Árnyék-AI a vállalatoknál: korlátozása Geminivel és GSkills-szel

A mesterséges intelligencia ma már mindenhol jelen van. Böngészőinkben, okostelefonjainkban, professzionális eszközeinkben és még a postafiókunkban is. Bár jelentős időmegtakarítást tesz lehetővé számos feladatnál, új problémákat is felvet a vállalatok számára.

Képzelje csak el egy pillanatra: vállalata befektetett a Google Workspace-be és a Geminibe, hogy koherens, biztonságos és ellenőrzött munkakörnyezetet biztosítson. De közben egyes munkatársak továbbra is a személyes ChatGPT fiókjukat használják e-mailek írására, szerződések elemzésére vagy belső dokumentumok összefoglalására.

Mindezt anélkül, hogy tájékoztatnának erről.

Üdvözöljük a Shadow AI világában, egy olyan jelenségben, amely gyorsan igazi fejfájást okozhat azoknak a vállalatoknak, amelyek megpróbálják megőrizni az adataik feletti ellenőrzést.

Szóval, mi is az a Shadow AI pontosan? Miért használják továbbra is munkatársai a nem jóváhagyott eszközöket? És ami a legfontosabb, hogyan lehet korlátozni ezt a jelenséget a Gemini és a GSkills segítségével?

Mindent elmagyarázunk!

Mi is az a Shadow AI pontosan?

Talán már hallott a Shadow IT-ről, ez a gyakorlat az, amikor valaki szoftvereket, alkalmazásokat vagy informatikai szolgáltatásokat használ a vállalata előzetes jóváhagyása nélkül.

Nos, a Shadow AI ugyanezen az elven alapul, de a mesterséges intelligenciára alkalmazva.

Konkrétan, ez az AI eszközök munkatársak általi használatát jelenti, a szervezet által meghatározott kereteken kívül.

És számos példa van rá:

• Egy értékesítő, aki a személyes ChatGPT fiókját használja egy üzleti ajánlat megírásához.
• Egy HR vezető, aki megkéri az AI-t, hogy szintetizálja a belső dokumentumokat.
• Egy munkatárs, aki egy szerződést importál egy külső AI asszisztensbe, hogy összefoglalót kapjon róla.
• Egy könyvelő, aki számlákat küld egy AI eszköznek, hogy megkönnyítse az elemzésüket.

Első pillantásra semmi különösebb aggodalomra okot adó dolog. Végtére is, ezek a munkatársak egyszerűen időt akarnak megtakarítani és produktívabbak akarnak lenni.

De éppen itt válnak bonyolulttá a dolgok.

A probléma nem feltétlenül az AI használata, hanem inkább az, hogy mennyire kontrolláljuk azokat az információkat, amelyeket átadunk neki.

Miért jelent kockázatot a Shadow AI a vállalatára nézve?

Vegyünk egy meglehetősen egyszerű példát.

Képzeljük el, hogy egy értékesítő fel szeretne készülni egy ügyfélszerzési kampányra. Időmegtakarítás céljából úgy dönt, hogy feltölt egy ügyféllistát a személyes AI asszisztensébe, hogy személyre szabott e-maileket írasson vele.

Ebben a listában nevek, e-mail címek, telefonszámok és potenciálisan egyéb üzleti információk találhatók.

A munkatárs elégedett: percek alatt elkészítette az e-maileket, és értékes időt takarított meg.

De a vállalat oldaláról több kérdés is felmerül.

Hová küldték ezeket az adatokat? Milyen megőrzési szabályok érvényesek? Ki férhet hozzájuk? És ami a legfontosabb, ez a használat tiszteletben tartja-e a belső szabályzatokat és az adatvédelmi kötelezettségeket?

Fontos megjegyezni, hogy ez nem jelenti azt, hogy minden AI asszisztens automatikusan felhasználja a továbbított adatokat a modelljei képzésére. Az adatkezelési és megőrzési feltételek eltérhetnek a szolgáltatások, ajánlatok és használt beállítások függvényében.

Azonban, ha egy munkatárs nem jóváhagyott személyes eszközt használ, a vállalat elveszítheti az átláthatóságot és az ellenőrzést az információi kezelése felett.

És nem csak az ügyféllistákról beszélünk.

Számlák, pénzügyi dokumentumok, bizalmas szerződések vagy stratégiai információk is érintettek lehetnek.

Ez egy valódi adatkezelési kihívás, amelyet komolyan kell venni.

Miért használnak munkatársai más MI-ket, még akkor is, ha Ön már kínálja a Geminit?

Ez egy különösen érdekes kérdés.

Mert ha a cége már bevezette a Geminit a Google Workspace környezetébe, miért használnának továbbra is egyes munkatársak ChatGPT-t vagy más asszisztenseket?

A válasz valószínűleg egyszerűbb, mint gondolnánk: megszokásból, és néha egyszerűen csak a Gemini ismeretének hiánya miatt.

Nehezen változtatható személyes szokások

Vegyünk egy munkatársat, aki hónapok, sőt évek óta használja a ChatGPT-t.

Már megvan a beszélgetési előzménye, személyre szabott utasításai, talán még a beszélgetések során táplált memóriája is.

Tudja, hogyan fogalmazza meg kéréseit, ismeri az eszköz képességeit, és igazi használati reflexeket fejlesztett ki.

Egyik napról a másikra a cége bejelenti neki, hogy a Gemini lesz az elsődleges MI asszisztens.

De miért változtatna a szokásain, ha senki sem mutatja meg neki, mit tehet a Geminivel?

Éppen ebben rejlik egy új technológia elfogadásának nehézsége.

Egy eszköz rendelkezésre bocsátása nem jelenti automatikusan azt, hogy a munkatársak el is fogadják azt.

És ez nem csak az MI-re vonatkozik. Ez egy olyan probléma, amellyel rendszeresen találkozunk új együttműködési eszközök bevezetésekor.

A Geminit néha alábecsülik

Egy másik probléma a Gemini képességeinek megítéléséből adódik.

Egyes felhasználók nagyon jól ismerik a ChatGPT lehetőségeit, de sokkal kevésbé a Google MI asszisztensének lehetőségeit.

Pedig a Gemini tökéletesen megfelel számos szakmai igénynek:

• E-mailek megírása vagy átfogalmazása.
• Terjedelmes dokumentumok összefoglalása.
• Tartalmak fordítása különböző nyelvekre.
• Jelentések készítése.
• Ötletek vagy prezentációk strukturálása.
• Bizonyos információk elemzésének és megértésének megkönnyítése.

És azoknak a vállalatoknak, amelyek már használják a Google Workspace-t, a Gemini különösen érdekes előnnyel rendelkezik: a Google ökoszisztémájába való integrációval.

A Gmail, Docs, Drive, Sheets és más együttműködési eszközök így egy koherensebb munkaélményt nyújthatnak, az aktivált funkcióktól és licencektől függően.

De ehhez az is szükséges, hogy munkatársai valóban tudják kihasználni ezeket a lehetőségeket!

Tényleg jó megoldás más MI-k betiltása?

A Shadow AI-vel szemben az első reakció meglehetősen radikális lehet: egyszerűen betiltani a nem jóváhagyott asszisztensek használatát.

Papíron ez logikus megoldásnak tűnik.

De a gyakorlatban tényleg elegendő ez?

Az a munkatárs, aki már használ AI asszisztenst a magánéletében, kísértést érezhet arra, hogy továbbra is használja szakmai feladataihoz, még akkor is, ha a cége kínál neki alternatívát.

És ha ez az alternatíva kevésbé tűnik hatékonynak számára, egyszerűen azért, mert nem ismeri eléggé, a probléma valószínűleg fennmarad.

Ahelyett, hogy csak tiltani próbálnánk, miért ne keltenénk fel a munkatársak érdeklődését a cég által kínált AI használata iránt?

Ez nyilvánvalóan egyértelmű használati szabályzaton, megfelelő biztonsági előírásokon és egy megfelelően konfigurált szakmai környezeten keresztül valósul meg.

De ez az is, és mindenekelőtt a felhasználók támogatásán keresztül valósul meg.

A munkatársak képzése a Gemini használatára, konkrét felhasználási esetek bemutatása és a fejlődésükhöz szükséges eszközök biztosítása jelentősen megkönnyítheti ezt az átmenetet.

És éppen ebben a témában lép színre a GSkills.

GSkills: a Gemini bevezetésének támogatása a Shadow AI korlátozására

A Gemini bevezetése egy vállalaton belül az első lépés. Ahhoz azonban, hogy ez a beruházás valóban hasznos legyen, a munkatársaknak használniuk kell.

A GSkills egy dedikált platform a Google ökoszisztéma, különösen a Google Workspace, a ChromeOS és a Gemini tanulásához, bevezetéséhez és használatának nyomon követéséhez.

Célja meglehetősen egyszerű: lehetővé tenni minden munkatárs számára, hogy a saját tempójában fejlessze készségeit, miközben a vezetők jobb rálátást kapnak az eszközök bevezetésére.

És a Shadow AI keretében ez a megközelítés teljes mértékben érvényesül.

Tanulja meg a Gemini használatát konkrét esetekkel

Az a munkatárs, aki jártas a Gemini használatában, több okot talál majd arra, hogy nap mint nap használja.

A GSkills ehhez tanulási útvonalakat, oktatóanyagokat, kvízeket és oktatási anyagokat kínál, amelyek a Gemini-nek szólnak.

Az ötlet nem csupán az, hogy elmagyarázza, mi az a mesterséges intelligencia, hanem elsősorban az, hogy megmutassa, hogyan kell használni valós szakmai helyzetekben.

Vegyünk néhány példát:

Egy értékesítő megtanulhatja a Gemini használatát a prospektálási e-mailjeinek elkészítéséhez.

Egy adminisztratív vezető felfedezheti, hogyan szintetizálhat dokumentumokat vagy hogyan strukturálhat információkat.

Egy vezető megtanulhatja, hogyan készítsen összefoglalót, hogyan rendezze gondolatait, vagy hogyan könnyítse meg bizonyos tartalmak megírását.

Mindez a promptok megfogalmazásával és az adatvédelemmel kapcsolatos legjobb gyakorlatok fejlesztésével együtt jár.

És egy egyszeri képzéssel ellentétben a GSkills lehetővé teszi ennek a tanulásnak a hosszú távú beépítését.

Egy Chrome-kiterjesztés a felhasználási esetek közvetlen megtalálásához a Gemini-ben

Ez valószínűleg a GSkills egyik legérdekesebb funkciója a Gemini bevezetésének megkönnyítésére.

A GSkills for Chrome segítségével a munkatársak közvetlenül a Gemini felületén találhatják meg a GSkills vagy a cégük által kínált felhasználási eseteket és promptokat.

Nincs többé szükség régi dokumentumok keresésére, amelyek példákat tartalmaznak promptokra, vagy tucatnyi forrás átböngészésére egy ötlet megtalálásához.

A kiterjesztés többek között lehetővé teszi, hogy:

• Megtalálja a javasolt felhasználási eseteket a szakmája szerint.
• Keressen promptokat kategória vagy kulcsszó alapján.
• Egy kattintással beilleszthet egy promptot a Gemini-be, miközben megmarad a módosítási lehetőség.
• Gyors hozzáférés a kedvenc használati eseteihez.
• Belső erőforrások, valamint linkek a Gemshez és más hasznos funkciókhoz.

Képzeljen el egy alkalmazottat, aki fordítani szeretne egy dokumentumot, vagy professzionális e-mailt szeretne írni.

Ahelyett, hogy megszokásból visszatérne a személyes AI-asszisztenséhez, közvetlenül a Gemini-ben találhat egy, az igényeinek megfelelő példát.

Ezután már csak személyre kell szabnia a kérését.

Vállalati oldalról az adminisztrátorok is rendszerezhetik a felajánlott használati eseteket, és az egyes szakmákhoz igazított erőforrásokat biztosíthatnak.

Egy másik érdekes pont: a belső katalógus egy Google Sheets-ben is tárolható, amely a vállalat környezetéhez tartozik.

Ez egy módja annak, hogy az szervezet bevált gyakorlataira építsünk anélkül, hogy azok szétszóródnának mindenki személyes fájljaiban.

A bővítmény telepíthető a Chrome Web Store-ból, vagy telepíthető egy szervezet számára a Google adminisztrációs konzolon keresztül.

Ez a GSkills teljes logikája: a bevált gyakorlatok közvetlenül ott hozzáférhetővé tétele, ahol az alkalmazottak dolgoznak.

A Gemini alkalmazásának nyomon követése konkrét mutatók segítségével

A csapatok képzése jó. De honnan tudjuk, hogy valóban használják-e a rendelkezésükre bocsátott eszközöket?

Ez alapvető kérdés azoknak a vezetőknek, akik mesterséges intelligenciába fektetnek be.

A GSkills irányítópultokat kínál az alkalmazottak fejlődésének és a tanulási utakba való bevonásának nyomon követésére.

A Google adminisztrációs konzollal való integrációjának köszönhetően a platform képes a Gemini és a szervezeti egységek használati metrikáinak kihasználására is.

Konkrétan ez segít jobban megérteni:

• Mely csapatok használják és fogadják el a Geminit.
• Milyen képzési utakat követnek és fejeznek be.
• Milyen használati esetek érdeklik az alkalmazottakat.
• Mely csapatoknak van szükségük további támogatásra.
• Hogyan fejlődik az alkalmazás az idő múlásával.

A Chrome bővítmény a megtekintett erőforrásokkal és a Geminibe küldött katalógus-promptekkel kapcsolatos mutatókat is szolgáltat.

Egy vezető számára az érdek kettős: jobban támogathatja csapatait, de konkrét információkkal is rendelkezik az AI-ba való befektetése irányításához.

Mert a Gemini licencekbe való befektetés anélkül, hogy tudnánk, valóban használják-e őket, olyan, mintha az egész vállalatnak vásárolnánk egy szoftvert, és remélnénk, hogy mindenki megtanulja magától használni!

Hogyan csökkenthető konkrétan a Shadow AI a vállalatánál?

Most, hogy megértettük a problémát, hogyan cselekedjünk?

Nem kell hatalmas átalakítással kezdeni. Néhány lépés már segíthet a jobb irányba.

1. Egy következetes, professzionális AI-környezet kiépítése

Egy olyan vállalat számára, amely már Google Workspace-szel dolgozik, a Gemini különösen logikus megoldást jelent.

A meglévő eszközökkel való integráció korlátozza a munkakörnyezetek szaporodását, és koherensebb élményt kínál.

A vállalat az adminisztrációs beállításokra, a professzionális licencekre és az adataik kezelésére vonatkozó szabályokra is támaszkodhat.

2. Beszélgetés a munkatársakkal

Mielőtt új szokásokat akarna bevezetni, fontos megérteni a meglévő gyakorlatokat.

Melyik AI asszisztens van ma használatban? Milyen feladatokra? Miért preferálják egyes munkatársak egyik eszközt a másikkal szemben?

A válaszok segítenek azonosítani a valódi igényeket és a Gemini elfogadásának lehetséges akadályait.

Mert az árnyék-AI nem feltétlenül a szabályok megkerülésének szándékából ered. Egyszerűen az információhiányból vagy a támogatás hiányából adódhat.

3. Csapatok képzése, kezdve a vezetőkkel

Mi van, ha az első felhasználó, akit támogatni kell, végül maga a vezető?

Mielőtt arra kérné csapatát, hogy fogadja el a Geminit, érdemes időt szánni a funkcióinak felfedezésére és a lehetőségeinek megértésére.

Ez a megközelítés lehetővé teszi a változás jobb belső támogatását.

A GSkills segítségével minden munkatárs fejlesztheti képességeit a mindennapi életéhez igazított oktatási anyagok és felhasználási esetek révén.

4. A használat megfigyelése és a fejlődés támogatása

Végül is, az elfogadás nem állhat meg a Gemini bevezetésével.

A GSkillsben elérhető mutatók követésével a vállalat azonosíthatja a fejlődő csapatokat, a nehézségekkel küzdőket és a legnagyobb érdeklődést kiváltó felhasználási eseteket.

Ezek az információk lehetővé teszik a tanulási útvonalak fejlesztését és relevánsabb támogatás nyújtását.

A cél nem az egyes beszélgetések megfigyelése, hanem annak megértése, hogyan fogadják el az eszközöket a gyakorlatok javítása érdekében.

Következtetés: az árnyék-AI elsajátításához kezdjük az AI jobb elfogadásával!

A mesterséges intelligencia ma már számos munkatárs mindennapi életének része, függetlenül attól, hogy a vállalatok teljes mértékben tudatában vannak-e ennek vagy sem.

És az alkalmazásának megakadályozása nem feltétlenül oldja meg az összes problémát.

Ehelyett egy koherens szakmai környezet biztosítása, a felhasználók támogatása és a Gemini lehetőségeinek bemutatása sokkal jobb szokásokat eredményezhet.

A már Google Workspace-t használó vállalatok számára a Gemini releváns alapot biztosít az AI szakmai felhasználásának központosításához, megfelelő biztonsági és irányítási beállításokkal.

A GSkills segítségével ez a megközelítés még tovább megy: munkatársai megtanulhatják használni a Geminit, felfedezhetik a munkájukhoz igazított felhasználási eseteket, és közvetlenül az asszisztensükből érhetik el az erőforrásokat.

Az Ön oldalán mutatók állnak rendelkezésére az elfogadás nyomon követéséhez, a fejlődés méréséhez és a képzési tevékenységeinek irányításához.

Mert végül is, az árnyék-AI korlátozásának legjobb módja nem csak az, hogy elmondja munkatársainak, melyik AI-t használják.

Hanem az, hogy megmutatja nekik, miért érdemes az Ön által kínált eszköznek a mindennapi asszisztensévé válnia.

Fedezze fel, hogyan fogadhatja el a Geminit a GSkills segítségével

Már bevezette a Geminit, vagy fontolgatja, hogy bevezeti vállalatánál?

Fedezze fel, hogyan segíthet a GSkills munkatársainak, hogyan segítheti képességeik fejlesztését és hogyan segíthet Önnek a Gemini bevezetésének irányításában.

Fedezze fel a Geminit a GSkills segítségével