkinan ini!

Melarang AI lain, adakah itu penyelesaian yang betul?

Berdepan dengan Shadow AI, reaksi pertama mungkin agak radikal: melarang secara terang-terangan penggunaan pembantu yang tidak diluluskan.

Di atas kertas, ini kelihatan seperti penyelesaian yang agak logik.

Tetapi dalam praktiknya, adakah ia benar-benar mencukupi?

Seorang pekerja yang sudah menggunakan pembantu AI dalam kehidupan peribadinya mungkin tergoda untuk terus menggunakannya untuk tugas profesional, walaupun syarikat mereka menawarkan alternatif.

Dan jika alternatif ini kelihatan kurang berkesan baginya, semata-mata kerana dia tidak cukup tahu mengenainya, masalah itu mungkin berterusan.

Jadi, daripada hanya berusaha melarang, mengapa tidak membuat pekerja ingin menggunakan AI yang ditawarkan oleh syarikat mereka?

Ini jelas melibatkan dasar penggunaan yang jelas, peraturan keselamatan yang sesuai dan persekitaran kerja yang dikonfigurasi dengan betul.

Tetapi ini juga, dan yang paling penting, melibatkan sokongan pengguna.

Melatih pekerja dalam Gemini, menunjukkan kepada mereka kes penggunaan yang konkrit dan memberi mereka cara untuk maju dapat memudahkan peralihan ini dengan ketara.

Dan GSkills terlibat dalam isu ini.

GSkills: menyokong penggunaan Gemini untuk mengehadkan Shadow AI

Melaksanakan Gemini dalam syarikat adalah langkah pertama. Tetapi agar pelaburan ini benar-benar berguna, pekerja perlu menggunakannya.

GSkills adalah platform yang dikhususkan untuk pembelajaran, penggunaan dan pemantauan penggunaan ekosistem Google, terutamanya Google Workspace, ChromeOS dan Gemini.

Objektifnya agak mudah: untuk membolehkan setiap pekerja mengembangkan kemahiran mereka, mengikut kadar mereka sendiri, sambil memberikan pengurus penglihatan yang lebih baik mengenai penggunaan alatan.

Dan dalam konteks Shadow AI, pendekatan ini masuk akal.

Belajar menggunakan Gemini dengan kes konkrit

Seorang pekerja yang mahir dalam Gemini akan mempunyai lebih banyak sebab untuk menggunakannya setiap hari.

GSkills menawarkan laluan pembelajaran, tutorial, kuiz dan sumber pendidikan yang didedikasikan untuk Gemini.

Ideanya bukan hanya untuk menerangkan apa itu kecerdasan buatan, tetapi terutamanya untuk menunjukkan cara menggunakannya dalam situasi profesional yang sebenar.

Mari kita ambil beberapa contoh:

Seorang jurujual boleh belajar menggunakan Gemini untuk menyediakan e-mel prospeknya.

Seorang pengurus pentadbiran boleh mengetahui cara meringkaskan dokumen atau menstruktur maklumat.

Seorang pemimpin boleh belajar menyediakan laporan, menyusun idea atau memudahkan penulisan kandungan tertentu.

Semua ini sambil membangunkan amalan terbaik mengenai perumusan prompt dan kerahsiaan.

Dan tidak seperti latihan sekali-sekala, GSkills membolehkan pembelajaran ini kekal berpanjangan.

Sambungan Chrome untuk mencari kes penggunaan secara langsung di Gemini

Ini mungkin salah satu ciri GSkills yang paling menarik untuk memudahkan penggunaan Gemini.

Dengan GSkills for Chrome, pekerja boleh mencari kes penggunaan dan prompt yang ditawarkan oleh GSkills atau syarikat mereka secara langsung dari antara muka Gemini.

Tidak perlu lagi mencari dokumen lama yang mengandungi contoh prompt atau melayari berpuluh-puluh sumber untuk mencari idea.

Sambungan ini membolehkan anda:

• Cari kes penggunaan yang disyorkan mengikut profesion anda.
• Cari prompt mengikut kategori atau kata kunci.
• Masukkan prompt ke dalam Gemini dengan satu klik, sambil mengekalkan kemungkinan untuk mengubahnya.
• Akses pantas kepada kes penggunaan kegemaran anda.
• Cari sumber dalaman, serta pautan ke Permata dan ciri berguna yang lain.

Bayangkan seorang pekerja yang ingin menterjemah dokumen atau menyediakan e-mel profesional.

Daripada kembali kepada pembantu AI peribadinya seperti biasa, dia boleh mencari terus contoh yang disesuaikan dengan keperluannya di Gemini.

Dia hanya perlu menyesuaikan permintaannya selepas itu.

Pada peringkat syarikat, pentadbir juga boleh mengatur kes penggunaan yang dicadangkan dan menyediakan sumber yang disesuaikan dengan profesion yang berbeza.

Satu lagi perkara menarik: katalog dalaman boleh disimpan dalam Google Sheets milik persekitaran syarikat.

Satu cara untuk memanfaatkan amalan terbaik organisasi tanpa membiarkannya tersebar di dalam fail peribadi setiap orang.

Sambungan boleh dipasang daripada Chrome Web Store atau digunakan di seluruh organisasi melalui konsol pentadbir Google.

Itulah keseluruhan logik GSkills: menjadikan amalan terbaik boleh diakses terus di tempat pekerja bekerja.

Jejak penggunaan Gemini dengan penunjuk konkrit

Melatih pasukan anda adalah baik. Tetapi bagaimana anda tahu jika mereka benar-benar menggunakan alat yang tersedia untuk mereka?

Ini adalah soalan penting bagi pemimpin yang melabur dalam kecerdasan buatan.

GSkills menawarkan papan pemuka untuk memantau kemajuan pekerja dan penglibatan mereka dalam laluan pembelajaran.

Terima kasih kepada penyepaduannya dengan konsol pentadbir Google, platform ini juga boleh menggunakan metrik penggunaan Gemini dan unit organisasi.

Secara konkrit, ini membolehkan kita memahami dengan lebih baik:

• Pasukan mana yang menggunakan dan menerima pakai Gemini.
• Laluan latihan mana yang diikuti dan diselesaikan.
• Kes penggunaan mana yang menarik minat pekerja.
• Pasukan mana yang memerlukan sokongan tambahan.
• Bagaimana penggunaan berkembang dari semasa ke semasa.

Sambungan Chrome juga menyediakan penunjuk pada sumber yang dirujuk dan gesaan katalog yang dihantar ke Gemini.

Bagi seorang pemimpin, minatnya adalah dua kali ganda: menyokong pasukannya dengan lebih baik, tetapi juga mempunyai maklumat konkrit untuk mengurus pelaburannya dalam AI.

Kerana melabur dalam lesen Gemini tanpa mengetahui sama ada ia benar-benar digunakan, adalah seperti membeli perisian untuk seluruh syarikat anda dan berharap semua orang akan belajar menggunakannya sendiri!

Bagaimana untuk mengurangkan AI Bayangan dalam syarikat anda secara konkrit?

Sekarang kita faham masalahnya, bagaimana untuk bertindak?

Tidak perlu bermula dengan transformasi yang besar. Beberapa langkah sudah boleh membolehkan kita mengambil arah yang lebih baik.

1. Laksanakan persekitaran AI profesional yang koheren

Bagi syarikat yang sudah bekerja dengan Google Workspace, Gemini mewakili penyelesaian yang sangat logik.

Penyepaduan dengan alat sedia ada membolehkan untuk mengehadkan pendaraban persekitaran kerja dan menawarkan pengalaman yang lebih koheren.

Syarikat juga boleh bergantung pada tetapan pentadbiran, lesen profesional dan peraturan pengurusan data yang disesuaikan dengan organisasinya.

2. Berbincang dengan pekerja anda

Sebelum ingin mengenakan tabiat baharu, adalah penting untuk memahami amalan sedia ada.

Pembantu AI manakah yang digunakan hari ini? Untuk tugas apa? Mengapa sesetengah pekerja lebih suka satu alat berbanding yang lain?

Jawapan akan membantu mengenal pasti keperluan sebenar dan halangan yang mungkin timbul terhadap penggunaan Gemini.

Kerana Shadow AI tidak semestinya datang dari keinginan untuk memintas peraturan. Ia mungkin berpunca daripada kekurangan maklumat atau sokongan.

3. Latih pasukan, bermula dengan pengurus

Bagaimana jika pengguna pertama yang perlu disokong akhirnya adalah pengurus itu sendiri?

Sebelum meminta pasukannya menggunakan Gemini, mungkin menarik untuk meluangkan masa untuk meneroka fungsinya dan memahami kemungkinannya.

Pendekatan ini kemudian membolehkan perubahan disampaikan dengan lebih baik secara dalaman.

Dengan GSkills, setiap pekerja boleh mengembangkan kemahiran mereka melalui sumber pendidikan dan kes penggunaan yang disesuaikan dengan kehidupan seharian mereka.

4. Memerhati penggunaan dan menyokong kemajuan

Akhir sekali, penggunaan tidak seharusnya berhenti pada pelancaran Gemini.

Dengan menjejaki petunjuk yang tersedia dalam GSkills, syarikat boleh mengenal pasti pasukan yang membuat kemajuan, pasukan yang menghadapi kesukaran, dan kes penggunaan yang paling menarik minat.

Maklumat ini membolehkan laluan pembelajaran dibangunkan dan sokongan yang lebih relevan ditawarkan.

Matlamatnya bukan untuk memantau setiap perbualan, tetapi untuk memahami bagaimana alat digunakan untuk meningkatkan amalan.

Kesimpulan: untuk menguasai Shadow AI, mari kita mulakan dengan menggunakan AI dengan lebih baik!

Kecerdasan buatan kini menjadi sebahagian daripada kehidupan seharian ramai pekerja, sama ada syarikat menyedarinya sepenuhnya atau tidak.

Dan keinginan untuk menghalang penggunaannya tidak semestinya akan menyelesaikan semua masalah.

Sebaliknya, menawarkan persekitaran profesional yang koheren, menyokong pengguna dan menunjukkan kepada mereka kemungkinan Gemini membolehkan tabiat yang lebih baik dibina.

Bagi syarikat yang telah dilengkapi dengan Google Workspace, Gemini menyediakan asas yang relevan untuk memusatkan penggunaan AI profesional, dengan tetapan keselamatan dan tadbir urus yang sesuai.

Dan dengan GSkills, pendekatan ini melangkah lebih jauh: pekerja anda boleh belajar cara menggunakan Gemini, menemui kes penggunaan yang disesuaikan dengan pekerjaan mereka, dan mengakses sumber secara langsung daripada pembantu mereka.

Bagi pihak anda, anda mempunyai penunjuk untuk menjejaki penggunaan, mengukur kemajuan, dan membimbing tindakan latihan anda.

Kerana akhirnya, cara terbaik untuk mengehadkan Shadow AI bukan hanya dengan memberitahu pekerja anda AI mana yang perlu digunakan.

Ia adalah untuk menunjukkan kepada mereka mengapa yang anda tawarkan kepada mereka patut menjadi pembantu harian baharu mereka.

Ketahui cara menggunakan Gemini dengan GSkills

Adakah anda telah menggunakan Gemini atau anda bercadang untuk mengintegrasikannya ke dalam syarikat anda?

Ketahui bagaimana GSkills boleh menyokong pekerja anda, memudahkan pembangunan kemahiran mereka dan membantu anda mengurus penggunaan Gemini.

Temui Gemini dengan GSkills