Shadow AI im Unternehmen: Mit Gemini und GSkills begrenzen

Künstliche Intelligenz ist heute allgegenwärtig. In unseren Browsern, unseren Smartphones, unseren professionellen Tools und sogar direkt in unseren E-Mail-Postfächern. Und obwohl sie bei vielen Aufgaben eine erhebliche Zeitersparnis ermöglicht, wirft sie auch neue Probleme für Unternehmen auf.

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen hat in Google Workspace und Gemini investiert, um eine kohärente, sichere und kontrollierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Doch auf der anderen Seite nutzen einige Mitarbeiter weiterhin ihr persönliches ChatGPT-Konto, um E-Mails zu verfassen, Verträge zu analysieren oder interne Dokumente zusammenzufassen.

Und das alles, ohne Sie notwendigerweise darüber zu informieren.

Willkommen in der Welt der Schatten-KI, einem Phänomen, das schnell zu einem echten Problem für Unternehmen werden kann, die die Kontrolle über ihre Daten behalten wollen.

Was genau ist Schatten-KI? Warum nutzen Ihre Mitarbeiter weiterhin nicht genehmigte Tools? Und vor allem, wie kann dieses Phänomen mit Gemini und GSkills eingedämmt werden?

Wir erklären alles!

Was genau ist Schatten-KI?

Vielleicht haben Sie schon einmal von Schatten-IT gehört, einer Praxis, bei der Software, Anwendungen oder IT-Dienste ohne vorherige Genehmigung des Unternehmens genutzt werden.

Nun, Schatten-KI basiert auf demselben Prinzip, aber angewendet auf Künstliche Intelligenz.

Konkret handelt es sich um die Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter außerhalb des von ihrer Organisation definierten Rahmens.

Und es gibt viele Beispiele:

• Ein Vertriebsmitarbeiter, der sein persönliches ChatGPT-Konto verwendet, um einen kommerziellen Vorschlag zu verfassen.
• Ein HR-Manager, der eine KI bittet, interne Dokumente zusammenzufassen.
• Ein Mitarbeiter, der einen Vertrag in einen externen KI-Assistenten importiert, um eine Zusammenfassung zu erhalten.
• Ein Buchhalter, der Rechnungen an ein KI-Tool sendet, um deren Analyse zu erleichtern.

Auf den ersten Blick nichts wirklich Besorgniserregendes. Schließlich wollen diese Mitarbeiter einfach nur Zeit sparen und produktiver sein.

Aber genau hier wird es kompliziert.

Das Problem ist nicht unbedingt die Nutzung der KI, sondern vielmehr die Kontrolle über die Informationen, die ihr übermittelt werden.

Warum stellt Schatten-KI ein Risiko für Ihr Unternehmen dar?

Nehmen wir ein recht einfaches Beispiel.

Stellen wir uns vor, ein Vertriebsmitarbeiter möchte eine Akquisekampagne vorbereiten. Um Zeit zu sparen, beschließt er, eine Kundenliste in seinen persönlichen KI-Assistenten zu importieren, um ihn um das Verfassen personalisierter E-Mails zu bitten.

In dieser Liste finden wir Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und potenziell weitere geschäftliche Informationen.

Der Mitarbeiter ist zufrieden: In wenigen Minuten hat er seine E-Mails generiert und wertvolle Zeit gespart.

Aber auf Unternehmensseite stellen sich mehrere Fragen.

Wohin wurden diese Daten gesendet? Welche Aufbewahrungsregeln gelten? Wer kann darauf zugreifen? Und vor allem, entspricht diese Nutzung den internen Richtlinien und Vertraulichkeitspflichten?

Vorsicht, das bedeutet nicht, dass alle KI-Assistenten die übermittelten Daten automatisch zur Schulung ihrer Modelle wiederverwenden. Die Bedingungen für die Verarbeitung und Speicherung können je nach Diensten, Angeboten und verwendeten Einstellungen variieren.

Wenn ein Mitarbeiter jedoch ein nicht genehmigtes persönliches Tool verwendet, kann das Unternehmen die Transparenz und Kontrolle darüber verlieren, wie seine Informationen verarbeitet werden.

Und wir sprechen nicht nur von Kundenlisten.

Auch Rechnungen, Finanzdokumente, vertrauliche Verträge oder strategische Informationen können betroffen sein.

Eine echte Herausforderung für die Daten-Governance, die ernst genommen werden sollte.

Warum nutzen Ihre Mitarbeiter andere KIs, obwohl Sie bereits Gemini anbieten?

Das ist eine besonders interessante Frage.

Denn wenn Ihr Unternehmen Gemini bereits in seiner Google Workspace-Umgebung implementiert hat, warum sollten einige Mitarbeiter weiterhin ChatGPT oder andere Assistenten verwenden?

Die Antwort ist wahrscheinlich einfacher, als man denkt: aus Gewohnheit und manchmal einfach aus Unkenntnis von Gemini.

Persönliche Gewohnheiten, die schwer zu ändern sind

Nehmen wir den Fall eines Mitarbeiters, der ChatGPT seit mehreren Monaten oder sogar Jahren benutzt.

Er hat bereits seinen Konversationsverlauf, personalisierte Anweisungen, vielleicht sogar einen im Laufe seiner Interaktionen aufgebauten Speicher.

Er weiß, wie er seine Anfragen formulieren muss, kennt die Fähigkeiten des Tools und hat echte Nutzungsreflexe entwickelt.

Von einem Tag auf den anderen teilt ihm sein Unternehmen mit, dass Gemini der bevorzugte KI-Assistent sein wird.

Aber warum sollte er seine Gewohnheiten ändern, wenn ihm niemand zeigt, was er mit Gemini alles machen kann?

Genau das ist die Schwierigkeit bei der Einführung einer neuen Technologie.

Ein Tool zur Verfügung zu stellen bedeutet nicht automatisch, dass die Mitarbeiter es auch annehmen werden.

Und das betrifft nicht nur die KI. Dies ist ein Problem, das immer wieder bei der Einführung neuer Kollaborationstools auftritt.

Gemini wird manchmal unterschätzt

Ein weiteres Problem ist die Wahrnehmung der Fähigkeiten von Gemini.

Einige Benutzer kennen die Möglichkeiten von ChatGPT sehr gut, aber die des Google KI-Assistenten viel weniger.

Doch Gemini kann viele berufliche Anforderungen perfekt erfüllen:

• E-Mails verfassen oder umformulieren.
• Große Dokumente zusammenfassen.
• Inhalte in verschiedene Sprachen übersetzen.
• Berichte erstellen.
• Ideen oder Präsentationen strukturieren.
• Die Analyse und das Verständnis bestimmter Informationen erleichtern.

Und für Unternehmen, die bereits Google Workspace nutzen, hat Gemini einen besonders interessanten Vorteil: die Integration in das Google-Ökosystem.

Gmail, Docs, Drive, Sheets und die anderen Kollaborationstools können somit je nach aktivierten Funktionen und Lizenzen in ein kohärenteres Arbeitserlebnis integriert werden.

Aber Ihre Mitarbeiter müssen diese Möglichkeiten auch wirklich nutzen können!

Ist es wirklich die richtige Lösung, andere KIs zu verbieten?

Angesichts von Shadow AI könnte die erste Reaktion ziemlich radikal sein: die Nutzung nicht genehmigter Assistenten einfach verbieten.

Auf dem Papier scheint dies eine eher logische Lösung zu sein.

Aber ist das in der Praxis wirklich ausreichend?

Ein Mitarbeiter, der bereits in seinem Privatleben einen KI-Assistenten verwendet, könnte versucht sein, diesen auch für seine beruflichen Aufgaben zu nutzen, selbst wenn sein Unternehmen eine Alternative anbietet.

Und wenn diese Alternative weniger leistungsfähig erscheint, einfach weil er sie nicht gut genug kennt, könnte das Problem bestehen bleiben.

Warum also nicht die Mitarbeiter dazu anregen, die von ihrem Unternehmen angebotene KI zu nutzen, anstatt nur ein Verbot anzustreben?

Dies erfordert natürlich eine klare Nutzungsrichtlinie, angepasste Sicherheitsregeln und eine korrekt konfigurierte berufliche Umgebung.

Aber es erfordert auch, und vor allem, die Unterstützung der Benutzer.

Die Schulung der Mitarbeiter in Gemini, das Aufzeigen konkreter Anwendungsfälle und die Bereitstellung von Mitteln zur Weiterentwicklung können diesen Übergang erheblich erleichtern.

Und genau bei diesem Thema kommt GSkills ins Spiel.

GSkills: Die Einführung von Gemini begleiten, um Schatten-KI zu begrenzen

Die Bereitstellung von Gemini in einem Unternehmen ist ein erster Schritt. Aber damit diese Investition wirklich nützlich ist, müssen die Mitarbeiter sie auch nutzen.

GSkills ist eine Plattform, die dem Lernen, der Einführung und der Überwachung der Nutzung des Google-Ökosystems gewidmet ist, insbesondere Google Workspace, ChromeOS und Gemini.

Ihr Ziel ist recht einfach: jedem Mitarbeiter zu ermöglichen, seine Fähigkeiten in seinem eigenen Tempo zu entwickeln, während den Verantwortlichen eine bessere Sichtbarkeit über die Einführung der Tools gegeben wird.

Und im Rahmen der Schatten-KI macht dieser Ansatz durchaus Sinn.

Lernen, Gemini mit konkreten Fällen zu nutzen

Ein Mitarbeiter, der Gemini beherrscht, wird mehr Gründe haben, es im Alltag zu nutzen.

GSkills bietet dazu Lernpfade, Tutorials, Quizze und didaktische Ressourcen, die Gemini gewidmet sind.

Die Idee ist nicht nur zu erklären, was künstliche Intelligenz ist, sondern vor allem zu zeigen, wie man sie in realen beruflichen Situationen einsetzt.

Nehmen wir einige Beispiele:

Ein Vertriebsmitarbeiter kann lernen, Gemini zur Vorbereitung seiner Akquise-E-Mails zu nutzen.

Ein Verwaltungsleiter kann entdecken, wie man Dokumente zusammenfasst oder Informationen strukturiert.

Ein Manager kann lernen, einen Bericht vorzubereiten, seine Ideen zu organisieren oder das Verfassen bestimmter Inhalte zu erleichtern.

All dies, während bessere Praktiken bezüglich der Prompt-Formulierung und des Datenschutzes entwickelt werden.

Und im Gegensatz zu einer einmaligen Schulung ermöglicht GSkills, dieses Lernen langfristig zu gestalten.

Eine Chrome-Erweiterung, um Anwendungsfälle direkt in Gemini zu finden

Dies ist wahrscheinlich eine der interessantesten Funktionen von GSkills, um die Einführung von Gemini zu erleichtern.

Mit GSkills for Chrome können Mitarbeiter die von GSkills oder ihrem Unternehmen vorgeschlagenen Anwendungsfälle und Prompts direkt über die Gemini-Oberfläche finden.

Es ist nicht mehr nötig, ein altes Dokument mit Prompt-Beispielen zu suchen oder Dutzende von Ressourcen zu durchsuchen, um eine Idee zu finden.

Die Erweiterung ermöglicht insbesondere:

• Empfohlene Anwendungsfälle entsprechend dem Beruf zu finden.
• Prompts nach Kategorie oder Stichwort zu suchen.
• Einen Prompt mit einem Klick in Gemini einzufügen, wobei die Möglichkeit zur Bearbeitung erhalten bleibt.
• Schneller Zugriff auf bevorzugte Anwendungsfälle.
• Interne Ressourcen sowie Links zu Gems und anderen nützlichen Funktionen finden.

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der ein Dokument übersetzen oder eine professionelle E-Mail vorbereiten möchte.

Anstatt aus Gewohnheit zu seinem persönlichen KI-Assistenten zurückzukehren, kann er direkt in Gemini ein auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes Beispiel finden.

Danach muss er nur noch seine Anfrage personalisieren.

Auf Unternehmensseite können Administratoren die vorgeschlagenen Anwendungsfälle organisieren und auf die verschiedenen Berufe zugeschnittene Ressourcen bereitstellen.

Ein weiterer interessanter Punkt: Der interne Katalog kann in einem Google Sheet aufbewahrt werden, das zur Unternehmensumgebung gehört.

Eine Möglichkeit, auf den Best Practices der Organisation aufzubauen, ohne sie in den persönlichen Dateien jedes Einzelnen verstreut zu lassen.

Die Erweiterung kann über den Chrome Web Store installiert oder organisationweit über die Google Admin-Konsole bereitgestellt werden.

Das ist die ganze Logik von GSkills: Best Practices direkt dort zugänglich machen, wo die Mitarbeiter arbeiten.

Verfolgen Sie die Akzeptanz von Gemini anhand konkreter Indikatoren

Teams zu schulen ist gut. Aber woher wissen Sie, ob sie die ihnen zur Verfügung gestellten Tools auch tatsächlich nutzen?

Das ist eine wesentliche Frage für Führungskräfte, die in künstliche Intelligenz investieren.

GSkills bietet Dashboards, um den Fortschritt der Mitarbeiter und ihr Engagement in den Lernpfaden zu verfolgen.

Dank der Integration in die Google Admin-Konsole kann die Plattform auch Nutzungsmetriken von Gemini und Organisationseinheiten nutzen.

Konkret ermöglicht dies ein besseres Verständnis von:

• Welche Teams Gemini nutzen und übernehmen.
• Welche Schulungswege verfolgt und abgeschlossen werden.
• Welche Anwendungsfälle die Mitarbeiter interessieren.
• Welche Teams zusätzliche Unterstützung benötigen würden.
• Wie sich die Akzeptanz im Laufe der Zeit entwickelt.

Die Chrome-Erweiterung liefert auch Indikatoren zu den konsultierten Ressourcen und den an Gemini gesendeten Prompts aus dem Katalog.

Für eine Führungskraft ist der Nutzen zweifach: die Teams besser zu unterstützen, aber auch über konkrete Informationen zu verfügen, um ihre Investition in KI zu steuern.

Denn in Gemini-Lizenzen zu investieren, ohne zu wissen, ob sie tatsächlich genutzt werden, ist ein bisschen so, als würde man Software für das gesamte Unternehmen kaufen und hoffen, dass jeder lernt, sie alleine zu nutzen!

Wie kann man Shadow AI im Unternehmen konkret reduzieren?

Nachdem wir das Problem verstanden haben, wie handeln wir?

Es ist nicht nötig, mit einer gigantischen Transformation zu beginnen. Einige Schritte können bereits dazu führen, eine bessere Richtung einzuschlagen.

1. Eine kohärente professionelle KI-Umgebung bereitstellen

Für ein Unternehmen, das bereits mit Google Workspace arbeitet, stellt Gemini eine besonders logische Lösung dar.

Die Integration mit bestehenden Tools begrenzt die Verbreitung von Arbeitsumgebungen und bietet eine kohärentere Erfahrung.

Das Unternehmen kann sich auch auf seine Administrationsparameter, professionelle Lizenzen und Datenmanagementregeln verlassen, die auf seine Organisation zugeschnitten sind.

2. Mit den Mitarbeitern sprechen

Bevor man neue Gewohnheiten aufzwingen will, ist es wichtig, die bestehenden Praktiken zu verstehen.

Welche KI-Assistenten werden heute verwendet? Für welche Aufgaben? Warum bevorzugen einige Mitarbeiter ein Tool gegenüber einem anderen?

Die Antworten werden helfen, den tatsächlichen Bedarf und mögliche Hemmnisse bei der Einführung von Gemini zu identifizieren.

Denn Shadow AI entsteht nicht unbedingt aus dem Wunsch, Regeln zu umgehen. Es kann einfach das Ergebnis mangelnder Information oder Unterstützung sein.

3. Teams schulen, beginnend mit den Führungskräften

Was wäre, wenn der erste Benutzer, der begleitet werden sollte, letztendlich der Manager selbst wäre?

Bevor Sie von Ihren Teams verlangen, Gemini zu übernehmen, kann es interessant sein, sich die Zeit zu nehmen, seine Funktionen zu entdecken und seine Möglichkeiten zu verstehen.

Dieser Ansatz ermöglicht es dann, den Wandel intern besser zu tragen.

Mit GSkills kann jeder Mitarbeiter seine Fähigkeiten durch Lehrmaterialien und Anwendungsfälle entwickeln, die auf seinen Alltag zugeschnitten sind.

4. Anwendungen beobachten und den Fortschritt begleiten

Schließlich sollte die Einführung nicht mit der Bereitstellung von Gemini enden.

Durch die Verfolgung der in GSkills verfügbaren Indikatoren kann das Unternehmen Teams identifizieren, die Fortschritte machen, solche, die auf Schwierigkeiten stoßen, und Anwendungsfälle, die das größte Interesse wecken.

Diese Informationen ermöglichen es, die Lernpfade weiterzuentwickeln und eine relevantere Begleitung anzubieten.

Das Ziel ist nicht, jede Konversation zu überwachen, sondern zu verstehen, wie die Tools angenommen werden, um die Praktiken zu verbessern.

Fazit: Um Shadow AI zu beherrschen, fangen wir an, KI besser zu übernehmen!

Künstliche Intelligenz ist heute Teil des Alltags vieler Mitarbeiter, ob sich Unternehmen dessen voll bewusst sind oder nicht.

Und der Versuch, ihre Verwendung zu verhindern, wird nicht unbedingt alle Probleme lösen.

Im Gegenteil, ein kohärentes Arbeitsumfeld anzubieten, die Benutzer zu begleiten und ihnen die Möglichkeiten von Gemini aufzuzeigen, ermöglicht den Aufbau viel besserer Gewohnheiten.

Für Unternehmen, die bereits mit Google Workspace ausgestattet sind, stellt Gemini eine relevante Basis dar, um die professionelle Nutzung von KI mit den entsprechenden Sicherheits- und Governance-Parametern zu zentralisieren.

Und mit GSkills geht dieser Ansatz noch weiter: Ihre Mitarbeiter können lernen, Gemini zu nutzen, auf ihren Beruf zugeschnittene Anwendungsfälle entdecken und direkt über ihren Assistenten auf Ressourcen zugreifen.

Sie wiederum haben Indikatoren, um die Akzeptanz zu verfolgen, den Fortschritt zu messen und Ihre Schulungsmaßnahmen zu steuern.

Denn letztendlich ist der beste Weg, Shadow AI zu begrenzen, nicht nur, Ihren Mitarbeitern zu sagen, welche KI sie verwenden sollen.

Es ist, ihnen zu zeigen, warum die, die Sie ihnen anbieten, es verdient, ihr neuer täglicher Assistent zu werden.

Entdecken Sie, wie Sie Gemini mit GSkills einführen können

Haben Sie Gemini bereits bereitgestellt oder planen Sie, es in Ihr Unternehmen zu integrieren?

Erfahren Sie, wie GSkills Ihre Mitarbeiter unterstützen, ihre Kompetenzen verbessern und Ihnen helfen kann, die Einführung von Gemini zu steuern.

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