Há a teoria: a das keynotes californianas ou do seu feed de notícias do LinkedIn, onde tudo é fluido, mágico e instantâneo.
E depois há a prática: a da segunda-feira de manhã às 9h00, quando anuncia às suas equipas que "já está, a IA chega para todos".
Estranhamente, é apenas na DSI que todos estão contentes (exceto quando pensam em todos os tickets de suporte que vão chegar). O resto da empresa começa a preocupar-se. Com ou sem razão, pouco importa. Mas os factos estão aí, a incerteza sobre o que será a sua profissão amanhã aumenta um pouco.
A vertigem da IA: entre a saturação e a obsolescência
Por que razão este bloqueio pode fazer alguns pensar?
Mas para mim é uma reação totalmente legítima. Porque a IA toca na intimidade das nossas profissões. Quando se evoca o "ganho de produtividade" junto dos colaboradores, a mensagem é muitas vezes percebida como uma ameaça disfarçada.
Alguns ouvem "se eu realizar a minha tarefa em dez minutos em vez de uma hora, vão-me pedir 5 vezes mais!" ou "vão dar esta missão que eu adoro a outra pessoa porque ela poderá fazê-lo com a IA e eu não percebo nada".
É o receio legítimo de uma corrida desenfreada à rentabilidade, onde o humano se tornaria um simples executor pilotado por um algoritmo. A isto junta-se a síndrome do impostor: o medo de ser ultrapassado tecnicamente, de não saber "falar com a máquina", onde a jovem geração parece dominar o "prompt" como uma segunda língua viva.
Do lado da direção, a preocupação é mais pragmática. Receia-se a fuga de dados, o shadow IT assume outra dimensão, a fratura digital agrava-se a cada novo avanço tecnológico, colocando cada vez mais os colaboradores em dificuldade, questiona-se que orçamento colocar e com que ordem de prioridade, pois tudo avança a grande velocidade, escolher se se desenvolve uma ferramenta ou se se espera que a IA possa fazê-lo diretamente...
Em suma, as decisões são difíceis de tomar e os utilizadores estão em dificuldade.
A curva da mudança: da fricção à adoção
Implementar a IA é aceitar que as suas equipas atravessem uma zona de turbulência. A passagem do ceticismo à adesão não se faz num estalar de dedos.
Eis as etapas-chave desta curva de adoção da IA.
A rejeição
Manifestação típica
«Eu não preciso disso, eu gerio muito bem a minha triagem de candidaturas sozinho. A IA não me vai ensinar a minha profissão, não é?»
O que se passa: é antes de mais a expressão de um orgulho profissional e de uma preocupação com o futuro das suas missões ou uma incompreensão das capacidades da ferramenta. O utilizador percebe a IA, não como um assistente, mas como um substituto potencial ou, no mínimo, um juiz sobre a eficácia dos seus métodos atuais.
Receia uma desqualificação das suas competências e uma perda de controlo sobre o seu trabalho.
A frustração
Manifestação típica
O utilizador tenta a experiência, mas a IA gera uma resposta imperfeita, incompleta ou errada. O veredito cai rapidamente: "A ferramenta carece de pertinência. Ainda não é eficaz, o que me faz perder o meu tempo."
O que se passa: o utilizador tem muitas vezes expetativas irrealistas ou ainda não adquiriu as competências necessárias para formular prompts eficazes. Está numa fase de aprendizagem onde o fosso entre a promessa tecnológica e a experiência concreta gera irritação. É o momento crucial da formação direcionada e do acompanhamento, onde se ensina não só como utilizar a ferramenta, mas sobretudo como falar com ela para obter resultados exploráveis. A tónica deve ser colocada na iteração e na correção mútua.
O clique
Manifestação típica
Surge muitas vezes de forma inesperada, graças a um caso de uso não só elementar, mas sobretudo imediatamente impactante e sem esforço maior.
O que se passa: O utilizador percebe que a IA pode descarregar uma carga mental significativa e oferecer-lhe um ganho de tempo quantificável. A perceção muda: de ameaça, a IA torna-se uma alavanca de eficácia pessoal. Este momento é muitas vezes viral, pois os utilizadores partilham o seu sucesso com os seus colegas, atuando como embaixadores.
A adoção ponderada
Manifestação típica
A ferramenta torna-se um "colega silencioso", discreto, mas indispensável. É ativada de forma reflexa para tarefas específicas sem necessidade de reflexão consciente.
O que se passa: o utilizador integrou a IA no seu dia a dia. Compreende os seus limites e as suas forças e utiliza-a de forma estratégica. O papel da IA é agora claro: assumir as tarefas repetitivas, demoradas e de baixo valor acrescentado para permitir que o humano se concentre no essencial: o pensamento crítico, a estratégia, a criatividade, o emocional e a interação com outros humanos.
É a concretização da promessa do aumento humano, onde a perícia do profissional não é substituída, mas amplificada.
A nossa missão na Numericoach é reduzir drasticamente a duração das duas primeiras fases para provocar este clique rapidamente.
O método Numericoach para acompanhar as equipas
A época das formações de catálogo de três dias, ultra-padronizadas, onde se sobrevoam 150 funcionalidades esquecidas logo no dia seguinte, está ultrapassada. A eficácia exige pragmatismo e personalização ao seu contexto, ao seu nível de maturidade, aos seus objetivos, ao seu orçamento.
Na Numericoach, é impossível ter dois projetos idênticos simplesmente porque cada empresa é diferente e porque adoramos acima de tudo adaptar-nos!
Dito isto, mesmo que no decorrer de cada projeto seja único, há algumas grandes ideias que tenho o prazer de partilhar consigo:
1.ª etapa – Desmistificar para tranquilizar
Começamos por restabelecer os factos. Não, o Gemini não tem vocação para substituir a sua profissão e não é magia. As nossas sessões de aculturação visam recolocar a ferramenta no seu contexto: um assistente poderoso, por vezes surpreendente, por vezes limitado.
Compreender as suas falhas é recuperar o controlo. Testamos em direto, analisamos os erros; esta transparência relaxa o ambiente e promove a aprendizagem.
Sob o formato de webinar de uma hora e podendo acolher várias centenas de pessoas, esta é a primeira etapa que permite colocar os formandos em boas condições para aceitarem o resto do percurso.
2ª etapa – Provar o ganho, para eles, através de casos concretos do quotidiano
Esta é a pedra angular do nosso acompanhamento: o concreto!
Formar um contabilista na geração de imagens criativas não faz sentido nenhum.
Partimos da realidade do terreno.
Partindo das fichas de funções, das profissões, do setor da empresa e de todos os elementos que a empresa nos pode fornecer, preparamos formações de meio dia demonstrando casos de uso claros para garantir o efeito uau e mostrar rapidamente o ganho que podem obter com o Gemini.
A nossa maior vitória: tivemos uma formanda que chorou ao perceber como o seu dia a dia seria aliviado de tarefas penosas.
3ª etapa – Garantir a prática através da repetição
Gostaríamos de pensar que ter investido em formações para todas as equipas seria suficiente... mas não! Com efeito, pensar que ter dado uma informação por um único canal a uma pessoa é suficiente para a formar e fazê-la adotar uma ferramenta é uma heresia.
Os verdadeiros obstáculos surgem quando se está sozinho em frente ao ecrã. E é aí que não se deve, de todo, deixar a dúvida instalar-se no utilizador.
Implementamos então uma ou várias soluções:
- Suporte 1:1: um acompanhamento individual, em 1:1 num período de 30 minutos, em vídeoconferência com um especialista onde pode expor o seu caso. Uma verdadeira rede de segurança que permite aos colaboradores ousarem experimentar sem o medo de serem julgados, é o método mais eficaz que pudemos testar.
- Webinars regulares: a IA avança mais depressa do que qualquer outra tecnologia que tenhamos implementado nas empresas até hoje. Manter o nível de conhecimento não é fácil. O nosso método de webinars regulares, muito pragmáticos, curtos e interativos podem ser gravados e disponibilizados na sua intranet, permitindo manter a emulação em torno deste tema apaixonante, mas também as competências das equipas.
- Comunidade e comunicação regular: por e-mail, num chat do Google, numa comunidade (por exemplo: LumApps) ou em cartazes dinâmicos (por exemplo: solução Comeen), criamos visuais apelativos e dinâmicos, orientados para dicas e truques a pôr em prática imediatamente
4ª etapa – Criar uma dinâmica interna
A mudança cultural não é decretada por uma nota de serviço ou por um projeto de 4 meses interno, propaga-se pela prova e ao longo do tempo.Podem ser considerados dois sistemas de dinâmica interna:
- Os Embaixadores: estes colaboradores motores, aconselhamos vivamente a mimá-los, a envolvê-los desde o início do projeto e a torná-los “campeões da IA”. São eles que partilharão os sucessos à máquina do café, que tranquilizarão os seus pares, mas que também terão como missão manter o nível de conhecimentos dos seus colegas. Formar 5 embaixadores para 100 colaboradores num nível muito avançado de utilização e na capitalização dos recursos é um excelente investimento para a sua empresa!
- GSkills : se o humano é o coração da mudança, a gamificação é o seu motor. Para evitar que a aprendizagem se esgote quando a formação terminar, apostamos no GSkills. Esta solução permite transformar a progressão em competências num percurso lúdico e estimulante. Concretamente, a ferramenta cartografa com precisão o nível de domínio das suas equipas no Google Workspace, no ambiente Chromebook e, obviamente, nos novos usos do Gemini. O interesse é duplo. Primeiro para o colaborador: sai da indefinição, valida as suas competências ao seu ritmo, utiliza a plataforma como um suporte ao utilizador (dizem-nos que isso permitiria também talvez aliviar o suporte de TI das perguntas básicas), aprende enquanto se diverte ganhando crachás e certificações. Em segundo lugar para a empresa: acabaram-se as despesas exorbitantes na atualização do conteúdo que, mal sai, já está desatualizado (o Google vai muuuito rápido!), resolvido o problema de dar conhecimentos a todas as BU em todo o mundo, tratado o tema de “não podemos formar toda a gente, isso custa caro”, acabou-se a pilotagem “ao achismo ”. Dispõe de dados factuais para identificar os seus talentos ocultos (os seus futuros embaixadores!) e propor temas muito precisos àqueles que realmente precisam.
Para além do desempenho: a carga mental
No final, qual é o verdadeiro benefício? As empresas falam de desempenho; nós preferimos falar de carga mental. Uma IA bem implementada marca o fim da síndrome da página em branco, o fim da pesquisa fastidiosa numa árvore de ficheiros complexa, uma experiência de colaborador fluida e eficiente.
O que trazemos não é apenas tecnologia. É tempo recuperado para aquilo para que os seus colaboradores foram contratados: refletir, criar e decidir. Uma prerrogativa que nenhuma IA saberá retirar-lhes.
Cabe a nós, empresas, colaboradores e Numericoach implementar a combinação mais otimizada para favorecer a adoção destas ferramentas mágicas e tornar o dia a dia da empresa mais eficiente.
