Mākslīgais intelekts mūsdienās ir visur. Mūsu pārlūkprogrammās, viedtālruņos, profesionālos rīkos un pat tieši mūsu e-pastu kastītēs. Un, lai gan tas var ietaupīt ievērojamu laiku daudzos uzdevumos, tas uzņēmumiem rada arī jaunas problēmas.
Jo iedomājieties: jūsu uzņēmums ir ieguldījis Google Workspace un Gemini, lai piedāvātu konsekventu, drošu un kontrolētu darba vidi. Taču daži darbinieki joprojām izmanto savu personīgo ChatGPT kontu, lai rakstītu e-pastus, analizētu līgumus vai apkopotu iekšējos dokumentus.
Un tas viss, jums par to ne vienmēr paziņojot.
Laipni lūgti Shadow AI pasaulē, kas var ātri kļūt par īstām galvassāpēm uzņēmumiem, kas cenšas saglabāt kontroli pār saviem datiem.
Tātad, kas īsti ir Shadow AI? Kāpēc jūsu darbinieki turpina izmantot neapstiprinātus rīkus? Un pats galvenais, kā ierobežot šo parādību, izmantojot Gemini un GSkills?
Mēs jums visu paskaidrosim!
Kas īsti ir Shadow AI?
Jūs, iespējams, jau esat dzirdējuši par Shadow IT — praksi, kas ietver programmatūras, lietojumprogrammu vai IT pakalpojumu izmantošanu bez iepriekšējas uzņēmuma apstiprināšanas.
Nu, Shadow AI balstās uz to pašu principu, bet tiek piemērots mākslīgajam intelektam.
Konkrēti, tas ir mākslīgā intelekta rīku izmantošana darbinieku vidū, ārpus viņu organizācijas noteiktā ietvara.
Un piemēru netrūkst:
- Pārdevējs, kurš izmanto savu personīgo ChatGPT kontu, lai uzrakstītu komerciālu piedāvājumu.
- Personāla vadītājs, kurš lūdz mākslīgajam intelektam apkopot iekšējos dokumentus.
- Darbinieks, kurš importē līgumu ārējā mākslīgā intelekta palīgā, lai iegūtu tā kopsavilkumu.
- Grāmatvedis, kurš nosūta rēķinus mākslīgā intelekta rīkam, lai atvieglotu to analīzi.
Pirmajā acu uzmetienā nekas nav īpaši satraucošs. Galu galā šie darbinieki vienkārši cenšas ietaupīt laiku un būt produktīvāki.
Bet tieši šeit lietas kļūst sarežģītākas.
Problēma nav obligāti mākslīgā intelekta izmantošanā, bet gan informācijas kontrole, ko tam nododam.
Kāpēc Shadow AI ir risks jūsu uzņēmumam?
Ņemsim diezgan vienkāršu piemēru.
Iedomājieties, ka pārdevējs vēlas sagatavot mārketinga kampaņu. Lai ietaupītu laiku, viņš nolemj importēt klientu sarakstu savā personīgajā mākslīgā intelekta palīgā, lai lūgtu viņam uzrakstīt personalizētus e-pastus.
Šajā sarakstā atrodam vārdus, e-pasta adreses, tālruņu numurus un, iespējams, citu komerciālo informāciju.
Darbinieks ir apmierināts: dažu minūšu laikā viņš ir ģenerējis savus e-pastus un ietaupījis vērtīgu laiku.
Taču uzņēmuma pusē rodas vairāki jautājumi.
Kur šie dati tika nosūtīti? Kādi saglabāšanas noteikumi tiek piemēroti? Kas tiem var piekļūt? Un, pats galvenais, vai šī izmantošana atbilst iekšējām politikām un konfidencialitātes saistībām?
Uzmanību, tas nenozīmē, ka visi mākslīgā intelekta asistenti automātiski atkārtoti izmanto nosūtītos datus, lai apmācītu savus modeļus. Apstrādes un saglabāšanas nosacījumi var atšķirties atkarībā no pakalpojumiem, piedāvājumiem un izmantotajiem parametriem.
Tomēr, ja darbinieks izmanto neapstiprinātu personīgo rīku, uzņēmums var zaudēt pārskatāmību un kontroli pār to, kā tiek apstrādāta tā informācija.
Un mēs runājam ne tikai par klientu sarakstiem.
Tas var attiekties arī uz rēķiniem, finanšu dokumentiem, konfidenciāliem līgumiem vai stratēģisku informāciju.
Tā ir reāla datu pārvaldības problēma, kas ir jāņem nopietni.
Kāpēc jūsu darbinieki izmanto citus mākslīgos intelektus, ja jūs jau piedāvājat Gemini?
Tas ir īpaši interesants jautājums.
Jo, ja jūsu uzņēmums jau ir ieviesis Gemini savā Google Workspace vidē, kāpēc daži darbinieki joprojām izmanto ChatGPT vai citus asistentus?
Atbilde, iespējams, ir vienkāršāka, nekā mēs iedomājamies: ieraduma dēļ un dažreiz vienkārši nepietiekamu zināšanu par Gemini dēļ.
Personīgos ieradumus ir grūti mainīt.
Apskatīsim darbinieku, kurš ChatGPT izmanto vairākus mēnešus vai pat gadus.
Viņam jau ir sarunu vēsture, personalizētas instrukcijas, iespējams, pat atmiņa, kas veidota, balstoties uz viņa mijiedarbību.
Viņš zina, kā formulēt savus pieprasījumus, pārzina rīka iespējas un ir attīstījis patiesus lietošanas refleksus.
Vienā dienā viņa uzņēmums paziņo, ka Gemini kļūst par galveno AI asistentu.
Bet kāpēc viņam vajadzētu mainīt savus ieradumus, ja neviens viņam neparāda, ko viņš var darīt ar Gemini?
Tieši tas ir jaunās tehnoloģijas pieņemšanas grūtības.
Rīka pieejamība automātiski nenozīmē, ka darbinieki to pieņems.
Un tas attiecas ne tikai uz AI. Tā ir problēma, kas regulāri rodas, ieviešot jaunus sadarbības rīkus.
Gemini dažkārt tiek nenovērtēts.
Vēl viena problēma ir uztvere par Gemini spējām.
Daži lietotāji ļoti labi pārzina ChatGPT iespējas, bet daudz mazāk zina par Google AI asistenta iespējām.
Tomēr Gemini var lieliski apmierināt daudzas profesionālās vajadzības:
- Rakstīt vai pārformulēt e-pastus.
- Apkopot apjomīgus dokumentus.
- Tulkot saturu dažādās valodās.
- Sagatavot atskaites.
- Strukturēt idejas vai prezentācijas.
- Atvieglot analīzi un noteiktas informācijas izpratni.
Un uzņēmumiem, kas jau izmanto Google Workspace, Gemini ir īpaši interesanta priekšrocība: tā integrācija ar Google ekosistēmu.
Gmail, Docs, Drive, Sheets un citi sadarbības rīki tādējādi var nodrošināt saskaņotāku darba pieredzi atkarībā no aktivizētajām funkcijām un licencēm.
Taču joprojām ir svarīgi, lai jūsu darbinieki patiešām prastu izmantot šīs iespējas!
Vai citu mākslīgo intelektu aizliegšana patiešām ir labs risinājums?
Saskaroties ar “ēnas AI”, pirmā reakcija varētu būt diezgan radikāla: vienkārši aizliegt neapstiprinātu asistentu lietošanu.
Uz papīra tas šķiet diezgan loģisks risinājums.
Bet vai praksē tas patiešām ir pietiekami?
Darbinieks, kurš savā personīgajā dzīvē jau izmanto AI asistentu, var vēlēties to turpināt izmantot saviem darba uzdevumiem, pat ja viņa uzņēmums piedāvā alternatīvu.
Un, ja šī alternatīva šķiet mazāk efektīva, vienkārši tāpēc, ka viņš to pietiekami nepazīst, problēma var saglabāties.
Tātad, tā vietā, lai tikai mēģinātu aizliegt, kāpēc gan neradīt darbiniekiem vēlmi izmantot viņu uzņēmuma piedāvāto AI?
Tas, protams, nozīmē skaidru lietošanas politiku, pielāgotus drošības noteikumus un pareizi konfigurētu profesionālo vidi.
Bet tas ietver arī, un galvenokārt, lietotāju atbalstu.
Apmācīt darbiniekus par Gemini, parādot viņiem konkrētus lietošanas gadījumus un dodot viņiem līdzekļus progresam, var ievērojami atvieglot šo pāreju.
Un tieši šajā jautājumā iesaistās GSkills.
GSkills: atbalsta Gemini ieviešanu, lai ierobežotu Shadow AI
Gemini ieviešana uzņēmumā ir pirmais solis. Bet, lai šis ieguldījums būtu patiesi noderīgs, darbiniekiem tas ir jāizmanto.
GSkills ir platforma, kas paredzēta Google ekosistēmas, tostarp Google Workspace, ChromeOS un Gemini, apguvei, ieviešanai un lietošanas uzraudzībai.
Tās mērķis ir diezgan vienkāršs: ļaut katram darbiniekam attīstīt savas prasmes savā tempā, vienlaikus dodot vadītājiem labāku ieskatu rīku ieviešanā.
Un Shadow AI kontekstā šai pieejai ir pilnīga jēga.
Mācīties izmantot Gemini ar konkrētiem gadījumiem
Darbiniekam, kurš pārzina Gemini, būs vairāk iemeslu to izmantot ikdienā.
GSkills šim nolūkam piedāvā mācību kursus, pamācības, viktorīnas un mācību resursus, kas veltīti Gemini.
Ideja ir nevis vienkārši izskaidrot, kas ir mākslīgais intelekts, bet galvenokārt parādīt, kā to izmantot reālās profesionālās situācijās.
Apskatīsim dažus piemērus:
Pārdevējs varēs iemācīties izmantot Gemini, lai sagatavotu savus tirdzniecības e-pastus.
Administratīvais vadītājs varēs uzzināt, kā apkopot dokumentus vai strukturēt informāciju.
Vadītājs varēs iemācīties sagatavot ziņojumu, organizēt savas idejas vai atvieglot noteikta satura rakstīšanu.
Tas viss, attīstot labāku praksi attiecībā uz promptu formulēšanu un konfidencialitāti.
Un atšķirībā no vienreizējas apmācības, GSkills ļauj iekļaut šo mācīšanos ilgtermiņā.
Chrome paplašinājums, lai atrastu lietošanas gadījumus tieši Gemini
Tā, iespējams, ir viena no interesantākajām GSkills funkcijām, lai atvieglotu Gemini ieviešanu.
Ar GSkills for Chrome darbinieki var atrast GSkills vai viņu uzņēmuma piedāvātos lietošanas gadījumus un promptus tieši no Gemini saskarnes.
Vairs nav jāmeklē vecs dokuments, kas satur promptu piemērus, vai jāpārlūko desmitiem resursu, lai atrastu ideju.
Paplašinājums ļauj:
- Atrast ieteiktos lietošanas gadījumus atbilstoši profesijai.
- Meklēt promptus pēc kategorijas vai atslēgvārda.
- Ievietot promptu Gemini ar vienu klikšķi, saglabājot iespēju to modificēt.
- Ātri piekļūt saviem iecienītākajiem lietošanas gadījumiem.
- Atrast iekšējos resursus, kā arī saites uz Gems un citām noderīgām funkcijām.
Iedomājieties darbinieku, kurš vēlas tulkot dokumentu vai sagatavot profesionālu e-pastu.
Tā vietā, lai pēc ieraduma atgrieztos pie sava personīgā AI palīga, viņš var atrast tieši Gemini piemērotu piemēru savām vajadzībām.
Pēc tam viņam atliek tikai personalizēt savu pieprasījumu.
No uzņēmuma puses administratori var arī organizēt piedāvātos lietošanas gadījumus un nodrošināt resursus, kas pielāgoti dažādām profesijām.
Vēl viens interesants punkts: iekšējo katalogu var glabāt Google Sheets, kas pieder uzņēmuma videi.
Veids, kā izmantot organizācijas labāko praksi, neatstājot to izkaisītu katra personīgajos failos.
Paplašinājumu var instalēt no Chrome interneta veikala vai izvietot organizācijas mērogā, izmantojot Google administrēšanas konsoli.
Tā ir visa GSkills loģika: padarīt labāko praksi pieejamu tieši tur, kur strādā darbinieki.
Sekot Gemini adopcijai, izmantojot konkrētus rādītājus
Apmācīt savas komandas ir labi. Bet kā zināt, vai tās patiešām izmanto rīkus, kas tām ir pieejami?
Tas ir būtisks jautājums vadītājiem, kuri investē mākslīgajā intelektā.
GSkills piedāvā informācijas paneļus, lai sekotu darbinieku progresam un viņu iesaistei mācību ceļos.
Pateicoties integrācijai ar Google administrēšanas konsoli, platforma var arī izmantot Gemini lietošanas metrikas un organizatoriskās vienības.
Konkrēti, tas ļauj labāk saprast:
- Kuras komandas izmanto un adaptē Gemini.
- Kuri apmācību ceļi tiek sekoti un pabeigti.
- Kuri lietošanas gadījumi interesē darbiniekus.
- Kurām komandām būtu nepieciešams papildu atbalsts.
- Kā adopcija mainās laika gaitā.
Chrome paplašinājums sniedz arī datus par skatītajiem resursiem un kataloga uzvednēm, kas nosūtītas Gemini.
Vadītājam ir divējāda interese: labāk atbalstīt savas komandas, kā arī iegūt konkrētu informāciju, lai pārvaldītu savu investīciju AI.
Jo investēt Gemini licencēs, nezinot, vai tās patiešām tiek izmantotas, ir nedaudz līdzīgi programmatūras iegādei visam uzņēmumam un cerībai, ka visi iemācīsies to lietot paši!
Kā konkrēti samazināt ēnu AI savā uzņēmumā?
Tagad, kad esam sapratuši problēmu, kā rīkoties?
Nav nepieciešams sākt ar milzīgu transformāciju. Daži soļi jau var palīdzēt virzīties labākā virzienā.
1. Izvietojiet saskaņotu profesionālu AI vidi
Uzņēmumam, kas jau strādā ar Google Workspace, Gemini ir īpaši loģisks risinājums.
Integrācija ar esošajiem rīkiem ierobežo darba vides vairošanos un piedāvā saskaņotāku pieredzi.
Uzņēmums var paļauties arī uz administrēšanas iestatījumiem, profesionālajām licencēm un datu pārvaldības noteikumiem, kas pielāgoti tā organizācijai.
2. Sarunājieties ar saviem darbiniekiem
Pirms jaunu paradumu ieviešanas ir svarīgi izprast pašreizējo praksi.
Kādi AI asistenti tiek izmantoti šodien? Kādiem uzdevumiem? Kāpēc daži darbinieki dod priekšroku vienam rīkam, nevis citam?
Atbildes palīdzēs identificēt reālās vajadzības un iespējamos šķēršļus Gemini ieviešanai.
Jo Shadow AI ne vienmēr rodas no vēlmes apiet noteikumus. Tas var vienkārši rasties informācijas vai atbalsta trūkuma dēļ.
3. Apmācīt komandas, sākot ar vadītājiem
Un ja nu pirmais lietotājs, kam jāpalīdz, beigu beigās ir pats vadītājs?
Pirms lūgt savām komandām pieņemt Gemini, var būt interesanti veltīt laiku, lai iepazītos ar tā funkcijām un izprastu tā iespējas.
Šī pieeja pēc tam ļauj labāk veikt izmaiņas uzņēmumā.
Ar GSkills katrs darbinieks var attīstīt savas prasmes, izmantojot izglītojošus resursus un lietošanas gadījumus, kas pielāgoti viņa ikdienai.
4. Novērot lietošanu un atbalstīt progresu
Visbeidzot, ieviešana nedrīkst apstāties pie Gemini izvietošanas.
Sekojot GSkills pieejamajiem rādītājiem, uzņēmums var identificēt komandas, kas progresē, tās, kurām ir grūtības, un lietošanas gadījumus, kas izraisa vislielāko interesi.
Šī informācija ļauj attīstīt mācību ceļus un piedāvāt atbilstošāku atbalstu.
Mērķis nav uzraudzīt katru sarunu, bet gan saprast, kā rīki tiek pieņemti, lai uzlabotu praksi.
Secinājums: lai pārvaldītu Shadow AI, sāksim ar labāku AI ieviešanu!
Mākslīgais intelekts tagad ir daudzu darbinieku ikdienas sastāvdaļa, neatkarīgi no tā, vai uzņēmumi to pilnībā apzinās vai nē.
Un vēlme novērst tā izmantošanu ne vienmēr atrisinās visas problēmas.
Tomēr piedāvājot saskaņotu profesionālo vidi, atbalstot lietotājus un parādot viņiem Gemini iespējas, var izveidot daudz labākus paradumus.
Uzņēmumiem, kas jau ir aprīkoti ar Google Workspace, Gemini ir piemērota bāze AI profesionālo lietojumu centralizēšanai ar atbilstošiem drošības un pārvaldības iestatījumiem.
Un ar GSkills šī pieeja iet vēl tālāk: jūsu darbinieki var iemācīties lietot Gemini, atklāt viņu profesijai pielāgotus lietošanas gadījumus un piekļūt resursiem tieši no sava asistenta.
No savas puses jums ir pieejami rādītāji, lai sekotu ieviešanai, mērītu progresu un virzītu jūsu apmācību pasākumus.
Jo galu galā labākais veids, kā ierobežot Shadow AI, nav tikai teikt saviem darbiniekiem, kādu AI izmantot.
Tas ir parādīt viņiem, kāpēc tas, ko jūs viņiem piedāvājat, ir pelnījis kļūt par viņu jauno ikdienas asistentu.
Atklājiet, kā ieviest Gemini ar GSkills
Vai esat jau izvietojis Gemini vai plānojat to integrēt savā uzņēmumā?
Atklājiet, kā GSkills var atbalstīt jūsu darbiniekus, veicināt viņu prasmju attīstību un palīdzēt jums vadīt Gemini ieviešanu.
Līdzīgi raksti
GSkills for Chrome: jūsu lietošanas gadījumi tieši Gemini
Ar GSkills for Chrome atrodiet savus GSkills lietošanas gadījumus un pamudinājumus tieši Google Gemini saskarnē. Ietaupiet laiku, atklājiet savam darbam pielāgotus pieprasījumus un atvieglojiet AI ieviešanu uzņēmumā.
Gemini 3.0 beidzot ir klāt. Lūk, kas patiesībā mainās
Pēc mēnešiem ilgas noplūdes, baumām un neskaidriem ekrānuzņēmumiem Google beidzot atklāj Gemini 3.0, jaunās paaudzes AI modeli. Šajā rakstā mēs apskatām, kas patiesībā mainās salīdzinājumā ar Gemini 2.5 Pro, pārējo tirgu, ko tas sniedz konkrēti ikdienas lietojumā un ko mēs esam novērojuši jau pirmajās stundās mūsu pašu rīkos, tostarp mūsu AI asistentā, kas ir savienots ar mūsu zināšanu bāzi.
