Varjatud AI ettevõttes: kuidas seda Gemini ja GSkillsiga piirata

Tehisintellekt on tänapäeval kõikjal. Meie brauserites, nutitelefonides, töövahendites ja isegi otse meie e-posti kastides. Ja kuigi see võimaldab säästa märkimisväärselt aega paljude ülesannete puhul, tekitab see ettevõtetele ka uusi probleeme.

Kujutage ette korraks: teie ettevõte on investeerinud Google Workspace'i ja Gemini-sse, et pakkuda ühtset, turvalist ja kontrollitud töökeskkonda. Kuid omalt poolt jätkavad mõned töötajad oma isikliku ChatGPT konto kasutamist meilide kirjutamiseks, lepingute analüüsimiseks või sisedokumentide kokkuvõtmiseks.

Ja kõik see, teid sellest tingimata teavitamata.

Tere tulemast Shadow AI maailma, nähtusesse, mis võib kiiresti muutuda tõeliseks peavaluks ettevõtetele, kes püüavad hoida oma andmete üle kontrolli.

Mis on siis täpselt Shadow AI? Miks teie töötajad jätkavad heakskiitmata tööriistade kasutamist? Ja ennekõike, kuidas seda nähtust Gemini ja GSkillsi abil piirata?

Me selgitame teile kõike!

Mis täpselt on Shadow AI?

Võib-olla olete juba kuulnud Shadow IT-st, praktikast, mis seisneb tarkvara, rakenduste või IT-teenuste kasutamises ilma ettevõtte eelneva heakskiiduta.

Noh, Shadow AI põhineb samal põhimõttel, kuid seda rakendatakse tehisintellektile.

Konkreetselt on tegemist tehisintellekti tööriistade kasutamisega töötajate poolt väljaspool nende organisatsiooni kehtestatud raamistikku.

Ja näiteid on palju:

• Müügiesindaja, kes kasutab oma isiklikku ChatGPT kontot müügipakkumise koostamiseks.
• HR-juht, kes palub tehisintellektil sisedokumente kokku võtta.
• Töötaja, kes impordib lepingu välisesse tehisintellekti assistenti, et saada sellest kokkuvõte.
• Raamatupidaja, kes edastab arveid tehisintellekti tööriistale nende analüüsimise hõlbustamiseks.

Esmapilgul pole midagi väga murettekitavat. Lõppude lõpuks püüavad need töötajad lihtsalt aega kokku hoida ja olla produktiivsemad.

Kuid just siin muutuvad asjad keerulisemaks.

Probleem ei ole tingimata tehisintellekti kasutamises, vaid pigem talle edastatava teabe kontrollis.

Miks kujutab Shadow AI teie ettevõttele riski?

Võtame üsna lihtsa näite.

Kujutame ette, et müügiesindaja soovib ette valmistada müügikampaania. Aja kokkuhoiuks otsustab ta importida klientide nimekirja oma isiklikku tehisintellekti assistenti, et paluda tal koostada isikupärastatud e-kirju.

Selles nimekirjas on nimed, e-posti aadressid, telefoninumbrid ja potentsiaalselt muud äriteave.

Töötaja on rahul: mõne minutiga on ta koostanud oma e-kirjad ja säästnud väärtuslikku aega.

Kuid ettevõtte poolel tekib mitu küsimust.

Kuhu need andmed saadeti? Millised säilitamise reeglid kehtivad? Kes neile juurde pääseb? Ja ennekõike, kas see kasutus vastab sisemistele põhimõtetele ja konfidentsiaalsuskohustustele?

Tähelepanu, see ei tähenda, et kõik tehisintellekti assistendid taaskasutaksid automaatselt edastatud andmeid oma mudelite treenimiseks. Töötlemise ja säilitamise tingimused võivad varieeruda teenuste, pakkumiste ja kasutatud parameetrite järgi.

Seevastu, kui töötaja kasutab heakskiitmata isiklikku tööriista, võib ettevõte kaotada nähtavuse ja kontrolli selle üle, kuidas tema teavet töödeldakse.

Ja me ei räägi ainult klientide nimekirjadest.

Samuti võivad olla ohustatud arved, finantsdokumendid, konfidentsiaalsed lepingud või strateegiline teave.

Tõeline andmete haldamise küsimus, mida tuleks tõsiselt võtta.

Miks teie töötajad kasutavad teisi AI-sid, isegi kui teil on juba Gemini?

See on eriti huvitav küsimus.

Sest kui teie ettevõte on juba juurutanud Gemini oma Google Workspace'i keskkonnas, siis miks peaksid mõned töötajad jätkama ChatGPT või teiste assistentide kasutamist?

Vastus on tõenäoliselt lihtsam, kui oskame arvata: harjumuse tõttu ja mõnikord lihtsalt Gemini tundmise puudumise tõttu.

Isiklikud harjumused, mida on raske muuta

Võtame näiteks töötaja, kes on kasutanud ChatGPT-d mitu kuud või isegi mitu aastat.

Tal on juba oma vestluste ajalugu, isikupärastatud juhised, võib-olla isegi mälu, mis on tema vestluste käigus toidetud.

Ta teab, kuidas oma taotlusi sõnastada, tunneb tööriista võimekust ja on välja töötanud tõelised kasutusrefleksid.

Üleöö teatab tema ettevõte talle, et Gemini on nüüd eelistatav AI assistent.

Aga miks peaks ta oma harjumusi muutma, kui keegi talle ei näita, mida ta Geminiga teha saab?

Just selles seisnebki uue tehnoloogia kasutuselevõtu raskus.

Tööriista kättesaadavaks tegemine ei tähenda automaatselt, et töötajad seda kasutusele võtavad.

Ja see ei puuduta ainult AI-d. See on probleem, mida kohtame sageli uute koostöövahendite juurutamisel.

Gemini on mõnikord alahinnatud

Teine probleem tuleneb Gemini võimekuse tajust.

Mõned kasutajad tunnevad ChatGPT võimalusi väga hästi, kuid Google'i AI assistendi võimalusi palju vähem.

Siiski suudab Gemini suurepäraselt rahuldada paljusid professionaalseid vajadusi:

• E-kirjade koostamine või ümbersõnastamine.
• Mahukate dokumentide kokkuvõtmine.
• Sisu tõlkimine erinevatesse keeltesse.
• Aruannete koostamine.
• Ideede või esitluste struktureerimine.
• Teatud teabe analüüsi ja mõistmise lihtsustamine.

Ja ettevõtete jaoks, kes juba kasutavad Google Workspace'i, on Geminil eriti huvitav eelis: selle integreeritus Google'i ökosüsteemiga.

Gmail, Docs, Drive, Sheets ja muud koostöövahendid saavad seega sobida ühtsemasse töökogemusse, vastavalt aktiveeritud funktsioonidele ja litsentsidele.

Kuid selleks peavad teie töötajad tõesti teadma, kuidas neid võimalusi ära kasutada!

Kas teiste AI-de keelamine on tõesti õige lahendus?

Varju-AI ees võib esimene reaktsioon olla üsna radikaalne: heakskiitmata assistentide kasutamise täielik ja lihtne keelamine.

Paberil tundub see olevat üsna loogiline lahendus.

Kuid praktikas, kas sellest tõesti piisab?

Töötaja, kes juba kasutab isiklikus elus AI-abilist, võib olla kiusatus jätkata selle kasutamist professionaalsete ülesannete täitmisel, isegi kui tema ettevõte pakub talle alternatiivi.

Ja kui see alternatiiv tundub talle vähem tõhus, lihtsalt seetõttu, et ta seda piisavalt hästi ei tunne, võib probleem püsima jääda.

Nii et selle asemel, et püüda ainult keelata, miks mitte panna töötajaid tahtma kasutada oma ettevõtte pakutavat AI-d?

See eeldab loomulikult selget kasutuspoliitikat, kohandatud turvareegleid ja korralikult konfigureeritud töökeskkonda.

Kuid see eeldab ka, ja ennekõike, kasutajate toetamist.

Töötajate koolitamine Gemini osas, neile konkreetsete kasutusjuhtude näitamine ja neile arenguvahendite andmine võib seda üleminekut märkimisväärselt hõlbustada.

Ja just sellel teemal GSkills tegutsebki.

GSskills: toetades Gemini kasutuselevõttu varjatud tehisintellekti piiramiseks

Gemini juurutamine ettevõttes on esimene samm. Kuid selleks, et see investeering oleks tõesti kasulik, peavad töötajad seda ka kasutama.

GSkills on platvorm, mis on pühendatud Google'i ökosüsteemi, sealhulgas Google Workspace'i, ChromeOS-i ja Gemini õppimisele, kasutuselevõtule ja jälgimisele.

Selle eesmärk on üsna lihtne: võimaldada igal töötajal arendada oma oskusi omas tempos, andes samal ajal juhtidele parema ülevaate tööriistade kasutuselevõtust.

Ja varjatud tehisintellekti kontekstis on sellel lähenemisel täielik mõte.

Õppige Geminit kasutama konkreetsete juhtumite abil

Töötajal, kes valdab Geminit, on rohkem põhjuseid seda igapäevaselt kasutada.

GSkills pakub selleks Geminile pühendatud õppeprogramme, õpetusi, viktoriine ja haridusressursse.

Idee ei ole lihtsalt selgitada, mis on tehisintellekt, vaid ennekõike näidata, kuidas seda kasutada reaalsetes tööolukordades.

Toome mõned näited:

Müügiesindaja saab õppida Geminit kasutama oma müügimeilide ettevalmistamiseks.

Haldusjuht saab teada, kuidas dokumente kokku võtta või teavet struktureerida.

Juht saab õppida aruande koostamist, oma ideede organiseerimist või teatud sisu kirjutamise lihtsustamist.

Kõik see arendab paremaid tavasid viipade ja konfidentsiaalsuse sõnastamisel.

Ja erinevalt ühekordsest koolitusest võimaldab GSkills seda õpet pikaajaliselt jätkata.

Chrome'i laiendus kasutusjuhtude leidmiseks otse Geminist

See on ilmselt GSkillsi üks huvitavamaid funktsioone Gemini kasutuselevõtu hõlbustamiseks.

GSkills for Chrome abil saavad töötajad leida GSkillsi või oma ettevõtte pakutavad kasutusjuhud ja viipamised otse Gemini liidesest.

Enam ei pea otsima vana dokumenti, mis sisaldab viipamiste näiteid, ega sirvima kümneid ressursse, et ideed leida.

Laiendus võimaldab eelkõige:

• Leida soovitatud kasutusjuhte vastavalt oma ametile.
• Otsida viipasid kategooria või märksõna järgi.
• Sisestada viip Geminisse ühe klõpsuga, säilitades samal ajal võimaluse seda muuta.
• Kiire juurdepääs lemmikkasutusjuhtudele.
• Leidke sisemisi ressursse, samuti linke Gemidele ja teistele kasulikele funktsioonidele.

Kujutage ette töötajat, kes soovib dokumenti tõlkida või professionaalset e-kirja ette valmistada.

Selle asemel, et harjumuspäraselt pöörduda oma isikliku AI assistendi poole, leiab ta Geminist otse oma vajadustele kohandatud näite.

Seejärel peab ta vaid oma päringut kohandama.

Ettevõtte poolel saavad administraatorid korraldada ka pakutavaid kasutusjuhtumeid ja pakkuda erinevatele ametikohtadele kohandatud ressursse.

Teine huvitav punkt: sisemist kataloogi saab hoida Google Sheetsis, mis kuulub ettevõtte keskkonda.

See on viis organisatsiooni heade tavade ärakasutamiseks, ilma et need igaühe isiklikes failides laiali valguksid.

Laienduse saab installida Chrome Web Store'ist või juurutada organisatsiooniüleselt Google'i halduskonsooli kaudu.

See on GSkillsi loogika: muuta parimad praktikad kättesaadavaks otse seal, kus töötajad töötavad.

Jälgige Gemini kasutuselevõttu konkreetsete näitajate abil.

Oma meeskondade koolitamine on hea. Aga kuidas teada saada, kas nad tegelikult kasutavad neile antud tööriistu?

See on oluline küsimus juhtidele, kes investeerivad tehisintellekti.

GSkills pakub armatuurlaudu, mis võimaldavad jälgida töötajate edusamme ja nende pühendumist õppeteekondadele.

Tänu integreerimisele Google'i halduskonsooliga saab platvorm kasutada ka Gemini ja organisatsiooniüksuste kasutusandmeid.

Konkreetselt aitab see paremini mõista:

• Millised meeskonnad kasutavad ja võtavad Gemini vastu.
• Milliseid koolituskursusi jälgitakse ja lõpetatakse.
• Millised kasutusjuhtumid töötajatele huvi pakuvad.
• Millised meeskonnad vajavad lisatoetust.
• Kuidas kasutuselevõtt aja jooksul areneb.

Chrome'i laiendus pakub ka näitajaid vaadatud ressursside ja Geminisse saadetud kataloogi vihjete kohta.

Juhile on kasu kahekordne: parem meeskondade toetamine, aga ka konkreetse teabe olemasolu oma AI-investeeringu haldamiseks.

Sest Gemini litsentsidesse investeerimine, teadmata, kas neid tegelikult kasutatakse, on natuke nagu tarkvara ostmine kogu ettevõttele ja lootus, et kõik õpivad seda iseseisvalt kasutama!

Kuidas reaalselt vähendada varjulist AI-d oma ettevõttes?

Nüüd, kui oleme probleemist aru saanud, kuidas tegutseda?

Pole vaja alustada hiiglasliku ümberkujundamisega. Mõned sammud võivad juba aidata parema suuna leida.

1. Juurutage sidus professionaalne AI keskkond

Ettevõttele, mis juba töötab Google Workspace'iga, on Gemini eriti loogiline lahendus.

Integreerimine olemasolevate tööriistadega aitab piirata töökeskkondade paljususest ja pakkuda sidusamat kogemust.

Ettevõte saab tugineda ka haldussätetele, professionaalsetele litsentsidele ja andmehaldusreeglitele, mis on kohandatud tema organisatsioonile.

2. Arutage oma kaastöötajatega

Enne uute harjumuste pealesurumist on oluline mõista olemasolevaid tavasid.

Milliseid AI-assistente praegu kasutatakse? Milliste ülesannete jaoks? Miks eelistavad mõned töötajad ühte tööriista teisele?

Vastused aitavad tuvastada tegelikud vajadused ja võimalikud takistused Gemini kasutuselevõtul.

Sest varjatud AI ei tulene tingimata soovist reegleid rikkuda. See võib lihtsalt tuleneda teabe või toe puudumisest.

3. Koolitage meeskondi, alustades juhtidest

Mis siis, kui esimene toetatav kasutaja on hoopis juht ise?

Enne, kui palute oma meeskondadel Geminit kasutusele võtta, võib olla huvitav võtta aega, et avastada selle funktsioone ja mõista selle võimalusi.

See lähenemine aitab seejärel sisemisi muutusi paremini ellu viia.

GSkillsiga saab iga töötaja arendada oma oskusi haridusressursside ja igapäevaelule kohandatud kasutusjuhtude kaudu.

4. Jälgige kasutusviise ja toetage progressi

Lõpuks ei tohi kasutuselevõtt piirduda Gemini juurutamisega.

GSkillsis saadaolevaid näitajaid jälgides saab ettevõte tuvastada edasijõudvaid meeskondi, raskustes olevaid meeskondi ja enim huvi pakkuvaid kasutusjuhte.

See teave aitab arendada õppeteid ja pakkuda asjakohasemat tuge.

Eesmärk ei ole jälgida iga vestlust, vaid mõista, kuidas tööriistu kasutusele võetakse, et parandada tavasid.

Järeldus: varjatud AI valdamiseks alustagem AI paremast kasutuselevõtust!

Tehisintellekt on nüüdseks osa paljude töötajate igapäevaelust, olenemata sellest, kas ettevõtted on sellest täielikult teadlikud või mitte.

Ja selle kasutamise takistamine ei lahenda tingimata kõiki probleeme.

Seevastu järjepideva töökeskkonna pakkumine, kasutajate toetamine ja neile Gemini võimaluste näitamine aitab luua palju paremaid harjumusi.

Google Workspace'i juba kasutavate ettevõtete jaoks on Gemini oluline alus tehisintellekti professionaalseks kasutamiseks, koos sobivate turvalisuse ja juhtimise parameetritega.

Ja GSkillsiga läheb see lähenemine kaugemale: teie töötajad saavad õppida Geminit kasutama, avastada oma tööle kohandatud kasutusjuhte ja pääseda oma assistendist otse juurde ressurssidele.

Teie poolt on teil näitajad kasutuselevõtu jälgimiseks, progressi mõõtmiseks ja koolitustegevuste suunamiseks.

Sest lõppkokkuvõttes ei ole parim viis varjatud AI piiramiseks mitte ainult öelda oma töötajatele, millist AI-d kasutada.

See on neile näidata, miks teie pakutud AI väärib nende uueks igapäevaseks assistendiks saamist.

Avastage, kuidas Geminit GSkillsiga kasutusele võtta

Kas olete Gemini juba juurutanud või kaalute selle integreerimist oma ettevõttesse?

Avastage, kuidas GSkills saab toetada teie töötajaid, hõlbustada nende oskuste arengut ja aidata teil Gemini kasutuselevõttu juhtida.

Avastage Gemini GSkillsiga