Shadow AI yrityksissä: rajoita sitä Geminin ja GSkillsin avulla

Tekoäly on nykyään kaikkialla. Selaimissamme, älypuhelimissamme, ammattityökaluissamme ja jopa suoraan sähköpostilaatikoissamme. Vaikka se säästää huomattavasti aikaa monissa tehtävissä, se luo myös uusia haasteita yrityksille.

Kuvittele hetki: yrityksesi on investoinut Google Workspaceen ja Geminiin tarjotakseen johdonmukaisen, turvallisen ja hallitun työympäristön. Mutta osa työntekijöistä käyttää edelleen henkilökohtaista ChatGPT-tiliään sähköpostien kirjoittamiseen, sopimusten analysointiin tai sisäisten asiakirjojen tiivistämiseen.

Ja kaikki tämä, ilman että he välttämättä ilmoittavat sinulle.

Tervetuloa Shadow AI:n maailmaan, ilmiöön, josta voi nopeasti tulla todellinen päänsärky yrityksille, jotka pyrkivät säilyttämään tietojensa hallinnan.

Mitä Shadow AI siis tarkalleen ottaen on? Miksi työntekijäsi käyttävät edelleen hyväksymättömiä työkaluja? Ja ennen kaikkea, miten tätä ilmiötä voidaan rajoittaa Geminin ja GSkillsin avulla?

Selitämme kaiken!

Mitä Shadow AI tarkalleen ottaen on?

Olet ehkä kuullut Shadow IT:stä, käytännöstä, jossa ohjelmistoja, sovelluksia tai IT-palveluita käytetään ilman yrityksen ennakkohyväksyntää.

No, Shadow AI perustuu samaan periaatteeseen, mutta sovellettuna tekoälyyn.

Käytännössä se tarkoittaa tekoälytyökalujen käyttöä työntekijöiden toimesta organisaation määrittämien puitteiden ulkopuolella.

Esimerkkejä on runsaasti:

• Myyjä, joka käyttää henkilökohtaista ChatGPT-tiliään kaupallisen ehdotuksen laatimiseen.
• HR-päällikkö, joka pyytää tekoälyä tiivistämään sisäisiä asiakirjoja.
• Työntekijä, joka tuo sopimuksen ulkoiseen tekoälyavustajaan saadakseen siitä yhteenvedon.
• Kirjanpitäjä, joka lähettää laskuja tekoälytyökaluun helpottaakseen niiden analysointia.

Ensi silmäyksellä ei mitään kovin huolestuttavaa. Loppujen lopuksi nämä työntekijät pyrkivät vain säästämään aikaa ja olemaan tuotteliaampia.

Mutta juuri tässä asiat mutkistuvat.

Ongelma ei ole välttämättä tekoälyn käyttö, vaan pikemminkin sille siirrettävien tietojen hallinta.

Miksi Shadow AI on riski yrityksellesi?

Otetaan melko yksinkertainen esimerkki.

Kuvitellaan, että myyjä haluaa valmistella asiakashankintakampanjan. Säästääkseen aikaa hän päättää tuoda asiakasluettelon henkilökohtaiseen tekoälyavustajaansa pyytääkseen tätä kirjoittamaan personoituja sähköposteja.

Tästä luettelosta löytyy nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja mahdollisesti muita kaupallisia tietoja.

Työntekijä on tyytyväinen: muutamassa minuutissa hän on luonut sähköpostinsa ja säästänyt arvokasta aikaa.

Mutta yrityksen puolella herää useita kysymyksiä.

Minne nämä tiedot on lähetetty? Mitä säilytyssääntöjä sovelletaan? Kenellä on pääsy niihin? Ja ennen kaikkea, noudattaako tämä käyttö sisäisiä käytäntöjä ja luottamuksellisuusvelvoitteita?

Huomautus: tämä ei tarkoita, että kaikki tekoälyavustajat käyttäisivät automaattisesti siirrettyjä tietoja malliensa kouluttamiseen. Käsittely- ja säilytysolosuhteet voivat vaihdella palvelujen, tarjousten ja käytettyjen asetusten mukaan.

Sen sijaan, kun työntekijä käyttää hyväksymätöntä henkilökohtaista työkalua, yritys voi menettää näkyvyyden ja hallinnan siihen, miten sen tietoja käsitellään.

Eikä puhuta vain asiakasluetteloista.

Myös laskut, taloudelliset asiakirjat, luottamukselliset sopimukset tai strategiset tiedot voivat olla kyseessä.

Todellinen tiedonhallintakysymys, joka ansaitsee tulla otetuksi vakavasti.

Miksi työntekijänne käyttävät muita tekoälyjä, vaikka teillä on jo Gemini?

Tämä on erityisen mielenkiintoinen kysymys.

Jos yrityksellänne on jo Gemini käytössä Google Workspace -ympäristössänne, miksi jotkut työntekijät käyttäisivät edelleen ChatGPT:tä tai muita avustajia?

Vastaus on luultavasti yksinkertaisempi kuin uskommekaan: tottumuksesta ja joskus yksinkertaisesti Geminin tuntemuksen puutteesta.

Henkilökohtaisia tapoja on vaikea muuttaa

Otetaan esimerkkinä työntekijä, joka on käyttänyt ChatGPT:tä useita kuukausia tai jopa vuosia.

Hänellä on jo keskusteluhistoria, mukautetut ohjeet ja ehkä jopa muisti, joka on kertynyt keskustelujen kautta.

Hän osaa muotoilla pyyntönsä, tuntee työkalun ominaisuudet ja on kehittänyt todellisia käyttörefleksejä.

Yhtäkkiä hänen yrityksensä ilmoittaa, että Gemini on ensisijainen tekoälyavustaja.

Mutta miksi hän muuttaisi tapojaan, jos kukaan ei näytä hänelle, mitä hän voi tehdä Geminillä?

Tässä piilee uuden teknologian käyttöönoton vaikeus.

Työkalun tarjoaminen ei automaattisesti tarkoita, että työntekijät ottavat sen käyttöön.

Ja tämä ei koske vain tekoälyä. Tämä on ongelma, joka ilmenee säännöllisesti uusia yhteistyötyökaluja käyttöönotettaessa.

Geminiä aliarvioidaan joskus

Toinen ongelma liittyy Geminin ominaisuuksien havaitsemiseen.

Jotkut käyttäjät tuntevat ChatGPT:n mahdollisuudet erittäin hyvin, mutta paljon vähemmän Googlen tekoälyavustajan ominaisuuksia.

Gemini voi kuitenkin vastata täydellisesti moniin ammatillisiin tarpeisiin:

• Sähköpostien laatiminen tai uudelleenmuotoilu.
• Suurten asiakirjojen tiivistäminen.
• Sisällön kääntäminen eri kielille.
• Raporttien laatiminen.
• Ideoiden tai esitysten jäsentäminen.
• Tietojen analysoinnin ja ymmärtämisen helpottaminen.

Ja yrityksille, jotka käyttävät jo Google Workspacea, Geminillä on erityisen mielenkiintoinen etu: sen integrointi Googlen ekosysteemiin.

Gmail, Docs, Drive, Sheets ja muut yhteistyötyökalut voivat siten olla osa yhtenäisempää työkokemusta aktivoitujen ominaisuuksien ja lisenssien mukaan.

Mutta työntekijöidenne on vielä osattava hyödyntää näitä mahdollisuuksia!

Onko muiden tekoälyjen kieltäminen todella oikea ratkaisu?

Shadow AI:n edessä ensimmäinen reaktio voisi olla melko radikaali: kielletään kokonaan hyväksymättömien avustajien käyttö.

Paperilla tämä näyttää melko loogiselta ratkaisulta.

Mutta onko se käytännössä todella riittävää?

Työntekijä, joka käyttää tekoälyavustajaa jo henkilökohtaisessa elämässään, saattaa olla houkutus jatkaa sen käyttöä ammatillisissa tehtävissään, vaikka hänen yrityksensä tarjoaisi vaihtoehdon.

Ja jos tämä vaihtoehto näyttää hänestä huonommalta, yksinkertaisesti siksi, että hän ei tunne sitä tarpeeksi, ongelma todennäköisesti jatkuu.

Sen sijaan, että pyrkisimme vain kieltämään, miksi emme saisi työntekijöitä haluamaan käyttää yrityksen tarjoamaa tekoälyä?

Tämä edellyttää tietysti selkeää käyttöpolitiikkaa, mukautettuja turvallisuussääntöjä ja oikein konfiguroitua työympäristöä.

Mutta tämä edellyttää myös, ja ennen kaikkea, käyttäjien tukea.

Työntekijöiden kouluttaminen Geminin käyttöön, konkreettisten käyttötapausten näyttäminen ja heille keinot edistyä voivat helpottaa tätä siirtymää merkittävästi.

Ja juuri tässä GSkills astuu kuvaan.

GSkills: Geminin käyttöönoton tukeminen Shadow AI:n rajoittamiseksi

Geminin käyttöönotto yrityksessä on ensimmäinen askel. Mutta jotta tämä investointi olisi todella hyödyllinen, työntekijöiden on käytettävä sitä.

GSkills on alusta, joka on omistettu Googlen ekosysteemin, erityisesti Google Workspacen, ChromeOS:n ja Geminin, oppimiseen, käyttöönottoon ja käytön seurantaan.

Sen tavoite on melko yksinkertainen: antaa jokaiselle työntekijälle mahdollisuus kehittää taitojaan omassa tahdissaan, samalla kun se antaa johtajille paremman näkyvyyden työkalujen käyttöönottoon.

Ja Shadow AI:n yhteydessä tämä lähestymistapa on täysin järkevä.

Geminin käytön oppiminen konkreettisilla esimerkeillä

Työntekijällä, joka hallitsee Geminin, on enemmän syitä käyttää sitä päivittäin.

GSkills tarjoaa tähän tarkoitukseen oppimispolkuja, opetusohjelmia, tietokilpailuja ja opetussuunnitelmia, jotka on omistettu Geminille.

Ideana ei ole vain selittää, mitä tekoäly on, vaan ennen kaikkea näyttää, miten sitä käytetään todellisissa ammatillisissa tilanteissa.

Otetaanpa muutamia esimerkkejä:

Myyjä voi oppia käyttämään Geminiä myyntisähköpostien valmisteluun.

Hallintopäällikkö voi oppia tiivistämään asiakirjoja tai jäsentelemään tietoja.

Johtaja voi oppia laatimaan raportin, järjestämään ajatuksensa tai helpottamaan tiettyjen sisältöjen kirjoittamista.

Kaikki tämä kehittäen parempia käytäntöjä kehotusten muotoilun ja luottamuksellisuuden ympärille.

Ja toisin kuin kertaluonteinen koulutus, GSkills mahdollistaa tämän oppimisen sisällyttämisen pitkällä aikavälillä.

Chrome-laajennus käyttötapauksien löytämiseksi suoraan Geministä

Tämä on luultavasti yksi GSkillsin mielenkiintoisimmista ominaisuuksista Geminin käyttöönoton helpottamiseksi.

GSkills for Chromen avulla työntekijät voivat löytää GSkillsin tai heidän yrityksensä tarjoamat käyttötapaukset ja kehotukset suoraan Geminin käyttöliittymästä.

Ei enää tarvitse etsiä vanhaa asiakirjaa, joka sisältää esimerkkejä kehotuksista, tai selata kymmeniä resursseja löytääkseen idean.

Laajennus mahdollistaa erityisesti:

• Suositeltujen käyttötapauksien löytäminen oman ammatin mukaan.
• Kehotusten hakeminen luokan tai avainsanan mukaan.
• Kehotuksen lisääminen Geminiin yhdellä napsautuksella, säilyttäen samalla mahdollisuuden muokata sitä.
• Nopea pääsy suosikkikäyttötapauksiinsa.
• Löydä sisäisiä resursseja, sekä linkkejä Gemsiin ja muihin hyödyllisiin ominaisuuksiin.

Kuvittele työntekijä, joka haluaa kääntää asiakirjan tai valmistella ammattimaisen sähköpostin.

Sen sijaan, että hän palaisi tapojensa mukaan henkilökohtaisen tekoälyavustajansa luo, hän voi löytää tarpeisiinsa sopivan esimerkin suoraan Geministä.

Hänen tarvitsee vain mukauttaa pyyntönsä.

Yrityspuolella järjestelmänvalvojat voivat myös järjestää ehdotettuja käyttötapauksia ja tarjota eri ammateille sopivia resursseja.

Toinen mielenkiintoinen seikka: sisäinen luettelo voidaan säilyttää yrityksen ympäristöön kuuluvassa Google Sheets -tiedostossa.

Tapa hyödyntää organisaation hyviä käytäntöjä ilman, että ne jäävät hajalleen kunkin henkilökohtaisiin tiedostoihin.

Laajennus voidaan asentaa Chrome Web Storesta tai ottaa käyttöön koko organisaatiossa Google-järjestelmänvalvojan konsolin kautta.

Tämä on koko GSkillsin logiikka: tehdä parhaista käytännöistä helposti saatavilla suoraan siellä, missä työntekijät työskentelevät.

Seuraa Geminin käyttöönottoa konkreettisten indikaattorien avulla

Tiimien kouluttaminen on hyvä asia. Mutta miten tietää, käyttävätkö he todella heidän käyttöönsä annettuja työkaluja?

Tämä on keskeinen kysymys johtajille, jotka investoivat tekoälyyn.

GSkills tarjoaa kojelautoja, joiden avulla voidaan seurata työntekijöiden edistymistä ja sitoutumista oppimispolkuihin.

Google-järjestelmänvalvojan konsolin kanssa tapahtuvan integroinnin ansiosta alusta voi myös hyödyntää Geminin ja organisaatioyksiköiden käyttötietoja.

Käytännössä tämä auttaa ymmärtämään paremmin:

• Mitkä tiimit käyttävät ja ottavat Geminin käyttöön.
• Mitkä koulutuspolut suoritetaan ja mitkä ovat valmiina.
• Mitkä käyttötapaukset kiinnostavat työntekijöitä.
• Mitkä tiimit tarvitsisivat lisätukea.
• Miten käyttöönotto kehittyy ajan myötä.

Chrome-laajennus tarjoaa myös indikaattoreita selatuista resursseista ja Geminissä lähetetyistä luettelon kehotteista.

Johtajalle edut ovat kaksinkertaiset: tiimien parempi tukeminen, mutta myös konkreettisten tietojen saaminen tekoälyinvestoinnin ohjaamiseksi.

Sillä investoiminen Geminin lisensseihin tietämättä, käytetäänkö niitä todella, on vähän kuin ostaisi ohjelmiston koko yritykselle ja toivoisi, että kaikki oppisivat käyttämään sitä itse!

Miten vähentää konkreettisesti Shadow AI:ta yrityksessäsi?

Nyt kun olemme ymmärtäneet ongelman, miten toimia?

Ei tarvitse aloittaa jättimäisellä muutoksella. Muutamat vaiheet voivat jo auttaa ottamaan paremman suunnan.

1. Ota käyttöön johdonmukainen ammattimainen tekoäly-ympäristö

Yritykselle, joka työskentelee jo Google Workspacen kanssa, Gemini edustaa erityisen loogista ratkaisua.

Integrointi olemassa oleviin työkaluihin rajoittaa työympäristöjen lisääntymistä ja tarjoaa johdonmukaisemman käyttökokemuksen.

Yritys voi hyödyntää myös hallintaparametreja, ammatillisia lisenssejä ja tietojenhallintasääntöjä, jotka on mukautettu sen organisaatioon.

2. Keskustele työntekijöiden kanssa

Ennen kuin yrität ottaa käyttöön uusia tapoja, on tärkeää ymmärtää olemassa olevat käytännöt.

Mitä tekoälyavustajia käytetään nykyään? Mihin tehtäviin? Miksi jotkut työntekijät suosivat yhtä työkalua toisen sijasta?

Vastaukset auttavat tunnistamaan todelliset tarpeet ja mahdolliset esteet Geminin käyttöönotolle.

Sillä Shadow AI ei johdu välttämättä halusta kiertää sääntöjä. Se voi yksinkertaisesti johtua tiedon puutteesta tai tuen puutteesta.

3. Kouluta tiimit, alkaen johtajista

Mitä jos ensimmäinen tuettava käyttäjä olisikin lopulta johtaja itse?

Ennen kuin pyydät tiimejäsi ottamaan Geminin käyttöön, voi olla mielenkiintoista ottaa aikaa tutustua sen toimintoihin ja ymmärtää sen mahdollisuudet.

Tämä lähestymistapa mahdollistaa sitten muutoksen paremman viestimisen sisäisesti.

GSkillsin avulla jokainen työntekijä voi kehittää taitojaan oppimateriaalien ja oman arkensa mukaisesti räätälöityjen käyttötapausten kautta.

4. Seuraa käyttöä ja tue edistymistä

Lopuksi, käyttöönoton ei pitäisi pysähtyä Geminin käyttöönottoon.

Seuraamalla GSkillsissä saatavilla olevia indikaattoreita yritys voi tunnistaa edistyvät tiimit, vaikeuksia kohtaavat tiimit ja eniten kiinnostusta herättävät käyttötapaukset.

Nämä tiedot auttavat kehittämään oppimispolkuja ja tarjoamaan osuvampaa tukea.

Tavoitteena ei ole valvoa jokaista keskustelua, vaan ymmärtää, miten työkaluja otetaan käyttöön käytäntöjen parantamiseksi.

Johtopäätös: Shadow AI:n hallitsemiseksi, aloitetaan tekoälyn paremmasta käyttöönotosta!

Tekoäly on nykyään osa monien työntekijöiden arkea, riippumatta siitä, ovatko yritykset täysin tietoisia siitä vai eivät.

Ja sen käytön estäminen ei välttämättä ratkaise kaikkia ongelmia.

Sen sijaan yhtenäisen ammatillisen ympäristön tarjoaminen, käyttäjien tukeminen ja Geminin mahdollisuuksien näyttäminen auttavat rakentamaan paljon parempia tapoja.

Yrityksille, joilla on jo Google Workspace, Gemini tarjoaa hyvän perustan tekoälyn ammattikäytön keskittämiselle sopivien turvallisuus- ja hallinnointiasetusten avulla.

Ja GSkillsin avulla tämä lähestymistapa menee pidemmälle: työntekijäsi voivat oppia käyttämään Geminiä, löytää ammattinsa mukaisia käyttötapauksia ja päästä resursseihin suoraan avustajastaan.

Omalta osaltasi sinulla on indikaattorit, joiden avulla voit seurata käyttöönottoa, mitata edistymistä ja ohjata koulutustoimiasi.

Sillä lopulta paras tapa rajoittaa Shadow AI:ta ei ole vain kertoa työntekijöillesi, mitä tekoälyä heidän tulisi käyttää.

Se on osoittaa heille, miksi se, mitä tarjoat, ansaitsee tulla heidän uudeksi päivittäiseksi avustajakseen.

Löydä, miten otat Geminin käyttöön GSkillsin avulla

Oletko jo ottanut Geminin käyttöön tai harkitsetko sen integroimista yritykseesi?

Löydä, miten GSkills voi tukea työntekijöitäsi, helpottaa heidän osaamisen kehittymistä ja auttaa sinua hallinnoimaan Geminin käyttöönottoa.

Tutustu Geminiin GSkillsin avulla