Umjetna inteligencija je danas posvuda. U našim preglednicima, pametnim telefonima, profesionalnim alatima, pa čak i izravno u našim pretincima e-pošte. I dok omogućuje značajnu uštedu vremena na mnogim zadacima, također postavlja nove probleme za tvrtke.
Jer zamislite na trenutak: vaša tvrtka je investirala u Google Workspace i Gemini kako bi ponudila dosljedno, sigurno i kontrolirano radno okruženje. Ali u međuvremenu, neki zaposlenici nastavljaju koristiti svoj osobni ChatGPT račun za pisanje e-pošte, analizu ugovora ili sažimanje internih dokumenata.
I sve to, a da vas nužno ne obavijeste.
Dobrodošli u svijet Shadow AI-ja, fenomena koji brzo može postati prava glavobolja za tvrtke koje žele zadržati kontrolu nad svojim podacima.
Dakle, što je točno Shadow AI? Zašto vaši zaposlenici nastavljaju koristiti neodobrene alate? I iznad svega, kako ograničiti ovaj fenomen zahvaljujući Geminiju i GSkillsu?
Objasnit ćemo sve!
Što je točno Shadow AI?
Možda ste već čuli za Shadow IT, praksu korištenja softvera, aplikacija ili IT usluga bez prethodnog odobrenja vaše tvrtke.
Pa, Shadow AI se temelji na istom principu, ali primijenjenom na umjetnu inteligenciju.
Konkretno, to je korištenje AI alata od strane zaposlenika, izvan okvira koje je definirala njihova organizacija.
I primjera ne nedostaje:
- Komercijalist koji koristi svoj osobni ChatGPT račun za pisanje komercijalne ponude.
- Voditelj ljudskih resursa koji traži od AI-ja da sažme interne dokumente.
- Zaposlenik koji uvozi ugovor u vanjski AI asistent kako bi dobio sažetak.
- Računovođa koji prosljeđuje račune AI alatu kako bi olakšao njihovu analizu.
Na prvi pogled, ništa alarmantno. Uostalom, ti zaposlenici samo žele uštedjeti vrijeme i biti produktivniji.
Ali upravo tu stvari postaju komplicirane.
Problem nije nužno u korištenju AI-ja, već u kontroli informacija koje mu se prenose.
Zašto Shadow AI predstavlja rizik za vašu tvrtku?
Uzmimo prilično jednostavan primjer.
Zamislite da prodavač želi pripremiti kampanju za traženje novih klijenata. Da bi uštedio vrijeme, odlučuje uvesti popis klijenata u svoj osobni AI asistent kako bi ga zamolio da napiše personalizirane e-poruke.
Na ovom popisu nalaze se imena, adrese e-pošte, telefonski brojevi i potencijalno druge komercijalne informacije.
Zaposlenik je zadovoljan: u nekoliko minuta je generirao svoje e-poruke i uštedio dragocjeno vrijeme.
Ali s korporativne strane, postavlja se nekoliko pitanja.
Gdje su ti podaci poslani? Koja se pravila zadržavanja primjenjuju? Tko im može pristupiti? I iznad svega, poštuje li ova upotreba interne politike i obveze povjerljivosti?
Pažnja, to ne znači da svi AI asistenti automatski ponovno koriste prenesene podatke za obuku svojih modela. Uvjeti obrade i zadržavanja mogu se razlikovati ovisno o uslugama, ponudama i korištenim postavkama.
Međutim, kada zaposlenik koristi neodobreni osobni alat, tvrtka može izgubiti vidljivost i kontrolu nad načinom obrade svojih informacija.
I ne govorimo samo o popisima klijenata.
Računi, financijski dokumenti, povjerljivi ugovori ili strateške informacije također mogu biti pogođeni.
Pravi izazov u upravljanju podacima, koji treba shvatiti ozbiljno.
Zašto vaši zaposlenici koriste druge umjetne inteligencije, iako već nudite Gemini?
To je posebno zanimljivo pitanje.
Jer ako je vaša tvrtka već implementirala Gemini u svoje Google Workspace okruženje, zašto bi neki zaposlenici i dalje koristili ChatGPT ili druge asistente?
Odgovor je vjerojatno jednostavniji nego što se čini: zbog navike, a ponekad jednostavno zbog nedostatka znanja o Geminiju.
Osobne navike koje je teško promijeniti
Uzmimo slučaj zaposlenika koji koristi ChatGPT već nekoliko mjeseci, čak i godina.
Već ima svoju povijest razgovora, prilagođene upute, možda čak i memoriju koja se popunjavala kroz njegove razmjene.
Zna kako formulirati svoje zahtjeve, poznaje mogućnosti alata i razvio je prave reflekse za korištenje.
Preko noći, njegova tvrtka mu objavljuje da Gemini postaje preferirani AI asistent.
Ali zašto bi mijenjao svoje navike ako mu nitko ne pokaže što može raditi s Geminijem?
Upravo je to sva poteškoća u usvajanju nove tehnologije.
Staviti alat na raspolaganje ne znači automatski da će ga zaposlenici usvojiti.
I to se ne odnosi samo na umjetnu inteligenciju. To je problem koji se redovito javlja prilikom implementacije novih kolaborativnih alata.
Gemini se ponekad podcjenjuje
Drugi problem proizlazi iz percepcije Geminijevih sposobnosti.
Neki korisnici vrlo dobro poznaju mogućnosti ChatGPT-a, ali mnogo manje mogućnosti Googleovog AI asistenta.
Međutim, Gemini savršeno može odgovoriti na mnoge poslovne potrebe:
- Pisati ili preformulirati e-poštu.
- Sažimati opsežne dokumente.
- Prevoditi sadržaje na različite jezike.
- Pripremati izvještaje.
- Strukturirati ideje ili prezentacije.
- Olakšati analizu i razumijevanje određenih informacija.
A za tvrtke koje već koriste Google Workspace, Gemini ima posebno zanimljivu prednost: svoju integraciju s Googleovim ekosustavom.
Gmail, Docs, Drive, Sheets i drugi alati za suradnju mogu se tako uklopiti u koherentnije radno iskustvo, ovisno o aktiviranim funkcijama i licencama.
Ali još uvijek je potrebno da vaši zaposlenici znaju kako iskoristiti te mogućnosti!
Zabraniti druge umjetne inteligencije, je li to doista pravo rješenje?
Suočeni sa Shadow AI, prva reakcija mogla bi biti prilično radikalna: čista i jednostavna zabrana korištenja neodobrenih asistenata.
Na papiru, to se čini prilično logičnim rješenjem.
Ali u praksi, je li to stvarno dovoljno?
Zaposlenik koji već koristi AI asistenta u svom osobnom životu može biti u iskušenju da ga nastavi koristiti za svoje profesionalne zadatke, čak i ako mu njegova tvrtka nudi alternativu.
A ako mu se ta alternativa čini manje učinkovitom, jednostavno zato što je ne poznaje dovoljno, problem će vjerojatno potrajati.
Stoga, umjesto da se usredotočite isključivo na zabranu, zašto ne biste zaposlenicima dali razlog da žele koristiti AI koju nudi njihova tvrtka?
To očito uključuje jasnu politiku korištenja, odgovarajuća sigurnosna pravila i pravilno konfigurirano profesionalno okruženje.
Ali to uključuje i, prije svega, podršku korisnicima.
Obuka zaposlenika za Gemini, prikazivanje konkretnih slučajeva korištenja i davanje alata za napredovanje može znatno olakšati ovu tranziciju.
I upravo je to tema na kojoj GSkills intervenira.
GSkills: podržavanje usvajanja Geminija za ograničavanje Shadow AI-ja
Uvođenje Geminija unutar tvrtke je prvi korak. Ali da bi ova investicija bila stvarno korisna, zaposlenici je moraju koristiti.
GSkills je platforma posvećena učenju, usvajanju i praćenju korištenja Google ekosustava, uključujući Google Workspace, ChromeOS i Gemini.
Njegov cilj je prilično jednostavan: omogućiti svakom zaposleniku da razvija svoje vještine, svojim tempom, istovremeno dajući menadžerima bolji uvid u usvajanje alata.
A u kontekstu Shadow AI-ja, ovaj pristup ima pun smisao.
Učenje korištenja Geminija s konkretnim slučajevima
Zaposlenik koji je vješt u Geminiju imat će više razloga da ga koristi svakodnevno.
GSkills za to nudi programe učenja, tutorijale, kvizove i obrazovne resurse posvećene Geminiju.
Ideja nije samo objasniti što je umjetna inteligencija, već prije svega pokazati kako je koristiti u stvarnim profesionalnim situacijama.
Uzmimo nekoliko primjera:
Trgovac će moći naučiti koristiti Gemini za pripremu svojih e-poruka za pronalaženje novih klijenata.
Administrator će moći otkriti kako sažeti dokumente ili strukturirati informacije.
Izvršni direktor će moći naučiti kako pripremiti izvještaj, organizirati svoje ideje ili olakšati pisanje određenih sadržaja.
Sve to razvijajući bolje prakse oko formuliranja upita i povjerljivosti.
I za razliku od jednokratne obuke, GSkills omogućuje da se ovo učenje ugradi u dugoročni proces.
Proširenje za Chrome za pronalaženje slučajeva korištenja izravno u Geminiju
To je vjerojatno jedna od najzanimljivijih značajki GSkillsa za olakšavanje usvajanja Geminija.
Uz GSkills za Chrome, zaposlenici mogu pronaći slučajeve korištenja i upite koje nude GSkills ili njihova tvrtka izravno iz sučelja Geminija.
Nema više potrebe za pretraživanjem starog dokumenta koji sadrži primjere upita ili pregledavanjem desetaka resursa kako bi se pronašla ideja.
Proširenje posebno omogućuje:
- Pronalaženje preporučenih slučajeva korištenja prema zanimanju.
- Pretraživanje upita po kategoriji ili ključnoj riječi.
- Umetanje upita u Gemini jednim klikom, uz zadržavanje mogućnosti izmjene.
- Brzi pristup vašim omiljenim slučajevima upotrebe.
- Pronađite interne resurse, kao i veze do Gemova i drugih korisnih značajki.
Zamislite zaposlenika koji želi prevesti dokument ili pripremiti profesionalnu e-poštu.
Umjesto da se, po navici, vraća na svog osobnog AI asistenta, on može pronaći primjer prilagođen njegovim potrebama izravno u Geminiju.
Zatim samo treba prilagoditi svoj zahtjev.
Što se tiče tvrtke, administratori također mogu organizirati predložene slučajeve upotrebe i osigurati resurse prilagođene različitim poslovnim ulogama.
Još jedna zanimljiva točka: interni katalog može se pohraniti u Google Sheets koji pripada okruženju tvrtke.
Način da se kapitaliziraju dobre prakse organizacije bez raspršivanja u osobnim datotekama svakoga.
Proširenje se može instalirati iz Chrome web-trgovine ili implementirati u cijeloj organizaciji putem Google administratorske konzole.
To je cijela logika GSkillsa: učiniti dobre prakse dostupnima izravno tamo gdje zaposlenici rade.
Praćenje usvajanja Geminija pomoću konkretnih pokazatelja
Obučavanje timova je dobro. Ali kako znati koriste li oni stvarno alate koji su im na raspolaganju?
To je ključno pitanje za lidere koji ulažu u umjetnu inteligenciju.
GSkills nudi nadzorne ploče za praćenje napretka zaposlenika i njihove uključenosti u programe učenja.
Zahvaljujući integraciji s Google administratorskom konzolom, platforma također može iskoristiti metrike korištenja Geminija i organizacijskih jedinica.
Konkretno, to pomaže boljem razumijevanju:
- Koji timovi koriste i usvajaju Gemini.
- Koji su programi obuke praćeni i završeni.
- Koji slučajevi upotrebe zanimaju zaposlenike.
- Koji timovi trebaju dodatnu podršku.
- Kako se usvajanje razvija s vremenom.
Proširenje za Chrome također pruža pokazatelje o resursima koji su pregledani i promptovima iz kataloga poslanim u Gemini.
Za voditelja, interes je dvostruk: bolje podržati svoje timove, ali i imati konkretne informacije za upravljanje ulaganjem u AI.
Jer ulaganje u Gemini licence bez znanja koriste li se stvarno, pomalo je kao da kupite softver za cijelu tvrtku i nadate se da će se svi sami naučiti kako ga koristiti!
Kako konkretno smanjiti Shadow AI u vašoj tvrtki?
Sada kada smo razumjeli problem, kako djelovati?
Nema potrebe za gigantskom transformacijom. Nekoliko koraka već može pomoći u usvajanju boljeg smjera.
1. Implementirajte dosljedno profesionalno AI okruženje
Za tvrtku koja već radi s Google Workspaceom, Gemini predstavlja posebno logično rješenje.
Integracija s postojećim alatima pomaže ograničiti umnožavanje radnih okruženja i ponuditi dosljednije iskustvo.
Tvrtka se također može osloniti na administrativne postavke, profesionalne licence i pravila upravljanja podacima prilagođena njezinoj organizaciji.
2. Razgovarajte sa svojim zaposlenicima
Prije nego što želite nametnuti nove navike, važno je razumjeti postojeće prakse.
Koji se AI asistenti danas koriste? Za koje zadatke? Zašto neki zaposlenici preferiraju jedan alat umjesto drugog?
Odgovori će omogućiti identificiranje stvarnih potreba i mogućih prepreka usvajanju Geminija.
Jer Shadow AI ne proizlazi nužno iz želje za zaobilaženjem pravila. Može jednostavno proizaći iz nedostatka informacija ili podrške.
3. Obučite timove, počevši od vodstva
Što ako je prvi korisnik kojeg treba podržati na kraju bio sam vođa?
Prije nego što od svojih timova zatražite usvajanje Geminija, moglo bi biti zanimljivo odvojiti vrijeme za otkrivanje njegovih značajki i razumijevanje njegovih mogućnosti.
Ovaj pristup zatim omogućuje bolje vođenje promjena interno.
Uz GSkills, svaki zaposlenik može razviti svoje vještine kroz obrazovne resurse i primjere upotrebe prilagođene njegovom svakodnevnom životu.
4. Promatrajte upotrebu i pratite napredak
Naposljetku, usvajanje ne smije stati na implementaciji Geminija.
Prateći dostupne pokazatelje u GSkillsu, tvrtka može identificirati timove koji napreduju, one koji se suočavaju s poteškoćama i slučajeve upotrebe koji izazivaju najveći interes.
Ove informacije omogućuju razvoj putova učenja i pružanje relevantnije podrške.
Cilj nije pratiti svaki razgovor, već razumjeti kako se alati usvajaju kako bi se poboljšale prakse.
Zaključak: da bismo ovladali Shadow AI-jem, počnimo s boljim usvajanjem AI-ja!
Umjetna inteligencija sada je dio svakodnevnog života mnogih zaposlenika, bez obzira na to jesu li tvrtke toga u potpunosti svjesne ili ne.
A pokušaj sprječavanja njegove upotrebe neće nužno riješiti sve probleme.
S druge strane, pružanje dosljednog profesionalnog okruženja, podržavanje korisnika i pokazivanje mogućnosti Geminija omogućuje izgradnju mnogo boljih navika.
Za tvrtke koje već koriste Google Workspace, Gemini pruža relevantnu osnovu za centralizaciju profesionalne upotrebe AI-ja, s odgovarajućim sigurnosnim i upravljačkim postavkama.
A uz GSkills, ovaj pristup ide dalje: vaši zaposlenici mogu naučiti koristiti Gemini, otkriti slučajeve upotrebe prilagođene njihovom poslu i pristupiti resursima izravno iz svog asistenta.
S vaše strane, imate pokazatelje za praćenje usvajanja, mjerenje napretka i usmjeravanje svojih aktivnosti obuke.
Jer na kraju, najbolji način za ograničavanje Shadow AI-ja nije samo reći svojim zaposlenicima koji AI koristiti.
To je pokazati im zašto onaj koji im nudite zaslužuje postati njihov novi svakodnevni asistent.
Saznajte kako usvojiti Gemini uz GSkills
Jeste li već implementirali Gemini ili ga namjeravate integrirati u svoju tvrtku?
Saznajte kako GSkills može podržati vaše zaposlenike, olakšati njihov razvoj vještina i pomoći vam u upravljanju usvajanjem Geminija.
Povezani članci
GSkills for Chrome: vaši slučajevi upotrebe izravno u Geminiju
Uz GSkills for Chrome, pronađite svoje GSkills slučajeve upotrebe i upite izravno u sučelju Google Geminija. Uštedite vrijeme, otkrijte zahtjeve prilagođene vašem poslu i olakšajte usvajanje AI u tvrtki.
GSkills V2: Novo Google iskustvo učenja je tu!
Otkrijte GSkills V2, platformu za učenje Google Workspacea, Gemini i ChromeOS-a, potpuno redizajniranu. Uživajte u intuitivnom korisničkom iskustvu, integriranoj statistici i IA pomoćniku za povećanje usvajanja i angažmana vaših timova.
