Có lý thuyết: đó là lý thuyết của các bài phát biểu quan trọng ở California hoặc nguồn cấp tin tức LinkedIn của bạn, nơi mọi thứ đều trôi chảy, kỳ diệu và tức thời.
Và sau đó là thực tế: đó là thực tế của sáng thứ Hai lúc 9:00 sáng, khi bạn thông báo cho nhóm của mình rằng “cuối cùng thì AI cũng đến với tất cả mọi người”.
Điều kỳ lạ là chỉ có bộ phận CNTT là mọi người đều hài lòng (ngoại trừ khi họ nghĩ đến tất cả các vé hỗ trợ sắp đến). Phần còn lại của công ty bắt đầu lo lắng. Dù đúng hay sai, không quan trọng. Nhưng thực tế là ở đó, sự không chắc chắn về công việc của một người trong tương lai đang tăng lên một bậc.
Sự chóng mặt của AI: giữa sự bão hòa và lỗi thời
Tại sao một số người có thể nghĩ rằng sự tắc nghẽn này?
Nhưng đối với tôi, đó là một phản ứng hoàn toàn hợp pháp. Bởi vì AI chạm đến sự riêng tư trong công việc của chúng ta. Khi chúng ta đề cập đến “tăng năng suất” với nhân viên, thông điệp thường được coi là một mối đe dọa trá hình.
Một số người nghe thấy “nếu tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình trong mười phút thay vì một giờ, tôi sẽ được yêu cầu gấp 5 lần!” hoặc “chúng tôi sẽ giao nhiệm vụ mà tôi yêu thích này cho người khác vì họ có thể làm điều đó với AI và tôi không hiểu gì về nó”.
Đó là nỗi sợ hãi chính đáng về một cuộc chạy đua điên cuồng để đạt được lợi nhuận, nơi con người trở thành một người thi hành đơn thuần do một thuật toán điều khiển. Thêm vào đó là hội chứng kẻ mạo danh: nỗi sợ hãi bị bỏ lại phía sau về mặt kỹ thuật, không biết “nói chuyện với máy móc”, nơi thế hệ trẻ dường như làm chủ “lời nhắc” như một ngôn ngữ sống thứ hai.
Về phía ban quản lý, mối quan tâm thực tế hơn. Chúng ta lo sợ về việc rò rỉ dữ liệu, CNTT bóng tối có một chiều hướng khác, khoảng cách kỹ thuật số ngày càng gia tăng với mỗi tiến bộ công nghệ mới gây khó khăn hơn cho nhân viên, chúng ta tự hỏi nên đưa ngân sách nào vào và với thứ tự ưu tiên nào vì mọi thứ diễn ra với tốc độ rất lớn, chọn xem chúng ta có phát triển một công cụ hay chúng ta đợi AI có thể làm điều đó trực tiếp…
Tóm lại, các quyết định rất khó đưa ra và người dùng gặp khó khăn.
Đường cong thay đổi: từ ma sát đến chấp nhận
Triển khai AI có nghĩa là chấp nhận rằng nhóm của bạn sẽ trải qua một vùng nhiễu loạn. Việc chuyển từ hoài nghi sang chấp nhận không diễn ra trong một cái búng tay.
Đây là các bước quan trọng của đường cong chấp nhận AI này.
Sự từ chối
Biểu hiện điển hình
“Tôi không cần nó, tôi tự quản lý việc sắp xếp các ứng dụng của mình rất tốt. AI sẽ không dạy tôi công việc của tôi dù sao! ”
Điều gì xảy ra: trước hết, đó là sự thể hiện niềm tự hào nghề nghiệp và sự lo lắng về tương lai của các nhiệm vụ hoặc sự hiểu lầm về khả năng của công cụ. Người dùng nhận thức AI, không phải là một trợ lý, mà là một người thay thế tiềm năng hoặc ít nhất là một người đánh giá về hiệu quả của các phương pháp hiện tại của họ.
Anh ta lo sợ về việc mất trình độ chuyên môn và mất kiểm soát công việc của mình.
Sự thất vọng
Biểu hiện điển hình
Người dùng thử nghiệm, nhưng AI tạo ra một phản hồi không hoàn hảo, không đầy đủ hoặc sai. Phán quyết đến nhanh chóng: “Công cụ thiếu sự phù hợp. Nó vẫn chưa hiệu quả, điều này khiến tôi tốn thời gian. ”
Điều gì xảy ra: người dùng thường có những kỳ vọng phi thực tế hoặc chưa có được các kỹ năng cần thiết để xây dựng lời nhắc hiệu quả. Anh ta đang trong giai đoạn học tập, nơi khoảng cách giữa lời hứa công nghệ và trải nghiệm cụ thể tạo ra sự khó chịu. Đó là thời điểm quan trọng của luyện tập mục tiêu và hỗ trợ, nơi chúng ta không chỉ dạy cách sử dụng công cụ mà chủ yếu là cách nói chuyện với nó để có được kết quả có thể sử dụng được. Trọng tâm phải được đặt vào sự lặp lại và sửa chữa lẫn nhau.
Sự bùng nổ
Biểu hiện điển hình
Nó thường xảy ra bất ngờ, nhờ một trường hợp sử dụng không chỉ cơ bản mà còn tác động ngay lập tức và không tốn nhiều công sức.
Điều gì xảy ra: Người dùng nhận ra rằng AI có thể giảm tải một gánh nặng tinh thần đáng kể và mang lại cho anh ta một khoản tiết kiệm thời gian có thể định lượng được. Nhận thức thay đổi: từ mối đe dọa, AI trở thành một đòn bẩy hiệu quả cá nhân. Khoảnh khắc này thường lan truyền, vì người dùng chia sẻ thành công của họ với đồng nghiệp, hoạt động như những đại sứ.
Sự chấp nhận có lý do
Biểu hiện điển hình
Công cụ này trở thành một “đồng nghiệp im lặng”, kín đáo nhưng không thể thiếu. Nó được kích hoạt một cách phản xạ cho các tác vụ cụ thể mà không cần suy nghĩ có ý thức.
Điều gì xảy ra: người dùng đã tích hợp AI vào cuộc sống hàng ngày của họ. Anh ta hiểu những hạn chế và thế mạnh của nó, và sử dụng nó một cách chiến lược. Vai trò của AI hiện đã rõ ràng: đảm nhận các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian và có giá trị gia tăng thấp để cho phép con người tập trung vào những điều thiết yếu: tư duy phản biện, chiến lược, sáng tạo, cảm xúc và tương tác với những người khác.
Đó là sự đạt được lời hứa về sự gia tăng của con người, nơi chuyên môn của chuyên gia không bị thay thế mà được khuếch đại.
Nhiệm vụ của chúng tôi tại Numericoach là giảm đáng kể thời gian của hai giai đoạn đầu tiên để kích hoạt sự bùng nổ này một cách nhanh chóng.
Phương pháp Numericoach để hỗ trợ các nhóm
Thời đại của các khóa đào tạo danh mục kéo dài ba ngày, được tiêu chuẩn hóa cực kỳ cao, nơi chúng ta xem qua 150 tính năng bị lãng quên ngay ngày hôm sau, đã qua. Hiệu quả đòi hỏi sự thực dụng và cá nhân hóa theo bối cảnh, mức độ trưởng thành, mục tiêu và ngân sách của bạn.
Tại Numericoach, không thể có hai dự án giống hệt nhau đơn giản vì mỗi công ty là khác nhau và chúng tôi thích điều chỉnh hơn bất cứ điều gì!
Điều đó đang được nói, ngay cả khi trong quá trình mỗi dự án là duy nhất, có một vài ý tưởng lớn mà tôi rất vui được chia sẻ với bạn:
Bước 1 – Làm sáng tỏ để trấn an
Chúng tôi bắt đầu bằng cách khôi phục sự thật. Không, Gemini không có ý định thay thế công việc của bạn và đó không phải là phép thuật. Các buổi bồi dưỡng văn hóa của chúng tôi nhằm mục đích định vị lại công cụ này trong bối cảnh của nó: một trợ lý mạnh mẽ, đôi khi gây ấn tượng mạnh, đôi khi bị hạn chế.
Hiểu những thiếu sót của nó có nghĩa là giành lại quyền kiểm soát. Chúng tôi kiểm tra trực tiếp, chúng tôi phân tích các lỗi; sự minh bạch này làm dịu bầu không khí và thúc đẩy việc học tập.
Dưới dạng hội thảo trên web kéo dài một giờ và có thể chứa hàng trăm người, đây là bước đầu tiên cho phép người học có tâm trạng tốt để chấp nhận phần còn lại của khóa học.
Bước 2 – Chứng minh lợi ích cho họ bằng các trường hợp cụ thể hàng ngày
Đây là nền tảng của sự hỗ trợ của chúng tôi: cụ thể!
Đào tạo một kế toán viên tạo ra hình ảnh sáng tạo là vô nghĩa.
Chúng tôi bắt đầu từ thực tế trên mặt đất.
Bắt đầu từ mô tả công việc, nghề nghiệp, lĩnh vực của công ty và tất cả các yếu tố mà công ty có thể cung cấp cho chúng tôi, chúng tôi chuẩn bị các buổi đào tạo nửa ngày trình bày các trường hợp sử dụng phù hợp để đảm bảo hiệu ứng wow và nhanh chóng cho thấy lợi ích mà họ có thể nhận được từ Gemini.
Chiến thắng lớn nhất của chúng tôi: chúng tôi đã có một học viên khóc khi nhận ra cuộc sống hàng ngày của cô ấy sẽ giảm bớt gánh nặng như thế nào.
Bước 3 – Đảm bảo thực hành bằng cách lặp lại
Chúng tôi ước mình có thể tự nhủ rằng việc đầu tư vào đào tạo cho tất cả các nhóm là đủ… nhưng không! Thật vậy, việc nghĩ rằng việc cung cấp thông tin qua một kênh duy nhất cho một người là đủ để đào tạo họ và khiến họ chấp nhận một công cụ là một điều tồi tệ.
Những trở ngại thực sự nảy sinh khi bạn đơn độc trước màn hình. Và đó là lúc bạn không nên để sự nghi ngờ nảy sinh trong người dùng.
Sau đó, chúng tôi triển khai một hoặc nhiều giải pháp:
- Hỗ trợ 1:1: hỗ trợ cá nhân, 1:1 trong khung thời gian 30 phút, bằng video với chuyên gia nơi trình bày trường hợp của bạn. Một mạng lưới an toàn thực sự cho phép nhân viên dám thử nghiệm mà không sợ bị phán xét, đây là phương pháp hiệu quả nhất mà chúng tôi đã có thể kiểm tra.
- Hội thảo trên web thường xuyên: AI phát triển nhanh hơn bất kỳ công nghệ nào khác mà chúng tôi đã triển khai trong các công ty cho đến nay. Duy trì trình độ kiến thức không phải là điều dễ dàng. Phương pháp hội thảo trên web thường xuyên, rất thực tế, ngắn gọn và tương tác của chúng tôi có thể được ghi lại và cung cấp trên mạng nội bộ của bạn để duy trì sự cạnh tranh xung quanh chủ đề thú vị này cũng như các kỹ năng của nhóm.
- Cộng đồng và giao tiếp thường xuyên: qua email, trong phòng trò chuyện trên Google, trong cộng đồng (ví dụ: LumApps) hoặc trên màn hình động (ví dụ: giải pháp Comeen), chúng tôi tạo hình ảnh hấp dẫn và năng động, tập trung vào các mẹo và thủ thuật để thực hiện ngay lập tức
Bước 4 – Tạo động lực nội bộ
Sự thay đổi văn hóa không được quy định bởi một bản ghi nhớ hoặc một dự án nội bộ kéo dài 4 tháng, nó lan truyền bằng bằng chứng và theo thời gian. Có thể xem xét hai hệ thống động lực nội bộ:
- Đại sứ: những nhân viên thúc đẩy này, chúng tôi khuyên bạn nên thực sự nuông chiều họ, thu hút họ ngay từ đầu dự án và biến họ thành “nhà vô địch về AI”. Chính họ sẽ chia sẻ thành công tại máy pha cà phê, xoa dịu đồng nghiệp nhưng đồng thời cũng có nhiệm vụ duy trì trình độ kiến thức cho đồng nghiệp của mình. Đào tạo 5 đại sứ cho 100 nhân viên ở trình độ sử dụng rất cao và về việc vốn hóa các nguồn lực là một khoản đầu tư tuyệt vời cho công ty của bạn!
- GSkills : nếu con người là cốt lõi của sự thay đổi thì trò chơi hóa là động cơ của nó. Để tránh việc học tập bị cạn kiệt sau khi khóa đào tạo kết thúc, chúng tôi tập trung vào GSkills. Giải pháp này cho phép biến việc nâng cao kỹ năng thành một hành trình vui tươi và kích thích. Cụ thể, công cụ lập bản đồ chính xác trình độ thành thạo của nhóm của bạn trên Google Workspace, môi trường Chromebook và tất nhiên, trên các ứng dụng mới của Gemini. Lợi ích là gấp đôi. Đầu tiên dành cho nhân viên: anh ta thoát khỏi sự mơ hồ, xác nhận kiến thức của mình theo tốc độ của riêng mình, sử dụng nền tảng này như một sự hỗ trợ người dùng (chúng tôi được cho biết trong ống nghe rằng điều này cũng có thể cho phép hỗ trợ CNTT các câu hỏi cơ bản), học hỏi trong khi vui chơi bằng cách kiếm huy hiệu và chứng chỉ. Sau đó cho công ty: không còn chi phí cắt cổ cho việc cập nhật nội dung mà hầu như không được phát hành đã lỗi thời (Google đi troooop nhanh!), giải quyết vấn đề cung cấp kiến thức cho tất cả các đơn vị kinh doanh trên toàn thế giới, giải quyết chủ đề “chúng ta không thể đào tạo tất cả mọi người, chi phí này đắt đỏ”, kết thúc thí điểm bằng “ngón tay ướt”. Bạn có dữ liệu thực tế để xác định tài năng tiềm ẩn của mình (đại sứ tương lai của bạn!) và đề xuất các chủ đề rất cụ thể cho những người thực sự cần chúng.
Ngoài hiệu suất: gánh nặng tinh thần
Cuối cùng, lợi ích thực sự là gì? Các công ty nói về hiệu suất; chúng tôi thích nói về gánh nặng tinh thần. Một AI được triển khai tốt đánh dấu sự kết thúc của hội chứng trang trắng, sự kết thúc của việc tìm kiếm tẻ nhạt trong cấu trúc cây thư mục phức tạp, trải nghiệm cộng tác viên trôi chảy và hiệu quả.
Những gì chúng tôi mang lại không chỉ là công nghệ. Đó là thời gian tìm thấy cho lý do tại sao nhân viên của bạn được thuê: suy nghĩ, sáng tạo và quyết định. Một đặc quyền mà không AI nào có thể lấy đi của họ.
Đối với chúng tôi, các công ty, cộng tác viên và Numericoach để thiết lập sự kết hợp tối ưu nhất để thúc đẩy việc áp dụng các công cụ kỳ diệu này và làm cho cuộc sống hàng ngày của công ty hiệu quả hơn.
